Amministrazione: utenti, sicurezza, impostazioni e automazioni¶
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Questo manuale è per chi configura e gestisce ProjectIQ in un'azienda: amministratori funzionali, personale IT e amministratore della Power Platform. Spiega come dare accesso alle persone, come funziona il modello di sicurezza, cosa fanno le impostazioni aziendali, quali automazioni girano in background e cosa controllare dopo un aggiornamento. Gli argomenti tecnici (build, distribuzione, schema Dataverse) sono trattati in Development environment setup e Data model (in inglese).
I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo.
Checklist della prima configurazione¶
flowchart TD
A[1. Ambiente con la soluzione<br/>ProjectIQ] --> B[2. Utenti: Basic User +<br/>ruolo OP365]
B --> C[3. Profilo Cost Visibility<br/>a manager e controller]
C --> D[4. Variabili d'ambiente: approvazione ore,<br/>soglia e approvatore acquisti]
D --> E[5. Anagrafiche: clienti,<br/>fornitori, articoli, risorse]
E --> F[6. Costi delle risorse e<br/>User collegato alle risorse]
F --> G[7. Chiusure aziendali<br/>dell'anno]
G --> H[8. Flusso promemoria ore attivo]
H --> I[9. Facoltativo: portale fornitori]| Passo | Dove | Dettagli |
|---|---|---|
| 1 | Power Platform admin center | Un ambiente Dataverse per azienda. La soluzione si installa da Microsoft AppSource o la installa l'IT (vedi dev environment) |
| 2 | Power Platform admin center → Users | Ruoli di sicurezza |
| 3 | Power Platform admin center → Column security profiles | Visibilità dei costi |
| 4 | Power Apps → Solutions → ProjectIQ → Environment variables | Impostazioni aziendali |
| 5 | Master Data | Anagrafiche |
| 6 | Master Data → Resources | Anagrafiche |
| 7 | Projects → Planning → Absences (senza risorsa) | Anagrafiche |
| 8 | Power Automate | Promemoria giornaliero delle ore |
| 9 | Power Pages | Portale fornitori |
Licenze¶
Ogni utente interno ha bisogno di una licenza Power Apps Premium (o di una licenza equivalente che includa le app model-driven su Dataverse). I fornitori che usano il portale non hanno bisogno di una licenza Power Apps: sono utenti del portale, coperti dalla capacità Power Pages dell'ambiente.
Ruoli di sicurezza¶
I ruoli di ProjectIQ sono additivi: ogni utente interno ha bisogno del ruolo standard Basic User più un ruolo di ProjectIQ.
| Ruolo | Per | Accesso |
|---|---|---|
| OP365 Administrator | Amministratori funzionali, controller, back office, approvatore acquisti | A livello di organizzazione: creazione, lettura, scrittura, eliminazione, aggiunta, assegnazione e condivisione su tutte le tabelle di ProjectIQ, clienti, fornitori e contatti. Vede tutti i progetti. Può approvare ore e richieste su ogni progetto, decidere le fatture fornitori, inviare ore per altri |
| OP365 User | Project manager, membri del team, buyer | Legge le anagrafiche a livello di organizzazione; crea e gestisce i propri record; vede i progetti di cui è proprietario o in cui è membro, con i diritti del proprio ruolo di progetto (vedi Progetti e team). Fatture fornitori: sola lettura |
Il ruolo standard System Administrator è trattato come OP365 Administrator da tutte le regole di ProjectIQ.
Cosa può fare un OP365 User, per ruolo di progetto¶
| Reader | Contributor | Manager | |
|---|---|---|---|
| Vedere progetto, WBS, piano, costi | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registrare le proprie ore e materiali | ✓ | ✓ | |
| Creare richieste d'acquisto | ✓ | ✓ | |
| Registrare entrate merci | ✓ | ✓ | |
| Modificare progetto, WBS, team, baseline | ✓ | ||
| Approvare ore e richieste d'acquisto (primo livello) | ✓ | ||
| RdO, ordini, stati degli ordini | ✓ |
I ruoli di progetto sono concessi tramite access team su ogni progetto; i tre modelli di team (OP365 Project Manager, OP365 Project Contributor, OP365 Project Reader) vengono creati automaticamente la prima volta che servono. Non eliminarli né rinominarli.
Dare accesso a un nuovo dipendente¶
- Aggiungi l'utente all'ambiente (Power Platform admin center → Environments → il tuo ambiente → Users) e assegna Basic User e OP365 User (o OP365 Administrator).
- Se la persona deve vedere i costi, aggiungi l'utente al profilo OP365 Cost Visibility.
- Se registrerà ore, crea o apri la sua Resource (Master Data → Resources), imposta User, Weekly Hours, Working Days e una riga Resource Cost.
- Aggiungi l'utente ai team dei suoi progetti (tab Team del progetto), o chiedi ai project manager di farlo.
Visibilità dei costi¶
Le colonne di costo sono protette dal profilo di sicurezza di colonna OP365 Cost Visibility. Senza di esso un utente vede questi campi vuoti o mascherati, anche sui record che può aprire:
| Tabella | Colonne protette |
|---|---|
| Resource | Hourly Cost |
| Resource Cost | Hourly Cost |
| Time Entry | Cost |
| Material Usage | Unit Cost, Total Cost |
| Account | Spend (fornitori), IBAN |
| Item | Spend |
Assegna il profilo (Power Platform admin center → Settings → Users + permissions → Column security profiles → OP365 Cost Visibility → aggiungi utenti o team) ad amministratori, project manager e controller. I totali del progetto (Budget Total, Actual Cost, Committed Cost) non sono protetti: chi può leggere il progetto li vede.
Impostazioni aziendali¶
Gli interruttori validi per tutta l'azienda sono variabili d'ambiente (environment variables) della soluzione ProjectIQ. Ogni ambiente (Dev, Test, Produzione) ha i propri valori: un ambiente di test può ad esempio saltare l'approvazione delle ore senza toccare la produzione. Non si trovano nell'app: le modifica un amministratore Power Platform o un maker dell'ambiente.
flowchart LR
DEF[Definizione nella soluzione<br/>con il suo Default Value] --> VAL{Current Value<br/>nell'ambiente?}
VAL -->|sì| USE[Si usa il Current Value]
VAL -->|no| DFL[Si usa il Default Value]Per cambiare un valore:
- Apri Power Apps, seleziona l'ambiente, poi Solutions → ProjectIQ (o Default Solution) → Environment variables.
- Apri la variabile e, sotto Current Value, fai clic su + New value (o modifica quello esistente). Non cambiare il Default Value di una soluzione gestita.
- Save. La modifica vale dall'invio successivo; non serve pubblicare.
| Variabile d'ambiente | Nome visualizzato | Tipo | Predefinito | Effetto |
|---|---|---|---|---|
op365_TimeApprovalEnabled |
Time Approval Enabled | Yes/No | Yes | Yes: le ore inviate attendono l'approvazione di un project manager. No: Submit approva subito le ore |
op365_PurchaseRequestThreshold |
Purchase Request Threshold | Number | Vuoto | Importo oltre il quale una richiesta d'acquisto richiede anche l'approvazione di secondo livello. Vuoto o 0 = mai |
op365_PurchasingApprover |
Purchasing Approver | Text | Vuoto | User Name (es. anna.rossi@contoso.com) o email principale dell'utente che approva le richieste sopra soglia e decide le fatture fornitori. Vuoto, o nessun utente attivo con quel nome = tutti gli OP365 Administrator |
op365_SupplierEmailTemplates |
Supplier Email Templates | JSON | I modelli ProjectIQ | Modello email (tipo Account) di ogni messaggio ai fornitori, per Language del fornitore: {"DocumentExpiring": {"Italian": "<titolo modello>", "English": "<titolo modello>", "default": "English"}, "DocumentExpired": {...}, "PortalInvitation": {...}}. default è la lingua usata quando il fornitore non ne ha una o non esiste il modello |
op365_SupplierEmailSender |
Supplier Email Sender | Text | Vuoto | Nome o indirizzo email della coda (casella con sincronizzazione lato server) che invia le email ai fornitori. Vuoto = nessuna email |
op365_SupplierProgressUpdates |
Supplier Progress Updates | Yes/No | No | Yes: sul portale fornitori i fornitori possono aggiornare l'avanzamento % delle attività WBS del loro perimetro (solo attività senza sotto-attività). No: lo vedono soltanto. Vedi Portale fornitori |
Il Purchasing Approver è un nome utente e non una lookup perché gli id degli utenti cambiano in ogni ambiente. Le richieste già inviate mantengono il livello di approvazione assegnato.
In Test l'IT può impostare i valori anche al momento del rilascio, tramite le deployment settings (vedi ambiente di sviluppo); un valore impostato lì sovrascrive quello dell'ambiente a ogni rilascio.
Altri dati aziendali nell'area Settings¶
| Pagina | Uso |
|---|---|
| Resource Costs | Tutte le righe di costo orario di tutte le risorse: utile per gli aggiornamenti annuali delle tariffe (aggiungi una riga per risorsa con il nuovo Valid From) |
| Project Members | Tutti i membri di tutti i progetti: utile per verificare chi lavora dove, o per togliere una persona che ha lasciato l'azienda |
Automazioni in background¶
ProjectIQ mantiene aggiornati quasi tutti i valori con plugin che girano dentro Dataverse al salvataggio dei record; non richiedono manutenzione. Due automazioni sono pianificate.
Promemoria giornaliero delle ore¶
Il Daily time reminder è un flusso cloud di Power Automate nella soluzione ProjectIQ. Dal lunedì al venerdì alle 17:30 (ora dell'Europa occidentale) chiama l'azione op365_SendTimeReminders, che invia la notifica in-app "Record your hours" a ogni risorsa attiva con un utente che ha registrato meno ore del previsto nella giornata (vedi Rilevazione ore). Nelle chiusure aziendali non viene inviato nessun promemoria.
Il flusso usa il riferimento di connessione op365_dataverse (Microsoft Dataverse). Un service principal non può possedere connessioni Power Automate, quindi un utente deve:
- creare una connessione Microsoft Dataverse (va bene l'autenticazione con service principal);
- collegarla al riferimento di connessione nella soluzione (negli ambienti di Test/Produzione la distribuzione la mappa tramite le deployment settings);
- condividere la connessione con l'utente applicativo della distribuzione (Can use), perché le importazioni possano attivare il flusso;
- attivare il flusso (on) e controllarne la cronologia delle esecuzioni il giorno lavorativo successivo.
Scadenza giornaliera dei documenti¶
Il flusso Daily document expiry gira ogni giorno alle 06:00 (ora W. Europe) e chiama l'azione op365_UpdateDocumentExpiry: aggiorna lo stato di scadenza dei documenti fornitore e i contatori degli avvisi dei fornitori, e invia ai fornitori le email di scadenza (vedi Anagrafiche). Usa lo stesso riferimento di connessione del Daily time reminder; attivalo on allo stesso modo.
Per inviare le email:
- Crea una coda con una casella di posta (per esempio Fornitori,
fornitori@contoso.com), approva l'indirizzo della casella e abilita la sincronizzazione lato server per la posta in uscita. - Imposta Supplier Email Sender con il nome o l'indirizzo email della coda.
- Controlla i modelli in Settings → Templates → E-mail Templates (ProjectIQ - Document expiring e ProjectIQ - Document expired, con una versione per lingua come ProjectIQ - Documento scaduto). Modificane il testo a piacere; i segnaposto
{Document},{DocumentType},{Number},{IssueDate}e{ExpiryDate}vengono compilati per ogni documento. Per usare altri modelli, scrivi i loro titoli in Supplier Email Templates. I modelli sono dati dell'ambiente, non della soluzione: se mancano, l'IT li crea contools/dataverse/supplier_email_templates.py. La stessa coda invia gli inviti al portale (Invite to Portal sul contatto) con ProjectIQ - Portal invitation (messaggioPortalInvitation; segnaposto{Contact},{Email},{Link}e{ExpiryDate}). Lascia{Link}nel testo: è il link di registrazione. - Compila Language ed Email di ogni account fornitore.
Cos'altro succede in automatico¶
| Automazione | Quando |
|---|---|
| Totali di progetto, totali WBS e avanzamento | A ogni salvataggio di nodi, registrazioni ore, consumi, ordini, entrate merci |
| Numero progetti e valore contrattuale totale del cliente | A ogni modifica di un progetto |
| Spesa e numero contatti del fornitore; righe d'ordine e spesa dell'articolo | A ogni modifica di ordini, righe d'ordine e contatti |
| Costo orario della risorsa | A ogni modifica di un Resource Cost |
| Notifiche in-app | All'invio e alla decisione di ore e richieste d'acquisto, e dal promemoria giornaliero |
| Accesso al team di progetto | A ogni modifica di un membro del progetto |
Notifiche¶
Le notifiche in-app sono attive per impostazione predefinita nei nuovi ambienti. Gli utenti le gestiscono dall'icona a campanella. Le notifiche non sono mai bloccanti: se una non può essere inviata, l'operazione va comunque a buon fine.
Audit e cronologia¶
L'audit è abilitato sulle tabelle di ProjectIQ: una volta attivato anche a livello di ambiente (Power Platform admin center → Settings → Audit and logs), ogni modifica viene registrata ed è visibile nell'Audit history di ogni record (Related → Audit history). La timeline di ogni record conserva note, menzioni e allegati.
Installazione da Microsoft AppSource¶
ProjectIQ è gratuito su Microsoft AppSource: è il modo più rapido per installarlo in un nuovo ambiente. Il pacchetto AppSource installa in ordine le due soluzioni managed, ProjectIQ (OpenProject365) e il portale fornitori (OpenProject365SupplierPortal), con gli step dei plugin già attivi.
flowchart LR
A[AppSource:<br/>Get it now] --> B[Scegli<br/>l'ambiente]
B --> C[Admin center:<br/>Installing → Installed]
C --> D[Passi 2-9 della checklist<br/>della prima configurazione]Prima di iniziare: un ambiente Dataverse per l'azienda, il ruolo System Administrator in quell'ambiente e, per vedere l'app in italiano, francese o tedesco, queste lingue attivate nell'ambiente (Settings → Languages).
- Apri ProjectIQ su Microsoft AppSource e seleziona Get it now; accedi con l'account aziendale.
- Scegli l'ambiente di destinazione, accetta le condizioni d'uso e le condizioni Microsoft e seleziona Install.
- Segui l'avanzamento nel Power Platform admin center → Environments → il tuo ambiente → Resources → Dynamics 365 apps: lo stato passa da Installing a Installed (servono alcuni minuti). Se compare Install failed, apri i dettagli e riprova.
- Completa i passi da 2 a 9 della checklist della prima configurazione. Il pacchetto non può farli al posto tuo:
- assegna agli utenti i ruoli di sicurezza e il profilo di visibilità dei costi;
- imposta le variabili d'ambiente (approvazione ore, soglia e approvatore acquisti);
- crea la connessione Dataverse del flusso promemoria giornaliero delle ore e attiva il flusso;
- per il portale fornitori: riattiva il sito importato in Power Pages → Inactive sites, poi svuotane la cache.
Le nuove versioni vengono pubblicate su AppSource: installale dalla stessa pagina Dynamics 365 apps (Update su ProjectIQ), poi segui Dopo un aggiornamento della soluzione.
Dopo un aggiornamento della soluzione¶
Quando l'IT distribuisce una nuova versione:
- Verifica che gli step dei plugin siano attivi (un'importazione interrotta può lasciarli disattivati; l'IT può controllare nei Plug-in steps della soluzione).
- Verifica che il flusso Daily time reminder sia attivo.
- Se è stato aggiornato il portale fornitori, svuota la cache del portale (
/_services/about→ Clear cache) e accedi di nuovo. - Leggi le note di rilascio e i manuali aggiornati (questa documentazione viene aggiornata insieme a ogni modifica funzionale).
Togliere una persona che ha lasciato l'azienda¶
- Toglila dai team di progetto (Settings → Project Members, filtra per utente).
- Disattiva la sua Resource (ore e costi passati restano).
- Disabilita l'utente nel Power Platform admin center / Microsoft 365.
- Riassegna i record di cui è proprietaria (Assign) se serve.
- Se era il Purchasing Approver o un project manager, aggiorna la variabile d'ambiente e i progetti.
Risoluzione dei problemi¶
| Sintomo | Causa probabile | Soluzione |
|---|---|---|
| Un utente non vede progetti | Non è membro di nessun progetto, o manca il ruolo OP365 | Aggiungi il ruolo e inserisci l'utente nei team di progetto |
| "Your user is not linked to a resource" | Nessuna Resource attiva con quello User | Imposta User sulla Resource |
| Costi vuoti per un manager | Manca il profilo Cost Visibility | Aggiungi l'utente al profilo |
| Nessuno riceve il promemoria giornaliero | Flusso spento o connessione non valida | Controlla il flusso e la sua connessione |
| Totali non aggiornati dopo un'importazione | Step dei plugin disattivati | Attiva gli step dei plugin |
| Le richieste sopra soglia vanno a tutti gli amministratori | Purchasing Approver vuoto, o non è lo User Name di un utente attivo | Imposta la variabile d'ambiente |
| I fornitori vedono "This area is reserved to suppliers" | Manca il web role Supplier o non hanno effettuato l'accesso | Assegna il web role al contatto |