Matériaux, coûts réels et synthèse des coûts¶

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Une affaire n'est rentable que si vous savez, à tout moment, combien elle a réellement coûté et combien elle va coûter. ProjectIQ collecte les coûts réels de deux sources — heures approuvées et consommations de matériaux — et les combine avec le coût engagé des commandes ouvertes et le budget de la WBS. La Cost Summary (synthèse des coûts) du formulaire projet transforme ces chiffres en prévision : l'estimation à terminaison et la marge attendue.

Ce manuel explique comment saisir les matériaux, comment se forment les coûts réels et engagés et comment lire la synthèse des coûts.

Les noms des champs et des boutons sont en anglais, comme à l'écran.

D'où viennent les chiffres¶

flowchart LR
    subgraph Prévu
      B[Budget WBS<br/>main-d'œuvre + matériaux + autres]
    end
    subgraph Réel
      T[Saisies d'heures approuvées<br/>heures x coût horaire à la date]
      M[Consommations de matériaux<br/>quantité x coût unitaire]
      GR[Réceptions] -->|créent| M
    end
    subgraph Engagé
      PO[Lignes de commande ouvertes<br/>quantité à recevoir x prix]
    end
    B --> CS[[Cost Summary]]
    T --> AC[Actual Cost] --> CS
    M --> AC
    PO --> CC[Committed Cost]
    CV[Montant du contrat] --> CS
    PG[Avancement %] --> CS

Valeur	Source	Mise à jour
Budget Total	Budget des nœuds WBS	À l'enregistrement d'un nœud
Actual Hours	Saisies d'heures approuvées	À l'approbation d'une saisie (ou à la soumission, approbation désactivée)
Actual Cost	Coût des heures approuvées + coût total de toutes les consommations	À l'enregistrement ou à la suppression d'une saisie ou d'une consommation
Committed Cost	Lignes de commande restant à recevoir × prix, sur les commandes envoyées ou confirmées	Lorsque commandes, lignes ou réceptions changent
Progress %	Avancement des nœuds feuilles, pondéré par le budget	À l'enregistrement d'un nœud

Chaque valeur existe à la fois sur chaque nœud WBS (heures et coût réels de ce nœud) et sur le projet (totaux). Les coûts saisis sur le projet sans nœud WBS comptent dans les totaux du projet et apparaissent comme Not assigned to a WBS node dans la synthèse des coûts.

Consommations de matériaux¶

Une material usage (consommation de matériaux) enregistre des matériaux consommés sur un projet : quoi, combien, quand, sur quelle tâche, de quel fournisseur et à quel coût. Elle peut être créée à la main ou automatiquement par une réception (voir Achats).

Saisir des matériaux à la main¶

Ouvrez Projects → Work → Material Usage et cliquez sur + New, ou utilisez l'onglet Materials du projet (le projet est alors prérempli), ou le formulaire de création rapide.
Choisissez le Project (il doit être In Progress) et éventuellement le WBS Node (seuls les nœuds de ce projet sont proposés).
Indiquez la Usage Date.
Choisissez l'Item. Description et Unit of Measure sont reprises de l'article si elles sont vides.
Choisissez éventuellement le Supplier d'où provient le matériau.
Saisissez la Quantity.
Laissez Unit Cost vide pour que l'application le renseigne, ou saisissez-le.
Enregistrez : Total Cost = Quantity × Unit Cost.

Champs¶

Champ	Signification
Project	Le projet (obligatoire). La consommation est supprimée avec le projet
WBS Node	La tâche sur laquelle le matériau est utilisé (facultatif, même projet uniquement)
Usage Date	Date d'utilisation
Item	L'article du catalogue (facultatif : vous pouvez saisir un matériau en texte libre)
Description	Ce qui a été utilisé ; reprise de l'article si vide
Supplier	Provenance (facultatif)
Quantity / Unit of Measure	Quantité ; l'unité vient de l'article si vide
Unit Cost	Coût par unité (visible uniquement avec la visibilité des coûts)
Total Cost	Quantity × Unit Cost, calculé (visible uniquement avec la visibilité des coûts)

Comment le coût unitaire est proposé¶

Quand vous choisissez un article et laissez Unit Cost vide :

si un Supplier est renseigné et qu'une ligne item supplier active existe pour cet article et ce fournisseur, son Price est utilisé ;
sinon, le Unit Cost de l'article est utilisé.

La proposition n'a lieu que lorsque l'article est choisi ou changé ; les changements ultérieurs des prix du catalogue ne modifient pas les enregistrements existants.

Matériaux issus des réceptions¶

Quand un acheteur enregistre une réception sur une commande, ProjectIQ crée une consommation par ligne reçue, au prix de la commande, sur le projet de la commande et sur le nœud WBS de la ligne. Ces enregistrements sont marqués comme issus de la réception et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés directement : « This material usage comes from a goods receipt: cancel the receipt to change it. » Pour les corriger, annulez la réception et enregistrez-la de nouveau.

Vous n'avez donc pas à saisir deux fois les matériaux achetés : réceptionnez-les, ils deviennent automatiquement du coût réel. Ne saisissez à la main que les matériaux pris en stock ou achetés hors commande.

Vues¶

Vue	Affiche
All Material Usage	Toutes les consommations que vous pouvez voir
Material Usage by Project	Utilisée dans l'onglet Materials du projet

La recherche rapide (zone de recherche de la vue) est disponible sur les consommations.

Le coût réel en détail¶

flowchart TB
    subgraph Nœud 2.2.1 Électricité
      T1[Heures approuvées : 46 h<br/>coût 1 650,00]
      M1[Consommations : câbles, boîtiers<br/>2 340,00]
    end
    T1 --> N[Actual Cost du nœud 3 990,00<br/>Actual Hours 46]
    M1 --> N
    N --> P[Actual Cost du projet<br/>= somme des nœuds + non affectés]

Main-d'œuvre : seules les saisies approuvées comptent (approbation désactivée, les saisies soumises sont approuvées immédiatement). Les heures en brouillon, soumises ou rejetées ne sont pas encore du coût réel.
Matériaux : toutes les consommations comptent dès leur enregistrement, qu'elles soient saisies à la main ou créées par une réception.
Le recalcul est immédiat et couvre aussi les déplacements : si une saisie passe à un autre nœud ou projet, les anciens et les nouveaux totaux sont recalculés.

Coût engagé¶

Le coût engagé est l'argent déjà promis aux fournisseurs mais pas encore reçu sous forme de marchandises : pour chaque ligne des commandes Sent (envoyées) ou Confirmed (confirmées), (quantité commandée − quantité reçue) × prix. Les commandes en brouillon (pas encore envoyées) et annulées ne comptent pas. À la réception, la part reçue passe de l'engagé au réel (via la consommation). Voir Achats pour le détail.

flowchart LR
    PO["Commande 100 m de câble × 2,00 = 200,00"] -->|rien reçu| C1[Engagé 200,00<br/>Réel 0]
    C1 -->|réception de 60 m| C2[Engagé 80,00<br/>Réel 120,00]
    C2 -->|réception de 40 m| C3[Engagé 0<br/>Réel 200,00]

Le coût engagé sert aussi lors de la soumission d'une demande d'achat : si réel + engagé + la nouvelle demande dépassent le budget du nœud (ou du projet), la demande est signalée Over Budget à l'approbateur.

Synthèse des coûts¶

L'onglet Costs du projet affiche le composant Cost Summary.

Chiffres d'en-tête¶

Chiffre	Signification
Contract value	Le prix convenu (Contract Value du projet)
Budget	Budget total de la WBS
Actual cost	Coût réel à date, avec la répartition Labour (main-d'œuvre) / Materials (matériaux)
Estimate at completion	Estimation à terminaison, c'est-à-dire prévision du coût final : coût réel ÷ avancement lorsque l'avancement est supérieur à zéro ; sinon le plus grand du budget et du réel
Expected margin	Montant du contrat − estimation à terminaison

Budget vs réel par branche WBS¶

Sous l'en-tête, un tableau montre une ligne par nœud WBS de premier niveau (chaque branche inclut tous ses sous-nœuds) :

Colonne	Signification
WBS branch	Code et nom du nœud de premier niveau
Budget	Budget total de la branche
Actual	Coût réel de la branche
Variance	Réel − budget : positif signifie dépassement
Spent	Part du budget déjà consommée, sous forme de barre
Hours (actual / budget)	Heures approuvées par rapport aux heures budgétées

Les coûts sans nœud WBS apparaissent sur une dernière ligne, Not assigned to a WBS node.

Exemple chiffré¶

	Valeur
Montant du contrat	120 000
Budget	100 000
Coût réel	45 000 (main-d'œuvre 30 000, matériaux 15 000)
Avancement	40 %
Estimation à terminaison	45 000 ÷ 0,40 = 112 500
Marge attendue	120 000 − 112 500 = 7 500 (la marge budgétée était de 20 000)

La prévision indique que l'affaire dépense plus vite qu'elle n'avance : à ce rythme, elle finira 12 500 au-dessus du budget. Consultez le tableau par branche pour trouver d'où vient l'écart.

L'estimation à terminaison ne vaut que par les valeurs d'avancement : mettez à jour régulièrement l'avancement des nœuds feuilles. Avec un avancement à 0, la prévision se rabat sur le budget (ou sur le coût réel s'il est déjà plus élevé).

Messages : « Save the project to see its costs. » sur un projet nouveau ; « The cost summary could not be loaded » en cas de problème de réseau ou de droits (rechargez le formulaire).

Visibilité des coûts¶

Les coûts sont des données sensibles. Les colonnes contenant les coûts horaires et les coûts des matériaux sont protégées par le profil de sécurité de colonne OP365 Cost Visibility :

les utilisateurs avec le profil voient Unit Cost, Total Cost, le Cost des saisies d'heures, les coûts horaires des ressources, les dépenses par fournisseur et par article ;
les utilisateurs sans le profil voient ces champs vides ou masqués, même sur les enregistrements qu'ils peuvent ouvrir.

Les totaux du projet (Actual Cost, Committed Cost, Budget Total) sont visibles par quiconque peut lire le projet. Attribuez le profil aux administrateurs, chefs de projet et contrôleurs de gestion (voir Administration).

Messages possibles¶

Message	Signification et solution
« Hours and materials can be recorded only on projects In Progress. »	Passez le projet en In Progress, ou saisissez sur un autre projet
« The WBS node belongs to another project. »	Choisissez un nœud du projet sélectionné
« This material usage comes from a goods receipt: cancel the receipt to change it. »	Utilisez Cancel Receipt sur la réception, puis enregistrez-la de nouveau
Unit Cost ou Total Cost vides	Vous n'avez pas le profil Cost Visibility, ou l'article n'a ni coût ni prix fournisseur