Portail fournisseurs¶

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Le portail fournisseurs est un site web, réalisé avec Microsoft Power Pages sur la même base Dataverse que ProjectIQ, où vos fournisseurs peuvent travailler avec vous sans allers-retours d'e-mails et de tableurs. Sur le portail, un fournisseur :

trouve sur un tableau de bord ce que vous attendez de lui : appels d'offres à chiffrer, commandes à confirmer, documents à renouveler ;
voit les appels d'offres que vous lui avez envoyés, saisit les prix unitaires, le délai de livraison et des notes, et envoie son devis — ou décline ;
voit les commandes que vous lui avez envoyées, avec lignes et montants, et les confirme ;
voit la part de chaque commande déjà reçue et le statut de ses factures ;
voit les projets sur lesquels il travaille, avec les activités du planning (WBS) qui lui sont attribuées, et — si vous l'autorisez — met à jour leur avancement ;
dépose ses documents d'entreprise (DURC, certifications, assurances), que votre acheteur approuve, et est averti quand ils expirent.

Tout ce que fait le fournisseur est immédiatement visible dans ProjectIQ : les devis apparaissent dans la Quote Comparison de l'appel d'offres, les confirmations changent le statut de la commande, les documents déposés attendent votre vérification.

Ce manuel comporte deux parties : la Partie 1 pour les fournisseurs (vous pouvez la leur transmettre) et la Partie 2 pour votre personnel interne, qui donne l'accès aux fournisseurs et suit leurs réponses.

Le portail est aujourd'hui en anglais : les noms de pages et de boutons sont reproduits tels qu'à l'écran.

sequenceDiagram
    participant B as Acheteur (ProjectIQ)
    participant DV as Dataverse
    participant S as Fournisseur (portail)
    B->>DV: Send RFQ (invitation + lignes de devis vides)
    S->>DV: Requests for quotation → Open → prix, délai → Send quote
    DV-->>B: Invitation Responded, Quote Comparison à jour
    B->>DV: Award → commande → Send to Supplier
    S->>DV: Purchase orders → Open → Confirm order
    DV-->>B: Commande Confirmed
    B->>DV: Register Receipt
    S->>DV: Voit les quantités Received
    S->>DV: Documents → Upload document (DURC...)
    B->>DV: Approve ou Reject
    DV-->>S: E-mail d'expiration et alerte sur le Dashboard

Partie 1 — Guide pour les fournisseurs¶

Connexion¶

Votre client vous donne accès à son portail fournisseurs. Vous recevez l'adresse du portail (par exemple https://<client>-suppliers.powerappsportals.com) et les instructions pour créer ou activer votre compte. Utilisez l'adresse e-mail que votre client a enregistrée pour vous.

Ouvrez l'adresse du portail et cliquez sur Sign in.
Connectez-vous avec votre compte : sous Sign in with a local account, saisissez votre Email et votre Password (Forgot your password? vous envoie un lien de réinitialisation), ou utilisez Microsoft Entra ID si votre client vous a donné un compte d'entreprise. Pas encore de compte ? Cliquez sur Register, ou sur Redeem invitation si vous avez reçu un code d'invitation.
Après la connexion, le portail ouvre le Dashboard (la page d'accueil vous y envoie ; si votre compte n'est pas encore lié à un fournisseur, elle vous invite à contacter votre client). À gauche, la barre latérale affiche les modules : Dashboard (tableau de bord), Projects (projets), Requests for quotation (appels d'offres), Purchase orders (commandes), Invoices (factures) et Documents. Un compteur bleu indique les appels d'offres à chiffrer et les commandes à confirmer ; un compteur orange les documents à renouveler ou à corriger. En bas figurent votre entreprise, votre nom et Sign out.

Si une page indique « This area is reserved to suppliers. Sign in with the account your customer invited. », vous n'êtes pas connecté, ou votre compte n'est pas encore activé comme fournisseur : contactez votre client.

Vous ne voyez que les données de votre entreprise. Vos collègues disposant de leur propre compte voient les mêmes données.

Le tableau de bord¶

Le Dashboard est la page d'accueil :

Partie	Ce qu'elle affiche
Compteurs	Requests to quote (appels d'offres à chiffrer), Orders to confirm (commandes à confirmer), le montant Ordered de l'année en cours (commandes confirmées et reçues) et les Invoices under review (factures en vérification)
Document compliance	Un anneau avec la part de vos documents approuvés valides (vert), expirant dans les 30 jours (orange) et expirés (rouge), ainsi que le nombre de documents en attente de vérification ou rejetés
To do	Une ligne par chose que votre client attend : documents expirés à renouveler, documents rejetés à corriger, appels d'offres à chiffrer (avec l'échéance), commandes à confirmer, documents qui expirent bientôt. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la page où le faire
Your projects	Les premières cartes projet (voir ci-dessous), avec All projects pour la liste complète

Projets¶

Projects affiche une carte par projet que votre client a attribué à votre entreprise : code et nom (avec votre rôle, s'il est indiqué), Project progress (avancement du projet), Your deliveries (la part de votre montant commandé déjà reçue, seulement si vous avez des commandes), Start date, End date et le nombre d'Orders. Un projet apparaît quand votre client vous invite à un appel d'offres (badge Invited), vous envoie une commande ou vous ajoute au projet. Un projet avec une commande à confirmer a une bordure orange.

Open project affiche l'en-tête du projet (code, dates de début et de fin, avancement) et, sous Your work, les activités du planning attribuées à votre entreprise : Code, Activity, Start, End et Progress. Les budgets et les coûts ne sont jamais affichés.

Mettre à jour l'avancement de vos activités¶

Si votre client l'autorise, le Progress de chaque activité sans sous-activités est une case avec Save : saisissez le pourcentage (0–100) et cliquez sur Save. L'avancement des activités récapitulatives (en gras) et du projet est calculé à partir d'elles, il ne peut donc pas être saisi. Si votre client ne l'autorise pas, vous voyez seulement les barres d'avancement.

Répondre à un appel d'offres¶

Cliquez sur Requests for quotation. Chaque appel d'offres est une carte avec la date d'invitation, le numéro, l'objet, le montant Quoted une fois votre réponse envoyée et une barre indiquant le temps restant avant la Deadline (échéance ; elle devient orange puis rouge à l'approche de l'échéance). Les boutons en haut filtrent les cartes : All, To quote, Quoted, Closed.

Badge de la carte	Signification
To quote	En attente de votre devis (bordure orange)
Quoted	Vous avez envoyé un devis (modifiable jusqu'à l'échéance)
Declined / Closed	Vous avez décliné, ou l'échéance est passée

Cliquez sur Quote now (ou Change quote, Open) sur la carte. Vous voyez le numéro, l'échéance, les notes de votre client et la liste des articles avec quantité et unité.
Pour chaque ligne, saisissez l'Unit price (prix unitaire) et, si besoin, des Notes (marque, produit alternatif, conditions...).
Saisissez les Delivery days (délai de livraison en jours après la commande) et d'éventuelles Notes for the buyer.
Cliquez sur Send quote. Un message vert confirme : « Your quote has been sent. You can change it until the deadline. »

Bon à savoir :

Vous pouvez laisser une ligne sans prix si vous ne fournissez pas cet article : « Lines without a price are not quoted. » Chiffrer toutes les lignes augmente vos chances, car le meilleur total n'est calculé que parmi les fournisseurs ayant chiffré toutes les lignes.
Vous pouvez revenir et modifier les prix jusqu'à l'échéance. Après l'échéance (ou après avoir décliné), les champs sont en lecture seule.
Si vous ne pouvez pas répondre, cliquez sur Decline et confirmez. L'appel d'offres est marqué Declined.
Le montant Quoted de la liste est la somme quantité × prix unitaire de toutes vos lignes.

Confirmer une commande¶

Cliquez sur Purchase orders. Chaque commande est une carte avec projet, date de commande, numéro et total. Les commandes qui attendent votre confirmation sont marquées To confirm et affichent livraison prévue, conditions de paiement et lieu de livraison ; les autres affichent une barre Received (reçu). Les boutons en haut filtrent les cartes : All, To confirm, Confirmed, Received.
Cliquez sur Review and confirm (ou Open). Vous voyez date de commande, livraison prévue, Delivery place (lieu de livraison), Payment terms (conditions de paiement), statut, et les lignes avec quantité, prix unitaire, montant et quantité déjà Received (reçue).
Vérifiez la commande, cliquez sur Confirm order, puis confirmez. Le statut devient Confirmed avec la date de confirmation.

Statut affiché	Signification
To confirm	La commande vous a été envoyée et attend votre confirmation
Confirmed	Vous (ou l'acheteur pour votre compte) l'avez confirmée
Received	Toute la marchandise a été reçue par votre client

Si quelque chose ne va pas dans la commande (prix, quantité, date), ne la confirmez pas : contactez l'acheteur, qui corrigera la commande et la renverra.

Factures¶

Invoices affiche les factures que votre client a reçues de vous : les totaux Under review (en vérification), Approved de l'année en cours et Rejected (rejetées), puis une carte par facture avec commande et projet, numéro, montant, type de document et dates. Les étapes Received → Reviewed → Approved (ou Rejected, en rouge) montrent où en est la facture ; une facture rejetée affiche la Reason (motif). Les boutons en haut filtrent les cartes. Le portail ne reçoit pas de factures : envoyez-les comme d'habitude.

Documents d'entreprise¶

Documents liste les documents que votre client demande à votre entreprise (DURC, extrait du registre du commerce, certifications, assurances, contrats) avec Number, Issued (émission), Expires (expiration) et deux badges :

Colonne	Badges
Expiry	Valid (valide), Expiring (expire dans les 30 jours), Expired (expiré), Replaced (un document plus récent du même type a été approuvé), No expiry (sans expiration)
Review	Pending review (l'acheteur ne l'a pas encore vérifié), Approved, Rejected (avec le motif)

Pour déposer un document :

Cliquez sur New document (ou faites défiler jusqu'au formulaire en bas de la page).
Choisissez le Type, saisissez une Description et, le cas échéant, Number, Issue date, Expiry date et Notes.
Choisissez le File (PDF ou image, jusqu'à 32 Mo) et cliquez sur Upload document.

Le document reste Pending review jusqu'à ce que l'acheteur l'approuve. Tant qu'il est en attente ou rejeté, vous pouvez cliquer sur Edit (modifier les données ou le fichier, puis Save changes) ou Delete. Corriger un document rejeté le renvoie en vérification. Une fois Approved, le document peut seulement être consulté : pour le renouveler, déposez un nouveau document du même type ; quand l'acheteur l'approuve, l'ancien devient Replaced. Quand l'acheteur l'approuve, le fichier passe dans les archives de votre client : la liste affiche Filed by your customer à la place du nom du fichier.

Vous recevez un e-mail quand un document approuvé va expirer (30 jours avant) et quand il expire ; le Dashboard affiche les mêmes alertes.

Erreurs¶

Si une action échoue, un message rouge en explique la raison. Cas fréquents : « Session expired: sign in again. » (reconnectez-vous et recommencez), « The deadline of the request for quotation has passed. » (contactez l'acheteur pour une prolongation), « The request for quotation is closed. » (il a été attribué ou annulé), « Approved documents cannot be changed. » ou « Approved documents cannot be deleted. » (déposez plutôt un nouveau document), « Choose the file of the document. » (un nouveau document nécessite son fichier), « Progress must be between 0 and 100. », « Progress updates from the supplier portal are disabled. » (votre client les a désactivées).

Partie 2 — Guide pour le personnel interne¶

Ce que le portail expose¶

Le portail est volontairement restreint. Les fournisseurs ne lisent que leurs propres enregistrements et ne peuvent modifier que quelques champs :

Données	Le fournisseur peut lire	Le fournisseur peut modifier
Invitations aux appels d'offres de son entreprise	Numéro, échéance, notes, statut, montant chiffré	Delivery days, supplier notes, status (uniquement vers Responded ou Declined)
Lignes de devis de ces invitations	Article, quantité, unité, prix, notes	Unit price, notes
Commandes de son entreprise (Sent, Confirmed, Received)	En-tête et montants	Supplier confirmed (qui confirme la commande)
Lignes de ces commandes	Article, quantité, prix, montant, quantité reçue	Rien
Fournisseurs du projet de son entreprise (Active et Invited)	Projet, rôle, statut	Rien
Projets de ces fournisseurs du projet et de ses commandes	Code, nom, dates de début et de fin, avancement	Rien
Nœuds WBS de son périmètre	Code, nom, dates de début et de fin, avancement	Progress % des nœuds sans nœuds enfants, seulement si Supplier Progress Updates vaut Yes
Factures fournisseur de son entreprise	Numéro, dates, montant, statut, note de décision	Rien
Documents fournisseur de son entreprise	Tous les champs, y compris la note de vérification	Type, description, numéro, dates, notes, fichier ; peut les créer et les supprimer, seulement tant que le document n'est pas approuvé

Les commandes en brouillon ou annulées et les appels d'offres non envoyés ne sont jamais affichés. Les prix des autres fournisseurs, les budgets et les coûts ne sont jamais visibles.

Fournisseurs du projet et périmètre WBS¶

Un Project Supplier (fournisseur du projet) indique qu'un fournisseur travaille sur un projet et quelles activités de la WBS il voit sur le portail (son WBS Scope). Vous les trouvez dans la liste Suppliers du projet (onglet Purchasing) et dans la liste Projects du compte fournisseur.

flowchart LR
    I[RFQ Send: invitation Invited] -->|creates| PS[Project Supplier<br/>status Invited]
    O[Send to Supplier] -->|creates or activates| PS2[Project Supplier<br/>status Active]
    O -->|adds| W[WBS nodes of the order lines<br/>with their branches]
    M[+ New Project Supplier<br/>by hand] --> PS2
    PS2 --> P[Portal: project card<br/>+ Your work]
    PS --> P

Send sur un appel d'offres fait de chaque fournisseur invité un fournisseur du projet Invited (s'il n'y est pas déjà).
Send to Supplier sur une commande rend le fournisseur Active et ajoute à son WBS Scope les nœuds WBS des lignes de la commande. Si la commande est ensuite annulée, le fournisseur du projet et son périmètre restent.
Vous pouvez ajouter un fournisseur du projet à la main depuis la liste Suppliers du projet (Project, Supplier, Role), et ajouter des nœuds WBS dans sa liste WBS Scope (Add Existing WBS Node). Un nœud apporte toujours toutes ses sous-activités, y compris celles créées plus tard.
Pour masquer des activités, retirez-les du WBS Scope (retirer un nœud ne retire pas ses sous-activités : retirez-les aussi), ou désactivez le fournisseur du projet pour masquer tout le projet.
L'autorisation pour les fournisseurs de mettre à jour l'avancement est un paramètre de l'entreprise, Supplier Progress Updates (Administration) ; la valeur par défaut est No. Can Update Progress sur le fournisseur du projet affiche la valeur actuelle.

Donner l'accès à un fournisseur¶

Un utilisateur fournisseur est un contact dont le Company Name est le compte du fournisseur. ProjectIQ donne automatiquement à ce contact le rôle web Supplier et le retire quand le Company Name n'est plus un fournisseur : vous n'attribuez jamais de rôles web à la main.

flowchart LR
    A[Contact avec Company Name = fournisseur] -->|automatique| R[Rôle web Supplier]
    A --> I[Invite to Portal] --> M[E-mail avec code d'invitation] --> S[Le fournisseur s'inscrit] --> P[Portail]
    X[Personne auto-inscrite] -->|vous renseignez le Company Name| A

Dans ProjectIQ, vérifiez que le compte du fournisseur est Is Supplier, Active et non Blocked.
Créez (ou ouvrez) le contact de la personne, avec Company Name = le fournisseur et son Email.
Sur le contact, cliquez sur Invite to Portal et confirmez. La personne reçoit un e-mail avec une invitation (valable 30 jours, utilisable une fois) : en la suivant, elle crée son compte (e-mail et mot de passe, ou Microsoft) déjà lié au fournisseur.
Envoyez à la personne la Partie 1 de ce manuel.

Invite to Portal refuse un contact sans e-mail (« Add the e-mail address of the contact before inviting it to the supplier portal. ») ou dont le Company Name n'est pas un fournisseur (« Set a supplier as Company Name of the contact before inviting it to the supplier portal. »). L'e-mail est rédigé dans la Language du fournisseur et part avec la même configuration que les e-mails d'expiration (Administration) ; sans elle, vous obtenez « The invitation e-mail could not be sent: check the environment variables op365_SupplierEmailSender and op365_SupplierEmailTemplates (PortalInvitation). » et aucune invitation n'est créée. Les invitations se trouvent dans Power Pages Management → Invitations.

Pour retirer l'accès, changez le Company Name du contact (le rôle web Supplier est retiré) ou désactivez le contact.

Méthodes de connexion. En plus de Microsoft Entra ID, le portail propose des comptes locaux (e-mail et mot de passe), pour que les fournisseurs extérieurs à votre tenant puissent se connecter. Les personnes peuvent aussi s'inscrire elles-mêmes : une personne auto-inscrite ne voit rien tant que vous n'avez pas renseigné le Company Name de son contact avec le fournisseur, ce qui lui donne le rôle web Supplier ; vérifiez régulièrement les nouveaux contacts. Votre administrateur peut désactiver les comptes locaux ou l'auto-inscription (seules les personnes invitées peuvent alors s'inscrire), voir Configuration de l'environnement de développement.

Vérifier les documents¶

Un document déposé sur le portail est Pending Review et le propriétaire du compte du fournisseur reçoit la notification « Supplier document to review ». Ouvrez-le depuis la notification, ou depuis la vue Supplier Documents to Review, vérifiez le fichier et cliquez sur Approve ou Reject (avec une note que le fournisseur lira). Voir Données de référence. Les e-mails d'expiration aux fournisseurs nécessitent la configuration décrite dans Administration.

Suivre les réponses¶

Dans l'appel d'offres, la liste Invitations montre pour chaque fournisseur le statut, Responded On, Quoted Amount et Delivery Days ; le compteur Responses indique combien ont répondu.
L'onglet Quote Comparison affiche les devis du portail à côté de ceux que vous avez saisis. Attribuez comme décrit dans Achats.
Quand un fournisseur confirme une commande sur le portail, elle passe en Confirmed et Supplier Confirmed / Confirmed On sont renseignés, exactement comme si vous aviez cliqué sur Confirm.

À retenir¶

Un appel d'offres n'apparaît sur le portail qu'après Send ; une commande qu'après Send to Supplier.
Aucune de ces actions n'envoie d'e-mail à elle seule : prévenez le fournisseur qu'un nouvel appel d'offres ou une nouvelle commande l'attend (par votre e-mail habituel, ou par une automatisation que votre administrateur peut ajouter).
Si vous repassez une commande en Back to Draft, elle disparaît du portail jusqu'à son nouvel envoi (le projet reste, grâce au fournisseur du projet).
Après l'échéance, le fournisseur ne peut plus modifier son devis : prolongez la Deadline et cliquez de nouveau sur Send si vous souhaitez d'autres réponses.

Pour les administrateurs¶

Le portail est livré dans une solution distincte, OpenProject365SupplierPortal, qui dépend de la solution principale. L'apparence du portail (barre latérale, cartes, anneau de conformité) est uniquement du Liquid et du CSS dans les modèles web OP365 Supplier Style, OP365 Supplier Nav et OP365 Supplier Project Cards. La mise en place, les autorisations de table, les paramètres de la Web API et les étapes de déploiement sont documentés dans Development environment setup (en anglais). Après chaque déploiement du portail, videz le cache du site (/_services/about → Clear cache, rôle web Administrators) et reconnectez-vous. Dans un nouvel environnement, le site importé doit être réactivé (Power Pages → Inactive sites) avant utilisation.