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Erste Schritte mit ProjectIQ

Sprache: English · Italiano · Français · Deutsch Handbuchverzeichnis: README

Diese Anleitung sollten Sie zuerst lesen, wenn Sie neu bei ProjectIQ sind. Sie erklärt, wofür die Anwendung gedacht ist, wie ihre Bausteine zusammenspielen, wie Sie sich auf den Bildschirmen zurechtfinden und welches Handbuch Sie für welche Aufgabe als Nächstes öffnen. Die anderen Handbücher behandeln jeden Funktionsbereich im Detail; dieses hier gibt Ihnen die Landkarte.

Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen; wo es hilft, folgt eine Übersetzung.

Was ProjectIQ leistet

ProjectIQ ist eine Anwendung für Projekt- und Auftragsmanagement für Unternehmen, die in Aufträgen arbeiten: Bau- und Installationsunternehmen, Ingenieurbüros, Werkstätten, Dienstleister und jedes Unternehmen, das für jeden Auftrag wissen muss, was geplant war, was bereits ausgegeben wurde und was noch gebunden ist.

Sie läuft in Microsoft Power Apps als modellgesteuerte App (Model-driven App) auf Microsoft Dataverse. In der Praxis heißt das:

  • Sie öffnen sie im Browser (oder in Teams, falls Ihr Unternehmen sie dort hinzufügt) mit Ihrem Microsoft-365-Firmenkonto;
  • alle Daten liegen in der eigenen Dataverse-Umgebung Ihres Unternehmens: Jedes Unternehmen hat seine eigene Datenbank, nichts wird mit anderen Kunden geteilt;
  • Sicherheit, Überwachung, Notizen, Benachrichtigungen und Suche sind die Standardfunktionen der Power Platform und verhalten sich daher wie im übrigen Dynamics 365.

Die Anwendung deckt den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags ab:

flowchart LR
    A[Kunde und Angebot] --> B[Projekt<br/>In Progress]
    B --> C[PSP, Budget<br/>und Plan]
    C --> D[Team und<br/>Ressourcenauslastung]
    D --> E[Stunden und<br/>Material]
    E --> F[Einkauf:<br/>Anforderungen, Anfragen, Bestellungen]
    F --> G[Wareneingänge<br/>und Rechnungen]
    G --> H[Ist-Kosten,<br/>Obligo, Marge]
    H --> I[Projekt abgeschlossen]
    S[Lieferantenportal] -. Angebote und Bestätigungen .-> F

Die wichtigsten Begriffe auf einer Seite

Begriff Was es ist Mehr dazu
Customer / Supplier (Kunde / Lieferant) Unternehmen, für die Sie arbeiten oder bei denen Sie einkaufen. Beide sind Dataverse-Accounts: Dasselbe Unternehmen kann beides sein Stammdaten
Item (Artikel) Etwas, das Sie einkaufen oder in einem Auftrag verwenden (Material, Bauteil, Dienstleistung), mit Stückkosten und den Lieferanten, die es verkaufen Stammdaten
Resource (Ressource) Eine Person (oder ein Trupp), deren Stunden geplant und erfasst werden, mit Wochenkapazität und Stundensatz Stammdaten
Project (Projekt) Der Auftrag: Kunde, Projektleiter, Termine, Auftragswert, Budget, Ist-Kosten und Obligo, Fortschritt Projekte und Team
Project member (Projektmitglied) Ein Benutzer, der als Manager, Contributor oder Reader an einem Projekt arbeitet. Die Mitgliedschaft entscheidet, wer das Projekt sieht Projekte und Team
WBS node (PSP-Element) Ein Teil des Projektstrukturplans (PSP, englisch WBS): eine Phase, ein Arbeitspaket oder ein Vorgang, mit Budget, Terminen und Fortschritt PSP und Planung
Dependency (Abhängigkeit) „Vorgang B kann erst beginnen, wenn Vorgang A beendet ist“ (Ende-Anfang, mit Verzugstagen) PSP und Planung
Baseline (Basisplan) Eine eingefrorene Kopie von Budget und Terminen, um den aktuellen Plan mit dem Vereinbarten zu vergleichen PSP und Planung
Allocation (Zuordnung) Geplante Stunden einer Ressource auf einem PSP-Element; sie speisen die Ressourcenauslastung Ressourcenauslastung
Time entry (Zeiteintrag) Stunden, die eine Ressource an einem Tag an einem Projekt (und optional einem Vorgang) gearbeitet hat, mit Genehmigungsablauf Zeiterfassung
Material usage (Materialverbrauch) In einem Projekt verbrauchtes Material, bewertet zum Lieferantenpreis oder zu den Artikelkosten Material und Kosten
Purchase request → RFQ → Purchase order → Goods receipt → Supplier invoice Die Einkaufskette, vom Bedarf bis zur Rechnung (Bedarfsanforderung → Angebotsanfrage → Bestellung → Wareneingang → Lieferantenrechnung) Einkauf
Supplier portal (Lieferantenportal) Eine Website, auf der Lieferanten Angebotsanfragen beantworten und Bestellungen bestätigen Lieferantenportal
Settings (Einstellungen) Unternehmensweite Schalter: Zeitgenehmigung, Einkaufsschwelle und Genehmiger Administration

Anmelden

  1. Öffnen Sie den Link, den Ihr Administrator Ihnen gegeben hat (er sieht aus wie https://<firma>.crm4.dynamics.com/main.aspx?appid=...), oder gehen Sie zu make.powerapps.com → Apps und wählen Sie ProjectIQ.
  2. Melden Sie sich mit Ihrem Firmenkonto an.
  3. Wenn „You don't have permissions“ (Sie haben keine Berechtigungen) erscheint, bitten Sie Ihren Administrator, Ihnen die Sicherheitsrollen Basic User und OP365 User zuzuweisen (siehe Administration).

Wenn Sie Stunden erfassen werden, muss Ihr Administrator Ihren Benutzer außerdem mit einem Resource-Datensatz verknüpfen; andernfalls meldet die Zeiterfassung „Your user is not linked to a resource“ (Ihr Benutzer ist mit keiner Ressource verknüpft).

Sich zurechtfinden

Die Anwendung verwendet das Standardlayout modellgesteuerter Apps:

flowchart TB
    subgraph Bildschirm
      direction LR
      N[Linke Navigation<br/>Bereiche und Seiten] --- M[Hauptbereich<br/>Ansichten, Formulare, Dashboards]
    end
    T[Obere Leiste: Suche, neuer Datensatz, Glocke, Einstellungen, Hilfe] --- Bildschirm
    AS[Bereichsumschalter<br/>unten links] --- N
  • Bereichsumschalter (unten in der linken Navigation): wechselt die angezeigte Seitengruppe. ProjectIQ hat vier Bereiche: Projects, Purchasing, Master Data und Settings.
  • Linke Navigation: die Seiten des aktuellen Bereichs.
  • Ansichten (Views): Datensatzlisten mit Spalten, Filtern und Sortierung; die Ansicht wechseln Sie über die Dropdown-Liste neben dem Ansichtstitel.
  • Formulare (Forms): ein Datensatz, gegliedert in Registerkarten. Änderungen speichern Sie mit Save (oder Strg+S); das Formular speichert außerdem nach kurzer Zeit automatisch.
  • Befehlsleiste: die Schaltflächen über einer Ansicht oder einem Formular (New, Save, Delete und die Befehle von ProjectIQ wie Submit, Approve, Save Baseline).
  • Dashboards: ganze Seiten mit Diagrammen und interaktiven Komponenten (Timesheet, Time Approval, Resource Load, Spend).

Die Navigationskarte

Bereich Gruppe Seite Typischer Benutzer
Projects Work Projects, Material Usage Projektleiter, Teammitglieder
Projects Time Timesheet, Approvals, Time Entries Alle, die Stunden erfassen; Manager, die genehmigen
Projects Planning Resource Load, Absences Projektleiter, Planer
Purchasing Procurement Purchase Requests, RFQs, Purchase Orders, Goods Receipts, Supplier Invoices Projektleiter, Einkäufer, Buchhaltung
Purchasing Analysis Spend Einkäufer, Geschäftsleitung
Master Data Records Customers, Suppliers, Contacts, Items, Resources Verwaltung, Einkäufer
Settings Company Settings, Resource Costs, Project Members Administratoren

Je nach Ihrer Sicherheitsrolle zeigen manche Seiten möglicherweise keine Datensätze an oder erlauben nicht, welche anzulegen.

Wer macht was

flowchart LR
    ADM([Administrator]) -->|pflegt| MD[Stammdaten,<br/>Einstellungen, Rollen]
    PM([Projektleiter]) -->|legt an und plant| PRJ[Projekte, PSP,<br/>Basispläne, Team]
    PM -->|genehmigt| APP[Stunden und<br/>Bedarfsanforderungen]
    TM([Teammitglied]) -->|erfasst| TE[Stunden und<br/>Material]
    TM -->|fordert an| PR[Bedarfsanforderungen]
    BUY([Einkaufsgenehmiger]) -->|genehmigt über der Schwelle| PR
    BUY -->|genehmigt| INV[Lieferantenrechnungen]
    SUP([Lieferant]) -->|Portal| Q[Angebote und<br/>Auftragsbestätigungen]
Rolle Was Sie am häufigsten tun Zu lesende Handbücher
Teammitglied (Contributor) Den Wochenstundenzettel ausfüllen, Material erfassen, Bedarfsanforderungen stellen Zeiterfassung, Material und Kosten, Einkauf
Projektleiter (Manager) Das Projekt anlegen, PSP und Plan aufbauen, Basispläne speichern, das Team verwalten, Stunden und Anforderungen genehmigen, Kosten verfolgen Projekte und Team, PSP und Planung, Ressourcenauslastung, Zeiterfassung, Material und Kosten, Einkauf
Einkäufer / Einkaufsgenehmiger Anforderungen über der Schwelle genehmigen, Angebotsanfragen durchführen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen verwalten Einkauf, Lieferantenportal
Administrator Benutzer, Rollen, Stammdaten, Einstellungen, Kostensichtbarkeit, das Lieferantenportal Administration, Stammdaten, Lieferantenportal
Lieferant (extern) Angebotsanfragen beantworten und Bestellungen im Portal bestätigen Lieferantenportal

Benachrichtigungen

ProjectIQ verwendet die In-App-Benachrichtigungen modellgesteuerter Apps: das Glockensymbol in der oberen Leiste. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn:

Ereignis Wer benachrichtigt wird
Stunden zur Genehmigung eingereicht werden Die Manager des Projekts
Ihre Stunden genehmigt oder abgelehnt werden (mit Begründung) Sie (die Ressource)
Sie für den Tag weniger Stunden als erwartet erfasst haben (Montag–Freitag, 17:30) Sie, mit einem Link zum Stundenzettel
Eine Bedarfsanforderung auf Ihre Genehmigung wartet Der Projektleiter, danach der Einkaufsgenehmiger, wenn die Anforderung über der Schwelle liegt
Ihre Bedarfsanforderung genehmigt oder abgelehnt wird Der Anforderer

Benachrichtigungen erscheinen im Glockenbereich und für einige Sekunden als Popup oben rechts. Klicken Sie auf eine Benachrichtigung, um den Datensatz zu öffnen. Die Benachrichtigungseinstellungen sind die Standardeinstellungen der Plattform.

Notizen, Erwähnungen und Zeitachse

Die meisten Datensätze von ProjectIQ haben eine Timeline (Zeitachse), meist in der rechten Spalte der ersten Registerkarte des Formulars. Sie können:

  • Notizen hinzufügen, mit Anhängen;
  • eine Kollegin oder einen Kollegen erwähnen, indem Sie @ gefolgt vom Namen eingeben: Die erwähnte Person wird benachrichtigt, und die Notiz wird zu einem einfachen Kommentar-Thread;
  • bei Projekten außerdem Aktivitäten erfassen (Telefonate, Aufgaben, Termine, E-Mails).

Die Zeitachse ist der richtige Ort für Entscheidungen, Kundenkommunikation und alles, was Sie beim Datensatz aufbewahren möchten.

Status und gesperrte Datensätze

Viele Datensätze folgen einem Ablauf (Zeiteinträge, Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Rechnungen...). Einige allgemeine Regeln gelten überall:

  • Statuswechsel erfolgen über die Befehlsschaltflächen (Submit, Approve, Send, Confirm...), niemals durch Bearbeiten des Felds Status Reason. Wenn Sie es versuchen, erhalten Sie eine Meldung wie „Use Submit, Approve or Reject to change the status“.
  • Datensätze ab einem bestimmten Status sind gesperrt: Ein eingereichter Zeiteintrag, eine versandte Bestellung, eine genehmigte Rechnung können nicht geändert werden. Um sie zu korrigieren, verwenden Sie die Schaltfläche, die sie zurücksetzt (Reject, Back to Draft, Cancel Receipt).
  • Die meiste Arbeit ist nur bei Projekten im Status In Progress möglich: Stunden, Material und Bestellungen werden bei Angeboten, ausgesetzten oder abgeschlossenen Projekten abgelehnt.

Suche und persönliche Ansichten

  • Das Suchfeld in der oberen Leiste durchsucht alle Tabellen (Projekte nach Name oder Code, Kunden, Artikel, Bestellungen...).
  • In jeder Ansicht können Sie Spalten filtern, die Sortierung ändern und das Ergebnis als persönliche Ansicht speichern (Create view). Persönliche Ansichten lassen sich mit Kollegen teilen.
  • Verwenden Sie Export to Excel in der Befehlsleiste einer Ansicht, um Daten offline zu analysieren.

Sprache

Die Benutzeroberfläche ist auf Englisch, Italienisch, Französisch und Deutsch verfügbar. Jeder Benutzer wählt die Sprache unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > Personalisierungseinstellungen > Sprachen > Sprache der Benutzeroberfläche; Tabellen, Felder, Ansichten, Schaltflächen, die Projektsteuerelemente (PSP, Gantt, Zeiterfassung...), Dialoge, Fehlermeldungen und Benachrichtigungen folgen dieser Auswahl. Diese Handbücher sind in allen vier Sprachen verfügbar; einige Schaltflächen- und Feldnamen können noch auf Englisch erscheinen, mit einer Übersetzung, wo es hilft.

Nächste Schritte