Material, Ist-Kosten und Kostenübersicht¶

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Ein Projekt ist nur dann rentabel, wenn Sie jederzeit wissen, was es tatsächlich gekostet hat und was es noch kosten wird. ProjectIQ sammelt Ist-Kosten aus zwei Quellen — genehmigte Stunden und Materialverbräuche — und kombiniert sie mit dem Obligo (Committed Cost) offener Bestellungen und dem Budget des PSP. Die Cost Summary (Kostenübersicht) im Projektformular macht aus diesen Zahlen eine Prognose: die Kosten bei Fertigstellung und die erwartete Marge.

Dieses Handbuch erklärt, wie Sie Material erfassen, wie Ist-Kosten und Obligo entstehen und wie Sie die Kostenübersicht lesen.

Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

Woher die Zahlen kommen¶

flowchart LR
    subgraph Plan
      B[PSP-Budget<br/>Personal + Material + Sonstiges]
    end
    subgraph Ist
      T[Genehmigte Zeiteinträge<br/>Stunden x Stundensatz am Datum]
      M[Materialverbräuche<br/>Menge x Stückkosten]
      GR[Wareneingänge] -->|erzeugen| M
    end
    subgraph Obligo
      PO[Offene Bestellpositionen<br/>noch zu liefernde Menge x Preis]
    end
    B --> CS[[Cost Summary]]
    T --> AC[Actual Cost] --> CS
    M --> AC
    PO --> CC[Committed Cost]
    CV[Auftragswert] --> CS
    PG[Fortschritt %] --> CS

Kennzahl	Quelle	Aktualisiert
Budget Total	Budget der PSP-Elemente	Beim Speichern eines Elements
Actual Hours	Genehmigte Zeiteinträge	Bei Genehmigung eines Eintrags (oder beim Einreichen, wenn die Genehmigung ausgeschaltet ist)
Actual Cost	Kosten der genehmigten Zeiteinträge + Gesamtkosten aller Materialverbräuche	Beim Speichern oder Löschen eines Eintrags oder Verbrauchs
Committed Cost	Noch zu liefernde Bestellpositionen × Preis, bei versandten oder bestätigten Bestellungen	Wenn sich Bestellungen, Positionen oder Wareneingänge ändern
Progress %	Fortschritt der Blattelemente, nach Budget gewichtet	Beim Speichern eines Elements

Jede Kennzahl existiert sowohl auf jedem PSP-Element (Ist-Stunden und Ist-Kosten dieses Elements) als auch auf dem Projekt (Summen). Kosten, die ohne PSP-Element auf dem Projekt erfasst werden, zählen in den Projektsummen und erscheinen in der Kostenübersicht als Not assigned to a WBS node (keinem PSP-Element zugeordnet).

Materialverbräuche¶

Ein Materialverbrauch (Material Usage) erfasst in einem Projekt verbrauchtes Material: was, wie viel, wann, auf welchem Vorgang, von welchem Lieferanten und zu welchen Kosten. Er kann von Hand oder automatisch durch einen Wareneingang angelegt werden (siehe Einkauf).

Material von Hand erfassen¶

Öffnen Sie Projects → Work → Material Usage und klicken Sie auf + New, oder verwenden Sie die Registerkarte Materials des Projekts (das Projekt ist dann vorausgefüllt) oder das Schnellerfassungsformular.
Wählen Sie das Project (muss In Progress sein) und optional den WBS Node (es werden nur Elemente dieses Projekts angeboten).
Setzen Sie das Usage Date (Verbrauchsdatum).
Wählen Sie den Item. Description und Unit of Measure werden vom Artikel übernommen, wenn sie leer sind.
Wählen Sie optional den Supplier, von dem das Material stammt.
Geben Sie die Quantity ein.
Lassen Sie Unit Cost leer, damit die Anwendung sie ausfüllt, oder geben Sie sie ein.
Speichern Sie: Total Cost = Quantity × Unit Cost.

Felder¶

Feld	Bedeutung
Project	Das Projekt (Pflichtfeld). Der Verbrauch wird mit dem Projekt gelöscht
WBS Node	Der Vorgang, für den das Material verwendet wird (optional, nur desselben Projekts)
Usage Date	Wann es verwendet wurde
Item	Der Artikel aus dem Katalog (optional: Sie können Material auch als Freitext erfassen)
Description	Was verwendet wurde; aus dem Artikel, wenn leer
Supplier	Woher es stammt (optional)
Quantity / Unit of Measure	Wie viel; die Einheit kommt aus dem Artikel, wenn leer
Unit Cost	Kosten pro Einheit (nur mit Kostensichtbarkeit sichtbar)
Total Cost	Quantity × Unit Cost, berechnet (nur mit Kostensichtbarkeit sichtbar)

Wie die Stückkosten vorgeschlagen werden¶

Wenn Sie einen Artikel wählen und Unit Cost leer lassen:

ist ein Supplier gesetzt und gibt es eine aktive Artikellieferant-Zeile für diesen Artikel und Lieferanten, wird deren Price verwendet;
andernfalls werden die Unit Cost des Artikels verwendet.

Der Vorschlag erfolgt nur, wenn der Artikel gewählt oder geändert wird; spätere Änderungen der Katalogpreise ändern vorhandene Datensätze nicht.

Material aus Wareneingängen¶

Wenn ein Einkäufer einen Wareneingang zu einer Bestellung bucht, legt ProjectIQ je erhaltener Position einen Materialverbrauch zum Bestellpreis an, auf dem Projekt der Bestellung und dem PSP-Element der Bestellposition. Diese Datensätze sind als aus dem Wareneingang stammend gekennzeichnet und können nicht direkt geändert oder gelöscht werden: „This material usage comes from a goods receipt: cancel the receipt to change it.“ Um sie zu korrigieren, stornieren Sie den Wareneingang und buchen ihn erneut.

Sie müssen eingekauftes Material also nicht doppelt erfassen: Nehmen Sie es an, und es wird automatisch zu Ist-Kosten. Erfassen Sie von Hand nur Material aus dem Lager oder außerhalb von Bestellungen gekauftes Material.

Ansichten¶

Ansicht	Zeigt
All Material Usage	Alle Verbräuche, die Sie sehen können
Material Usage by Project	Wird in der Registerkarte Materials des Projekts verwendet

Die Schnellsuche (das Suchfeld der Ansicht) ist für Materialverbräuche verfügbar.

Ist-Kosten im Detail¶

flowchart TB
    subgraph Element 2.2.1 Elektro
      T1[Genehmigte Stunden: 46 h<br/>Kosten 1.650,00]
      M1[Materialverbräuche: Kabel, Dosen<br/>2.340,00]
    end
    T1 --> N[Actual Cost des Elements 3.990,00<br/>Actual Hours 46]
    M1 --> N
    N --> P[Actual Cost des Projekts<br/>= Summe aller Elemente + nicht zugeordnete]

Personal: Nur genehmigte Zeiteinträge zählen (bei ausgeschalteter Zeitgenehmigung werden eingereichte Einträge sofort genehmigt). Stunden im Status Entwurf, eingereicht oder abgelehnt sind noch keine Ist-Kosten.
Material: Alle Materialverbräuche zählen, sobald sie gespeichert sind, ob von Hand erfasst oder durch einen Wareneingang angelegt.
Die Neuberechnung erfolgt sofort und berücksichtigt auch Verschiebungen: Wird ein Eintrag auf ein anderes Element oder Projekt verschoben, werden alte und neue Summen neu berechnet.

Obligo¶

Das Obligo (Committed Cost) ist Geld, das Sie Lieferanten bereits zugesagt, aber noch nicht als Ware erhalten haben: für jede Position der Bestellungen im Status Sent (versandt) oder Confirmed (bestätigt), (bestellte Menge − gelieferte Menge) × Preis. Bestellungen im Entwurf (noch nicht versandt) und stornierte Bestellungen zählen nicht. Beim Wareneingang wandert der gelieferte Teil vom Obligo zu den Ist-Kosten (über den Materialverbrauch). Einzelheiten siehe Einkauf.

flowchart LR
    PO["Bestellung 100 m Kabel × 2,00 = 200,00"] -->|nichts geliefert| C1[Obligo 200,00<br/>Ist 0]
    C1 -->|Eingang 60 m| C2[Obligo 80,00<br/>Ist 120,00]
    C2 -->|Eingang 40 m| C3[Obligo 0<br/>Ist 200,00]

Das Obligo wird auch beim Einreichen einer Bedarfsanforderung verwendet: Überschreiten Ist + Obligo + die neue Anforderung das Budget des Elements (oder des Projekts), wird die Anforderung für den Genehmiger als Over Budget gekennzeichnet.

Kostenübersicht¶

Die Registerkarte Costs des Projekts zeigt die Komponente Cost Summary.

Kopfkennzahlen¶

Kennzahl	Bedeutung
Contract value	Der vereinbarte Preis (Contract Value des Projekts)
Budget	Gesamtbudget des PSP
Actual cost	Ist-Kosten bis heute, aufgeteilt in Labour (Personal) / Materials (Material)
Estimate at completion	Prognose der Endkosten: Ist-Kosten ÷ Fortschritt, wenn der Fortschritt über null liegt; sonst der größere Wert von Budget und Ist
Expected margin	Auftragswert − Prognose bei Fertigstellung

Budget vs. Ist je PSP-Zweig¶

Unter dem Kopf zeigt eine Tabelle eine Zeile je PSP-Element der obersten Ebene (jeder Zweig umfasst alle seine Unterelemente):

Spalte	Bedeutung
WBS branch	Code und Name des Elements der obersten Ebene
Budget	Budgetsumme des Zweigs
Actual	Ist-Kosten des Zweigs
Variance	Ist − Budget: positiv bedeutet Budgetüberschreitung
Spent	Bereits verbrauchter Anteil des Budgets, als Balken
Hours (actual / budget)	Genehmigte Stunden im Vergleich zu den Budgetstunden

Kosten ohne PSP-Element erscheinen in einer letzten Zeile, Not assigned to a WBS node.

Rechenbeispiel¶

	Wert
Auftragswert	120.000
Budget	100.000
Ist-Kosten	45.000 (Personal 30.000, Material 15.000)
Fortschritt	40 %
Prognose bei Fertigstellung	45.000 ÷ 0,40 = 112.500
Erwartete Marge	120.000 − 112.500 = 7.500 (die budgetierte Marge betrug 20.000)

Die Prognose besagt, dass der Auftrag schneller Geld verbraucht, als er fortschreitet: In diesem Tempo endet er 12.500 über dem Budget. Sehen Sie in der Zweigtabelle nach, woher die Abweichung kommt.

Die Prognose bei Fertigstellung ist nur so gut wie die Fortschrittswerte: Aktualisieren Sie den Fortschritt der Blattelemente regelmäßig. Bei Fortschritt 0 fällt die Prognose auf das Budget zurück (oder auf die Ist-Kosten, wenn diese bereits höher sind).

Meldungen: „Save the project to see its costs.“ bei einem neuen Projekt; „The cost summary could not be loaded“ bei Netzwerk- oder Berechtigungsproblemen (laden Sie das Formular neu).

Kostensichtbarkeit¶

Kosten sind sensibel. Spalten mit Stundensätzen und Materialkosten sind durch das Feldsicherheitsprofil OP365 Cost Visibility geschützt:

Benutzer mit dem Profil sehen Unit Cost, Total Cost, Cost der Zeiteinträge, Stundensätze der Ressourcen, Einkaufsvolumen je Lieferant und Artikel;
Benutzer ohne das Profil sehen diese Felder leer oder maskiert, auch bei Datensätzen, die sie öffnen können.

Die Projektsummen (Actual Cost, Committed Cost, Budget Total) sind für alle sichtbar, die das Projekt lesen können. Weisen Sie das Profil Administratoren, Projektleitern und Controllern zu (siehe Administration).

Mögliche Meldungen¶

Meldung	Bedeutung und Lösung
„Hours and materials can be recorded only on projects In Progress.“	Das Projekt auf In Progress setzen oder auf einem anderen Projekt erfassen
„The WBS node belongs to another project.“	Ein Element des ausgewählten Projekts wählen
„This material usage comes from a goods receipt: cancel the receipt to change it.“	Cancel Receipt auf dem Wareneingang verwenden und ihn dann erneut buchen
Unit Cost oder Total Cost leer	Sie haben das Profil Cost Visibility nicht, oder der Artikel hat weder Kosten noch Lieferantenpreis