Einkauf: Bedarfsanforderungen, Angebotsanfragen, Bestellungen, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen

Sprache: English · Italiano · Français · Deutsch Handbuchverzeichnis: README

Im Einkauf werden Auftragskosten gewonnen oder verloren: das Richtige kaufen, zum richtigen Preis, bei einem zuverlässigen Lieferanten, ohne das Budget zu überschreiten. ProjectIQ bildet die gesamte Einkaufskette innerhalb des Projekts ab: Ein Teammitglied fordert an, was gebraucht wird, der Projektleiter (und oberhalb einer Schwelle der Einkaufsgenehmiger) genehmigt, der Einkäufer holt bei Lieferanten Angebote ein und vergleicht sie, das beste Angebot wird zur Bestellung, der Lieferant bestätigt sie (auch über das Lieferantenportal), die Ware wird angenommen und zu Ist-Kosten, und die Lieferantenrechnung wird geprüft und genehmigt.

Jeder Schritt aktualisiert die Projektkennzahlen: das Obligo (Committed Cost), wenn eine Bestellung versandt wird, die Ist-Kosten, wenn Ware eingeht, das Einkaufsvolumen (Spend) je Lieferant und Artikel.

Feld- und Schaltflächennamen sowie Meldungen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

Alle Einkaufsseiten befinden sich im Bereich Purchasing: Gruppe Procurement (Purchase Requests, RFQs, Purchase Orders, Goods Receipts, Supplier Invoices) und Gruppe Analysis (Dashboard Spend). Die Registerkarte Purchasing des Projektformulars listet die Anforderungen und Bestellungen des Projekts auf.

Die Kette auf einen Blick

flowchart LR
    PR[Bedarfsanforderung<br/>PR-#####] -->|Submit| AP{Genehmigung}
    AP -->|≤ Schwelle:<br/>Projektleiter| OK[Approved]
    AP -->|> Schwelle:<br/>PL, dann Einkaufsgenehmiger| OK
    OK -->|Create RFQ| RFQ[Angebotsanfrage<br/>RFQ-#####]
    OK -->|Create Order| PO
    RFQ -->|Send| SUP([Lieferanten bieten an<br/>Portal oder Einkäufer])
    SUP -->|Award| PO[Bestellung<br/>PO-#####]
    PO -->|Send to Supplier| SENT[Sent]
    SENT -->|Confirm / Portal| CONF[Confirmed]
    CONF -->|Register Receipt| GR[Wareneingang<br/>GR-#####]
    GR -->|Materialverbrauch| ACT[(Ist-Kosten des Projekts)]
    PO -.-> INV[Lieferantenrechnung<br/>INV-#####]
    INV -->|Approve / Reject| DONE[Approved]

Nummern werden beim Speichern automatisch vergeben: Bedarfsanforderungen PR-00001, Angebotsanfragen RFQ-00001, Bestellungen PO-00001, Wareneingänge GR-00001, Lieferantenrechnungen INV-00001.

Wer macht was

Aktion	Wer sie ausführen darf
Eine Bedarfsanforderung anlegen	Ein Manager oder Contributor des Projekts, ein Administrator (als Anforderer werden Sie eingetragen)
Eine Anforderung einreichen	Der Anforderer, ein Manager des Projekts, ein Administrator
Bis zur Schwelle genehmigen / ablehnen	Der Projektleiter (aktueller Genehmiger), jeder Manager des Projekts, ein Administrator
Über der Schwelle genehmigen / ablehnen (zweite Stufe)	Der in den Umgebungsvariablen festgelegte Purchasing Approver oder ein Administrator
Eine Anforderung stornieren	Der Anforderer, ein Manager des Projekts, ein Administrator
Angebotsanfragen und Bestellungen anlegen, versenden, vergeben, Bestellstatus ändern	Ein Manager des Projekts, ein Administrator
Wareneingänge buchen	Ein Manager oder Contributor des Projekts, ein Administrator
Lieferantenrechnungen genehmigen / ablehnen	Der Purchasing Approver, ein Administrator

„Administrator“ bedeutet ein Benutzer mit der Rolle OP365 Administrator oder System Administrator.

Alle Aktionen sind Schaltflächen in der Befehlsleiste der Formulare. Jede Schaltfläche ist nur in den Status aktiv, in denen sie gilt, und jede Aktion fragt nach einer Bestätigung.

1. Bedarfsanforderungen

Eine Bedarfsanforderung (Purchase Request, PR) sagt, was gebraucht wird, für welches Projekt und welchen Vorgang, bis wann und ungefähr was es kostet.

Eine Anforderung anlegen

1. Gehen Sie zu Purchasing → Procurement → Purchase Requests → + New oder zur Registerkarte Purchasing des Projekts.
2. Füllen Sie den Kopf aus:

Feld	Bedeutung
Title	Kurze Beschreibung des Bedarfs (zum Beispiel „Kabel für das 2. OG“)
Needed By	Datum, an dem das Material auf der Baustelle benötigt wird
Project	Das Projekt (darf nicht abgeschlossen sein)
WBS Node	Der Vorgang, für den eingekauft wird (nur desselben Projekts). Wird für die Budgetprüfung verwendet und in die Bestellpositionen übernommen
Preferred Supplier	Der von Ihnen vorgeschlagene Lieferant. Erforderlich für Create Order; wird beim Anlegen einer Angebotsanfrage immer eingeladen
Requester	Standardmäßig Sie
Justification	Warum es gebraucht wird, alles, was der Genehmiger wissen sollte

1. Speichern Sie, dann fügen Sie die Lines (Positionen) hinzu (Abschnitt Lines, + New Purchase Request Line):

Feld	Bedeutung
Item	Katalogartikel (optional)
Description	Aus dem Artikel, wenn leer
Quantity / Unit of Measure	Wie viel (die Einheit kommt aus dem Artikel, wenn leer)
Estimated Price	Erwarteter Stückpreis. Leer = Preis des bevorzugten Lieferanten für den Artikel, sonst die Stückkosten des Artikels
Amount	Quantity × Estimated Price (berechnet)
Sort Order	Reihenfolge der Positionen
Notes	Spezifikationen für den Lieferanten

Der Estimated Amount der Anforderung ist die Summe der Positionsbeträge.

Einreichen und genehmigen

Klicken Sie auf Submit. Die Anforderung wird Submitted, ihr Inhalt wird gesperrt (nur die Justification kann noch ergänzt werden), und die Anwendung hält im Abschnitt Approval drei Dinge fest:

• Above Threshold: ob der geschätzte Betrag die Purchase Request Threshold (Einkaufsschwelle, Umgebungsvariable) überschreitet;
• Over Budget: ob Ist-Kosten + Obligo + diese Anforderung das Budget des PSP-Elements (oder des Projekts, wenn kein Element gesetzt ist) überschreiten;
• Current Approver: der Projektleiter, der die Benachrichtigung „Purchase request to approve“ erhält.

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Submitted: Submit
    Rejected --> Submitted: erneut Submit
    state Submitted {
        direction LR
        [*] --> Manager
        Manager --> Administrator: PL genehmigt und Betrag > Schwelle
    }
    Submitted --> Approved: Genehmigung (≤ Schwelle oder 2. Stufe)
    Submitted --> Rejected: Reject + Begründung
    Approved --> Ordered: Angebotsanfrage vergeben oder Create Order
    Draft --> Cancelled: Cancel Request
    Submitted --> Cancelled: Cancel Request
    Approved --> Cancelled: Cancel Request
    Rejected --> Cancelled: Cancel Request

Zweistufige Genehmigung

Stufe	Wer entscheidet	Was bei Approve passiert
Manager (erste)	Projektleiter / Manager des Projekts	Liegt die Anforderung nicht über der Schwelle → Approved. Liegt sie darüber → sie geht auf die Stufe Administrator über, Manager Approved By/On werden festgehalten, und die Genehmiger der zweiten Stufe werden benachrichtigt
Administrator (zweite)	Purchasing Approver aus der Umgebungsvariable (falls gesetzt), sonst jeder OP365 Administrator	→ Approved

Ist die Person, die auf der ersten Stufe genehmigt, bereits Genehmiger der zweiten Stufe, wird die Anforderung direkt genehmigt.

Zum Ablehnen klicken Sie auf Reject: Ein Dialog fragt nach dem Reason (Begründung, Pflicht). Die Anforderung wird Rejected, die Begründung in Decision Note gespeichert und der Anforderer benachrichtigt. Der Anforderer kann die Anforderung ändern und erneut Submit ausführen.

Die Ansicht Purchase Requests to Decide listet die Anforderungen, die auf eine Entscheidung warten; My Purchase Requests listet Ihre; Open Purchase Requests listet die noch nicht bestellten, stornierten oder abgelehnten.

Eine Schwelle von null (oder leer) bedeutet, dass keine Anforderung die zweite Stufe braucht. Over Budget ist ein Hinweis für den Genehmiger: Es blockiert die Genehmigung nicht.

Nach der Genehmigung: zwei Wege zum Einkauf

Schaltfläche	Wann verwenden	Ergebnis
Create RFQ	Sie möchten Vergleichsangebote	Eine neue Angebotsanfrage im Status Draft, mit dem bevorzugten Lieferanten und den Standardlieferanten der Artikel bereits eingeladen
Create Order	Sie kennen Lieferant und Preis bereits	Eine Bestellung im Status Draft an den Preferred Supplier mit den Positionen der Anforderung; die Anforderung wird Ordered

Cancel Request stoppt die Anforderung in jedem Status außer Ordered und Cancelled. Nur Anforderungen im Status Draft, Rejected oder Cancelled können gelöscht werden.

2. Angebotsanfragen (RFQ)

Eine Angebotsanfrage (Request for Quotation, RFQ) bittet einen oder mehrere Lieferanten, die Positionen einer genehmigten Anforderung anzubieten.

Vorbereiten und versenden

1. Klicken Sie in der genehmigten Anforderung auf Create RFQ. Die Angebotsanfrage wird mit einer Deadline (Frist) in 7 Tagen und dem Titel der Anforderung in Notes angelegt; der bevorzugte Lieferant und die Standardlieferanten der Artikel stehen in Invitations mit Status To Invite.
2. Öffnen Sie die Angebotsanfrage. Passen Sie Deadline (heute oder später) und Notes für die Lieferanten an.
3. Fügen Sie in Invitations weitere Lieferanten hinzu (+ New RFQ Invitation): Wählen Sie den Supplier; die Email wird vom Lieferanten übernommen. Inaktive, gesperrte oder nicht als Lieferant gekennzeichnete Accounts werden abgelehnt.
4. Klicken Sie auf Send. Die Angebotsanfrage wird Sent, jede Einladung To Invite wird Invited (mit Nummer, Frist und Notizen der Anfrage), und für jeden Lieferanten wird eine leere Angebotsposition je Anforderungsposition vorbereitet. Jeder eingeladene Lieferant wird außerdem ein Projektlieferant (Status Invited), damit das Projekt in seinem Portal erscheint.

Sie können nach dem Versand weitere Lieferanten hinzufügen: Fügen Sie die Einladung hinzu und klicken Sie erneut auf Send; nur die neuen Einladungen werden versandt.

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Sent: Send
    Sent --> Sent: Send (neue Einladungen)
    Sent --> Awarded: Award
    Draft --> Cancelled: Cancel RFQ
    Sent --> Cancelled: Cancel RFQ

Angebote sammeln

Jede Einladung hat eigene Angebotspositionen (eine je Anforderungsposition) mit Unit Price und Notes, dazu Delivery Days (Lieferzeit in Tagen) und Supplier Notes auf Ebene der Einladung. Sie können auf zwei Arten ausgefüllt werden:

• vom Lieferanten im Lieferantenportal: Der Lieferant sieht die Angebotsanfrage, gibt Preise, Lieferzeit und Notizen ein und klickt auf Send quote — oder auf Decline;
• vom Einkäufer, wenn das Angebot per E-Mail oder Telefon kommt: Einladung öffnen, Registerkarte Quotes, Preise eingeben.

Der erste eingegebene Preis setzt die Einladung auf Responded (mit Antwortdatum); der Zähler Responses der Angebotsanfrage zeigt, wie viele Lieferanten geantwortet haben. Der Quoted Amount der Einladung ist die Summe von Menge × Preis über ihre Positionen.

Status der Einladung	Bedeutung
To Invite	Hinzugefügt, noch nicht versandt
Invited	Versandt, wartet auf Antwort
Responded	Mindestens ein Preis eingegeben
Declined	Der Lieferant hat abgesagt (Portal)

Nach Ablauf der Frist können Angebote nicht mehr geändert werden („The deadline of the request for quotation has passed.“); um sie zu verlängern, ändern Sie die Deadline der Angebotsanfrage und klicken erneut auf Send.

Vergleichen und Vergeben

Die Registerkarte Quote Comparison der Angebotsanfrage zeigt ein Raster Anforderungspositionen × Lieferanten:

Position	Menge	Lieferant A	Lieferant B	Lieferant C	Bester Preis
Kabel 3x2,5	500 m	0,95	0,89	0,97	0,89 (B)
Abzweigdose	40 Stk	3,10	3,40	–	3,10 (A)
Summe		2.989,00	3.081,00	3/4 Positionen	Beste Summe: A
Lieferung		10 Tage	7 Tage	5 Tage

• der beste Preis jeder Position ist hervorgehoben;
• die Summe jedes Lieferanten wird angezeigt, mit „x of y lines“ (x von y Positionen), wenn der Lieferant nicht jede Position angeboten hat; die beste Summe wird nur unter Lieferanten ermittelt, die alle Positionen angeboten haben;
• Lieferzeit und Status der Einladung werden für jeden Lieferanten angezeigt;
• Refresh lädt die Angebote neu.

Klicken Sie unter dem gewählten Lieferanten auf Award und bestätigen Sie („Award the request for quotation to and create the purchase order?“). Die Anwendung:

1. legt eine Bestellung im Status Draft an diesen Lieferanten an, mit den angebotenen Positionen und Preisen (nur Positionen mit Preis), dem PSP-Element der Anforderung und einer Expected Delivery = heute + Lieferzeit des Lieferanten;
2. setzt die Angebotsanfrage auf Awarded und hält die gewinnende Einladung und die Bestellung fest;
3. setzt die Bedarfsanforderung auf Ordered.

Nur Lieferanten, die geantwortet haben, können den Zuschlag erhalten. Cancel RFQ schließt eine Angebotsanfrage im Status Draft oder Sent ohne Bestellung.

3. Bestellungen

Eine Bestellung (Purchase Order, PO) ist die Verpflichtung, bei einem Lieferanten zu kaufen. Sie entsteht meist durch Award oder Create Order, ein Manager kann aber auch eine von Grund auf anlegen (Purchasing → Purchase Orders → + New), auf einem Projekt In Progress.

Felder

Feld	Bedeutung
Number	PO-##### (automatisch)
Supplier	Muss ein aktiver, nicht gesperrter Lieferant sein
Project	Muss In Progress sein
Purchase Request	Die zugrunde liegende Anforderung, falls vorhanden
Order Date	Standardmäßig heute
Expected Delivery	Wann die Ware erwartet wird
Delivery Place	Baustellenadresse oder Lager
Payment Terms	Vom Lieferanten
Total Amount	Summe der Positionen (berechnet)
Abschnitt Progress	Sent To, Sent On, Supplier Confirmed, Confirmed On, Received Amount, Received On, Cancelled On

Lines (Positionen): Item, Description, WBS Node (desselben Projekts), Quantity, Unit, Unit Price (leer = Preis des Lieferanten für den Artikel, sonst Artikelkosten), Amount, Received Quantity (aus den Wareneingängen, schreibgeschützt), Sort Order, Notes.

Status

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Sent: Send to Supplier
    Sent --> Draft: Back to Draft
    Sent --> Confirmed: Confirm (Einkäufer oder Portal)
    Sent --> Received: Eingänge decken alle Positionen
    Confirmed --> Received: Eingänge decken alle Positionen
    Received --> Confirmed: ein Eingang wird storniert
    Draft --> Cancelled: Cancel Order
    Sent --> Cancelled: Cancel Order (ohne Eingänge)
    Confirmed --> Cancelled: Cancel Order (ohne Eingänge)

Schaltfläche	Ausgangsstatus	Wirkung
Send to Supplier	Draft	→ Sent. Positionen werden gesperrt. Sent To hält die E-Mail des Lieferanten fest, Sent On das Datum. Die Bestellung wird für den Lieferanten im Portal sichtbar, und der Lieferant wird ein aktiver Projektlieferant, der die PSP-Elemente der Bestellpositionen sieht (Lieferantenportal). Erfordert mindestens eine Position
Back to Draft	Sent	→ Draft, um die Bestellung zu ändern (danach erneut versenden)
Confirm	Sent	→ Confirmed, hält die Bestätigung des Lieferanten fest. Der Lieferant kann auch im Portal bestätigen, mit derselben Wirkung
Register Receipt	Sent, Confirmed	Öffnet den Dialog für den Wareneingang (siehe unten)
Cancel Order	Draft, Sent, Confirmed	→ Cancelled, nur wenn die Bestellung keine Wareneingänge hat („Cancel the goods receipts before cancelling the order.“)

Received wird nie von Hand gesetzt: Die Bestellung wird Received, wenn die Wareneingänge alle ihre Positionen abdecken. Nur Bestellungen im Status Draft oder Cancelled können gelöscht werden.

Hat eine Bestellung den Status Draft verlassen, können Sie noch Notes, Expected Delivery und Delivery Place ändern (zum Beispiel, wenn der Lieferant einen neuen Liefertermin ankündigt); alles andere erfordert Back to Draft.

Send to Supplier hält fest, dass die Bestellung versandt wurde; es sendet von sich aus keine E-Mail an den Lieferanten. Senden Sie das Bestelldokument über Ihren üblichen Kanal, oder lassen Sie den Lieferanten sie im Portal finden.

Wirkung auf die Kosten

• Bestellungen im Status Sent und Confirmed zählen für die noch nicht gelieferten Mengen im Committed Cost (Obligo) des Projekts.
• Jede nicht stornierte Bestellung zählt im Spend des Lieferanten; jede Position in Order Lines und Spend des Artikels.

4. Wareneingänge

Ein Wareneingang (Goods Receipt, GR) hält fest, was zu welchem Lieferschein eingetroffen ist.

Einen Wareneingang buchen

1. Klicken Sie in einer Bestellung im Status Sent oder Confirmed auf Register Receipt.
2. Füllen Sie im Dialog Receipt date (Eingangsdatum, standardmäßig heute), Delivery note number (Lieferscheinnummer) und Delivery note date (Lieferscheindatum) aus.
3. Geben Sie für jede Bestellposition die jetzt erhaltene Menge ein. Receive all füllt alles noch zu Liefernde aus; Clear leert die Mengen.
4. Klicken Sie auf Register.

Die Anwendung:

• legt den Wareneingang (GR-#####) mit einer Eingangsposition je erhaltener Bestellposition an;
• legt je Position einen Materialverbrauch zum Bestellpreis an, auf dem Projekt der Bestellung und dem PSP-Element der Position → Ist-Kosten;
• erhöht die Received Quantity der Bestellpositionen (und den Received Amount der Bestellung); der gelieferte Teil verlässt das Obligo;
• setzt die Bestellung auf Received, wenn jede Position vollständig geliefert ist.

Sie können nicht mehr als bestellt annehmen: „: only N still to receive.“ (nur noch N zu liefern).

sequenceDiagram
    actor B as Einkäufer / Bauleiter
    participant PO as Bestellung (Confirmed)
    participant GR as Wareneingang
    participant MU as Materialverbrauch
    participant P as Projekt
    B->>PO: Register Receipt (60 von 100 m)
    PO->>GR: GR-00012 mit 1 Position
    GR->>MU: 60 m × 2,00 = 120,00
    MU->>P: Ist-Kosten +120,00
    PO->>P: Obligo −120,00
    B->>PO: Register Receipt (40 m)
    PO->>PO: Alles geliefert → Received

Einen Wareneingang stornieren

Ist ein Wareneingang falsch, öffnen Sie ihn und klicken auf Cancel Receipt. Seine Materialverbräuche und Positionen werden gelöscht, die zu liefernden Mengen wiederhergestellt, und eine Bestellung im Status Received geht zurück auf Confirmed. Buchen Sie danach den richtigen Wareneingang.

In einem gebuchten Wareneingang können nur die Lieferscheindaten und die Notizen geändert werden; Positionen und Mengen ändern sich nur über Cancel Receipt. Wareneingänge können nur mit Register Receipt angelegt werden.

5. Lieferantenrechnungen

Eine Lieferantenrechnung ist ein Container für eine Eingangsrechnung: Sie enthält die Rechnungsdaten, ihre Positionen, die XML- oder PDF-Datei, die Verknüpfung zur Bestellung und die Genehmigungsentscheidung. (Der automatische Import aus dem italienischen Austauschsystem SDI ist für eine spätere Version geplant; heute wird die Datei von Hand angehängt.)

Eine Rechnung erfassen

1. Purchasing → Supplier Invoices → + New (oder die Registerkarte Invoices der Bestellung, damit die Bestellung bereits eingetragen ist).
2. Füllen Sie Supplier, Document Type (TD01 Invoice – Rechnung, TD02 Advance invoice – Anzahlungsrechnung, TD04 Credit note – Gutschrift, TD05 Debit note – Belastungsanzeige, TD06 Fee note – Honorarnote, TD24 Deferred invoice – Sammelrechnung, TD25 Deferred invoice (triangular) – Sammelrechnung im Dreiecksgeschäft), Invoice Number, Invoice Date und Purchase Order aus.
3. Seller Name und Seller VAT Number werden vom Lieferanten übernommen; das Project von der Bestellung.
4. Hängen Sie die XML-Datei (FatturaPA) oder das PDF in Invoice File an.
5. Füllen Sie optional Order References und Delivery Note References so aus, wie sie auf der Rechnung stehen.
6. Fügen Sie die Lines hinzu: Line Number, Code, Description, Quantity, Unit, Unit Price, Total Price (= Menge × Stückpreis, wenn leer), VAT Rate % (MwSt.-Satz) und optional die Order Line, auf die sie sich bezieht.
7. Taxable Amount (Nettobetrag), VAT Amount (MwSt.-Betrag) und Total Amount werden aus den Positionen berechnet.

Neue Rechnungen beginnen im Status To Review.

Genehmigen

Der Purchasing Approver (oder ein Administrator) prüft die Rechnung gegen Bestellung und Wareneingänge und klickt dann auf Approve oder Reject (Begründung Pflicht). Entschiedene Rechnungen — und ihre Positionen — sind gesperrt.

Status	Bedeutung
To Review	Wartet auf die Prüfung; Daten und Positionen können geändert werden
Approved	Zur Zahlung freigegeben
Rejected	Beanstandet; die Begründung steht in Decision Note

Ansichten: Invoices to Review, Approved Invoices, Rejected Invoices, Supplier Invoices by Order.

Normale Benutzer (OP365 User) können Lieferantenrechnungen lesen, aber weder anlegen noch ändern: Rechnungen werden von Verwaltungsmitarbeitern mit der Rolle OP365 Administrator bearbeitet.

6. Das Dashboard Spend

Purchasing → Analysis → Spend gibt Einkäufern und Geschäftsleitung einen Überblick:

Komponente	Inhalt
Spend by Supplier	Balkendiagramm: Summe der Bestellungen je Lieferant
Spend by Project	Balkendiagramm: Summe der Bestellungen je Projekt
Purchase Orders by Status	Kreisdiagramm: Anzahl der Bestellungen je Status
Open Purchase Orders	Liste der noch nicht gelieferten oder stornierten Bestellungen
Invoices to Review	Liste der Rechnungen, die auf Genehmigung warten

Klicken Sie auf ein Diagrammsegment, um zu filtern, oder öffnen Sie die Liste, um die Datensätze zu sehen.

Ansichten

Tabelle	Ansichten
Bedarfsanforderungen	All, My, To Decide, Open, By Project
Angebotsanfragen	All, Open, Awarded
Bestellungen	All, Open, Confirmed, Received, By Project, By Supplier
Wareneingänge	All, By Order
Lieferantenrechnungen	All, To Review, Approved, Rejected, By Order

Mögliche Meldungen

Meldung	Bedeutung und Lösung
„Use Submit to send a purchase request for approval.“ / „Use Submit, Approve, Reject or Cancel to change the status of a purchase request.“	Statuswechsel nur über die Schaltflächen
„A purchase request can be changed only while it is Draft or Rejected.“ / „Lines can be changed only while the purchase request is Draft or Rejected.“	Die Anforderung ablehnen oder stornieren, um sie zu ändern
„Add at least one line before submitting.“	Die Anforderung hat keine Positionen
„Only the requester or a manager of the project can submit the purchase request.“	Den Anforderer oder den Projektleiter fragen
„This purchase request is above the threshold: only the purchasing approver or an administrator can decide it.“	Sie befindet sich auf der zweiten Stufe
„Add a note to reject the purchase request.“ / „...the invoice.“ / „...time entries.“	Die Begründung ist Pflicht
„Only approved purchase requests can go to a request for quotation.“ / „...can be ordered.“	Zuerst die Anforderung genehmigen
„Choose the supplier: set Preferred Supplier on the request.“	Create Order braucht einen bevorzugten Lieferanten
„The deadline must be today or later.“ / „The deadline has passed: move it before sending.“	Die Frist der Angebotsanfrage ändern
„Invite at least one supplier.“	Vor Send eine Einladung hinzufügen
„Use Send on the request for quotation to invite suppliers.“	Der Status der Einladung ändert sich nur mit Send (oder über das Portal)
„This supplier already has a quote for the line: change its price.“	Die vorhandene Angebotsposition bearbeiten
„Award a supplier who sent a quote.“ / „The supplier quoted no lines.“	Nur Lieferanten, die mit Preisen geantwortet haben, können den Zuschlag erhalten
„ is not an active supplier.“ / „ is blocked.“	Den Lieferanten-Account prüfen
„ is not a supplier.“	Einen Account mit Is Supplier wählen
„Purchase orders can be created only on projects In Progress.“	Den Projektstatus prüfen
„A purchase order can be changed only while it is Draft.“ / „Lines can be changed only while the purchase order is Draft.“	Back to Draft verwenden
„Add at least one line before sending.“	Die Bestellung hat keine Positionen
„Cancel the goods receipts before cancelling the order.“	Zuerst die Wareneingänge stornieren
„An order becomes Received when all its lines are received.“	Die Wareneingänge buchen
„Goods can be received only on sent or confirmed purchase orders.“	Zuerst die Bestellung versenden
„: only N still to receive.“ / „Nothing to receive.“	Die Mengen im Dialog prüfen
„Received quantities come from goods receipts.“	Gelieferte Mengen nicht von Hand eingeben
„Use Register Receipt on the purchase order to receive goods, and Cancel Receipt to undo a receipt.“	Wareneingänge werden nur über die Schaltflächen verwaltet
„Approved or rejected invoices cannot be changed.“	Entschiedene Rechnungen sind endgültig
„Only the purchasing approver or an administrator can decide supplier invoices.“	Den Einkaufsgenehmiger fragen