Allocazione e carico delle risorse¶

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Sapere cosa va fatto è metà della pianificazione; l'altra metà è sapere chi lo farà e se ha tempo. ProjectIQ risponde alla seconda domanda con le allocazioni (ore di una risorsa pianificate su un nodo WBS) e con la dashboard Resource Load, una mappa di calore che confronta, settimana per settimana, le ore allocate a ogni risorsa su tutti i progetti con le ore che quella risorsa ha effettivamente a disposizione.

Questo manuale spiega come allocare le risorse, come si calcola la capacità, come leggere la mappa di calore e come risolvere i sovraccarichi.

I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo.

Gli ingredienti¶

flowchart LR
    R[Risorsa<br/>ore settimanali, giorni lavorativi] --> CAP[Capacita settimanale]
    AB[Assenze e<br/>chiusure aziendali] -->|sottraggono| CAP
    N[Nodo WBS<br/>date di inizio e fine] --> SP[Ore distribuite sui<br/>giorni lavorativi del nodo]
    AL[Allocazione<br/>risorsa + ore su un nodo] --> SP
    SP --> LOAD[Ore allocate per settimana]
    CAP --> HM{{Mappa di calore Resource Load}}
    LOAD --> HM

Ingrediente	Dove si gestisce	Manuale
Risorsa con Weekly Hours e Working Days	Master Data → Resources	Anagrafiche
Assenze e chiusure aziendali	Projects → Planning → Absences, o tab Absences della risorsa	Anagrafiche
Nodo WBS con Start Date e End Date	Progetto → tab WBS	WBS e pianificazione
Allocazione	Nodo WBS → tab Allocations	questo manuale

Allocare una risorsa a un nodo WBS¶

Apri il nodo WBS (clicca il suo nome nella tab WBS del progetto).
Vai nella tab Allocations e clicca + New WBS Allocation.
Scegli la Resource e scrivi le Hours che prevedi per quella risorsa su quel nodo (devono essere maggiori di zero).
Salva.

Campo	Significato
WBS Node	L'attività (l'allocazione viene eliminata con il nodo)
Resource	Chi farà il lavoro
Hours	Ore pianificate di questa risorsa su questo nodo (> 0)
Name	Descrizione dell'allocazione

Una risorsa può essere allocata allo stesso nodo una sola volta: per cambiare le ore apri l'allocazione esistente. Più risorse possono essere allocate allo stesso nodo (per esempio un elettricista per 40 ore e un apprendista per 24).

Le allocazioni sono un piano, non una registrazione del lavoro svolto. Le ore effettivamente lavorate si registrano con le registrazioni ore (Rilevazione ore) e compaiono come Actual Hours sul nodo.

Suggerimento: le Budget Hours del nodo sono la tua stima complessiva; la somma delle allocazioni è come quella stima si divide tra le persone. Tenerle coerenti rende affidabili sia il budget sia il carico.

Come si calcola il carico¶

Capacità¶

Per ogni risorsa e ogni settimana:

capacità giornaliera = Weekly Hours ÷ numero di Working Days (per esempio 40 ÷ 5 = 8 ore);
ogni giorno lavorativo contribuisce con la sua capacità giornaliera; i giorni non lavorativi non contribuiscono;
un'assenza toglie l'intera giornata, oppure solo le sue Hours per un'assenza di un giorno con ore (per esempio 4 ore di permesso);
una chiusura aziendale (assenza senza risorsa) toglie la giornata a tutti.

Ore allocate¶

Per ogni allocazione:

le ore sono distribuite in modo uniforme sui giorni lavorativi della risorsa compresi tra Start Date e End Date del nodo;
la quota di ogni giorno è sommata alla settimana in cui cade, e registrata sotto il nome del progetto (mostrato nel suggerimento);
le allocazioni su nodi senza date (o con la fine prima dell'inizio) non possono essere collocate in calendario: sono sommate nella colonna No dates;
contano solo allocazioni attive su nodi attivi di progetti attivi (Offer, In Progress, Suspended); i progetti chiusi non caricano nessuno.

Esempio¶

Marco lavora 40 ore a settimana, da lunedì a venerdì. È allocato per 60 ore su "2.2.1 Elettrico", che va da lunedì 2 a venerdì 13 marzo (10 giorni lavorativi), e per 16 ore su un nodo di un altro progetto che va da lunedì 9 a martedì 10 marzo. Venerdì 13 marzo è in ferie.

Settimana	Capacità	Allocato	Utilizzo
2–6 marzo	5 × 8 = 40 h	60 ÷ 10 × 5 = 30 h	75%
9–13 marzo	4 × 8 = 32 h (venerdì in ferie)	30 h + 16 h = 46 h	144% — sovraccarico

Nota che l'allocazione conta anche nel giorno di ferie: le allocazioni seguono le date del nodo, le assenze riducono solo la capacità. La mappa di calore ti dice che il piano, così com'è, non sta in piedi.

La dashboard Resource Load¶

Apri Projects → Planning → Resource Load.

Illustrazione della mappa di calore (ore allocate / capacità):

Resource	No dates	Settimana del 2 marzo	Settimana del 9 marzo	Settimana del 16 marzo
Giulia	12	⬜ 16 / 40	🟨 38 / 40	🟨 40 / 40
Marco	–	🟩 30 / 40	🟥 46 / 32	⬜ 8 / 40

Righe: le risorse attive, in ordine alfabetico.
Colonne: le settimane della finestra. La prima colonna, No dates, mostra le ore allocate su nodi senza date.
Celle: ore allocate / capacità della settimana, colorate in base all'utilizzo.
Suggerimento su una cella: ore allocate, capacità e ripartizione delle ore per progetto.

Fasce di colore¶

Fascia	Utilizzo	Significato
⬜ Under 50%	allocato < 50% della capacità	Molto spazio libero
🟩 50–90%	dal 50% al 90%	Carico sano
🟨 90–100%	dal 90% al 100%	Pieno
🟥 Over 100%	oltre la capacità (o ore con capacità zero)	Sovraccarico: qualcosa deve cambiare

La dashboard mostra una legenda con queste fasce. (I colori emoji in questo manuale sono solo indicativi di quelli a schermo.)

Barra degli strumenti¶

Controllo	Cosa fa
Previous / Next	Sposta la finestra indietro o avanti della sua lunghezza
This week	Torna alla settimana corrente
4 / 8 / 12 / 26 weeks	Lunghezza della finestra (predefinita 8 settimane)
Refresh	Ricarica risorse, allocazioni e assenze

Risolvere un sovraccarico¶

Quando una cella è rossa hai quattro leve:

flowchart TD
    O[Risorsa oltre il 100% in una settimana] --> A{L'attivita puo spostarsi?}
    A -->|si| A1[Cambia le date del nodo<br/>nella WBS o sposta la dipendenza]
    A -->|no| B{Puo farla qualcun altro?}
    B -->|si| B1[Riduci questa allocazione e<br/>alloca un'altra risorsa]
    B -->|no| C{L'attivita puo durare di piu?}
    C -->|si| C1[Allunga la data di fine:<br/>stesse ore su piu giorni]
    C -->|no| D[Accetta lo straordinario o<br/>rinegozia il piano]

Dopo ogni modifica clicca Refresh sulla dashboard per vederne l'effetto.

Buone pratiche¶

Dai a ogni nodo che verrà allocato date di inizio e fine: altrimenti le sue ore finiscono nella colonna "No dates" e non compaiono mai in una settimana.
Registra in anticipo assenze e chiusure (ferie, chiusura di agosto): il carico di quelle settimane diventa realistico.
Mantieni corretti Weekly Hours e Working Days per part-time e squadre.
Rivedi la dashboard almeno ogni settimana con i project manager dei progetti che condividono risorse.

Messaggi che potresti vedere¶

Messaggio	Significato
"The resource load could not be loaded"	Problema di rete o di permessi: usa Refresh; se persiste, verifica i tuoi ruoli di sicurezza
Errore di chiave duplicata su un'allocazione	La risorsa è già allocata al nodo: modifica l'allocazione esistente
Errore di validazione su Hours	Le ore devono essere maggiori di zero