Achats : demandes, appels d'offres, commandes, réceptions et factures fournisseurs¶

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Les achats sont l'endroit où l'on gagne ou perd la marge d'une affaire : acheter la bonne chose, au bon prix, auprès d'un fournisseur fiable, sans dépasser le budget. ProjectIQ couvre toute la chaîne achats à l'intérieur du projet : un membre de l'équipe demande ce dont il a besoin, le chef de projet (et au-delà d'un seuil l'approbateur achats) approuve, l'acheteur demande des devis aux fournisseurs et les compare, le meilleur devis devient une commande, le fournisseur la confirme (y compris depuis le portail fournisseurs), la marchandise est réceptionnée et devient du coût réel, et la facture fournisseur est contrôlée et approuvée.

Chaque étape met à jour les chiffres du projet : coût engagé à l'envoi d'une commande, coût réel à la réception, dépenses par fournisseur et par article.

Toutes les pages achats sont dans la zone Purchasing : groupe Procurement (Purchase Requests = demandes d'achat, RFQs = appels d'offres, Purchase Orders = commandes, Goods Receipts = réceptions, Supplier Invoices = factures fournisseurs) et groupe Analysis (tableau de bord Spend). L'onglet Purchasing du formulaire projet liste les demandes et commandes du projet.

Les noms des champs et des boutons sont en anglais, comme à l'écran. « RFQ » (Request for Quotation) désigne l'appel d'offres (demande de devis).

La chaîne en un coup d'œil¶

flowchart LR
    PR[Demande d'achat<br/>PR-#####] -->|Submit| AP{Approbation}
    AP -->|≤ seuil :<br/>chef de projet| OK[Approved]
    AP -->|> seuil :<br/>CP puis approbateur achats| OK
    OK -->|Create RFQ| RFQ[Appel d'offres<br/>RFQ-#####]
    OK -->|Create Order| PO
    RFQ -->|Send| SUP([Les fournisseurs chiffrent<br/>portail ou acheteur])
    SUP -->|Award| PO[Commande<br/>PO-#####]
    PO -->|Send to Supplier| SENT[Sent]
    SENT -->|Confirm / portail| CONF[Confirmed]
    CONF -->|Register Receipt| GR[Réception<br/>GR-#####]
    GR -->|consommation| ACT[(Coût réel du projet)]
    PO -.-> INV[Facture fournisseur<br/>INV-#####]
    INV -->|Approve / Reject| DONE[Approved]

Les numéros sont attribués automatiquement à l'enregistrement : demandes d'achat PR-00001, appels d'offres RFQ-00001, commandes PO-00001, réceptions GR-00001, factures fournisseurs INV-00001.

Qui fait quoi¶

Action	Qui peut la faire
Créer une demande d'achat	Un Manager ou Contributor du projet, un administrateur (le demandeur, c'est vous)
Soumettre une demande	Le demandeur, un Manager du projet, un administrateur
Approuver / rejeter jusqu'au seuil	Le chef de projet (approbateur courant), tout Manager du projet, un administrateur
Approuver / rejeter au-dessus du seuil (second niveau)	Le Purchasing Approver défini dans les variables d'environnement, ou un administrateur
Annuler une demande	Le demandeur, un Manager du projet, un administrateur
Créer appels d'offres et commandes, envoyer, attribuer, changer le statut des commandes	Un Manager du projet, un administrateur
Enregistrer des réceptions	Un Manager ou Contributor du projet, un administrateur
Approuver / rejeter les factures fournisseurs	Le Purchasing Approver, un administrateur

« Administrateur » désigne un utilisateur avec le rôle OP365 Administrator ou System Administrator.

Toutes les actions sont des boutons de la barre de commandes des formulaires. Chaque bouton n'est actif que dans les statuts où il s'applique, et chaque action demande une confirmation.

1. Demandes d'achat¶

Une demande d'achat (PR) indique ce qu'il faut, pour quel projet et quelle tâche, pour quand et combien cela coûte à peu près.

Créer une demande¶

Allez dans Purchasing → Procurement → Purchase Requests → + New, ou dans l'onglet Purchasing du projet.
Renseignez l'en-tête :

Champ	Signification
Title	Courte description du besoin (par exemple « Câbles pour le 2e étage »)
Needed By	Date à laquelle le matériel est nécessaire sur le chantier
Project	Le projet (il ne doit pas être clos)
WBS Node	La tâche concernée par l'achat (même projet uniquement). Sert au contrôle budgétaire et est recopiée sur les lignes de commande
Preferred Supplier	Le fournisseur que vous suggérez. Nécessaire pour Create Order ; toujours invité à la création d'un appel d'offres
Requester	Vous, par défaut
Justification	Pourquoi c'est nécessaire, tout ce que l'approbateur doit savoir

Enregistrez, puis ajoutez les Lines (section Lines, + New Purchase Request Line) :

Champ	Signification
Item	Article du catalogue (facultatif)
Description	Reprise de l'article si vide
Quantity / Unit of Measure	Quantité (l'unité vient de l'article si vide)
Estimated Price	Prix unitaire attendu. Vide = prix du fournisseur préféré pour l'article, sinon coût unitaire de l'article
Amount	Quantity × Estimated Price (calculé)
Sort Order	Ordre des lignes
Notes	Spécifications pour le fournisseur

L'Estimated Amount (montant estimé) de la demande est la somme des montants des lignes.

Soumettre et approuver¶

Cliquez sur Submit. La demande passe en Submitted, son contenu est verrouillé (seule la Justification peut encore être complétée) et l'application enregistre trois éléments dans la section Approval :

Above Threshold : si le montant estimé dépasse le Purchase Request Threshold (variable d'environnement) ;
Over Budget : si coût réel + coût engagé + cette demande dépassent le budget du nœud WBS (ou du projet, si aucun nœud n'est indiqué) ;
Current Approver : le chef de projet, qui reçoit la notification « Purchase request to approve ».

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Submitted: Submit
    Rejected --> Submitted: nouveau Submit
    state Submitted {
        direction LR
        [*] --> Manager
        Manager --> Administrator: le CP approuve et montant > seuil
    }
    Submitted --> Approved: approbation (≤ seuil, ou 2e niveau)
    Submitted --> Rejected: Reject + motif
    Approved --> Ordered: appel d'offres attribué ou Create Order
    Draft --> Cancelled: Cancel Request
    Submitted --> Cancelled: Cancel Request
    Approved --> Cancelled: Cancel Request
    Rejected --> Cancelled: Cancel Request

Approbation à deux niveaux

Niveau	Qui décide	Effet de Approve
Manager (premier)	Chef de projet / Managers du projet	Si la demande ne dépasse pas le seuil → Approved. Si elle le dépasse → elle passe au niveau Administrator, Manager Approved By/On sont enregistrés et les approbateurs de second niveau sont notifiés
Administrator (second)	Le Purchasing Approver de la variable d'environnement (s'il est défini), sinon chaque OP365 Administrator	→ Approved

Si la personne qui approuve au premier niveau est déjà approbatrice de second niveau, la demande est approuvée directement.

Pour rejeter, cliquez sur Reject : une boîte de dialogue demande le Reason (motif, obligatoire). La demande passe en Rejected, le motif est stocké dans Decision Note et le demandeur est notifié. Le demandeur peut modifier la demande et la soumettre à nouveau.

La vue Purchase Requests to Decide liste les demandes en attente de décision ; My Purchase Requests les vôtres ; Open Purchase Requests celles qui ne sont pas encore commandées, annulées ou rejetées.

Un seuil à zéro (ou vide) signifie qu'aucune demande ne nécessite le second niveau. Over Budget est un avertissement pour l'approbateur : il ne bloque pas l'approbation.

Après l'approbation : deux façons d'acheter¶

Bouton	Quand l'utiliser	Résultat
Create RFQ	Vous voulez des devis concurrents	Un nouvel appel d'offres en Draft, avec déjà invités le fournisseur préféré et les fournisseurs habituels des articles
Create Order	Vous connaissez déjà fournisseur et prix	Une commande en Draft au Preferred Supplier avec les lignes de la demande ; la demande passe en Ordered

Cancel Request arrête la demande dans n'importe quel statut sauf Ordered et Cancelled. Seules les demandes Draft, Rejected ou Cancelled peuvent être supprimées.

2. Appels d'offres (RFQ)¶

Un appel d'offres demande à un ou plusieurs fournisseurs de chiffrer les lignes d'une demande approuvée.

Préparer et envoyer¶

Sur la demande approuvée, cliquez sur Create RFQ. L'appel d'offres est créé avec une Deadline (échéance) à 7 jours et le titre de la demande dans les Notes ; le fournisseur préféré et les fournisseurs habituels des articles figurent dans Invitations avec le statut To Invite.
Ouvrez l'appel d'offres. Ajustez la Deadline (aujourd'hui ou plus tard) et les Notes destinées aux fournisseurs.
Ajoutez d'autres fournisseurs dans Invitations (+ New RFQ Invitation) : choisissez le Supplier ; l'Email est repris du fournisseur. Les comptes inactifs, non fournisseurs ou bloqués sont refusés.
Cliquez sur Send. L'appel d'offres passe en Sent, chaque invitation To Invite passe en Invited (avec numéro, échéance et notes), et pour chaque fournisseur est préparée une ligne de devis vide par ligne de demande. Chaque fournisseur invité devient aussi un fournisseur du projet (statut Invited), le projet apparaît donc sur son portail.

Vous pouvez ajouter des fournisseurs après l'envoi : ajoutez l'invitation et cliquez de nouveau sur Send ; seules les nouvelles invitations sont envoyées.

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Sent: Send
    Sent --> Sent: Send (nouvelles invitations)
    Sent --> Awarded: Award
    Draft --> Cancelled: Cancel RFQ
    Sent --> Cancelled: Cancel RFQ

Recueillir les devis¶

Chaque invitation a ses propres lignes de devis (une par ligne de demande) avec Unit Price et Notes, plus Delivery Days (délai de livraison) et Supplier Notes au niveau de l'invitation. Elles se remplissent de deux façons :

par le fournisseur, sur le portail fournisseurs : le fournisseur voit l'appel d'offres, saisit prix, délai et notes et clique sur Send quote — ou Decline ;
par l'acheteur, quand le devis arrive par e-mail ou téléphone : ouvrez l'invitation, onglet Quotes, et saisissez les prix.

Le premier prix saisi fait passer l'invitation en Responded (avec la date de réponse) ; le compteur Responses de l'appel d'offres indique combien de fournisseurs ont répondu. Le Quoted Amount de l'invitation est la somme quantité × prix de ses lignes.

Statut de l'invitation	Signification
To Invite	Ajoutée, pas encore envoyée
Invited	Envoyée, en attente de réponse
Responded	Au moins un prix saisi
Declined	Le fournisseur a décliné (portail)

Après l'échéance, les devis ne peuvent plus être modifiés (« The deadline of the request for quotation has passed. ») ; pour la prolonger, modifiez la Deadline de l'appel d'offres et cliquez de nouveau sur Send.

Comparer et attribuer¶

L'onglet Quote Comparison de l'appel d'offres affiche une grille lignes de demande × fournisseurs :

Ligne	Quantité	Fournisseur A	Fournisseur B	Fournisseur C	Meilleur prix
Câble 3x2,5	500 m	0,95	0,89	0,97	0,89 (B)
Boîte de dérivation	40 pce	3,10	3,40	–	3,10 (A)
Total		2 989,00	3 081,00	3/4 lignes	Meilleur total : A
Livraison		10 jours	7 jours	5 jours

le meilleur prix de chaque ligne est mis en évidence ;
le total de chaque fournisseur est affiché, avec « x of y lines » quand le fournisseur n'a pas chiffré toutes les lignes ; le meilleur total n'est choisi que parmi les fournisseurs ayant chiffré toutes les lignes ;
le délai de livraison et le statut de l'invitation sont indiqués pour chaque fournisseur ;
Refresh recharge les devis.

Cliquez sur Award sous le fournisseur choisi et confirmez (« Award the request for quotation to and create the purchase order? »). L'application :

crée une commande en Draft à ce fournisseur avec les lignes et prix chiffrés (seulement les lignes avec un prix), le nœud WBS de la demande et une Expected Delivery = aujourd'hui + le délai du fournisseur ;
passe l'appel d'offres en Awarded, en enregistrant l'invitation gagnante et la commande ;
passe la demande d'achat en Ordered.

Seuls les fournisseurs ayant répondu peuvent être retenus. Cancel RFQ clôt un appel d'offres Draft ou Sent sans commande.

3. Commandes¶

Une commande (PO) est l'engagement d'acheter auprès d'un fournisseur. Elle naît généralement de Award ou Create Order, mais un Manager peut aussi en créer une de zéro (Purchasing → Purchase Orders → + New) sur un projet In Progress.

Champs¶

Champ	Signification
Number	PO-##### (automatique)
Supplier	Doit être un fournisseur actif et non bloqué
Project	Doit être In Progress
Purchase Request	La demande d'origine, s'il y en a une
Order Date	Aujourd'hui par défaut
Expected Delivery	Date de livraison attendue
Delivery Place	Adresse du chantier ou de l'entrepôt
Payment Terms	Reprises du fournisseur
Total Amount	Somme des lignes (calculée)
Section Progress	Sent To, Sent On, Supplier Confirmed, Confirmed On, Received Amount, Received On, Cancelled On

Lignes : Item, Description, WBS Node (même projet), Quantity, Unit, Unit Price (vide = prix du fournisseur pour l'article, sinon coût de l'article), Amount, Received Quantity (issue des réceptions, lecture seule), Sort Order, Notes.

Statuts¶

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Draft
    Draft --> Sent: Send to Supplier
    Sent --> Draft: Back to Draft
    Sent --> Confirmed: Confirm (acheteur ou portail)
    Sent --> Received: réceptions couvrant toutes les lignes
    Confirmed --> Received: réceptions couvrant toutes les lignes
    Received --> Confirmed: une réception est annulée
    Draft --> Cancelled: Cancel Order
    Sent --> Cancelled: Cancel Order (sans réception)
    Confirmed --> Cancelled: Cancel Order (sans réception)

Bouton	Depuis	Effet
Send to Supplier	Draft	→ Sent. Les lignes sont verrouillées. Sent To enregistre l'e-mail du fournisseur, Sent On la date. La commande devient visible pour le fournisseur sur le portail, et le fournisseur devient un fournisseur du projet actif qui voit les nœuds WBS des lignes de la commande (Portail fournisseurs). Au moins une ligne est requise
Back to Draft	Sent	→ Draft, pour modifier la commande (puis la renvoyer)
Confirm	Sent	→ Confirmed, enregistre la confirmation du fournisseur. Le fournisseur peut aussi confirmer sur le portail, avec le même effet
Register Receipt	Sent, Confirmed	Ouvre la boîte de dialogue de réception (voir plus bas)
Cancel Order	Draft, Sent, Confirmed	→ Cancelled, seulement si la commande n'a aucune réception (« Cancel the goods receipts before cancelling the order. »)

Received n'est jamais positionné à la main : la commande passe en Received lorsque les réceptions couvrent toutes ses lignes. Seules les commandes Draft ou Cancelled peuvent être supprimées.

Une fois la commande sortie de Draft, vous pouvez encore mettre à jour ses Notes, son Expected Delivery et son Delivery Place (par exemple quand le fournisseur annonce une nouvelle date de livraison) ; tout le reste nécessite Back to Draft.

Send to Supplier enregistre que la commande a été envoyée ; il n'envoie pas d'e-mail au fournisseur. Transmettez le bon de commande par votre canal habituel, ou laissez le fournisseur le trouver sur le portail.

Effet sur les coûts¶

Les commandes Sent et Confirmed comptent dans le Committed Cost du projet pour les quantités non encore reçues.
Chaque commande non annulée compte dans la Spend du fournisseur ; chaque ligne dans les Order Lines et la Spend de l'article.

4. Réceptions de marchandises¶

Une réception (GR) enregistre ce qui est arrivé, avec quel bon de livraison.

Enregistrer une réception¶

Sur une commande Sent ou Confirmed, cliquez sur Register Receipt.
Dans la boîte de dialogue, renseignez Receipt date (aujourd'hui par défaut), Delivery note number et Delivery note date (numéro et date du bon de livraison).
Pour chaque ligne de commande, saisissez la quantité reçue maintenant. Receive all remplit tout ce qui reste à recevoir ; Clear vide les quantités.
Cliquez sur Register.

L'application :

crée la réception (GR-#####) avec une ligne par ligne de commande reçue ;
crée une consommation de matériaux par ligne, au prix de la commande, sur le projet de la commande et le nœud WBS de la ligne → coût réel ;
augmente la Received Quantity des lignes de commande (et le Received Amount de la commande) ; la part reçue sort du coût engagé ;
passe la commande en Received quand toutes les lignes sont entièrement reçues.

Vous ne pouvez pas recevoir plus que commandé : « : only N still to receive. »

sequenceDiagram
    actor B as Acheteur / chef de chantier
    participant PO as Commande (Confirmed)
    participant GR as Réception
    participant MU as Consommation
    participant P as Projet
    B->>PO: Register Receipt (60 sur 100 m)
    PO->>GR: GR-00012 avec 1 ligne
    GR->>MU: 60 m × 2,00 = 120,00
    MU->>P: Coût réel +120,00
    PO->>P: Coût engagé −120,00
    B->>PO: Register Receipt (40 m)
    PO->>PO: Tout reçu → Received

Annuler une réception¶

Si une réception est erronée, ouvrez-la et cliquez sur Cancel Receipt. Ses consommations et ses lignes sont supprimées, les quantités à recevoir sont rétablies et une commande Received repasse en Confirmed. Enregistrez ensuite la bonne réception.

Sur une réception enregistrée, seules les données du bon de livraison et les notes peuvent être modifiées ; lignes et quantités ne changent que par Cancel Receipt. Les réceptions ne se créent qu'avec Register Receipt.

5. Factures fournisseurs¶

Une facture fournisseur est un conteneur pour une facture d'achat : elle contient les données de la facture, ses lignes, le fichier XML ou PDF, le lien vers la commande et la décision d'approbation. (L'import automatique depuis le système d'échange italien SDI est prévu dans une version ultérieure ; aujourd'hui, le fichier est joint à la main.)

Enregistrer une facture¶

Purchasing → Supplier Invoices → + New (ou l'onglet Invoices de la commande, pour que la commande soit préremplie).
Renseignez Supplier, Document Type (types FatturaPA : TD01 Invoice = facture, TD02 Advance invoice = acompte, TD04 Credit note = avoir, TD05 Debit note = note de débit, TD06 Fee note = note d'honoraires, TD24 Deferred invoice = facture différée, TD25 Deferred invoice (triangular) = facture différée triangulaire), Invoice Number, Invoice Date, Purchase Order.
Seller Name et Seller VAT Number sont repris du fournisseur ; le Project de la commande.
Joignez le XML (FatturaPA) ou le PDF dans Invoice File.
Renseignez éventuellement Order References et Delivery Note References tels qu'ils figurent sur la facture.
Ajoutez les Lines : Line Number, Code, Description, Quantity, Unit, Unit Price, Total Price (= quantité × prix unitaire si vide), VAT Rate % (taux de TVA) et éventuellement l'Order Line concernée.
Taxable Amount (HT), VAT Amount (TVA) et Total Amount sont calculés à partir des lignes.

Les nouvelles factures démarrent en To Review.

Approuver¶

Le Purchasing Approver (ou un administrateur) contrôle la facture par rapport à la commande et aux réceptions, puis clique sur Approve ou Reject (motif obligatoire). Les factures décidées — et leurs lignes — sont verrouillées.

Statut	Signification
To Review	À contrôler ; données et lignes modifiables
Approved	Acceptée pour paiement
Rejected	Contestée ; le motif figure dans Decision Note

Vues : Invoices to Review, Approved Invoices, Rejected Invoices, Supplier Invoices by Order.

Les utilisateurs standard (OP365 User) peuvent lire les factures fournisseurs mais pas les créer ni les modifier : elles sont gérées par le personnel administratif disposant du rôle OP365 Administrator.

6. Le tableau de bord Spend¶

Purchasing → Analysis → Spend offre aux acheteurs et à la direction une vue d'ensemble :

Composant	Contenu
Spend by Supplier	Histogramme : total des commandes par fournisseur
Spend by Project	Histogramme : total des commandes par projet
Purchase Orders by Status	Secteurs : nombre de commandes par statut
Open Purchase Orders	Liste des commandes non encore reçues ou annulées
Invoices to Review	Liste des factures en attente d'approbation

Cliquez sur un segment de graphique pour filtrer, ou ouvrez la liste pour voir les enregistrements.

Vues¶

Table	Vues
Demandes d'achat	All, My, To Decide, Open, By Project
Appels d'offres	All, Open, Awarded
Commandes	All, Open, Confirmed, Received, By Project, By Supplier
Réceptions	All, By Order
Factures fournisseurs	All, To Review, Approved, Rejected, By Order

Messages possibles¶

Message	Signification et solution
« Use Submit to send a purchase request for approval. » / « Use Submit, Approve, Reject or Cancel to change the status of a purchase request. »	Le statut ne change qu'avec les boutons
« A purchase request can be changed only while it is Draft or Rejected. » / « Lines can be changed only while the purchase request is Draft or Rejected. »	Rejetez ou annulez la demande pour la modifier
« Add at least one line before submitting. »	La demande n'a pas de lignes
« Only the requester or a manager of the project can submit the purchase request. »	Demandez au demandeur ou au chef de projet
« This purchase request is above the threshold: only the purchasing approver or an administrator can decide it. »	Elle est au second niveau
« Add a note to reject the purchase request. » / « ...the invoice. » / « ...time entries. »	Le motif est obligatoire
« Only approved purchase requests can go to a request for quotation. » / « ...can be ordered. »	Approuvez d'abord la demande
« Choose the supplier: set Preferred Supplier on the request. »	Create Order nécessite un fournisseur préféré
« The deadline must be today or later. » / « The deadline has passed: move it before sending. »	Modifiez l'échéance de l'appel d'offres
« Invite at least one supplier. »	Ajoutez une invitation avant Send
« Use Send on the request for quotation to invite suppliers. »	Le statut d'invitation ne change qu'avec Send (ou depuis le portail)
« This supplier already has a quote for the line: change its price. »	Modifiez la ligne de devis existante
« Award a supplier who sent a quote. » / « The supplier quoted no lines. »	Seuls les fournisseurs ayant répondu avec des prix peuvent être retenus
« is not an active supplier. » / « is blocked. »	Vérifiez le compte fournisseur
« is not a supplier. »	Choisissez un compte marqué Is Supplier
« Purchase orders can be created only on projects In Progress. »	Vérifiez le statut du projet
« A purchase order can be changed only while it is Draft. » / « Lines can be changed only while the purchase order is Draft. »	Utilisez Back to Draft
« Add at least one line before sending. »	La commande n'a pas de lignes
« Cancel the goods receipts before cancelling the order. »	Annulez d'abord les réceptions
« An order becomes Received when all its lines are received. »	Enregistrez les réceptions
« Goods can be received only on sent or confirmed purchase orders. »	Envoyez d'abord la commande
« : only N still to receive. » / « Nothing to receive. »	Vérifiez les quantités dans la boîte de dialogue
« Received quantities come from goods receipts. »	Ne saisissez pas les quantités reçues à la main
« Use Register Receipt on the purchase order to receive goods, and Cancel Receipt to undo a receipt. »	Les réceptions ne se gèrent qu'avec les boutons
« Approved or rejected invoices cannot be changed. »	Les factures décidées sont définitives
« Only the purchasing approver or an administrator can decide supplier invoices. »	Demandez à l'approbateur achats