Ressourcenzuordnung und Ressourcenauslastung¶

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Zu wissen, was zu tun ist, ist die halbe Planung; die andere Hälfte ist zu wissen, wer es tun wird und ob diese Person Zeit hat. ProjectIQ beantwortet die zweite Frage mit Zuordnungen (Allocations: geplante Stunden einer Ressource auf einem PSP-Element) und dem Dashboard Resource Load, einer Heatmap, die Woche für Woche die einer Ressource über alle Projekte zugeordneten Stunden mit den Stunden vergleicht, die diese Ressource tatsächlich zur Verfügung hat.

Dieses Handbuch erklärt, wie Sie Ressourcen zuordnen, wie die Kapazität berechnet wird, wie Sie die Heatmap lesen und wie Sie Überlastungen beheben.

Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

Die Zutaten¶

flowchart LR
    R[Ressource<br/>Wochenstunden, Arbeitstage] --> CAP[Wochenkapazität]
    AB[Abwesenheiten und<br/>Betriebsschließungen] -->|abziehen| CAP
    N[PSP-Element<br/>Start- und Endtermin] --> SP[Stunden verteilt auf<br/>die Arbeitstage des Elements]
    AL[Zuordnung<br/>Ressource + Stunden auf einem Element] --> SP
    SP --> LOAD[Zugeordnete Stunden pro Woche]
    CAP --> HM{{Heatmap Resource Load}}
    LOAD --> HM

Zutat	Wo sie gepflegt wird	Handbuch
Ressource mit Weekly Hours und Working Days	Master Data → Resources	Stammdaten
Abwesenheiten und Betriebsschließungen	Projects → Planning → Absences oder die Registerkarte Absences der Ressource	Stammdaten
PSP-Element mit Start Date und End Date	Projekt → Registerkarte WBS	PSP und Planung
Zuordnung	PSP-Element → Registerkarte Allocations	dieses Handbuch

Eine Ressource einem PSP-Element zuordnen¶

Öffnen Sie das PSP-Element (klicken Sie auf seinen Namen in der Registerkarte WBS des Projekts).
Gehen Sie zur Registerkarte Allocations und klicken Sie auf + New WBS Allocation.
Wählen Sie die Resource und geben Sie die Hours ein, die Sie für diese Ressource auf diesem Element planen (müssen größer als null sein).
Speichern Sie.

Feld	Bedeutung
WBS Node	Der Vorgang (die Zuordnung wird mit dem Element gelöscht)
Resource	Wer die Arbeit ausführt
Hours	Geplante Stunden dieser Ressource auf diesem Element (> 0)
Name	Beschreibung der Zuordnung

Eine Ressource kann demselben Element nur einmal zugeordnet werden: Um die Stunden zu ändern, öffnen Sie die vorhandene Zuordnung. Demselben Element können mehrere Ressourcen zugeordnet werden (zum Beispiel ein Elektriker für 40 Stunden und ein Auszubildender für 24 Stunden).

Zuordnungen sind ein Plan, kein Nachweis geleisteter Arbeit. Tatsächlich geleistete Stunden werden mit Zeiteinträgen erfasst (Zeiterfassung) und erscheinen als Actual Hours auf dem Element.

Tipp: Die Budget Hours des Elements sind Ihre Gesamtschätzung; die Summe seiner Zuordnungen ist die Aufteilung dieser Schätzung auf Personen. Wenn beide übereinstimmen, sind Budget und Auslastung verlässlich.

Wie die Auslastung berechnet wird¶

Kapazität¶

Für jede Ressource und jede Woche:

Tageskapazität = Weekly Hours ÷ Anzahl der Working Days (zum Beispiel 40 ÷ 5 = 8 Stunden);
jeder Arbeitstag trägt seine Tageskapazität bei; arbeitsfreie Tage tragen nichts bei;
eine Abwesenheit entfernt den ganzen Tag oder, bei einer eintägigen Abwesenheit mit Stundenangabe, nur deren Hours (zum Beispiel 4 Stunden Freistellung);
eine Betriebsschließung (eine Abwesenheit ohne Ressource) entfernt den Tag für alle.

Zugeordnete Stunden¶

Für jede Zuordnung:

die Stunden werden gleichmäßig auf die Arbeitstage der Ressource zwischen Start Date und End Date des Elements verteilt;
der Anteil jedes Tages wird der Woche zugerechnet, in die er fällt, und unter dem Namen des Projekts geführt (im Tooltip angezeigt);
Zuordnungen auf Elementen ohne Termine (oder mit Ende vor dem Beginn) lassen sich nicht im Kalender platzieren: Sie werden in der Spalte No dates summiert;
gezählt werden nur aktive Zuordnungen auf aktiven Elementen aktiver Projekte (Offer, In Progress, Suspended); abgeschlossene Projekte belasten niemanden.

Rechenbeispiel¶

Marco arbeitet 40 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag. Er ist mit 60 Stunden „2.2.1 Elektro“ zugeordnet, das von Montag, 2. März, bis Freitag, 13. März, läuft (10 Arbeitstage), und mit 16 Stunden einem Element eines anderen Projekts, das von Montag, 9., bis Dienstag, 10. März, läuft. Am Freitag, 13. März, hat er Urlaub.

Woche	Kapazität	Zugeordnet	Auslastung
2.–6. März	5 × 8 = 40 h	60 ÷ 10 × 5 = 30 h	75 %
9.–13. März	4 × 8 = 32 h (Freitag frei)	30 h + 16 h = 46 h	144 % — überlastet

Beachten Sie, dass die Zuordnung auch am Urlaubstag zählt: Zuordnungen folgen den Terminen des Elements, Abwesenheiten verringern nur die Kapazität. Die Heatmap zeigt Ihnen, dass der Plan in seiner jetzigen Form nicht aufgeht.

Das Dashboard Resource Load¶

Öffnen Sie Projects → Planning → Resource Load.

Darstellung der Heatmap (zugeordnete Stunden / Kapazität):

Ressource	No dates	Woche ab 2. März	Woche ab 9. März	Woche ab 16. März
Giulia	12	⬜ 16 / 40	🟨 38 / 40	🟨 40 / 40
Marco	–	🟩 30 / 40	🟥 46 / 32	⬜ 8 / 40

Zeilen: aktive Ressourcen, alphabetisch sortiert.
Spalten: die Wochen des Zeitfensters. Die erste Spalte, No dates, zeigt zugeordnete Stunden auf Elementen ohne Termine.
Zellen: zugeordnete Stunden / Kapazität der Woche, eingefärbt nach Auslastung.
Tooltip auf einer Zelle: zugeordnete Stunden, Kapazität und die Aufteilung der Stunden nach Projekt.

Farbstufen¶

Farbstufe	Auslastung	Bedeutung
⬜ Under 50%	zugeordnet < 50 % der Kapazität	Viel Spielraum
🟩 50–90%	50 % bis 90 %	Gesunde Auslastung
🟨 90–100%	90 % bis 100 %	Voll ausgelastet
🟥 Over 100%	über der Kapazität (oder Stunden bei Kapazität null)	Überlastet: Etwas muss sich bewegen

Das Dashboard zeigt eine Legende mit diesen Stufen. (Die Emoji-Farben in diesem Handbuch deuten die Farben auf dem Bildschirm nur an.)

Symbolleiste¶

Steuerelement	Funktion
Previous / Next	Verschiebt das Zeitfenster um seine Länge zurück oder vor
This week	Kehrt zur aktuellen Woche zurück
4 / 8 / 12 / 26 weeks	Länge des Zeitfensters (Standard 8 Wochen)
Refresh	Lädt Ressourcen, Zuordnungen und Abwesenheiten neu

Eine Überlastung beheben¶

Wenn eine Zelle rot ist, haben Sie vier Hebel:

flowchart TD
    O[Ressource über 100 % in einer Woche] --> A{Kann der Vorgang verschoben werden?}
    A -->|ja| A1[Termine des Elements im PSP ändern<br/>oder die Abhängigkeit verschieben]
    A -->|nein| B{Kann jemand anderes es tun?}
    B -->|ja| B1[Diese Zuordnung verringern und<br/>eine andere Ressource zuordnen]
    B -->|nein| C{Kann der Vorgang länger dauern?}
    C -->|ja| C1[Endtermin verlängern:<br/>gleiche Stunden auf mehr Tage]
    C -->|nein| D[Überstunden akzeptieren oder<br/>den Plan neu verhandeln]

Klicken Sie nach jeder Änderung im Dashboard auf Refresh, um die Wirkung zu sehen.

Bewährte Vorgehensweisen¶

Geben Sie jedem Element, das zugeordnet wird, Start- und Endtermine: Sonst landen seine Stunden in der Spalte „No dates“ und erscheinen nie in einer Woche.
Erfassen Sie Abwesenheiten und Schließungen im Voraus (Urlaub, Betriebsferien im August): Die Auslastung dieser Wochen wird dadurch realistisch.
Halten Sie Weekly Hours und Working Days für Teilzeitkräfte und Trupps korrekt.
Prüfen Sie das Dashboard mindestens wöchentlich mit den Projektleitern der Projekte, die sich Ressourcen teilen.

Mögliche Meldungen¶

Meldung	Bedeutung
„The resource load could not be loaded“	Ein Netzwerk- oder Berechtigungsproblem: Refresh verwenden; besteht es weiter, Ihre Sicherheitsrollen prüfen
Fehler wegen doppeltem Schlüssel bei einer Zuordnung	Die Ressource ist dem Element bereits zugeordnet: Ändern Sie die vorhandene Zuordnung
Validierungsfehler bei Hours	Die Stunden müssen größer als null sein