Progetti e team di progetto¶
Lingua: English · Italiano · Français · Deutsch Indice dei manuali: README
Il progetto (la commessa) è il cuore di ProjectIQ. Tutto il resto — la struttura di scomposizione del lavoro, il piano, le ore, i materiali, gli acquisti — appartiene a un progetto, e ogni numero che guardi (budget, costo effettivo, costo impegnato, avanzamento, margine) è in definitiva un numero di un progetto. Questo manuale spiega come creare e condurre un progetto lungo il suo ciclo di vita, cosa significa ogni campo, quali valori vengono calcolati per te e come il team di progetto decide chi può vedere e fare cosa.
Trovi i progetti in Projects → Work → Projects.
I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo.
Ciclo di vita di un progetto¶
Un progetto attraversa quattro motivi di stato (Status Reason):
stateDiagram-v2
direction LR
[*] --> Offer: nuovo progetto per un'offerta
[*] --> InProgress: nuovo progetto gia acquisito
Offer --> InProgress: offerta accettata
InProgress --> Suspended: lavori sospesi
Suspended --> InProgress: lavori ripresi
InProgress --> Closed: Deactivate
Suspended --> Closed: Deactivate
Offer --> Closed: offerta persa (Deactivate)
Closed --> InProgress: Activate
state "In Progress" as InProgress| Status reason | Stato | Significato | Cosa puoi fare |
|---|---|---|---|
| Offer (offerta) | Attivo | Stai preparando o negoziando un'offerta | Costruire WBS e budget, pianificare, salvare baseline, formare il team, preparare richieste d'acquisto |
| In Progress (in corso) | Attivo | La commessa è in esecuzione | Tutto: ore, materiali, richieste d'acquisto, ordini, entrate merci |
| Suspended (sospeso) | Attivo | I lavori sono temporaneamente fermi | Consultare i dati e pianificare; niente nuove ore, materiali o ordini |
| Closed (chiuso) | Inattivo | La commessa è finita (o l'offerta è persa) | Sola lettura; riattivalo con Activate se serve |
Per passare tra Offer, In Progress e Suspended, cambia il campo Status Reason nella tab Summary e salva. Per chiudere il progetto usa Deactivate nella barra dei comandi; per riaprirlo usa Activate.
Importante: registrazioni ore, consumi materiale e ordini d'acquisto sono accettati solo su progetti In Progress. Se ricevi "Hours and materials can be recorded only on projects In Progress." o "Purchase orders can be created only on projects In Progress.", controlla lo stato del progetto.
Viste¶
| Vista | Mostra |
|---|---|
| All Projects | Tutti i progetti che puoi vedere |
| In Progress Projects | Commesse in corso |
| Offers | Progetti in stato Offer |
| Suspended Projects | Commesse sospese |
| Closed Projects | Commesse finite e offerte perse |
Vedi solo i progetti di cui sei proprietario, quelli in cui sei membro del team e — con il ruolo OP365 Administrator — tutti i progetti (vedi Chi vede un progetto).
Creare un progetto¶
- Vai in Projects → Work → Projects e clicca + New.
- Compila almeno il Name (nome). Il Code può restare vuoto: viene assegnato automaticamente al salvataggio (formato
PRJ-000001,PRJ-000002, ...). Se la tua azienda usa codici propri puoi digitarne uno; i codici devono essere univoci. - Scegli il Customer (cliente; hanno senso solo gli account marcati come clienti) e il Project Manager.
- Imposta Start Date, End Date e Contract Value se li conosci.
- Scegli lo Status Reason: Offer se sei ancora in fase d'offerta, In Progress se la commessa è confermata.
- Salva. Il project manager viene aggiunto automaticamente al team come Manager.
Campi della tab Summary¶
| Campo | Significato | Chi lo compila |
|---|---|---|
| Code | Codice univoco del progetto. Vuoto = automatico PRJ-###### |
Tu o il sistema |
| Name | Nome del progetto (obbligatorio) | Tu |
| Customer | L'account cliente | Tu |
| Project Manager | L'utente responsabile del progetto. Diventa membro Manager del team | Tu |
| Status Reason | Offer, In Progress, Suspended (Closed tramite Deactivate) | Tu |
| Owner | Proprietario del record (di solito chi l'ha creato) | Sistema / tu |
| Start Date / End Date | Date pianificate del progetto | Tu |
| Contract Value | Prezzo concordato con il cliente (ricavo) | Tu |
| Budget Total | Somma dei budget dei nodi WBS | Calcolato |
| Actual Cost | Costo della manodopera approvata + costo dei materiali registrati sul progetto | Calcolato |
| Actual Hours | Ore approvate registrate sul progetto | Calcolato |
| Committed Cost | Valore delle righe degli ordini inviati o confermati non ancora ricevute | Calcolato |
| Progress % | Avanzamento complessivo, dalla WBS, mostrato come barra verde da 0 a 100 con la percentuale arrotondata | Calcolato |
| Description | Ambito, note, tutto ciò che serve | Tu |
La colonna di destra mostra la Timeline: note, menzioni (@nome) e attività (telefonate, task, appuntamenti, email) sul progetto.
Come si ottengono i valori calcolati¶
I campi calcolati vengono aggiornati dall'applicazione subito, al salvataggio dei record da cui dipendono: non serve mai aggiornare un rollup.
flowchart TB
subgraph WBS
N1[Budget dei nodi WBS<br/>manodopera + materiali + altro]
N2[Avanzamento % dei nodi foglia]
end
subgraph Esecuzione
T[Registrazioni ore approvate]
M[Consumi materiale<br/>incluse entrate merci]
end
subgraph Acquisti
O[Righe di ordini inviati o confermati<br/>quantita non ancora ricevuta x prezzo]
end
N1 -->|somma| BT[Budget Total]
N2 -->|media pesata| PG[Progress %]
T -->|ore| AH[Actual Hours]
T -->|costo| AC[Actual Cost]
M -->|costo| AC
O --> CC[Committed Cost]- Budget Total = somma dei budget totali dei nodi WBS (ogni nodo: manodopera + materiali + altro).
- Progress % = avanzamento dei nodi foglia (nodi senza figli), pesato sul loro budget totale; se nessun nodo ha budget, pesato sulle ore a budget; se non ci sono nemmeno ore, media semplice.
- Actual Hours / Actual Cost contano solo le ore approvate (o tutte le ore inviate quando l'approvazione ore è disattivata, vedi Rilevazione ore) più tutti i consumi di materiale.
- Committed Cost conta ciò che è stato ordinato e non ancora ricevuto; quando arriva la merce, l'importo passa da impegnato a effettivo.
Ogni cliente mostra inoltre Projects (numero) e Contract Value Total (somma dei valori contrattuali), aggiornati a ogni modifica di un suo progetto.
Il form del progetto, tab per tab¶
| Tab | Cosa contiene | Manuale |
|---|---|---|
| Summary | Dati del progetto, budget e avanzamento, descrizione, timeline | questo manuale |
| WBS | La griglia ad albero della WBS: fasi e attività con date, ore, budget e avanzamento, modificabili in linea | WBS e pianificazione |
| Gantt | Il diagramma di Gantt con dipendenze, percorso critico e confronto con la baseline; l'elenco delle baseline | WBS e pianificazione |
| Costs | Il riepilogo costi: contratto, budget, effettivo, stima a finire, margine, budget vs effettivo per ramo WBS | Materiali e costi |
| Time | Registrazioni ore del progetto | Rilevazione ore |
| Materials | Consumi di materiale del progetto | Materiali e costi |
| Purchasing | Richieste d'acquisto e ordini del progetto; i Suppliers che ci lavorano, con le attività WBS che vedono sul portale fornitori | Acquisti, Portale fornitori |
| Team | Membri del progetto e loro ruoli | questo manuale |
La barra dei comandi del form progetto ha anche Save Baseline (vedi WBS e pianificazione).
Il team di progetto¶
La tab Team elenca i membri del progetto. Ogni membro è un utente con un ruolo di progetto:
| Ruolo di progetto | Cosa può fare sul progetto |
|---|---|
| Manager | Leggere e modificare il progetto e tutto ciò che contiene, condividerlo, approvare le ore, approvare le richieste d'acquisto (fino alla soglia), creare RdO e ordini, cambiare lo stato degli ordini, registrare entrate merci |
| Contributor | Leggere il progetto, registrare le proprie ore e materiali, creare richieste d'acquisto, registrare entrate merci |
| Reader | Leggere il progetto e i suoi dati |
Aggiungere un membro¶
- Sul progetto apri la tab Team e clicca + New Project Member.
- Scegli lo User e il Project Role.
- Facoltativamente imposta l'Hourly Rate: la tariffa con cui le ore di questo membro vengono valorizzate come ricavo (Revenue della registrazione = ore × tariffa oraria).
- Salva. Il nome del membro viene compilato dall'utente.
Un utente può essere membro dello stesso progetto una sola volta: per cambiare ruolo, apri il membro esistente e modifica Project Role.
Il project manager è sempre membro con ruolo Manager: l'applicazione lo aggiunge alla creazione del progetto e, se cambi project manager, aggiunge il nuovo come Manager (o ne alza il ruolo). Il precedente resta nel team; modificalo o rimuovilo se serve.
Tutti i membri di tutti i progetti sono visibili agli amministratori anche in Settings → Company → Project Members.
Chi vede un progetto¶
ProjectIQ usa gli access team di Dataverse: ogni progetto ha fino a tre team nascosti, uno per ruolo di progetto, e aggiungere un membro al progetto aggiunge l'utente al team corrispondente.
flowchart LR
U1([Anna<br/>Manager]) --> T1[Team OP365 Project Manager<br/>Read, Write, Append, Append To, Share]
U2([Luca<br/>Contributor]) --> T2[Team OP365 Project Contributor<br/>Read, Append, Append To]
U3([Sara<br/>Reader]) --> T3[Team OP365 Project Reader<br/>Read]
T1 & T2 & T3 --> P[(Progetto PRJ-000042)]In pratica:
- un utente con il ruolo OP365 User vede i progetti di cui è proprietario e quelli in cui è membro;
- rimuovere un membro, o cambiarne il ruolo, cambia immediatamente cosa può vedere e fare;
- un utente con il ruolo OP365 Administrator vede e modifica tutti i progetti, membro o no.
I modelli dei team vengono creati automaticamente la prima volta che servono in ogni ambiente; non c'è nulla da configurare.
Scenari tipici¶
Dall'offerta alla commessa¶
- Crea il progetto con stato Offer e il cliente marcato come Prospect.
- Costruisci WBS e budget (WBS e pianificazione), imposta il valore contrattuale.
- Salva una baseline chiamata "Offerta" per ricordare cosa hai quotato.
- Quando il cliente accetta: cambia lo stato in In Progress, cambia il tipo cliente in Customer, salva una nuova baseline di riferimento ("Contratto").
- Aggiungi il team, pianifica le allocazioni, inizia a registrare ore e acquisti.
Sospendere una commessa¶
Imposta Suspended. Nessuno può registrare nuove ore, materiali o ordini finché non rimetti In Progress; dati esistenti e piano restano intatti.
Chiudere una commessa¶
- Verifica che tutte le ore siano approvate, tutti gli ordini ricevuti o annullati e tutte le fatture decise.
- Controlla la tab Costs per il margine finale.
- Clicca Deactivate. Il progetto diventa di sola lettura ed esce dalle viste In Progress.
Eliminare un progetto¶
Eliminare un progetto elimina tutto ciò che gli appartiene: nodi WBS, dipendenze, allocazioni, baseline, membri, registrazioni ore, consumi, richieste d'acquisto, RdO, ordini ed entrate merci (le fatture fornitori restano, senza il collegamento al progetto). Preferisci Deactivate: un progetto chiuso conserva la sua storia e i suoi numeri. Elimina solo i progetti creati per errore.
Messaggi che potresti vedere¶
| Messaggio | Perché | Cosa fare |
|---|---|---|
| "Hours and materials can be recorded only on projects In Progress." | Il progetto è un'offerta, sospeso o chiuso | Cambia lo stato se i lavori sono davvero iniziati |
| "Purchase orders can be created only on projects In Progress." | Idem, per gli acquisti | Come sopra |
| "The project is closed." | Hai provato ad acquistare su un progetto inattivo | Riattiva il progetto se opportuno |
| "Only a manager of the project can …" | L'azione richiede il ruolo di progetto Manager | Chiedi al project manager di aggiungerti come Manager, o di eseguire l'azione |
| Errore di chiave duplicata su Code | Un altro progetto ha già quel codice | Lascia Code vuoto per averne uno automatico, o scegline un altro |
| Errore di duplicato su un membro | L'utente è già nel team | Cambia il ruolo del membro esistente |