Saisie des temps : feuille de temps, approbation et rappels

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Les heures sont généralement le premier poste de coût d'une affaire, et le plus difficile à collecter à temps. ProjectIQ fait de leur saisie une routine hebdomadaire : chacun remplit une feuille de temps hebdomadaire par projet et par tâche, soumet sa semaine, et les chefs de projet approuvent ou rejettent les heures depuis un seul écran. Les heures approuvées deviennent les heures et coûts réels des nœuds WBS et du projet, valorisées au coût horaire en vigueur ce jour-là. Un rappel quotidien prévient ceux qui ont oublié de saisir leurs heures.

Ce manuel s'adresse à tous ceux qui saisissent des heures (partie 1), aux chefs de projet qui les approuvent (partie 2) et aux administrateurs qui configurent le processus (partie 3).

Les noms des champs et des boutons sont en anglais, comme à l'écran.

Le processus complet

sequenceDiagram
    actor R as Ressource (membre de l'équipe)
    participant TS as Feuille de temps
    participant OP as ProjectIQ
    actor PM as Chef de projet
    R->>TS: Saisit les heures par projet/tâche et par jour
    TS->>OP: Saisies enregistrées en Draft
    R->>TS: Submit week
    OP->>OP: Saisies → Submitted (verrouillées)
    OP-->>PM: 🔔 « N time entries submitted on <projet> »
    PM->>OP: Time Approval : Approve ou Reject (avec motif)
    alt approuvées
        OP->>OP: Saisies → Approved, heures et coûts réels mis à jour
        OP-->>R: 🔔 « N of your time entries were approved »
    else rejetées
        OP->>OP: Saisies → Rejected (de nouveau modifiables)
        OP-->>R: 🔔 « ...rejected. Note: <motif> »
        R->>TS: Corrige les heures et soumet à nouveau
    end

Statuts d'une saisie d'heures

stateDiagram-v2
    [*] --> Draft
    Draft --> Submitted: Submit
    Rejected --> Submitted: nouveau Submit
    Draft --> Approved: Submit (approbation désactivée)
    Submitted --> Approved: Approve
    Submitted --> Rejected: Reject + motif

Statut	Qui peut modifier la saisie	Compte dans le réel
Draft (brouillon)	La ressource (modifier, supprimer)	Non
Submitted (soumise)	Personne : verrouillée en attente d'approbation	Non
Approved (approuvée)	Personne : définitive	Oui
Rejected (rejetée)	La ressource (modifier, supprimer, soumettre à nouveau)	Non

Partie 1 — Saisir ses heures

Avant de commencer

• Votre utilisateur doit être relié à une Resource (Master Data → Resources → champ User). Sinon la feuille de temps affiche « Your user is not linked to a resource. Ask an administrator to set User on your Resource. »
• Vous ne pouvez saisir des heures que sur les projets In Progress que vous voyez (vous en êtes membre ou propriétaire).

Le tableau de bord Timesheet

Ouvrez Projects → Time → Timesheet. Vous voyez une semaine, du lundi au dimanche, de vos heures.

Zone	Contenu
Barre d'outils	Previous week, This week, Next week, Refresh, Submit week
Lignes	Une ligne par combinaison projet / tâche ; la tâche (nœud WBS) est facultative
Colonnes des jours	Heures par jour ; chaque cellule affiche une pastille colorée avec le statut de sa saisie
Colonne Total	Heures de la ligne dans la semaine
Pied	Totaux journaliers et total hebdomadaire, comparé à vos Weekly hours

Illustration :

Projet / tâche	Lun	Mar	Mer	Jeu	Ven	Sam	Dim	Total
PRJ-000042 Rénovation de bureaux / 2.2.1 Électricité	8 ✅	6 ✅	8 📝					22
PRJ-000051 Entrepôt / 1.2 Plans d'exécution		2 ✅		8 📝	4 📝			14
Total (heures hebdo 40)	8	8	8	8	4			36 / 40

(✅ approuvée, 📝 brouillon : à l'écran, les pastilles sont Draft, Submitted, Approved, Rejected.)

Ajouter une ligne

1. En bas de la grille, choisissez le Project (seuls les projets In Progress sont proposés).
2. Choisissez éventuellement la Task (un nœud WBS de ce projet). Laissez vide pour saisir du temps sur le projet dans son ensemble.
3. Cliquez sur Add line. Une ligne vide apparaît.

Saisir les heures

1. Cliquez sur une cellule de jour et saisissez les heures : de 0 à 24, décimales avec virgule ou point. Les valeurs sont arrondies au quart d'heure (1,3 devient 1,25).
2. Appuyez sur Entrée ou passez à une autre cellule : la saisie est enregistrée immédiatement en Draft.
3. Pour retirer des heures, saisissez 0 ou videz la cellule : la saisie en brouillon est supprimée.

Si vous saisissez une valeur qui n'est pas un nombre valide, la cellule affiche « Enter hours between 0 and 24. »

Une cellule n'est modifiable que si elle contient au plus une saisie et que celle-ci est Draft ou Rejected. Les cellules avec des saisies soumises ou approuvées sont en lecture seule. Si vous avez deux saisies pour le même projet, la même tâche et le même jour (créées par exemple depuis la liste Time Entries), la cellule affiche leur somme et doit être modifiée depuis la liste.

Soumettre la semaine

Quand la semaine est complète, cliquez sur Submit week. Toutes les saisies Draft et Rejected de la semaine sont soumises en une fois, un message confirme leur nombre (« N entries submitted ») et les chefs de projet sont notifiés. Les saisies soumises sont verrouillées.

Soumettez chaque semaine, même incomplète : les approbateurs voient vos heures plus tôt et les coûts du projet restent à jour. Vous pourrez ajouter des heures et soumettre à nouveau ; les saisies déjà approuvées ne sont pas touchées.

Quand des heures sont rejetées

Vous recevez une notification avec le motif. Ouvrez la feuille de temps sur cette semaine : les cellules rejetées sont de nouveau modifiables. Corrigez-les (ou supprimez-les) et cliquez de nouveau sur Submit week.

Notes et autres façons de saisir du temps

La feuille de temps est la voie la plus rapide, mais pas la seule :

• Projects → Time → Time Entries liste vos saisies (My Time Entries) et permet d'en créer une avec + New : choisissez projet, tâche, date, heures et ajoutez des Notes (par exemple ce que vous avez fait).
• Dans le formulaire projet, l'onglet Time liste les saisies du projet.
• Le formulaire de création rapide (+ dans la barre du haut → Time Entry) demande projet, tâche, date, heures et notes.

Dans le formulaire de saisie, seuls les nœuds WBS du projet choisi sont proposés. La Resource est renseignée avec votre ressource ; Name (ressource + date), Cost et Revenue sont calculés.

Le rappel quotidien

Du lundi au vendredi à 17 h 30 (heure de Rome), l'application contrôle les heures de la journée de chacun. Si vous avez saisi moins d'heures que prévu, vous recevez la notification « Record your hours » — « You have recorded X of Y hours on . » — avec un bouton Open timesheet.

Les heures attendues sont vos Weekly Hours divisées par vos jours travaillés, moins les absences du jour :

Situation	Heures attendues (40 h/semaine, lun–ven)
Journée normale	8
Demi-journée de permission (absence d'un jour, 4 heures)	4
Congé ou maladie sur la journée entière	0 (pas de rappel)
Samedi ou dimanche	0 (pas de rappel)
Fermeture d'entreprise	Aucun rappel pour personne

Les heures comptent quel que soit leur statut (brouillons compris) : il suffit de les saisir pour arrêter le rappel ; inutile de les soumettre chaque jour.

Partie 2 — Approuver les heures

Les approbateurs sont les Managers de chaque projet (membres avec le rôle Manager, ce qui inclut toujours le chef de projet) et les administrateurs.

Le tableau de bord Time Approval

Ouvrez Projects → Time → Approvals. Il liste toutes les saisies soumises que vous pouvez voir, regroupées par ressource et par semaine.

Colonne	Contenu
Resource	Qui a travaillé
Week	Lundi de la semaine
Hours	Total des heures soumises du groupe, avec la répartition par projet
Expand	Affiche les saisies du groupe (date, projet, tâche, heures, notes)

Pour décider :

1. Sélectionnez des groupes entiers avec leur case (ou Select all), ou dépliez un groupe et sélectionnez des saisies individuelles.
2. Cliquez sur Approve : un message confirme « N entries approved. »
3. Ou cliquez sur Reject : une boîte de dialogue « Reject N time entries » demande le Reason (sent to the resource), c'est-à-dire le motif envoyé à la ressource, obligatoire. Confirmez avec Reject.

flowchart LR
    S[Saisies soumises] --> G{Regroupement par<br/>ressource + semaine}
    G --> A[Approuver la sélection]
    G --> R[Rejeter la sélection<br/>motif obligatoire]
    A --> ACT[Heures et coûts réels<br/>des nœuds et du projet]
    R --> BACK[Retour à la ressource]

Vous ne pouvez décider que les saisies des projets dont vous êtes Manager. Si vous en sélectionnez d'autres, l'opération s'arrête avec « Only a manager of the project can approve or reject its time entries. »

La vue Time Entries to Approve (Projects → Time → Time Entries) montre les mêmes saisies sous forme de liste, et Time Entries by Project est utilisée dans l'onglet Time du projet.

Ce que change l'approbation

Lorsqu'une saisie est approuvée :

• ses heures s'ajoutent aux Actual Hours de son nœud WBS et du projet ;
• son coût s'ajoute à l'Actual Cost du nœud et du projet, et apparaît dans la synthèse des coûts ;
• la saisie devient définitive : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée.

Valorisation des heures

Chaque saisie porte deux montants, calculés à chaque enregistrement :

Montant	Formule	Visible par
Cost (coût)	Heures × le coût horaire de la ressource en vigueur à la date de la saisie (historique Resource Costs)	Uniquement les utilisateurs avec le profil OP365 Cost Visibility
Revenue (produit)	Heures × l'Hourly Rate de l'utilisateur de la ressource en tant que membre du projet (0 s'il n'est pas renseigné)	Les utilisateurs qui peuvent lire la saisie

Exemple : le coût de Marco est de 35,00 €/h jusqu'au 30 juin et de 38,50 €/h à partir du 1er juillet. 8 heures le 28 juin coûtent 280,00 ; 8 heures le 2 juillet coûtent 308,00, même si les deux saisies sont faites le même jour. Si l'Hourly Rate de Marco sur le projet est de 55,00 €/h, les deux saisies ont un produit de 440,00.

Partie 3 — Configuration (administrateurs)

Réglage	Où	Effet
Time Approval Enabled	Variable d'environnement op365_TimeApprovalEnabled (Administration)	Yes (par défaut) : les heures soumises attendent l'approbation. No : Submit approuve immédiatement les saisies (elles comptent tout de suite dans le réel)
User sur la Resource	Master Data → Resources	Relie une personne à sa ressource : nécessaire pour la feuille de temps
Weekly Hours, Working Days	Resource	Heures attendues (rappel, total hebdomadaire)
Absences	Planning → Absences	Réduisent les heures attendues ; les fermetures d'entreprise suspendent les rappels
Hourly Rate sur le Project Member	Projet → Team	Produit des heures du membre
Flux Daily time reminder	Power Automate, solution ProjectIQ	Envoie les rappels (lun–ven 17 h 30). Voir Administration

Les administrateurs peuvent soumettre des saisies pour d'autres et approuver ou rejeter des saisies de n'importe quel projet.

Messages possibles

Message	Signification et solution
« Your user is not linked to a resource. Ask an administrator to set User on your Resource. »	Aucune ressource active n'a votre utilisateur dans le champ User
« Hours and materials can be recorded only on projects In Progress. »	Le projet est une offre, suspendu ou clos
« The WBS node belongs to another project. »	La tâche choisie ne fait pas partie du projet sélectionné
« Submitted or approved time entries cannot be changed. » / « ...cannot be deleted. »	Demandez au chef de projet de rejeter la saisie si elle doit être corrigée
« Use Submit, Approve or Reject to change the status of time entries. »	Le statut ne se modifie pas directement
« Only draft or rejected time entries can be submitted. »	Certaines saisies sélectionnées sont déjà soumises ou approuvées
« You can submit only your own time entries. »	Seuls les administrateurs peuvent soumettre pour d'autres
« Select at least one time entry. »	Rien n'a été sélectionné
« Add a note to reject time entries. »	Le motif du rejet est obligatoire
« Only submitted time entries can be approved or rejected. »	La saisie a déjà été traitée (peut-être par un autre manager) : actualisez
« Enter hours between 0 and 24. »	La valeur saisie dans la feuille de temps n'est pas valide