Projekte und Projektteam¶

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Das Projekt ist das Herzstück von ProjectIQ. Alles andere — der Projektstrukturplan, der Terminplan, die Stunden, das Material, die Einkäufe — gehört zu einem Projekt, und jede Kennzahl, die Sie betrachten (Budget, Ist-Kosten, Obligo, Fortschritt, Marge), ist letztlich eine Kennzahl eines Projekts. Dieses Handbuch erklärt, wie Sie ein Projekt anlegen und durch seinen Lebenszyklus führen, was jedes Feld bedeutet, welche Kennzahlen für Sie berechnet werden und wie das Projektteam bestimmt, wer was sehen und tun darf.

Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

Sie finden Projekte unter Projects → Work → Projects.

Lebenszyklus eines Projekts¶

Ein Projekt durchläuft vier Statusgründe:

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Offer: neues Projekt für ein Angebot
    [*] --> InProgress: neues, bereits gewonnenes Projekt
    Offer --> InProgress: Angebot angenommen
    InProgress --> Suspended: Arbeit ruht
    Suspended --> InProgress: Arbeit wird fortgesetzt
    InProgress --> Closed: Deactivate
    Suspended --> Closed: Deactivate
    Offer --> Closed: Angebot verloren (Deactivate)
    Closed --> InProgress: Activate
    state "In Progress" as InProgress

Statusgrund	Status	Bedeutung	Was Sie tun können
Offer (Angebot)	Aktiv	Sie erstellen oder verhandeln ein Angebot	PSP und Budget aufbauen, planen, Basispläne speichern, das Team bilden, Bedarfsanforderungen vorbereiten
In Progress (in Arbeit)	Aktiv	Der Auftrag läuft	Alles: Stunden, Material, Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge
Suspended (ausgesetzt)	Aktiv	Die Arbeit ist vorübergehend unterbrochen	Daten ansehen und planen; keine neuen Stunden, kein Material, keine Bestellungen
Closed (abgeschlossen)	Inaktiv	Der Auftrag ist beendet (oder das Angebot verloren)	Nur lesen; bei Bedarf mit Activate reaktivieren

Um zwischen Offer, In Progress und Suspended zu wechseln, ändern Sie das Feld Status Reason in der Registerkarte Summary und speichern. Zum Abschließen des Projekts verwenden Sie Deactivate in der Befehlsleiste; zum Wiedereröffnen Activate.

Wichtig: Zeiteinträge, Materialverbräuche und Bestellungen werden nur bei Projekten im Status In Progress angenommen. Wenn Sie „Hours and materials can be recorded only on projects In Progress.“ oder „Purchase orders can be created only on projects In Progress.“ erhalten, prüfen Sie den Statusgrund des Projekts.

Ansichten¶

Ansicht	Zeigt
All Projects	Alle Projekte, die Sie sehen können
In Progress Projects	Laufende Aufträge
Offers	Projekte im Status Offer
Suspended Projects	Ruhende Aufträge
Closed Projects	Beendete Aufträge und verlorene Angebote

Sie sehen nur die Projekte, deren Besitzer Sie sind, die Projekte, in denen Sie Teammitglied sind, und — mit der Rolle OP365 Administrator — alle Projekte (siehe Wer ein Projekt sieht).

Ein Projekt anlegen¶

Gehen Sie zu Projects → Work → Projects und klicken Sie auf + New.
Füllen Sie mindestens den Name aus. Der Code kann leer bleiben: Er wird beim Speichern automatisch vergeben (Format PRJ-000001, PRJ-000002, ...). Verwendet Ihr Unternehmen eigene Codes, können Sie einen eingeben; Codes müssen eindeutig sein.
Wählen Sie den Customer (hier sind nur als Kunde gekennzeichnete Accounts sinnvoll) und den Project Manager (Projektleiter).
Setzen Sie Start Date, End Date und Contract Value (Auftragswert), wenn Sie sie kennen.
Wählen Sie den Status Reason: Offer, wenn Sie noch anbieten, In Progress, wenn der Auftrag bestätigt ist.
Speichern Sie. Der Projektleiter wird automatisch als Manager zum Team hinzugefügt.

Felder der Registerkarte Summary¶

Feld	Bedeutung	Wer es ausfüllt
Code	Eindeutiger Projektcode. Leer = automatisch `PRJ-######`	Sie oder das System
Name	Projektname (Pflichtfeld)	Sie
Customer	Der Kunden-Account	Sie
Project Manager	Der für das Projekt verantwortliche Benutzer. Wird Mitglied des Teams mit der Rolle Manager	Sie
Status Reason	Offer, In Progress, Suspended (Closed über Deactivate)	Sie
Owner	Besitzer des Datensatzes (meist der Ersteller)	System / Sie
Start Date / End Date	Geplante Projekttermine	Sie
Contract Value	Mit dem Kunden vereinbarter Preis (Erlös)	Sie
Budget Total	Summe der Budgets der PSP-Elemente	Berechnet
Actual Cost	Genehmigte Personalkosten + im Projekt erfasste Materialkosten	Berechnet
Actual Hours	Im Projekt erfasste genehmigte Stunden	Berechnet
Committed Cost	Wert der noch nicht gelieferten Positionen versandter oder bestätigter Bestellungen (Obligo)	Berechnet
Progress %	Gesamtfortschritt, aus dem PSP, als grüner Balken von 0 bis 100 mit gerundetem Prozentwert	Berechnet
Description	Leistungsumfang, Notizen, alles Nützliche	Sie

Die rechte Spalte zeigt die Timeline: Notizen, Erwähnungen (@name) und Aktivitäten (Telefonate, Aufgaben, Termine, E-Mails) zum Projekt.

Wie die berechneten Kennzahlen entstehen¶

Die berechneten Felder werden von der Anwendung sofort beim Speichern der zugrunde liegenden Datensätze aktualisiert; Sie müssen also nie einen Rollup aktualisieren.

flowchart TB
    subgraph PSP
      N1[Budgets der PSP-Elemente<br/>Personal + Material + Sonstiges]
      N2[Fortschritt % der Blattelemente]
    end
    subgraph Ausführung
      T[Genehmigte Zeiteinträge]
      M[Materialverbräuche<br/>inkl. Wareneingänge]
    end
    subgraph Einkauf
      O[Positionen versandter oder bestätigter Bestellungen<br/>noch nicht gelieferte Menge x Preis]
    end
    N1 -->|Summe| BT[Budget Total]
    N2 -->|gewichteter Durchschnitt| PG[Progress %]
    T -->|Stunden| AH[Actual Hours]
    T -->|Kosten| AC[Actual Cost]
    M -->|Kosten| AC
    O --> CC[Committed Cost]

Budget Total = Summe der Budgetsummen der PSP-Elemente (jedes Element: Personal + Material + Sonstiges).
Progress % = Fortschritt der Blattelemente (Elemente ohne Unterelemente), gewichtet nach ihrer Budgetsumme; hat kein Element ein Budget, gewichtet nach Budgetstunden; gibt es auch keine Stunden, einfacher Durchschnitt.
Actual Hours / Actual Cost zählen nur genehmigte Stunden (oder alle eingereichten Stunden, wenn die Zeitgenehmigung ausgeschaltet ist, siehe Zeiterfassung) sowie alle Materialverbräuche.
Committed Cost zählt, was bestellt und noch nicht geliefert wurde; trifft die Ware ein, wandert der Betrag vom Obligo zu den Ist-Kosten.

Jeder Kunde zeigt außerdem Projects (Anzahl) und Contract Value Total (Summe der Auftragswerte), aktualisiert bei jeder Änderung eines Projekts dieses Kunden.

Das Projektformular, Registerkarte für Registerkarte¶

Registerkarte	Inhalt	Handbuch
Summary	Projektdaten, Budget- und Fortschrittskennzahlen, Beschreibung, Zeitachse	dieses Handbuch
WBS	Das PSP-Raster (Tree Grid): Phasen und Vorgänge mit Terminen, Stunden, Budget und Fortschritt, direkt bearbeitbar	PSP und Planung
Gantt	Das Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Basisplanvergleich; die Liste der Basispläne	PSP und Planung
Costs	Die Kostenübersicht: Auftrag, Budget, Ist, Prognose bei Fertigstellung, Marge, Budget vs. Ist je PSP-Zweig	Material und Kosten
Time	Zeiteinträge des Projekts	Zeiterfassung
Materials	Materialverbräuche des Projekts	Material und Kosten
Purchasing	Bedarfsanforderungen und Bestellungen des Projekts; die Suppliers, die daran arbeiten, mit den PSP-Aktivitäten, die sie im Lieferantenportal sehen	Einkauf, Lieferantenportal
Team	Projektmitglieder und ihre Rollen	dieses Handbuch

Die Befehlsleiste des Projektformulars enthält außerdem Save Baseline (siehe PSP und Planung).

Das Projektteam¶

Die Registerkarte Team listet die Projektmitglieder auf. Jedes Mitglied ist ein Benutzer mit einer Projektrolle:

Projektrolle	Darf im Projekt
Manager	Das Projekt und alles darin lesen und ändern, es freigeben, Zeiteinträge genehmigen, Bedarfsanforderungen genehmigen (bis zur Schwelle), Angebotsanfragen und Bestellungen anlegen, Bestellstatus ändern, Wareneingänge buchen
Contributor (Mitarbeiter)	Das Projekt lesen, eigene Stunden und eigenes Material erfassen, Bedarfsanforderungen anlegen, Wareneingänge buchen
Reader (Leser)	Das Projekt und seine Daten lesen

Ein Mitglied hinzufügen¶

Öffnen Sie im Projekt die Registerkarte Team und klicken Sie auf + New Project Member.
Wählen Sie den User und die Project Role.
Setzen Sie optional die Hourly Rate: den Satz, mit dem die Stunden dieses Mitglieds als Erlös bewertet werden (Revenue des Zeiteintrags = Stunden × Stundensatz).
Speichern Sie. Der Name des Mitglieds wird aus dem Benutzer übernommen.

Ein Benutzer kann nur einmal Mitglied desselben Projekts sein: Um die Rolle zu ändern, öffnen Sie das vorhandene Mitglied und ändern Project Role.

Der Projektleiter des Projekts ist immer Mitglied mit der Rolle Manager: Die Anwendung fügt ihn beim Anlegen des Projekts hinzu und, wenn Sie den Projektleiter wechseln, fügt sie den neuen als Manager hinzu (oder stuft seine Rolle hoch). Der bisherige Projektleiter bleibt im Team; ändern oder entfernen Sie ihn bei Bedarf.

Alle Mitglieder aller Projekte sind für Administratoren außerdem unter Settings → Company → Project Members sichtbar.

Wer ein Projekt sieht¶

ProjectIQ verwendet Zugriffsteams (Access Teams) von Dataverse: Jedes Projekt hat bis zu drei verborgene Teams, eines pro Projektrolle, und das Hinzufügen eines Mitglieds zum Projekt fügt den Benutzer dem passenden Team hinzu.

flowchart LR
    U1([Anna<br/>Manager]) --> T1[Team OP365 Project Manager<br/>Read, Write, Append, Append To, Share]
    U2([Luca<br/>Contributor]) --> T2[Team OP365 Project Contributor<br/>Read, Append, Append To]
    U3([Sara<br/>Reader]) --> T3[Team OP365 Project Reader<br/>Read]
    T1 & T2 & T3 --> P[(Projekt PRJ-000042)]

In der Praxis:

ein Benutzer mit der Rolle OP365 User sieht die Projekte, deren Besitzer er ist, und die Projekte, in denen er Mitglied ist;
das Entfernen eines Mitglieds oder das Ändern seiner Rolle ändert sofort, was es sehen und tun kann;
ein Benutzer mit der Rolle OP365 Administrator sieht und ändert jedes Projekt, ob Mitglied oder nicht.

Die Teamvorlagen werden in jeder Umgebung automatisch angelegt, wenn sie zum ersten Mal benötigt werden; es gibt nichts zu konfigurieren.

Typische Szenarien¶

Vom Angebot zum Auftrag¶

Legen Sie das Projekt mit Statusgrund Offer an und kennzeichnen Sie den Kunden als Prospect.
Bauen Sie PSP und Budget auf (PSP und Planung) und setzen Sie den Auftragswert.
Speichern Sie einen Basisplan namens „Angebot“, um festzuhalten, was Sie angeboten haben.
Wenn der Kunde annimmt: Ändern Sie den Statusgrund auf In Progress, den Kundentyp auf Customer und speichern Sie einen neuen Referenz-Basisplan („Vertrag“).
Fügen Sie das Team hinzu, planen Sie Zuordnungen und beginnen Sie mit Stundenerfassung und Einkauf.

Einen Auftrag ruhen lassen¶

Setzen Sie Suspended. Niemand kann neue Stunden, Material oder Bestellungen erfassen, bis Sie wieder In Progress setzen; vorhandene Daten und der Plan bleiben unverändert.

Einen Auftrag abschließen¶

Stellen Sie sicher, dass alle Stunden genehmigt, alle Bestellungen geliefert oder storniert und über alle Rechnungen entschieden ist.
Prüfen Sie die Registerkarte Costs auf die endgültige Marge.
Klicken Sie auf Deactivate. Das Projekt wird schreibgeschützt und verschwindet aus den In-Progress-Ansichten.

Ein Projekt löschen¶

Das Löschen eines Projekts löscht alles, was dazugehört: PSP-Elemente, Abhängigkeiten, Zuordnungen, Basispläne, Mitglieder, Zeiteinträge, Materialverbräuche, Bedarfsanforderungen, Angebotsanfragen, Bestellungen und Wareneingänge (Lieferantenrechnungen bleiben erhalten, ohne Projektverknüpfung). Verwenden Sie lieber Deactivate: Ein abgeschlossenes Projekt behält seine Historie und seine Kennzahlen. Löschen Sie nur versehentlich angelegte Projekte.

Mögliche Meldungen¶

Meldung	Warum	Was tun
„Hours and materials can be recorded only on projects In Progress.“	Das Projekt ist Offer, Suspended oder Closed	Den Statusgrund ändern, wenn die Arbeit tatsächlich begonnen hat
„Purchase orders can be created only on projects In Progress.“	Dasselbe, für den Einkauf	Wie oben
„The project is closed.“	Sie haben versucht, für ein inaktives Projekt einzukaufen	Das Projekt gegebenenfalls reaktivieren
„Only a manager of the project can …“	Die Aktion erfordert die Projektrolle Manager	Den Projektleiter bitten, Sie als Manager hinzuzufügen oder die Aktion selbst auszuführen
Fehler wegen doppeltem Schlüssel beim Code	Ein anderes Projekt hat bereits diesen Code	Code für einen automatischen leer lassen oder einen anderen wählen
Dublettenfehler bei einem Projektmitglied	Der Benutzer ist bereits im Team	Die Rolle des vorhandenen Mitglieds ändern