Acquisti: richieste, RdO, ordini, entrate merci e fatture fornitori¶

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Gli acquisti sono il punto in cui i costi di commessa si vincono o si perdono: comprare la cosa giusta, al prezzo giusto, da un fornitore affidabile, senza sforare il budget. ProjectIQ copre l'intera catena degli acquisti dentro il progetto: un membro del team richiede ciò che serve, il project manager (e sopra una soglia l'approvatore acquisti) approva, il buyer chiede offerte ai fornitori e le confronta, l'offerta vincente diventa un ordine d'acquisto, il fornitore lo conferma (anche dal portale fornitori), la merce viene ricevuta e diventa costo effettivo, e la fattura del fornitore viene controllata e approvata.

Ogni passo aggiorna i numeri del progetto: costo impegnato quando un ordine viene inviato, costo effettivo quando la merce viene ricevuta, spesa per fornitore e articolo.

Tutte le pagine degli acquisti sono nell'area Purchasing: gruppo Procurement (Purchase Requests = richieste d'acquisto, RFQs = richieste d'offerta, Purchase Orders = ordini, Goods Receipts = entrate merci, Supplier Invoices = fatture fornitori) e gruppo Analysis (dashboard Spend). La tab Purchasing del form progetto elenca richieste e ordini del progetto.

I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo. In italiano usiamo "RdO" per Request for Quotation (RFQ).

La catena in sintesi¶

flowchart LR
    PR[Richiesta d'acquisto<br/>PR-#####] -->|Submit| AP{Approvazione}
    AP -->|≤ soglia:<br/>project manager| OK[Approved]
    AP -->|> soglia:<br/>PM poi approvatore acquisti| OK
    OK -->|Create RFQ| RFQ[Richiesta d'offerta<br/>RFQ-#####]
    OK -->|Create Order| PO
    RFQ -->|Send| SUP([I fornitori quotano<br/>portale o buyer])
    SUP -->|Award| PO[Ordine d'acquisto<br/>PO-#####]
    PO -->|Send to Supplier| SENT[Sent]
    SENT -->|Confirm / portale| CONF[Confirmed]
    CONF -->|Register Receipt| GR[Entrata merci<br/>GR-#####]
    GR -->|consumo materiale| ACT[(Costo effettivo del progetto)]
    PO -.-> INV[Fattura fornitore<br/>INV-#####]
    INV -->|Approve / Reject| DONE[Approved]

I numeri vengono assegnati automaticamente al salvataggio: richieste d'acquisto PR-00001, richieste d'offerta RFQ-00001, ordini PO-00001, entrate merci GR-00001, fatture fornitori INV-00001.

Chi fa cosa¶

Azione	Chi può farla
Creare una richiesta d'acquisto	Un Manager o Contributor del progetto, un amministratore (il richiedente sei tu)
Inviare una richiesta	Il richiedente, un Manager del progetto, un amministratore
Approvare / respingere fino alla soglia	Il project manager (approvatore corrente), qualunque Manager del progetto, un amministratore
Approvare / respingere sopra la soglia (secondo livello)	Il Purchasing Approver indicato nelle variabili d'ambiente, o un amministratore
Annullare una richiesta	Il richiedente, un Manager del progetto, un amministratore
Creare RdO e ordini, inviare, aggiudicare, cambiare stato agli ordini	Un Manager del progetto, un amministratore
Registrare entrate merci	Un Manager o Contributor del progetto, un amministratore
Approvare / respingere fatture fornitori	Il Purchasing Approver, un amministratore

"Amministratore" indica un utente con il ruolo OP365 Administrator o System Administrator.

Tutte le azioni sono pulsanti nella barra dei comandi dei form. Ogni pulsante è attivo solo negli stati in cui ha senso, e ogni azione chiede conferma.

1. Richieste d'acquisto¶

Una richiesta d'acquisto (PR) dice cosa serve, per quale progetto e attività, entro quando e quanto costa all'incirca.

Creare una richiesta¶

Vai in Purchasing → Procurement → Purchase Requests → + New, oppure nella tab Purchasing del progetto.
Compila la testata:

Campo	Significato
Title	Breve descrizione del fabbisogno (per esempio "Cavi per il 2° piano")
Needed By	Data in cui il materiale serve in cantiere
Project	Il progetto (non deve essere chiuso)
WBS Node	L'attività a cui è destinato l'acquisto (solo dello stesso progetto). Usato per il controllo budget e copiato sulle righe d'ordine
Preferred Supplier	Il fornitore che suggerisci. Necessario per usare Create Order; sempre invitato quando si crea una RdO
Requester	Tu, per impostazione predefinita
Justification	Perché serve, tutto ciò che l'approvatore deve sapere

Salva, poi aggiungi le Lines (sezione Lines, + New Purchase Request Line):

Campo	Significato
Item	Articolo a catalogo (facoltativo)
Description	Dall'articolo se vuota
Quantity / Unit of Measure	Quanto (l'unità viene dall'articolo se vuota)
Estimated Price	Prezzo unitario previsto. Vuoto = prezzo del fornitore preferito per l'articolo, altrimenti costo unitario dell'articolo
Amount	Quantity × Estimated Price (calcolato)
Sort Order	Ordine delle righe
Notes	Specifiche per il fornitore

L'Estimated Amount (importo stimato) della richiesta è la somma degli importi delle righe.

Inviare e approvare¶

Clicca Submit. La richiesta diventa Submitted, il suo contenuto viene bloccato (si può ancora completare solo la Justification) e l'applicazione registra tre cose nella sezione Approval:

Above Threshold: se l'importo stimato supera la Purchase Request Threshold (variabile d'ambiente);
Over Budget: se costo effettivo + costo impegnato + questa richiesta superano il budget del nodo WBS (o del progetto, se il nodo non è indicato);
Current Approver: il project manager, che riceve la notifica "Purchase request to approve".

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Submitted: Submit
    Rejected --> Submitted: nuovo Submit
    state Submitted {
        direction LR
        [*] --> Manager
        Manager --> Administrator: il PM approva e importo > soglia
    }
    Submitted --> Approved: approvazione (≤ soglia, o 2° livello)
    Submitted --> Rejected: Reject + motivo
    Approved --> Ordered: RdO aggiudicata o Create Order
    Draft --> Cancelled: Cancel Request
    Submitted --> Cancelled: Cancel Request
    Approved --> Cancelled: Cancel Request
    Rejected --> Cancelled: Cancel Request

Approvazione a due livelli

Livello	Chi decide	Cosa succede con Approve
Manager (primo)	Project manager / Manager del progetto	Se la richiesta non supera la soglia → Approved. Se la supera → passa al livello Administrator, vengono registrati Manager Approved By/On e gli approvatori di secondo livello vengono avvisati
Administrator (secondo)	Il Purchasing Approver della variabile d'ambiente (se impostato), altrimenti ogni OP365 Administrator	→ Approved

Se chi approva al primo livello è già un approvatore di secondo livello, la richiesta viene approvata direttamente.

Per respingere clicca Reject: una finestra chiede il Reason (motivo, obbligatorio). La richiesta diventa Rejected, il motivo viene salvato in Decision Note e il richiedente viene avvisato. Il richiedente può modificare la richiesta e inviarla di nuovo.

La vista Purchase Requests to Decide elenca le richieste in attesa di decisione; My Purchase Requests le tue; Open Purchase Requests quelle non ancora ordinate, annullate o respinte.

Una soglia pari a zero (o vuota) significa che nessuna richiesta richiede il secondo livello. Over Budget è un avviso per l'approvatore: non blocca l'approvazione.

Dopo l'approvazione: due modi di acquistare¶

Pulsante	Quando usarlo	Risultato
Create RFQ	Vuoi offerte in concorrenza	Una nuova RdO in Draft, con già invitati il fornitore preferito e i fornitori abituali degli articoli
Create Order	Conosci già fornitore e prezzo	Un ordine in Draft al Preferred Supplier con le righe della richiesta; la richiesta diventa Ordered

Cancel Request ferma la richiesta in qualunque stato tranne Ordered e Cancelled. Si possono eliminare solo richieste Draft, Rejected o Cancelled.

2. Richieste d'offerta (RdO)¶

Una RdO chiede a uno o più fornitori di quotare le righe di una richiesta approvata.

Preparare e inviare¶

Sulla richiesta approvata clicca Create RFQ. La RdO viene creata con una Deadline (scadenza) a 7 giorni e il titolo della richiesta nelle Notes; il fornitore preferito e i fornitori abituali degli articoli sono elencati in Invitations con stato To Invite.
Apri la RdO. Sistema la Deadline (oggi o successiva) e le Notes per i fornitori.
Aggiungi altri fornitori in Invitations (+ New RFQ Invitation): scegli il Supplier; l'Email viene copiata dal fornitore. Account inattivi, non fornitori o bloccati vengono rifiutati.
Clicca Send. La RdO diventa Sent, ogni invito To Invite diventa Invited (con numero RdO, scadenza e note), e per ogni fornitore viene preparata una riga d'offerta vuota per ogni riga della richiesta. Ogni fornitore invitato diventa anche un fornitore di commessa (stato Invited), così la commessa compare sul suo portale.

Puoi aggiungere fornitori dopo l'invio: aggiungi l'invito e clicca di nuovo Send; vengono invitati solo i nuovi.

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Sent: Send
    Sent --> Sent: Send (nuovi inviti)
    Sent --> Awarded: Award
    Draft --> Cancelled: Cancel RFQ
    Sent --> Cancelled: Cancel RFQ

Raccogliere le offerte¶

Ogni invito ha le proprie righe d'offerta (una per riga di richiesta) con Unit Price e Notes, più Delivery Days (giorni di consegna) e Supplier Notes a livello di invito. Si compilano in due modi:

dal fornitore, sul portale fornitori: il fornitore vede la RdO, inserisce prezzi, giorni di consegna e note e clicca Send quote — oppure Decline;
dal buyer, quando l'offerta arriva per email o telefono: apri l'invito, tab Quotes, e scrivi i prezzi.

Il primo prezzo inserito marca l'invito come Responded (con la data di risposta); il contatore Responses della RdO mostra quanti fornitori hanno risposto. Il Quoted Amount dell'invito è la somma di quantità × prezzo sulle sue righe.

Stato dell'invito	Significato
To Invite	Aggiunto, non ancora inviato
Invited	Inviato, in attesa di risposta
Responded	Almeno un prezzo inserito
Declined	Il fornitore ha rinunciato (portale)

Dopo la scadenza le offerte non possono più essere modificate ("The deadline of the request for quotation has passed."); per prorogarla, cambia la Deadline della RdO e clicca di nuovo Send.

Confronto e aggiudicazione¶

La tab Quote Comparison della RdO mostra una griglia righe della richiesta × fornitori:

Riga	Quantità	Fornitore A	Fornitore B	Fornitore C	Miglior prezzo
Cavo 3x2,5	500 m	0,95	0,89	0,97	0,89 (B)
Scatola di derivazione	40 pz	3,10	3,40	–	3,10 (A)
Totale		2.989,00	3.081,00	3/4 righe	Miglior totale: A
Consegna		10 giorni	7 giorni	5 giorni

il miglior prezzo di ogni riga è evidenziato;
è mostrato il totale di ogni fornitore, con "x of y lines" quando il fornitore non ha quotato tutte le righe; il miglior totale è scelto solo tra i fornitori che hanno quotato tutte le righe;
per ogni fornitore sono indicati i giorni di consegna e lo stato dell'invito;
Refresh ricarica le offerte.

Clicca Award sotto il fornitore scelto e conferma ("Award the request for quotation to and create the purchase order?"). L'applicazione:

crea un ordine in Draft a quel fornitore con le righe e i prezzi quotati (solo le righe con prezzo), il nodo WBS della richiesta e un'Expected Delivery = oggi + i giorni di consegna del fornitore;
porta la RdO in Awarded, registrando l'invito vincente e l'ordine;
porta la richiesta d'acquisto in Ordered.

Possono vincere solo fornitori che hanno risposto. Cancel RFQ chiude una RdO Draft o Sent senza ordine.

3. Ordini d'acquisto¶

Un ordine d'acquisto (PO) è l'impegno ad acquistare da un fornitore. Di solito nasce da Award o Create Order, ma un Manager può anche crearne uno da zero (Purchasing → Purchase Orders → + New) su un progetto In Progress.

Campi¶

Campo	Significato
Number	PO-##### (automatico)
Supplier	Deve essere un fornitore attivo e non bloccato
Project	Deve essere In Progress
Purchase Request	La richiesta d'origine, se presente
Order Date	Oggi, per impostazione predefinita
Expected Delivery	Quando è attesa la merce
Delivery Place	Indirizzo del cantiere o magazzino
Payment Terms	Dal fornitore
Total Amount	Somma delle righe (calcolato)
Sezione Progress	Sent To, Sent On, Supplier Confirmed, Confirmed On, Received Amount, Received On, Cancelled On

Righe: Item, Description, WBS Node (stesso progetto), Quantity, Unit, Unit Price (vuoto = prezzo del fornitore per l'articolo, altrimenti costo dell'articolo), Amount, Received Quantity (dalle entrate merci, sola lettura), Sort Order, Notes.

Stati¶

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Sent: Send to Supplier
    Sent --> Draft: Back to Draft
    Sent --> Confirmed: Confirm (buyer o portale)
    Sent --> Received: le entrate coprono tutte le righe
    Confirmed --> Received: le entrate coprono tutte le righe
    Received --> Confirmed: un'entrata viene annullata
    Draft --> Cancelled: Cancel Order
    Sent --> Cancelled: Cancel Order (senza entrate)
    Confirmed --> Cancelled: Cancel Order (senza entrate)

Pulsante	Da	Effetto
Send to Supplier	Draft	→ Sent. Le righe vengono bloccate. Sent To registra l'email del fornitore, Sent On la data. L'ordine diventa visibile al fornitore sul portale e il fornitore diventa un fornitore di commessa attivo che vede i nodi WBS delle righe dell'ordine (Portale fornitori). Serve almeno una riga
Back to Draft	Sent	→ Draft, per modificare l'ordine (poi va reinviato)
Confirm	Sent	→ Confirmed, registra la conferma del fornitore. Il fornitore può anche confermare dal portale, con lo stesso effetto
Register Receipt	Sent, Confirmed	Apre la finestra dell'entrata merci (vedi sotto)
Cancel Order	Draft, Sent, Confirmed	→ Cancelled, solo se l'ordine non ha entrate merci ("Cancel the goods receipts before cancelling the order.")

Received non si imposta mai a mano: l'ordine diventa Received quando le entrate merci coprono tutte le righe. Si possono eliminare solo ordini Draft o Cancelled.

Una volta uscito da Draft, puoi ancora aggiornare Notes, Expected Delivery e Delivery Place dell'ordine (per esempio quando il fornitore comunica una nuova data di consegna); tutto il resto richiede Back to Draft.

Send to Supplier registra che l'ordine è stato inviato; non spedisce da solo un'email al fornitore. Invia il documento d'ordine con il tuo canale abituale, oppure lascia che il fornitore lo trovi sul portale.

Effetto sui costi¶

Gli ordini Sent e Confirmed contano nel Committed Cost del progetto per le quantità non ancora ricevute.
Ogni ordine non annullato conta nella Spend del fornitore; ogni riga in Order Lines e Spend dell'articolo.

4. Entrate merci¶

Un'entrata merci (GR) registra cosa è arrivato, a fronte di quale documento di trasporto (DDT).

Registrare un'entrata¶

Su un ordine Sent o Confirmed clicca Register Receipt.
Nella finestra compila Receipt date (oggi per impostazione predefinita), Delivery note number e Delivery note date (numero e data del DDT).
Per ogni riga d'ordine scrivi la quantità ricevuta ora. Receive all compila tutto ciò che resta da ricevere; Clear svuota le quantità.
Clicca Register.

L'applicazione:

crea l'entrata merci (GR-#####) con una riga per ogni riga d'ordine ricevuta;
crea un consumo di materiale per riga, al prezzo d'ordine, sul progetto dell'ordine e sul nodo WBS della riga → costo effettivo;
aumenta la Received Quantity delle righe d'ordine (e il Received Amount dell'ordine); la parte ricevuta esce dal costo impegnato;
porta l'ordine in Received quando ogni riga è completamente ricevuta.

Non puoi ricevere più di quanto ordinato: ": only N still to receive."

sequenceDiagram
    actor B as Buyer / capocantiere
    participant PO as Ordine (Confirmed)
    participant GR as Entrata merci
    participant MU as Consumo materiale
    participant P as Progetto
    B->>PO: Register Receipt (60 di 100 m)
    PO->>GR: GR-00012 con 1 riga
    GR->>MU: 60 m × 2,00 = 120,00
    MU->>P: Costo effettivo +120,00
    PO->>P: Costo impegnato −120,00
    B->>PO: Register Receipt (40 m)
    PO->>PO: Tutto ricevuto → Received

Annullare un'entrata¶

Se un'entrata è sbagliata, aprila e clicca Cancel Receipt. I suoi consumi e le sue righe vengono eliminati, le quantità da ricevere vengono ripristinate e un ordine Received torna Confirmed. Poi registra l'entrata corretta.

Su un'entrata registrata si possono modificare solo i dati del DDT e le note; righe e quantità cambiano solo tramite Cancel Receipt. Le entrate si creano solo con Register Receipt.

5. Fatture fornitori¶

Una fattura fornitore è un contenitore per la fattura passiva: contiene i dati della fattura, le sue righe, il file XML o PDF, il collegamento all'ordine e la decisione di approvazione. (L'importazione automatica dallo SDI è prevista in un rilascio successivo; oggi il file si allega a mano.)

Registrare una fattura¶

Purchasing → Supplier Invoices → + New (oppure la tab Invoices dell'ordine, così l'ordine viene precompilato).
Compila Supplier, Document Type (TD01 Invoice = fattura, TD02 Advance invoice = acconto, TD04 Credit note = nota di credito, TD05 Debit note = nota di debito, TD06 Fee note = parcella, TD24 Deferred invoice = fattura differita, TD25 Deferred invoice (triangular) = fattura differita triangolare), Invoice Number, Invoice Date, Purchase Order.
Seller Name e Seller VAT Number vengono copiati dal fornitore; il Project dall'ordine.
Allega l'XML (FatturaPA) o il PDF in Invoice File.
Facoltativamente compila Order References e Delivery Note References come riportati in fattura.
Aggiungi le Lines: Line Number, Code, Description, Quantity, Unit, Unit Price, Total Price (= quantità × prezzo unitario se vuoto), VAT Rate % (aliquota IVA) e facoltativamente la Order Line a cui si riferisce.
Taxable Amount (imponibile), VAT Amount (IVA) e Total Amount sono calcolati dalle righe.

Le nuove fatture partono in To Review.

Approvare¶

Il Purchasing Approver (o un amministratore) controlla la fattura rispetto a ordine ed entrate merci, poi clicca Approve o Reject (motivo obbligatorio). Le fatture decise — e le loro righe — sono bloccate.

Stato	Significato
To Review	Da controllare; dati e righe modificabili
Approved	Accettata per il pagamento
Rejected	Contestata; il motivo è in Decision Note

Viste: Invoices to Review, Approved Invoices, Rejected Invoices, Supplier Invoices by Order.

Gli utenti normali (OP365 User) possono leggere le fatture fornitori ma non crearle né modificarle: le fatture sono gestite dal personale amministrativo con il ruolo OP365 Administrator.

6. La dashboard Spend¶

Purchasing → Analysis → Spend dà a buyer e direzione una visione d'insieme:

Componente	Contenuto
Spend by Supplier	Grafico a barre: totale degli ordini per fornitore
Spend by Project	Grafico a barre: totale degli ordini per progetto
Purchase Orders by Status	Grafico a torta: numero di ordini per stato
Open Purchase Orders	Elenco degli ordini non ancora ricevuti o annullati
Invoices to Review	Elenco delle fatture in attesa di approvazione

Clicca un segmento del grafico per filtrare, o apri l'elenco per vedere i record.

Viste¶

Tabella	Viste
Richieste d'acquisto	All, My, To Decide, Open, By Project
RdO	All, Open, Awarded
Ordini d'acquisto	All, Open, Confirmed, Received, By Project, By Supplier
Entrate merci	All, By Order
Fatture fornitori	All, To Review, Approved, Rejected, By Order

Messaggi che potresti vedere¶

Messaggio	Significato e soluzione
"Use Submit to send a purchase request for approval." / "Use Submit, Approve, Reject or Cancel to change the status of a purchase request."	Lo stato cambia solo con i pulsanti
"A purchase request can be changed only while it is Draft or Rejected." / "Lines can be changed only while the purchase request is Draft or Rejected."	Respingi o annulla la richiesta per modificarla
"Add at least one line before submitting."	La richiesta non ha righe
"Only the requester or a manager of the project can submit the purchase request."	Chiedi al richiedente o al project manager
"This purchase request is above the threshold: only the purchasing approver or an administrator can decide it."	È al secondo livello
"Add a note to reject the purchase request." / "...the invoice." / "...time entries."	Il motivo è obbligatorio
"Only approved purchase requests can go to a request for quotation." / "...can be ordered."	Approva prima la richiesta
"Choose the supplier: set Preferred Supplier on the request."	Create Order richiede un fornitore preferito
"The deadline must be today or later." / "The deadline has passed: move it before sending."	Cambia la scadenza della RdO
"Invite at least one supplier."	Aggiungi un invito prima di Send
"Use Send on the request for quotation to invite suppliers."	Lo stato dell'invito cambia solo con Send (o dal portale)
"This supplier already has a quote for the line: change its price."	Modifica la riga d'offerta esistente
"Award a supplier who sent a quote." / "The supplier quoted no lines."	Possono vincere solo fornitori che hanno risposto con prezzi
" is not an active supplier." / " is blocked."	Verifica l'account del fornitore
" is not a supplier."	Scegli un account marcato Is Supplier
"Purchase orders can be created only on projects In Progress."	Verifica lo stato del progetto
"A purchase order can be changed only while it is Draft." / "Lines can be changed only while the purchase order is Draft."	Usa Back to Draft
"Add at least one line before sending."	L'ordine non ha righe
"Cancel the goods receipts before cancelling the order."	Annulla prima le entrate merci
"An order becomes Received when all its lines are received."	Registra le entrate merci
"Goods can be received only on sent or confirmed purchase orders."	Invia prima l'ordine
": only N still to receive." / "Nothing to receive."	Controlla le quantità nella finestra
"Received quantities come from goods receipts."	Non scrivere a mano le quantità ricevute
"Use Register Receipt on the purchase order to receive goods, and Cancel Receipt to undo a receipt."	Le entrate si gestiscono solo con i pulsanti
"Approved or rejected invoices cannot be changed."	Le fatture decise sono definitive
"Only the purchasing approver or an administrator can decide supplier invoices."	Chiedi all'approvatore acquisti