Documenti in SharePoint¶
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Contratti, disegni, SAL, offerte e DDT appartengono a una commessa, ma non al database. ProjectIQ li tiene in SharePoint, con la gestione documentale standard di Dataverse: ogni Project, Purchase Order e Supplier Document ha la sua cartella SharePoint, aperta dal record. I file mantengono il versioning di SharePoint, la co-redazione in Office, la ricerca e la condivisione; ProjectIQ memorizza solo dove si trova la cartella.
Questo manuale è per chi lavora con i documenti di commessa (parte 1) e per gli amministratori che collegano ProjectIQ a SharePoint (parte 2).
Come funziona¶
flowchart LR
subgraph DV[ProjectIQ - Dataverse]
P[Project<br/>Purchase Order<br/>Supplier Document] -->|Regarding| L[Document location<br/>cartella del record]
L --> LL[Document location<br/>raccolta]
LL --> S[Sito SharePoint]
end
subgraph SP[Sito SharePoint]
LIB[Raccolta op365_project<br/>op365_purchaseorder<br/>op365_supplierdocument] --> F[Una cartella per record]
end
S -.-> LIB
L -.-> F
U[Utente nell'app<br/>Related > Documents] --> F
A[Portfolio Agent<br/>Documenti di commessa] --> F| Tabella | Raccolta SharePoint | Cartella |
|---|---|---|
| Project | op365_project |
Una per commessa, con il nome della commessa e il suo id |
| Purchase Order | op365_purchaseorder |
Una per ordine |
| Supplier Document | op365_supplierdocument |
Una per documento (per esempio il DURC scansionato con i suoi allegati) |
La cartella viene creata la prima volta che qualcuno apre Documents sul record. Dataverse salva una document location che collega il record alla cartella; l'agente e l'app trovano la cartella tramite questa. Un progetto creato in Copilot da un documento ha già la sua cartella, con il documento dentro (vedi Portfolio Agent).
Parte 1: lavorare con i documenti¶
Aprire i documenti di un record¶
- Apri la commessa (o l'ordine d'acquisto, o il documento fornitore).
- Seleziona Related → Documents. La prima volta ProjectIQ crea la cartella SharePoint del record.
- La griglia elenca i file della cartella: Upload, New (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), Open in SharePoint, Delete, Check Out / Check In e Edit Properties lavorano direttamente su SharePoint.
| Comando | Cosa fa |
|---|---|
| Upload | Carica uno o più file nella cartella (o in una sottocartella) |
| New | Crea un documento Office nella cartella e lo apre nel browser |
| Open Location / Open in SharePoint | Apre la cartella in SharePoint, per sottocartelle, condivisione, versioni e spostamenti massivi |
| Document Location → Add Location | Collega al record un'altra cartella SharePoint esistente (per esempio una cartella di un team Teams) |
Chi vede quali file¶
- Per vedere la scheda Documents serve il ruolo ProjectIQ (vedi Amministrazione): OP365 User può creare la cartella dei record che può aprire e leggere tutte le document location.
- Sono i permessi SharePoint a decidere quali file vedi. ProjectIQ non copia la condivisione delle commesse in SharePoint: dai al team di commessa l'accesso al sito (o a una raccolta o cartella) in SharePoint.
Colonne ProjectIQ¶
Ogni file aggiunto alla cartella di un record riceve, entro pochi minuti e senza che nessuno le digiti, le informazioni di quel record in colonne SharePoint. Puoi ordinare, filtrare e raggruppare la raccolta in base a queste colonne. Microsoft Search e Copilot le usano per trovare "i documenti della commessa PRJ-000123" o "i file del fornitore Rossi" anche quando il testo del file non li cita.
| Colonna | Project | Purchase Order | Supplier Document |
|---|---|---|---|
| ProjectIQ Record Type | Project | Purchase Order | Supplier Document |
| Project Code | Codice della commessa | Codice della commessa dell'ordine | – |
| Project Name | Nome della commessa | Nome della commessa dell'ordine | – |
| Customer | Cliente della commessa | Cliente della commessa dell'ordine | – |
| Project Manager | Project manager | Project manager della commessa dell'ordine | – |
| PO Number | – | Numero dell'ordine (PO-#####) | – |
| Supplier | – | Fornitore dell'ordine | Fornitore del documento |
- I valori sono quelli del record nel momento in cui il file viene aggiunto. Se rinomini una commessa o ne cambi il cliente, i file già presenti non vengono aggiornati.
- I file fuori dalla cartella di un record non vengono classificati: per esempio quelli nella radice della raccolta o in una cartella aggiunta con Add Location.
- Le colonne si modificano come qualsiasi altra colonna SharePoint e ProjectIQ non le sovrascrive. ProjectIQ Record Id è nascosta nei moduli e conserva il record a cui appartiene il file.
Documenti in Copilot¶
Nel Portfolio Agent chiedi "mostra i documenti della commessa PRJ-000123": la card elenca file e sottocartelle della cartella della commessa, dai più recenti, con il link a ogni file e alla cartella. Se è impostata una fonte di conoscenza SharePoint, puoi chiedere anche cosa dice un documento (vedi Portfolio Agent).
Documenti fornitore¶
Un Supplier Document (DURC, certificazione, assicurazione) ha una colonna File, usata dal portale fornitori. Quando il buyer approva un documento, il flusso File approved supplier documents sposta il file nella cartella SharePoint del record e svuota la colonna, così i documenti approvati stanno tutti in SharePoint (vedi sotto). La cartella SharePoint contiene anche gli altri file che accompagnano il documento (rinnovi, corrispondenza). Scadenze e conformità fornitori continuano a basarsi sui campi del Supplier Document come prima.
Parte 2: configurazione (amministratori)¶
Si fa una volta per ambiente, dall'amministratore Power Platform insieme a un amministratore SharePoint.
flowchart TD
A[1. Sito SharePoint per i documenti<br/>es. /sites/ProjectIQDocuments] --> B[2. Registrare il sito in ProjectIQ<br/>Document Management Settings]
B --> C[3. Raccolte create per<br/>Project, Purchase Order, Supplier Document]
C --> D[4. Dare al team di commessa<br/>l'accesso al sito]
D --> E[5. Gli utenti aprono Related > Documents]| Passo | Chi | Cosa |
|---|---|---|
| 1 | Amministratore SharePoint | Crea un sito SharePoint di team o di comunicazione per i documenti, nello stesso tenant Microsoft 365 dell'ambiente |
| 2 | Amministratore Power Platform | Nell'app apri Settings (ingranaggio) → Advanced Settings → Document Management → Document Management Settings, seleziona Project, Purchase Order e Supplier Document, inserisci l'URL del sito, seleziona Next e Finish. Le raccolte vengono create sul sito. Per aggiungere una tabella in seguito, ripeti la procedura guidata selezionando anche quella: viene creata la raccolta mancante |
| 3 | Amministratore Power Platform | Alternativa al passo 2 per ambienti gestiti da script: SHAREPOINT_SITE_URL=<URL del sito> python3 tools/dataverse/documents.py registra il sito come sito predefinito; le raccolte vengono create quando il primo record di ogni tabella apre Documents; se una raccolta manca ancora, usa il passo 2 |
| 4 | Amministratore SharePoint | Dai alle persone che usano ProjectIQ almeno Edit (o Read) sul sito |
| 5 | Ogni utente | Apri Related → Documents su un record |
L'integrazione SharePoint server-based è attiva per impostazione predefinita in Dataverse online; se Document Management Settings segnala che è disattivata, attivala da Advanced Settings → Document Management → Enable Server-Based SharePoint Integration.
La gestione documentale sulle tre tabelle e i privilegi su document location e sito SharePoint dei ruoli OP365 User e OP365 Administrator fanno parte della soluzione ProjectIQ: un aggiornamento della soluzione li porta. Il sito SharePoint è un'impostazione di ogni ambiente e non è nella soluzione.
Colonne ProjectIQ sui file¶
Le colonne ProjectIQ sono compilate da tre flussi cloud della soluzione, uno per raccolta: - Tag project documents - Tag purchase order documents - Tag supplier documents
I flussi controllano la raccolta ogni 3 minuti e usano due riferimenti di connessione: - op365_sharepoint (SharePoint), che deve appartenere a un utente dedicato con permesso Edit sul sito; - op365_dataverse.
| Passo | Chi | Cosa |
|---|---|---|
| 1 | Admin SharePoint | Le tre raccolte devono esistere (vedi Parte 2). Con la CLI for Microsoft 365 (npm i -g @pnp/cli-microsoft365, poi m365 login) autenticata come proprietario del sito, esegui SHAREPOINT_SITE_URL=<URL del sito> python3 tools/sharepoint/document_metadata.py, con l'URL registrato in Document Management Settings. Lo script aggiunge le colonne mancanti alle tre raccolte e alla loro vista predefinita (ok), lascia quelle esistenti (skip) e stampa i tre id; si può rieseguire |
| 2 | Admin Power Platform | Imposta le variabili d'ambiente SharePoint Site URL (op365_SharePointSiteUrl), Project Library Id, Purchase Order Library Id e Supplier Document Library Id con l'URL del sito e gli id stampati. In Test si impostano tramite il deploy, con i secret OP365_SHAREPOINT_SITE_URL, OP365_PROJECT_LIBRARY_ID, OP365_PURCHASE_ORDER_LIBRARY_ID e OP365_SUPPLIER_DOCUMENT_LIBRARY_ID dell'ambiente GitHub test, vedi dev-environment |
| 3 | Admin Power Platform | Crea la connessione SharePoint con l'utente dedicato nell'ambiente stesso, Test compreso: una connessione non fa parte della soluzione e non arriva da Dev. Condividila con l'utente applicativo del deploy (Can use). In Dev collegala a op365_sharepoint. In Test non collegarla a mano: metti il suo id (nell'URL della pagina della connessione) nel secret OP365_SHAREPOINT_CONNECTION_ID ed esegui deploy-test, che collega il riferimento; modificare a mano il riferimento o i flussi in Test aggiunge un livello non gestito sopra la soluzione gestita. Poi attiva i tre flussi (Solutions → ProjectIQ → Cloud flows) |
| 4 | Admin SharePoint | Facoltativo, per i file già presenti: ripeti il passo 1 con --backfill e le variabili PAC_* dell'ambiente |
I flussi vengono importati disattivati: dopo ogni aggiornamento della soluzione controlla che siano ancora attivi.
Documenti fornitore approvati in SharePoint¶
Il flusso File approved supplier documents parte quando un documento fornitore diventa Approved (Approve nell'app). Se il documento ha un file nella colonna File, il flusso:
1. trova la cartella SharePoint del record, oppure ne registra una nuova (<descrizione>_<id del record>) nella raccolta op365_supplierdocument;
2. crea il file in quella cartella con il nome originale (il flusso Tag supplier documents compila poi le sue colonne ProjectIQ);
3. scrive il link al file in SharePoint URL (sotto File nel form, di sola lettura e visibile solo quando è compilato: cliccalo per aprire il file);
4. rimuove il file dalla colonna File. Sul portale il fornitore vede allora Filed by your customer al posto del file.
I documenti archiviati prima dell'esistenza di SharePoint URL ricevono il link alla loro cartella SharePoint (il nome del file non è più noto) la prima volta che deploy-test viene eseguito dopo l'aggiornamento.
Usa gli stessi riferimenti di connessione op365_dataverse e op365_sharepoint e la variabile SharePoint Site URL; la raccolta op365_supplierdocument deve esistere in SharePoint e il sito deve essere quello predefinito di Document Management Settings (Parte 2, passo 2); se Dataverse non ha ancora una document location per la raccolta, il flusso la registra sotto quel sito. Se la copia non riesce, il file resta nella colonna File: controlla la cronologia delle esecuzioni e rilancia il flusso dall'esecuzione fallita (Resubmit), senza approvare di nuovo.
Messaggi che potresti vedere¶
| Messaggio | Significato e soluzione |
|---|---|
| Nessun Documents sotto Related, o un messaggio che la gestione documentale non è configurata | Il sito non è registrato (vedi Parte 2, passo 2), oppure l'app ProjectIQ non contiene le tabelle SharePoint Document e Document Location: esegui tools/dataverse/app.py o aggiungi le tabelle nel designer dell'app e pubblica |
| La griglia Documents dice che non hai permessi sulla posizione | Il tuo account SharePoint non ha accesso al sito o alla cartella: chiedi all'amministratore SharePoint (passo 4) |
| Accesso negato alla creazione della cartella | Non puoi scrivere nella raccolta: chiedi Edit sul sito |
| Card: "No document folder yet" | Nessuno ha aperto Documents sulla commessa: apri la commessa in ProjectIQ e seleziona Related → Documents |
| Card: "You have no access to the SharePoint folder of this project." | Come sopra: manca l'accesso SharePoint al sito |
document_metadata.py: Error: File Not Found. |
La raccolta non esiste sul sito: ripeti Document Management Settings selezionando la sua tabella (Parte 2, passo 2), poi riesegui lo script |
document_metadata.py: A duplicate field name "…" was found. |
La raccolta ha una colonna con lo stesso id ma un altro nome interno, creata da una versione precedente dello script: se la colonna è vuota, eliminala dalle impostazioni della raccolta e riesegui lo script |
| Le colonne ProjectIQ di un file nuovo restano vuote | Il flusso della raccolta è disattivato oppure la sua esecuzione è fallita. Controlla la cronologia delle esecuzioni del flusso: la connessione di op365_sharepoint deve essere valida e il suo utente deve avere Edit sul sito |