Administration: Benutzer, Sicherheit, Einstellungen und Automatisierungen¶
Sprache: English · Italiano · Français · Deutsch Handbuchverzeichnis: README
Dieses Handbuch richtet sich an die Personen, die ProjectIQ in einem Unternehmen einrichten und betreiben: fachliche Administratoren, IT-Mitarbeiter und den Power-Platform-Administrator. Es erklärt, wie Sie Personen Zugriff geben, wie das Sicherheitsmodell funktioniert, was die Unternehmenseinstellungen bewirken, welche Automatisierungen im Hintergrund laufen und was nach einem Update zu prüfen ist. Technische Themen (Build, Bereitstellung, Dataverse-Schema) werden in Development environment setup und Data model behandelt (auf Englisch).
Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.
Checkliste für die Ersteinrichtung¶
flowchart TD
A[1. Umgebung mit der<br/>Lösung ProjectIQ] --> B[2. Benutzer: Basic User +<br/>OP365-Rolle]
B --> C[3. Profil Cost Visibility<br/>für Manager und Controller]
C --> D[4. Umgebungsvariablen: Zeitgenehmigung,<br/>Einkaufsschwelle und Genehmiger]
D --> E[5. Stammdaten: Kunden,<br/>Lieferanten, Artikel, Ressourcen]
E --> F[6. Ressourcenkosten und<br/>User auf den Ressourcen verknüpfen]
F --> G[7. Betriebsschließungen<br/>des Jahres]
G --> H[8. Flow Daily time reminder an]
H --> I[9. Optional: Lieferantenportal]| Schritt | Wo | Details |
|---|---|---|
| 1 | Power Platform Admin Center | Eine Dataverse-Umgebung pro Unternehmen. Die Lösung wird über Microsoft AppSource oder von der IT installiert (siehe Entwicklungsumgebung) |
| 2 | Power Platform Admin Center → Users | Sicherheitsrollen |
| 3 | Power Platform Admin Center → Column security profiles | Kostensichtbarkeit |
| 4 | Power Apps → Solutions → ProjectIQ → Environment variables | Unternehmenseinstellungen |
| 5 | Master Data | Stammdaten |
| 6 | Master Data → Resources | Stammdaten |
| 7 | Projects → Planning → Absences (ohne Ressource) | Stammdaten |
| 8 | Power Automate | Tägliche Stundenerinnerung |
| 9 | Power Pages | Lieferantenportal |
Lizenzen¶
Jeder interne Benutzer braucht eine Power Apps Premium-Lizenz (oder eine gleichwertige Lizenz, die modellgesteuerte Apps auf Dataverse umfasst). Lieferanten, die das Portal nutzen, brauchen keine Power-Apps-Lizenz: Sie sind Portalbenutzer und durch die Power-Pages-Kapazität der Umgebung abgedeckt.
Sicherheitsrollen¶
Die Rollen von ProjectIQ sind additiv: Jeder interne Benutzer braucht die Standardrolle Basic User plus eine Rolle von ProjectIQ.
| Rolle | Für | Zugriff |
|---|---|---|
| OP365 Administrator | Fachliche Administratoren, Controller, Backoffice, Einkaufsgenehmiger | Organisationsweit: Anlegen, Lesen, Schreiben, Löschen, Anfügen, Zuweisen und Freigeben bei allen Tabellen von ProjectIQ, Kunden, Lieferanten und Kontakten. Sieht jedes Projekt. Kann Stunden und Anforderungen in jedem Projekt genehmigen, über Lieferantenrechnungen entscheiden, Stunden für andere einreichen |
| OP365 User | Projektleiter, Teammitglieder, Einkäufer | Liest Stammdaten organisationsweit; legt eigene Datensätze an und verwaltet sie; sieht die Projekte, deren Besitzer er ist oder in denen er Mitglied ist, mit den Rechten seiner Projektrolle (siehe Projekte und Team). Lieferantenrechnungen: nur lesen |
Die Standardrolle System Administrator wird von allen Regeln von ProjectIQ wie OP365 Administrator behandelt.
Was ein OP365 User je nach Projektrolle tun kann¶
| Reader | Contributor | Manager | |
|---|---|---|---|
| Projekt, PSP, Plan, Kosten sehen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Eigene Stunden und eigenes Material erfassen | ✓ | ✓ | |
| Bedarfsanforderungen anlegen | ✓ | ✓ | |
| Wareneingänge buchen | ✓ | ✓ | |
| Projekt, PSP, Team, Basispläne ändern | ✓ | ||
| Stunden und Bedarfsanforderungen genehmigen (erste Stufe) | ✓ | ||
| Angebotsanfragen, Bestellungen, Bestellstatus | ✓ |
Projektrollen werden über Zugriffsteams (Access Teams) auf jedem Projekt vergeben; die drei Teamvorlagen (OP365 Project Manager, OP365 Project Contributor, OP365 Project Reader) werden automatisch angelegt, wenn sie zum ersten Mal benötigt werden. Löschen oder benennen Sie sie nicht um.
Einem neuen Mitarbeiter Zugriff geben¶
- Fügen Sie den Benutzer der Umgebung hinzu (Power Platform Admin Center → Environments → Ihre Umgebung → Users) und weisen Sie Basic User und OP365 User (oder OP365 Administrator) zu.
- Wenn die Person Kosten sehen soll, fügen Sie sie dem Profil OP365 Cost Visibility hinzu.
- Wenn die Person Stunden erfassen wird, legen Sie ihre Resource an oder öffnen Sie sie (Master Data → Resources), setzen Sie User, Weekly Hours, Working Days und eine Zeile Resource Cost.
- Fügen Sie die Person den Teams ihrer Projekte hinzu (Registerkarte Team des Projekts), oder bitten Sie die Projektleiter darum.
Kostensichtbarkeit¶
Kostenspalten sind durch das Feldsicherheitsprofil OP365 Cost Visibility geschützt. Ohne dieses Profil sieht ein Benutzer diese Felder leer oder maskiert, auch bei Datensätzen, die er öffnen kann:
| Tabelle | Geschützte Spalten |
|---|---|
| Resource | Hourly Cost |
| Resource Cost | Hourly Cost |
| Time Entry | Cost |
| Material Usage | Unit Cost, Total Cost |
| Account | Spend (Lieferanten), IBAN |
| Item | Spend |
Weisen Sie das Profil (Power Platform Admin Center → Settings → Users + permissions → Column security profiles → OP365 Cost Visibility → Benutzer oder Teams hinzufügen) Administratoren, Projektleitern und Controllern zu. Die Projektsummen (Budget Total, Actual Cost, Committed Cost) sind nicht geschützt: Wer das Projekt lesen kann, sieht sie.
Unternehmenseinstellungen¶
Die unternehmensweiten Schalter sind Umgebungsvariablen (environment variables) der Lösung ProjectIQ. Jede Umgebung (Dev, Test, Produktion) hat eigene Werte, sodass eine Testumgebung zum Beispiel die Zeitgenehmigung überspringen kann, ohne die Produktion zu berühren. Sie sind nicht in der App: Ein Power Platform-Administrator oder ein Maker der Umgebung ändert sie.
flowchart LR
DEF[Definition in der Lösung<br/>mit ihrem Default Value] --> VAL{Current Value<br/>in der Umgebung?}
VAL -->|ja| USE[Current Value wird verwendet]
VAL -->|nein| DFL[Default Value wird verwendet]So ändern Sie einen Wert:
- Öffnen Sie Power Apps, wählen Sie die Umgebung, dann Solutions → ProjectIQ (oder Default Solution) → Environment variables.
- Öffnen Sie die Variable und klicken Sie unter Current Value auf + New value (oder bearbeiten Sie den vorhandenen Wert). Ändern Sie nicht den Default Value einer verwalteten Lösung.
- Save. Die Änderung gilt ab der nächsten Einreichung; ein Veröffentlichen ist nicht nötig.
| Umgebungsvariable | Anzeigename | Typ | Standard | Wirkung |
|---|---|---|---|---|
op365_TimeApprovalEnabled |
Time Approval Enabled | Yes/No | Yes | Yes: Eingereichte Stunden warten auf die Genehmigung eines Projektleiters. No: Submit genehmigt die Stunden sofort |
op365_PurchaseRequestThreshold |
Purchase Request Threshold | Number | Leer | Betrag, ab dem eine Bedarfsanforderung zusätzlich eine Genehmigung der zweiten Stufe braucht. Leer oder 0 = nie |
op365_PurchasingApprover |
Purchasing Approver | Text | Leer | User Name (z. B. anna.rossi@contoso.com) oder primäre E-Mail des Benutzers, der Anforderungen über der Schwelle genehmigt und über Lieferantenrechnungen entscheidet. Leer, oder kein aktiver Benutzer mit diesem Namen = jeder OP365 Administrator |
op365_SupplierEmailTemplates |
Supplier Email Templates | JSON | Die ProjectIQ-Vorlagen | E-Mail-Vorlage (Typ Firma) jeder Nachricht an Lieferanten, je Language des Lieferanten: {"DocumentExpiring": {"Italian": "<Vorlagentitel>", "English": "<Vorlagentitel>", "default": "English"}, "DocumentExpired": {...}, "PortalInvitation": {...}}. default ist die Sprache, wenn der Lieferant keine hat oder es keine Vorlage dafür gibt |
op365_SupplierEmailSender |
Supplier Email Sender | Text | Leer | Name oder E-Mail-Adresse der Warteschlange (Postfach mit serverseitiger Synchronisierung), die die E-Mails an Lieferanten sendet. Leer = keine E-Mails |
op365_SupplierProgressUpdates |
Supplier Progress Updates | Yes/No | No | Yes: Im Lieferantenportal können Lieferanten den Fortschritt % der PSP-Aktivitäten ihres Umfangs aktualisieren (nur Aktivitäten ohne Unteraktivitäten). No: Sie sehen ihn nur. Siehe Lieferantenportal |
Der Purchasing Approver ist ein Benutzername und kein Lookup, weil sich die Benutzer-IDs in jeder Umgebung unterscheiden. Bereits eingereichte Anforderungen behalten die ihnen zugewiesene Genehmigungsstufe.
In Test kann die IT die Werte auch bei der Bereitstellung über die Deployment Settings setzen (siehe Entwicklungsumgebung); ein dort gesetzter Wert überschreibt bei jeder Bereitstellung den Wert der Umgebung.
Weitere Unternehmensdaten im Bereich Settings¶
| Seite | Verwendung |
|---|---|
| Resource Costs | Alle Stundensatzzeilen aller Ressourcen: nützlich für die jährliche Anpassung der Sätze (eine Zeile pro Ressource mit dem neuen Valid From hinzufügen) |
| Project Members | Alle Mitglieder aller Projekte: nützlich, um zu prüfen, wer wo arbeitet, oder um eine Person zu entfernen, die das Unternehmen verlassen hat |
Automatisierungen im Hintergrund¶
ProjectIQ hält die meisten Kennzahlen mit Plugins aktuell, die beim Speichern von Datensätzen in Dataverse laufen; sie brauchen keine Wartung. Zwei Automatisierungen sind zeitgesteuert.
Tägliche Stundenerinnerung¶
Die Daily time reminder ist ein Power-Automate-Cloud-Flow in der Lösung ProjectIQ. Von Montag bis Freitag um 17:30 (Zeitzone W. Europe) ruft er die Aktion op365_SendTimeReminders auf, die jeder aktiven Ressource mit Benutzer, die für den Tag weniger Stunden als erwartet erfasst hat, die In-App-Benachrichtigung „Record your hours“ sendet (siehe Zeiterfassung). An Betriebsschließungen werden keine Erinnerungen gesendet.
Der Flow verwendet den Verbindungsverweis op365_dataverse (Microsoft Dataverse). Ein Dienstprinzipal kann keine Power-Automate-Verbindungen besitzen, daher muss ein Benutzer:
- eine Microsoft-Dataverse-Verbindung anlegen (Authentifizierung per Dienstprinzipal ist in Ordnung);
- sie in der Lösung mit dem Verbindungsverweis verknüpfen (in Test-/Produktionsumgebungen ordnet die Bereitstellung sie über die Deployment Settings zu);
- die Verbindung für den Anwendungsbenutzer der Bereitstellung freigeben (Can use), damit Importe den Flow einschalten können;
- den Flow einschalten und am nächsten Arbeitstag seinen Ausführungsverlauf prüfen.
Täglicher Dokumentenablauf¶
Der Flow Daily document expiry läuft jeden Tag um 06:00 Uhr (W. Europe-Zeit) und ruft die Aktion op365_UpdateDocumentExpiry auf: Er aktualisiert den Ablaufstatus der Lieferantendokumente und die Hinweiszähler der Lieferanten und sendet den Lieferanten die Ablauf-E-Mails (siehe Stammdaten). Er verwendet dieselbe Verbindungsreferenz wie der Daily time reminder; schalten Sie ihn auf dieselbe Weise ein.
So werden die E-Mails gesendet:
- Legen Sie eine Warteschlange mit Postfach an (zum Beispiel Lieferanten,
lieferanten@contoso.com), genehmigen Sie die E-Mail-Adresse des Postfachs und aktivieren Sie die serverseitige Synchronisierung für ausgehende E-Mails. - Tragen Sie in Supplier Email Sender den Namen oder die E-Mail-Adresse der Warteschlange ein.
- Prüfen Sie die Vorlagen unter Settings → Templates → E-mail Templates (ProjectIQ - Document expiring und ProjectIQ - Document expired, mit einer Version je Sprache wie ProjectIQ - Dokument abgelaufen). Passen Sie den Text nach Belieben an; die Platzhalter
{Document},{DocumentType},{Number},{IssueDate}und{ExpiryDate}werden für jedes Dokument gefüllt. Um andere Vorlagen zu verwenden, tragen Sie ihre Titel in Supplier Email Templates ein. Vorlagen sind Daten der Umgebung, nicht der Lösung: Fehlen sie, legt die IT sie mittools/dataverse/supplier_email_templates.pyan. Dieselbe Warteschlange versendet die Portaleinladungen (Invite to Portal am Kontakt) mit ProjectIQ - Portal invitation (NachrichtPortalInvitation; Platzhalter{Contact},{Email},{Link}und{ExpiryDate}). Lassen Sie{Link}im Text: Das ist der Registrierungslink. - Füllen Sie Language und Email jedes Lieferantenkontos aus.
Was sonst automatisch geschieht¶
| Automatisierung | Wann |
|---|---|
| Projektsummen, PSP-Summen und Fortschritt | Bei jedem Speichern von Elementen, Zeiteinträgen, Materialverbräuchen, Bestellungen, Wareneingängen |
| Projektanzahl und Auftragswertsumme des Kunden | Bei jeder Projektänderung |
| Einkaufsvolumen und Kontaktanzahl des Lieferanten; Bestellpositionen und Einkaufsvolumen des Artikels | Bei jeder Änderung von Bestellungen, Bestellpositionen und Kontakten |
| Stundensatz der Ressource | Bei jeder Änderung von Resource Cost |
| In-App-Benachrichtigungen | Beim Einreichen und Entscheiden von Stunden und Bedarfsanforderungen sowie durch die tägliche Erinnerung |
| Zugriff des Projektteams | Bei jeder Änderung von Projektmitgliedern |
Benachrichtigungen¶
In-App-Benachrichtigungen sind in neuen Umgebungen standardmäßig aktiviert. Benutzer verwalten sie über das Glockensymbol. Benachrichtigungen blockieren nie: Kann eine nicht gesendet werden, gelingt der Vorgang trotzdem.
Überwachung und Historie¶
Die Überwachung (Auditing) ist auf den Tabellen von ProjectIQ aktiviert: Sobald sie auch auf Umgebungsebene eingeschaltet ist (Power Platform Admin Center → Settings → Audit and logs), wird jede Änderung aufgezeichnet und ist im Audit history jedes Datensatzes sichtbar (Related → Audit history). Die Zeitachse jedes Datensatzes bewahrt Notizen, Erwähnungen und Anhänge.
Installation über Microsoft AppSource¶
ProjectIQ ist auf Microsoft AppSource kostenlos erhältlich: der schnellste Weg, es in einer neuen Umgebung zu installieren. Das AppSource-Paket installiert der Reihe nach die beiden verwalteten Lösungen ProjectIQ (OpenProject365) und das Lieferantenportal (OpenProject365SupplierPortal), mit bereits aktivierten Plugin-Schritten.
flowchart LR
A[AppSource:<br/>Get it now] --> B[Umgebung<br/>wählen]
B --> C[Admin Center:<br/>Installing → Installed]
C --> D[Schritte 2-9 der Checkliste<br/>für die Ersteinrichtung]Vor dem Start: eine Dataverse-Umgebung für das Unternehmen, die Rolle System Administrator in dieser Umgebung und, um die App auf Italienisch, Französisch oder Deutsch anzuzeigen, diese Sprachen in der Umgebung aktiviert (Settings → Languages).
- Öffnen Sie ProjectIQ auf Microsoft AppSource und wählen Sie Get it now; melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto an.
- Wählen Sie die Zielumgebung, akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und die Microsoft-Bedingungen und wählen Sie Install.
- Verfolgen Sie den Fortschritt im Power Platform Admin Center → Environments → Ihre Umgebung → Resources → Dynamics 365 apps: Der Status wechselt von Installing zu Installed (einige Minuten). Bei Install failed öffnen Sie die Details und versuchen es erneut.
- Führen Sie die Schritte 2 bis 9 der Checkliste für die Ersteinrichtung aus. Das Paket kann sie nicht für Sie erledigen:
- weisen Sie den Benutzern die Sicherheitsrollen und das Profil für die Kostensichtbarkeit zu;
- legen Sie die Umgebungsvariablen fest (Stundengenehmigung, Einkaufsschwelle und -genehmiger);
- erstellen Sie die Dataverse-Verbindung des Flows Tägliche Stundenerinnerung und schalten Sie den Flow ein;
- für das Lieferantenportal: reaktivieren Sie die importierte Website in Power Pages → Inactive sites und leeren Sie danach ihren Cache.
Neue Versionen werden auf AppSource veröffentlicht: Installieren Sie sie auf derselben Seite Dynamics 365 apps (Update bei ProjectIQ) und folgen Sie dann Nach einem Update der Lösung.
Nach einem Update der Lösung¶
Wenn die IT eine neue Version bereitstellt:
- Prüfen Sie, ob die Plugin-Schritte aktiviert sind (ein abgebrochener Import kann sie deaktiviert lassen; die IT kann das in den Plug-in steps der Lösung prüfen).
- Prüfen Sie, ob der Flow Daily time reminder eingeschaltet ist.
- Wurde das Lieferantenportal aktualisiert, leeren Sie den Portal-Cache (
/_services/about→ Clear cache) und melden Sie sich erneut an. - Lesen Sie die Versionshinweise und die aktualisierten Handbücher (diese Dokumentation wird mit jeder funktionalen Änderung aktualisiert).
Eine ausgeschiedene Person entfernen¶
- Entfernen Sie sie aus den Projektteams (Settings → Project Members, nach Benutzer filtern).
- Deaktivieren Sie ihre Resource (ihre bisherigen Stunden und Kosten bleiben erhalten).
- Deaktivieren Sie den Benutzer im Power Platform Admin Center / in Microsoft 365.
- Weisen Sie bei Bedarf Datensätze, deren Besitzer sie ist, neu zu (Assign).
- War sie Purchasing Approver oder Projektleiter, aktualisieren Sie die Umgebungsvariable und die Projekte.
Fehlerbehebung¶
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Ein Benutzer sieht keine Projekte | Mitglied keines Projekts oder OP365-Rolle fehlt | Rolle zuweisen; den Benutzer den Projektteams hinzufügen |
| „Your user is not linked to a resource“ | Keine aktive Resource mit diesem User | User auf der Resource setzen |
| Kosten bei einem Manager leer | Profil Cost Visibility fehlt | Den Benutzer dem Profil hinzufügen |
| Niemand erhält die tägliche Erinnerung | Flow aus oder Verbindung defekt | Flow und Verbindung prüfen |
| Summen nach einem Import nicht aktualisiert | Plugin-Schritte deaktiviert | Plugin-Schritte aktivieren |
| Anforderungen über der Schwelle gehen an alle Administratoren | Purchasing Approver leer oder nicht der User Name eines aktiven Benutzers | Die Umgebungsvariable setzen |
| Lieferanten sehen „This area is reserved to suppliers“ | Web-Rolle Supplier fehlt oder nicht angemeldet | Dem Kontakt die Web-Rolle zuweisen |