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Premiers pas avec ProjectIQ

Langue : English · Italiano · Français · Deutsch Index des manuels : README

Ce guide est la première chose à lire si vous découvrez ProjectIQ. Il explique à quoi sert l'application, comment ses différentes parties s'articulent, comment vous repérer dans les écrans et quel manuel ouvrir pour chaque tâche. Les autres manuels détaillent chaque domaine fonctionnel ; celui-ci vous donne la carte.

Note sur les libellés à l'écran. L'interface est disponible en anglais, italien, français et allemand (voir Langue). Dans ce manuel, les noms des boutons, champs et pages sont écrits en anglais, tels qu'ils apparaissent dans l'interface en anglais, avec une traduction lorsque c'est utile.

Ce que fait ProjectIQ

ProjectIQ est une application de gestion de projets et d'affaires, conçue pour les entreprises qui travaillent à la commande : entreprises du bâtiment et d'installation, bureaux d'études, ateliers, sociétés de services et toute organisation qui doit savoir, pour chaque affaire, ce qui était prévu, ce qui a été dépensé et ce qui est encore engagé.

Elle fonctionne dans Microsoft Power Apps comme application pilotée par modèle (model-driven) sur Microsoft Dataverse. Concrètement :

  • vous l'ouvrez depuis un navigateur (ou depuis Teams, si votre entreprise l'y ajoute) avec votre compte Microsoft 365 professionnel ;
  • toutes les données résident dans l'environnement Dataverse de votre entreprise : chaque entreprise a sa propre base, rien n'est partagé avec d'autres clients ;
  • sécurité, audit, notes, notifications et recherche sont ceux de la Power Platform et se comportent comme dans le reste de Dynamics 365.

L'application couvre tout le cycle de vie d'une affaire :

flowchart LR
    A[Client et offre] --> B[Projet<br/>In Progress]
    B --> C[WBS, budget<br/>et planning]
    C --> D[Équipe et<br/>charge des ressources]
    D --> E[Heures et<br/>matériaux]
    E --> F[Achats :<br/>demandes, appels d'offres, commandes]
    F --> G[Réceptions<br/>et factures]
    G --> H[Coût réel,<br/>coût engagé, marge]
    H --> I[Projet clos]
    S[Portail fournisseurs] -. devis et confirmations .-> F

Les principaux concepts en une page

Concept Ce que c'est Pour en savoir plus
Customer (client) / Supplier (fournisseur) Les entreprises pour lesquelles vous travaillez ou chez qui vous achetez. Ce sont des comptes Dataverse : une même entreprise peut être les deux Données de référence
Item (article) Ce que vous achetez ou utilisez sur une affaire (matériau, composant, service), avec un coût unitaire et les fournisseurs qui le vendent Données de référence
Resource (ressource) Une personne (ou une équipe) dont les heures sont planifiées et saisies, avec une capacité hebdomadaire et un coût horaire Données de référence
Project (projet / affaire) Le chantier : client, chef de projet, dates, montant du contrat, budget, coût réel et engagé, avancement Projets et équipe
Project member (membre du projet) Un utilisateur qui travaille sur un projet comme Manager, Contributor ou Reader. L'appartenance décide qui voit le projet Projets et équipe
WBS node (nœud WBS) Un élément de l'organigramme des tâches : phase, lot de travaux ou tâche, avec budget, dates et avancement WBS et planification
Dependency (dépendance) « La tâche B ne peut commencer qu'après la fin de A » (fin-début, avec décalage en jours) WBS et planification
Baseline (référence) Copie figée du budget et des dates, pour comparer le planning actuel avec ce qui a été convenu WBS et planification
Allocation (affectation) Heures d'une ressource prévues sur un nœud WBS ; elles alimentent la charge des ressources Charge des ressources
Time entry (saisie d'heures) Heures travaillées par une ressource sur un projet (et éventuellement une tâche) un jour donné, avec un circuit d'approbation Saisie des temps
Material usage (consommation de matériaux) Matériaux consommés sur un projet, valorisés au prix fournisseur ou au coût de l'article Matériaux et coûts
Purchase request → RFQ → Purchase order → Goods receipt → Supplier invoice La chaîne achats : demande d'achat, appel d'offres, commande, réception, facture fournisseur Achats
Supplier portal (portail fournisseurs) Site web où les fournisseurs répondent aux appels d'offres et confirment les commandes Portail fournisseurs
Settings (paramètres) Réglages valables pour toute l'entreprise : approbation des heures, seuil et approbateur des achats Administration

Connexion

  1. Ouvrez le lien fourni par votre administrateur (du type https://<entreprise>.crm4.dynamics.com/main.aspx?appid=...), ou allez sur make.powerapps.com → Apps et choisissez ProjectIQ.
  2. Connectez-vous avec votre compte professionnel.
  3. Si le message « You don't have permissions » apparaît, demandez à votre administrateur les rôles de sécurité Basic User et OP365 User (voir Administration).

Si vous allez saisir des heures, votre administrateur doit aussi relier votre utilisateur à un enregistrement Resource ; sinon la feuille de temps affiche « Your user is not linked to a resource ».

Se repérer dans l'application

L'application utilise la présentation standard des applications pilotées par modèle :

flowchart TB
    subgraph Écran
      direction LR
      N[Navigation à gauche<br/>zones et pages] --- M[Zone principale<br/>vues, formulaires, tableaux de bord]
    end
    T[Barre du haut : recherche, nouvel enregistrement, cloche des notifications, paramètres, aide] --- Écran
    AS[Sélecteur de zone<br/>en bas à gauche] --- N
  • Sélecteur de zone (en bas de la navigation de gauche) : change le groupe de pages affiché. ProjectIQ a quatre zones : Projects (projets), Purchasing (achats), Master Data (données de référence) et Settings (paramètres).
  • Navigation de gauche : les pages de la zone courante.
  • Vues : listes d'enregistrements avec colonnes, filtres et tri ; changez de vue avec la liste déroulante à côté du titre.
  • Formulaires : un enregistrement, organisé en onglets. Les modifications s'enregistrent avec Save (ou Ctrl+S) ; le formulaire enregistre aussi automatiquement après un court délai.
  • Barre de commandes : les boutons au-dessus d'une vue ou d'un formulaire (New, Save, Delete et les commandes de ProjectIQ comme Submit, Approve, Save Baseline).
  • Tableaux de bord : pages complètes avec graphiques et composants interactifs (Timesheet, Time Approval, Resource Load, Spend).

Le plan de navigation

Zone Groupe Page Utilisateur type
Projects Work Projects (projets), Material Usage (consommations) Chefs de projet, membres de l'équipe
Projects Time Timesheet (feuille de temps), Approvals (approbations), Time Entries (saisies) Tous ceux qui saisissent des heures ; les managers qui approuvent
Projects Planning Resource Load (charge), Absences Chefs de projet, planificateurs
Purchasing Procurement Purchase Requests, RFQs, Purchase Orders, Goods Receipts, Supplier Invoices Chefs de projet, acheteurs, comptabilité
Purchasing Analysis Spend (dépenses) Acheteurs, direction
Master Data Records Customers, Suppliers, Contacts, Items, Resources Personnel administratif, acheteurs
Settings Company Settings, Resource Costs, Project Members Administrateurs

Selon votre rôle de sécurité, certaines pages peuvent n'afficher aucun enregistrement ou ne pas permettre d'en créer.

Qui fait quoi

flowchart LR
    ADM([Administrateur]) -->|gère| MD[Données de référence,<br/>paramètres, rôles]
    PM([Chef de projet]) -->|crée et planifie| PRJ[Projets, WBS,<br/>baselines, équipe]
    PM -->|approuve| APP[Heures et<br/>demandes d'achat]
    TM([Membre de l'équipe]) -->|saisit| TE[Heures et<br/>matériaux]
    TM -->|demande| PR[Demandes d'achat]
    BUY([Approbateur achats]) -->|approuve au-dessus du seuil| PR
    BUY -->|approuve| INV[Factures fournisseurs]
    SUP([Fournisseur]) -->|portail| Q[Devis et<br/>confirmations de commande]
Rôle Ce que vous ferez le plus souvent Manuels à lire
Membre de l'équipe (Contributor) Remplir la feuille de temps hebdomadaire, saisir des matériaux, créer des demandes d'achat Saisie des temps, Matériaux et coûts, Achats
Chef de projet (Manager) Créer le projet, construire la WBS et le planning, enregistrer des baselines, gérer l'équipe, approuver heures et demandes, suivre les coûts Projets et équipe, WBS et planification, Charge des ressources, Saisie des temps, Matériaux et coûts, Achats
Acheteur / approbateur achats Approuver les demandes au-dessus du seuil, mener les appels d'offres, gérer commandes, réceptions et factures Achats, Portail fournisseurs
Administrateur Utilisateurs, rôles, données de référence, paramètres, visibilité des coûts, portail fournisseurs Administration, Données de référence, Portail fournisseurs
Fournisseur (externe) Répondre aux appels d'offres et confirmer les commandes sur le portail Portail fournisseurs

Notifications

ProjectIQ utilise les notifications dans l'application des applications pilotées par modèle : l'icône en forme de cloche dans la barre du haut. Vous recevez une notification lorsque :

Événement Qui est notifié
Des heures sont soumises à approbation Les managers du projet
Vos heures sont approuvées ou rejetées (avec le motif) Vous (la ressource)
Vous avez saisi moins d'heures que prévu dans la journée (lundi–vendredi, 17 h 30) Vous, avec un lien vers la feuille de temps
Une demande d'achat attend votre approbation Le chef de projet, puis l'approbateur achats si la demande dépasse le seuil
Votre demande d'achat est approuvée ou rejetée Le demandeur

Les notifications apparaissent dans le panneau de la cloche et, quelques secondes, sous forme d'alerte en haut à droite. Cliquez sur une notification pour ouvrir l'enregistrement. Les préférences de notification sont celles de la plateforme.

Notes, mentions et chronologie

La plupart des enregistrements de ProjectIQ ont une Timeline (chronologie), généralement dans la colonne de droite du premier onglet du formulaire. Vous pouvez :

  • ajouter des notes, avec pièces jointes ;
  • mentionner un collègue en tapant @ suivi de son nom : le collègue est notifié et la note devient un petit fil de commentaires ;
  • sur les projets, enregistrer aussi des activités (appels, tâches, rendez-vous, e-mails).

La chronologie est l'endroit idéal pour les décisions, les échanges avec le client et tout ce que vous voulez conserver avec l'enregistrement.

Statuts et enregistrements verrouillés

De nombreux enregistrements suivent un circuit (saisies d'heures, demandes d'achat, commandes, factures...). Quelques règles s'appliquent partout :

  • Les changements de statut passent par les boutons de commande (Submit, Approve, Send, Confirm...), jamais en modifiant le champ Status Reason. Si vous essayez, vous obtenez un message tel que « Use Submit, Approve or Reject to change the status ».
  • Les enregistrements au-delà d'un certain statut sont verrouillés : une saisie d'heures soumise, une commande envoyée, une facture approuvée ne peuvent plus être modifiées. Pour les corriger, utilisez le bouton qui les fait revenir en arrière (Reject, Back to Draft, Cancel Receipt).
  • L'essentiel du travail n'est possible que sur les projets In Progress : heures, matériaux et commandes sont refusés sur les offres, les projets suspendus ou clos.

Recherche et vues personnelles

  • La zone de recherche de la barre du haut cherche dans toutes les tables (projets par nom ou code, clients, articles, commandes...).
  • Dans chaque vue, vous pouvez filtrer les colonnes, changer le tri et enregistrer le résultat comme vue personnelle (Create view). Les vues personnelles peuvent être partagées avec des collègues.
  • Utilisez Export to Excel dans la barre de commandes d'une vue pour analyser les données hors de l'application.

Langue

L'interface est disponible en anglais, italien, français et allemand. Chaque utilisateur choisit la langue dans Paramètres (icône d'engrenage) > Paramètres de personnalisation > Langues > Langue de l'interface utilisateur ; tables, champs, vues, boutons, les contrôles du projet (WBS, Gantt, feuille de temps...), les boîtes de dialogue, les messages d'erreur et les notifications suivent ce choix. Ces manuels sont disponibles dans les quatre langues ; certains noms de boutons et de champs peuvent encore apparaître en anglais, avec une traduction lorsque c'est utile.

Et ensuite