Copilot et Cowork : poser des questions sur vos projets¶
Langue : English · Italiano · Français · Deutsch Index des manuels : README
Les données de ProjectIQ peuvent être lues depuis Microsoft Copilot : dans le volet Copilot de l'application, dans Microsoft 365 Copilot Chat et dans Copilot Cowork grâce au plugin Business apps (preview). Les utilisateurs posent leurs questions avec leurs propres mots (« où en est le projet PRJ-000123 ? », « quelles heures dois-je approuver ? ») et obtiennent des réponses construites sur les mêmes enregistrements qu'ils voient dans l'application, avec les mêmes autorisations.
Cette première version est en lecture seule : Copilot trouve, explique et résume les données, mais il ne crée, ne modifie, ne soumet et n'approuve rien. Chaque action reste sur les boutons de l'application.
Pour des cartes interactives dans Microsoft 365 Copilot (portefeuille, projet, chronologie, charge des ressources, achats) et pour saisir, soumettre et approuver des heures depuis Copilot après une confirmation explicite, utilisez le Portfolio Agent.
Les noms des champs, des boutons et des écrans sont en anglais, comme à l'écran. Ces fonctionnalités Microsoft sont en préversion : noms, écrans et comportement peuvent changer.
Fonctionnement¶
flowchart LR
U[Utilisateur dans Copilot Cowork,<br/>Copilot Chat ou l'application] --> W["Business apps (preview)<br/>Work IQ, avec l'identité de l'utilisateur"]
W --> SM[Modèle sémantique de<br/>l'application ProjectIQ]
W --> BS[Compétences métier<br/>op365_*]
W --> D[(Dataverse :<br/>tables ProjectIQ)]
SM -. lit .-> M[Descriptions des tables et colonnes,<br/>relations, vues publiques, formulaires]
G[Glossaire<br/>commessa, RdA, DDT...] --> SM| Élément | Rôle | Origine |
|---|---|---|
| Modèle sémantique | Explique à Copilot ce que signifient les tables, les colonnes et les relations | Créé par Dataverse pour l'application quand Microsoft Copilot est activé ; il lit les descriptions des tables et colonnes, les relations, les vues publiques et les noms des formulaires de la solution |
| Glossaire | Relie les termes métier (commessa, RdA, DDT, fattura passiva...) aux tables | Chargé par un administrateur avec un script, voir Glossaire du modèle sémantique |
| Compétences métier (business skills) | Instructions pas à pas pour les questions courantes | Livrées dans la solution, voir Compétences métier |
| Autorisations | Ce que chaque personne peut voir | Les rôles de sécurité, les équipes d'accès des projets et la sécurité au niveau des colonnes habituels de ProjectIQ |
Ce que l'on peut demander¶
| Sujet | Exemples de questions | Compétence métier |
|---|---|---|
| État du projet | « Où en est le projet PRJ-000123 ? », « Quels projets dépassent le budget ? » | ProjectIQ - Project status |
| Heures à approuver | « Quelles heures dois-je approuver ? » | ProjectIQ - Hours to approve |
| Heures manquantes | « Qui n'a pas saisi ses heures hier ? » | ProjectIQ - Missing hours |
| Achats | « Où en est la demande d'achat des échafaudages ? », « Quelles commandes sont en retard ? », « Quelles factures fournisseurs sont à vérifier ? » | ProjectIQ - Purchasing status |
| Conformité des fournisseurs | « Quels fournisseurs ont un DURC expiré ? », « Pouvons-nous commander chez Rossi Srl ? » | ProjectIQ - Supplier compliance |
| Charge des ressources | « Qui est surchargé le mois prochain ? » | ProjectIQ - Resource load |
Les questions sur d'autres sujets fonctionnent aussi : Copilot utilise le modèle sémantique pour trouver les bonnes tables. Quand la réponse demande une action (approuver, soumettre, envoyer, réceptionner), Copilot indique quel écran de l'application utiliser.
Mise en place (administrateurs)¶
Les étapes se font une fois par environnement, par les personnes ayant le rôle d'administration adapté.
flowchart TD
A[1. Centre d'administration Microsoft 365 :<br/>Business Applications data<br/>in Work IQ available to Copilot] --> B[2. Centre d'administration Power Platform :<br/>Work IQ activé sur l'environnement]
B --> C[3. Solution installée :<br/>Copilot activé dans l'application, compétences]
C --> D[4. Attendre le modèle sémantique<br/>jusqu'à 2 heures]
D --> E[5. Modèle sémantique : exclure des tables,<br/>ajouter le glossaire, régénérer]
E --> F[6. Partager les compétences métier]
F --> G[7. Centre d'administration Microsoft 365 :<br/>installer le plugin Business apps]
G --> H[8. Chaque utilisateur connecte<br/>le plugin dans Cowork]| Étape | Qui | Où | Quoi |
|---|---|---|---|
| 1 | Administrateur Microsoft 365 | Microsoft 365 admin center → Copilot → Settings → Business Applications data in Work IQ available to Copilot | All users, ou les groupes Entra des utilisateurs de ProjectIQ |
| 2 | Administrateur Power Platform | Power Platform admin center → environnement → Work IQ | Activé. Vérifier aussi que Dataverse search est sur On ou Default |
| 3 | IT | Import de la solution (voir dev environment, en anglais) | La solution active Microsoft Copilot in model-driven apps pour l'application ProjectIQ, ajoute les compétences métier et place les tables du périmètre dans l'index Dataverse search : sans index, Copilot connaît les tables mais ne trouve aucun enregistrement |
| 4 | – | – | La première génération du modèle sémantique prend jusqu'à deux heures |
| 5 | System Administrator | Power Apps → Semantic model | Voir Ajuster le modèle sémantique |
| 6 | System Administrator | Power Apps → Business skills (preview) | Voir Compétences métier |
| 7 | Administrateur Microsoft 365 | Microsoft 365 admin center → Agents → Tools → Plugins → Business apps (preview) → Install | All users ou Specific users and groups |
| 8 | Chaque utilisateur | Copilot → Cowork → Customize → Business apps (preview) → Show more → Connect à côté de Business apps (preview) | Se connecter et approuver la demande dans l'application Authenticator |
Les actions d'écriture via Work IQ sont bloquées par défaut par la stratégie du locataire. Les laisser bloquées : dans cette version, ProjectIQ est en lecture seule depuis Copilot.
Licences¶
Chaque personne a besoin de la licence Power Apps Premium utilisée pour ProjectIQ et d'une licence Microsoft 365 Copilot. L'indexation sémantique utilise de la capacité Dataverse supplémentaire.
Ajuster le modèle sémantique¶
Le modèle sémantique de l'application s'appelle M365_Primary_model_op365_OpenProject365 (constaté en Dev ; Microsoft documente aussi M365_Secondary_model_<application>). Dataverse le régénère toutes les 12 heures ; les modifications des descriptions, des vues et du glossaire sont prises en compte à la régénération suivante, ou tout de suite avec une régénération manuelle.
- Se connecter à Power Apps, sélectionner l'environnement, puis More → Discover all → Semantic model.
- Ouvrir le modèle de l'application ProjectIQ.
- Sélectionner Configuration et décocher Include in semantic model pour ces tables, puis sélectionner Save and sync :
| Table | Pourquoi elle est exclue |
|---|---|
| Resource Cost | Coûts horaires : sensibles, et inutiles pour répondre aux questions. Exclue aussi de l'index Dataverse search |
| Settings | Configuration de l'entreprise (une seule ligne) |
| Baseline Node | Valeurs enregistrées dans une baseline : elles dupliquent la WBS et brouillent les questions sur le plan actuel |
| WBS Dependency | Liens du Gantt : du bruit pour les questions métier |
- Laisser Sample table rows désactivé (par défaut) : les réponses viennent des données réelles, pas d'exemples.
- Ajouter le glossaire, voir la section suivante.
- Sélectionner Regenerate.
Le modèle sémantique n'est pas transporté par les solutions : répéter ces étapes dans chaque environnement (Dev, Test, production), et après une copie ou un déplacement d'environnement désactiver puis réactiver Work IQ.
Glossaire du modèle sémantique¶
Le glossaire ajoute les termes métier que Dataverse ne peut pas déduire des métadonnées. La liste complète est conservée dans le dépôt, dans copilot/glossary.md (en anglais, avec les synonymes en italien, français et allemand).
- Exécuter
python3 tools/dataverse/workiq.py glossarysur l'environnement (mêmes paramètres de connexion que les autres scripts Dataverse). Il crée ou met à jour une entrée par ligne de la liste, avec les synonymes dans la Definition ; relancé, il ne modifie que les entrées différentes. - Dans le modèle sémantique, ouvrir Glossary pour vérifier les entrées, puis sélectionner Regenerate.
| Term | Italiano | Français | Deutsch |
|---|---|---|---|
| Project | commessa, progetto | projet, affaire | Projekt, Auftrag |
| Time entry | registrazione ore, rapportino, timesheet | saisie de temps, feuille de temps | Zeiteintrag, Stundenzettel |
| Purchase request | richiesta di acquisto, RdA | demande d'achat, DA | Bestellanforderung, BANF |
| RFQ | richiesta di offerta, RdO | demande de prix, appel d'offres | Angebotsanfrage, Ausschreibung |
| Purchase order | ordine di acquisto, OdA | commande d'achat, bon de commande | Bestellung |
| Goods receipt | ricevimento merci, DDT | réception de marchandises, bon de livraison | Wareneingang, Lieferschein |
| Supplier invoice | fattura fornitore, fattura passiva | facture fournisseur | Lieferantenrechnung, Eingangsrechnung |
| Supplier document | documento fornitore, DURC | document fournisseur, attestation | Lieferantendokument, Nachweis |
Compétences métier¶
Les compétences métier (business skills) sont des instructions qui expliquent à Copilot comment répondre à un type de question : quelles tables lire, comment calculer les chiffres, quoi signaler. Elles font partie de la solution ProjectIQ (noms uniques commençant par op365_) ; elles sont donc installées et mises à jour avec elle. Leur texte est conservé dans le dépôt, dans copilot/skills/.
| Compétence | Lit | Renvoie l'utilisateur vers |
|---|---|---|
| ProjectIQ - Project status | Projet, nœuds WBS, baseline, achats en cours | – |
| ProjectIQ - Hours to approve | Heures soumises des projets de l'utilisateur | Projects → Time → Approvals |
| ProjectIQ - Missing hours | Ressources, absences, heures | – (le flux Daily time reminder prévient déjà les personnes) |
| ProjectIQ - Purchasing status | Demandes d'achat, RFQ, commandes, réceptions, factures fournisseurs | Les boutons des formulaires d'achat |
| ProjectIQ - Supplier compliance | Fournisseurs et documents fournisseurs | Le formulaire du fournisseur, ou le portail fournisseurs |
| ProjectIQ - Resource load | Ressources, affectations, absences | Projects → Planning → Resource Load |
Toutes les compétences sont en lecture seule : elles ne créent ni ne modifient jamais d'enregistrements.
Pour les rendre disponibles à tous :
- Dans Power Apps, sélectionner More → Business skills (preview).
- Vérifier que les six compétences
ProjectIQ - ...sont listées et actives. Elles sont installées comme compétences Organization (visibles par tous dans l'environnement). - Si un utilisateur ne voit pas une compétence, la sélectionner → Share → Anyone can view.
Ne pas modifier les compétences en production : les modifications se font dans le dépôt et arrivent avec la solution.
Sécurité et confidentialité¶
- Copilot travaille avec l'identité de l'utilisateur : il ne voit que les enregistrements et les colonnes que l'utilisateur voit dans l'application (rôles de sécurité et équipes d'accès des projets, voir Administration).
- Les colonnes protégées par le profil OP365 Cost Visibility (coûts horaires, Cost des heures, coûts des matériaux, Spend des fournisseurs, voir Visibilité des coûts) restent masquées pour les utilisateurs sans ce profil. Les compétences le signalent au lieu de deviner.
- Copilot ne modifie pas les données. Toute modification passe toujours par l'application, ses règles de validation et ses plugins.
Limites¶
- Fonctionnalités en préversion : les réponses peuvent être incomplètes ; vérifier toujours les chiffres importants dans l'application.
- Aucune action depuis Copilot dans cette version : soumettre, approuver, envoyer, attribuer, réceptionner et annuler restent dans l'application.
- Le modèle sémantique, ses réglages de tables et le glossaire se configurent par environnement.
- Les réponses dépendent de la qualité des descriptions de la solution : quand une question est mal comprise, le signaler pour améliorer la description ou le glossaire.