Dokumente in SharePoint¶
Sprache: English · Italiano · Français · Deutsch Handbuchindex: README
Verträge, Zeichnungen, Baufortschrittsberichte, Angebote und Lieferscheine gehören zu einem Projekt, aber nicht in die Datenbank. ProjectIQ legt sie in SharePoint ab, mit der Standard-Dokumentverwaltung von Dataverse: Jedes Project, jede Purchase Order und jedes Supplier Document erhält einen eigenen SharePoint-Ordner, der vom Datensatz aus geöffnet wird. Die Dateien behalten SharePoint-Versionierung, gemeinsames Bearbeiten in Office, Suche und Freigabe; ProjectIQ speichert nur, wo der Ordner liegt.
Dieses Handbuch richtet sich an alle, die mit Projektdokumenten arbeiten (Teil 1), und an die Administratoren, die ProjectIQ mit SharePoint verbinden (Teil 2).
Funktionsweise¶
flowchart LR
subgraph DV[ProjectIQ - Dataverse]
P[Project<br/>Purchase Order<br/>Supplier Document] -->|Regarding| L[Document location<br/>Ordner des Datensatzes]
L --> LL[Document location<br/>Bibliothek]
LL --> S[SharePoint-Website]
end
subgraph SP[SharePoint-Website]
LIB[Bibliothek op365_project<br/>op365_purchaseorder<br/>op365_supplierdocument] --> F[Ein Ordner pro Datensatz]
end
S -.-> LIB
L -.-> F
U[Benutzer in der App<br/>Related > Documents] --> F
A[Portfolio Agent<br/>Projektdokumente] --> F| Tabelle | SharePoint-Bibliothek | Ordner |
|---|---|---|
| Project | op365_project |
Einer pro Projekt, benannt nach dem Projekt und seiner Id |
| Purchase Order | op365_purchaseorder |
Einer pro Bestellung |
| Supplier Document | op365_supplierdocument |
Einer pro Dokument (zum Beispiel der gescannte DURC mit seinen Anlagen) |
Der Ordner wird angelegt, wenn zum ersten Mal jemand Documents am Datensatz öffnet. Dataverse speichert einen Dokumentspeicherort (document location), der den Datensatz mit dem Ordner verknüpft; Agent und App finden den Ordner darüber. Ein in Copilot aus einem Dokument angelegtes Projekt hat seinen Ordner bereits, mit dem Dokument darin (siehe Portfolio Agent).
Teil 1: mit Dokumenten arbeiten¶
Dokumente eines Datensatzes öffnen¶
- Öffnen Sie das Projekt (oder die Bestellung oder das Lieferantendokument).
- Wählen Sie Related → Documents. Beim ersten Mal legt ProjectIQ den SharePoint-Ordner des Datensatzes an.
- Das Raster listet die Dateien des Ordners: Upload, New (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), Open in SharePoint, Delete, Check Out / Check In und Edit Properties arbeiten direkt in SharePoint.
| Befehl | Wirkung |
|---|---|
| Upload | Lädt eine oder mehrere Dateien in den Ordner (oder einen Unterordner) hoch |
| New | Legt ein Office-Dokument im Ordner an und öffnet es im Browser |
| Open Location / Open in SharePoint | Öffnet den Ordner in SharePoint, für Unterordner, Freigabe, Versionen und Massenverschiebungen |
| Document Location → Add Location | Verknüpft einen weiteren vorhandenen SharePoint-Ordner mit dem Datensatz (zum Beispiel einen Ordner eines Teams-Teams) |
Wer welche Dateien sieht¶
- Für die Registerkarte Documents brauchen Sie die ProjectIQ-Rolle (siehe Administration): OP365 User kann den Ordner der Datensätze anlegen, die er öffnen kann, und alle Dokumentspeicherorte lesen.
- Welche Dateien Sie sehen, entscheiden die SharePoint-Berechtigungen. ProjectIQ überträgt die Freigabe seiner Projekte nicht nach SharePoint: Geben Sie dem Projektteam in SharePoint Zugriff auf die Website (oder eine Bibliothek oder einen Ordner).
ProjectIQ-Spalten¶
Jede Datei, die dem Ordner eines Datensatzes hinzugefügt wird, erhält innerhalb weniger Minuten die Daten dieses Datensatzes in SharePoint-Spalten, ohne dass jemand sie eingibt. Sie können die Bibliothek nach diesen Spalten sortieren, filtern und gruppieren. Microsoft Search und Copilot verwenden sie, um „die Dokumente des Projekts PRJ-000123“ oder „die Dateien des Lieferanten Rossi“ zu finden, auch wenn der Text der Datei sie nicht nennt.
| Spalte | Project | Purchase Order | Supplier Document |
|---|---|---|---|
| ProjectIQ Record Type | Project | Purchase Order | Supplier Document |
| Project Code | Code des Projekts | Code des Projekts der Bestellung | – |
| Project Name | Name des Projekts | Name des Projekts der Bestellung | – |
| Customer | Kunde des Projekts | Kunde des Projekts der Bestellung | – |
| Project Manager | Projektleitung | Projektleitung des Projekts der Bestellung | – |
| PO Number | – | Nummer der Bestellung (PO-#####) | – |
| Supplier | – | Lieferant der Bestellung | Lieferant des Dokuments |
- Die Werte sind die des Datensatzes zum Zeitpunkt, an dem die Datei hinzugefügt wird. Wenn Sie ein Projekt umbenennen oder seinen Kunden ändern, werden die vorhandenen Dateien nicht aktualisiert.
- Dateien außerhalb des Ordners eines Datensatzes werden nicht gekennzeichnet, zum Beispiel im Stamm der Bibliothek oder in einem mit Add Location hinzugefügten Ordner.
- Die Spalten lassen sich wie jede andere SharePoint-Spalte bearbeiten, und ProjectIQ überschreibt sie nicht. ProjectIQ Record Id ist in den Formularen ausgeblendet und speichert den Datensatz, zu dem die Datei gehört.
Dokumente in Copilot¶
Fragen Sie im Portfolio Agent „zeige die Dokumente von PRJ-000123“: Die Karte listet die Dateien und Unterordner des Projektordners, neueste zuerst, mit einem Link zu jeder Datei und zum Ordner. Ist eine SharePoint-Wissensquelle eingerichtet, können Sie auch fragen, was in einem Dokument steht (siehe Portfolio Agent).
Lieferantendokumente¶
Ein Supplier Document (DURC, Zertifizierung, Versicherung) hat eine Spalte File, die das Lieferantenportal nutzt. Genehmigt der Einkäufer ein Dokument, verschiebt der Flow File approved supplier documents die Datei in den SharePoint-Ordner des Datensatzes und leert die Spalte; so liegen alle genehmigten Dokumente in SharePoint (siehe unten). Der SharePoint-Ordner enthält auch die übrigen zugehörigen Dateien (Erneuerungen, Korrespondenz). Ablaufdaten und Lieferanten-Compliance beruhen wie bisher auf den Feldern des Supplier Document.
Teil 2: Einrichtung (Administratoren)¶
Einmal pro Umgebung, durch den Power-Platform-Administrator gemeinsam mit einem SharePoint-Administrator.
flowchart TD
A[1. SharePoint-Website für die Dokumente<br/>z. B. /sites/ProjectIQDocuments] --> B[2. Website in ProjectIQ registrieren<br/>Document Management Settings]
B --> C[3. Bibliotheken für<br/>Project, Purchase Order, Supplier Document angelegt]
C --> D[4. Dem Projektteam<br/>Zugriff auf die Website geben]
D --> E[5. Benutzer öffnen Related > Documents]| Schritt | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1 | SharePoint-Administrator | Legen Sie eine SharePoint-Team- oder Kommunikationswebsite für die Dokumente an, im selben Microsoft-365-Tenant wie die Umgebung |
| 2 | Power-Platform-Administrator | Öffnen Sie in der App Settings (Zahnrad) → Advanced Settings → Document Management → Document Management Settings, wählen Sie Project, Purchase Order und Supplier Document, geben Sie die URL der Website ein, wählen Sie Next und Finish. Die Bibliotheken werden auf der Website angelegt. Um später eine Tabelle hinzuzufügen, führen Sie den Assistenten erneut aus und wählen Sie sie ebenfalls: die fehlende Bibliothek wird angelegt |
| 3 | Power-Platform-Administrator | Alternative zu Schritt 2 für skriptgesteuerte Umgebungen: SHAREPOINT_SITE_URL=<URL der Website> python3 tools/dataverse/documents.py registriert die Website als Standardwebsite; die Bibliotheken werden angelegt, wenn der erste Datensatz jeder Tabelle Documents öffnet; fehlt eine Bibliothek weiterhin, verwenden Sie Schritt 2 |
| 4 | SharePoint-Administrator | Geben Sie den Personen, die ProjectIQ nutzen, mindestens Edit (oder Read) auf der Website |
| 5 | Jeder Benutzer | Öffnen Sie Related → Documents an einem Datensatz |
Die serverbasierte SharePoint-Integration ist in Dataverse online standardmäßig aktiv; meldet Document Management Settings, dass sie deaktiviert ist, aktivieren Sie sie unter Advanced Settings → Document Management → Enable Server-Based SharePoint Integration.
Die Dokumentverwaltung der drei Tabellen sowie die Berechtigungen für Dokumentspeicherorte und SharePoint-Website der Rollen OP365 User und OP365 Administrator sind Teil der ProjectIQ-Lösung: Ein Update der Lösung bringt sie mit. Die SharePoint-Website ist eine Einstellung jeder Umgebung und nicht Teil der Lösung.
ProjectIQ-Spalten an den Dateien¶
Die ProjectIQ-Spalten werden von drei Cloud-Flows der Lösung gefüllt, einer pro Bibliothek: - Tag project documents - Tag purchase order documents - Tag supplier documents
Die Flows prüfen die Bibliothek alle 3 Minuten und verwenden zwei Verbindungsverweise: - op365_sharepoint (SharePoint), der einem dedizierten Benutzer mit Edit auf der Website gehören muss; - op365_dataverse.
| Schritt | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1 | SharePoint-Admin | Die drei Bibliotheken müssen existieren (siehe Teil 2). Führen Sie mit der CLI for Microsoft 365 (npm i -g @pnp/cli-microsoft365, dann m365 login), angemeldet als Websitebesitzer, SHAREPOINT_SITE_URL=<Website-URL> python3 tools/sharepoint/document_metadata.py aus, mit der in Document Management Settings registrierten URL. Das Skript fügt den drei Bibliotheken und ihrer Standardansicht die fehlenden Spalten hinzu (ok), lässt vorhandene unverändert (skip) und gibt die drei IDs aus; es kann erneut ausgeführt werden |
| 2 | Power-Platform-Admin | Setzen Sie die Umgebungsvariablen SharePoint Site URL (op365_SharePointSiteUrl), Project Library Id, Purchase Order Library Id und Supplier Document Library Id auf die Website-URL und die ausgegebenen IDs. In Test werden sie durch die Bereitstellung gesetzt, mit den Secrets OP365_SHAREPOINT_SITE_URL, OP365_PROJECT_LIBRARY_ID, OP365_PURCHASE_ORDER_LIBRARY_ID und OP365_SUPPLIER_DOCUMENT_LIBRARY_ID der GitHub-Umgebung test, siehe dev-environment |
| 3 | Power-Platform-Admin | Erstellen Sie die SharePoint-Verbindung mit dem dedizierten Benutzer in der Umgebung selbst, auch in Test: Eine Verbindung ist nicht Teil der Lösung und kommt nicht aus Dev. Teilen Sie sie mit dem Anwendungsbenutzer der Bereitstellung (Can use). In Dev verknüpfen Sie sie mit op365_sharepoint. In Test verknüpfen Sie sie nicht von Hand: Tragen Sie ihre ID (in der URL der Verbindungsseite) in das Secret OP365_SHAREPOINT_CONNECTION_ID ein und führen Sie deploy-test aus, das den Verweis verknüpft; wer den Verweis oder die Flows in Test von Hand ändert, legt eine nicht verwaltete Ebene über die verwaltete Lösung. Schalten Sie dann die drei Flows ein (Solutions → ProjectIQ → Cloud flows) |
| 4 | SharePoint-Admin | Optional, für bereits vorhandene Dateien: Schritt 1 mit --backfill und den PAC_*-Variablen der Umgebung erneut ausführen |
Die Flows werden ausgeschaltet importiert: Prüfen Sie nach jedem Update der Lösung, dass sie noch eingeschaltet sind.
Genehmigte Lieferantendokumente in SharePoint¶
Der Flow File approved supplier documents startet, wenn ein Lieferantendokument Approved wird (Approve in der App). Hat das Dokument eine Datei in der Spalte File, dann:
1. sucht der Flow den SharePoint-Ordner des Datensatzes oder registriert einen neuen (<Beschreibung>_<Datensatz-ID>) in der Bibliothek op365_supplierdocument;
2. legt er die Datei mit ihrem ursprünglichen Namen in diesem Ordner an (der Flow Tag supplier documents füllt danach ihre ProjectIQ-Spalten);
3. schreibt er den Link zur Datei in SharePoint URL (unter File im Formular, schreibgeschützt und erst sichtbar, wenn es gefüllt ist: Klicken Sie darauf, um die Datei zu öffnen);
4. entfernt er die Datei aus der Spalte File. Im Portal sieht der Lieferant dann Filed by your customer statt der Datei.
Dokumente, die vor SharePoint URL abgelegt wurden, erhalten beim ersten Lauf von deploy-test nach dem Update den Link zu ihrem SharePoint-Ordner (der Dateiname ist nicht mehr bekannt).
Er verwendet dieselben Verbindungsreferenzen op365_dataverse und op365_sharepoint und die Variable SharePoint Site URL; die Bibliothek op365_supplierdocument muss in SharePoint vorhanden sein und die Website muss die Standardwebsite der Document Management Settings sein (Teil 2, Schritt 2); hat Dataverse noch keinen Dokumentspeicherort für die Bibliothek, registriert der Flow ihn unter dieser Website. Schlägt die Kopie fehl, bleibt die Datei in der Spalte File: Prüfen Sie den Ausführungsverlauf und starten Sie den Flow aus der fehlgeschlagenen Ausführung neu (Resubmit), ohne erneut zu genehmigen.
Mögliche Meldungen¶
| Meldung | Bedeutung und Lösung |
|---|---|
| Kein Documents unter Related, oder eine Meldung, dass die Dokumentverwaltung nicht konfiguriert ist | Die Website ist nicht registriert (siehe Teil 2, Schritt 2), oder die ProjectIQ-App enthält die Tabellen SharePoint Document und Document Location nicht: führen Sie tools/dataverse/app.py aus oder fügen Sie die Tabellen im App-Designer hinzu und veröffentlichen Sie |
| Das Documents-Raster meldet fehlende Berechtigungen für den Speicherort | Ihr SharePoint-Konto hat keinen Zugriff auf die Website oder den Ordner: wenden Sie sich an den SharePoint-Administrator (Schritt 4) |
| Zugriff verweigert beim Anlegen des Ordners | Sie können nicht in die Bibliothek schreiben: fordern Sie Edit auf der Website an |
| Karte: "No document folder yet" | Niemand hat Documents am Projekt geöffnet: öffnen Sie das Projekt in ProjectIQ und wählen Sie Related → Documents |
| Karte: "You have no access to the SharePoint folder of this project." | Wie oben: der SharePoint-Zugriff auf die Website fehlt |
document_metadata.py: Error: File Not Found. |
Die Bibliothek existiert auf der Website nicht: Führen Sie Document Management Settings erneut aus und wählen Sie ihre Tabelle (Teil 2, Schritt 2), dann das Skript erneut |
document_metadata.py: A duplicate field name "…" was found. |
Die Bibliothek hat eine Spalte mit derselben ID, aber einem anderen internen Namen, angelegt von einer früheren Version des Skripts: Ist die Spalte leer, löschen Sie sie in den Bibliothekseinstellungen und führen Sie das Skript erneut aus |
| Die ProjectIQ-Spalten einer neuen Datei bleiben leer | Der Flow der Bibliothek ist ausgeschaltet oder seine Ausführung ist fehlgeschlagen. Prüfen Sie den Ausführungsverlauf des Flows: Die Verbindung von op365_sharepoint muss gültig sein, und ihr Benutzer braucht Edit auf der Website |