Documents dans SharePoint¶
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Contrats, plans, situations de travaux, devis et bons de livraison appartiennent à un projet, mais pas à la base de données. ProjectIQ les conserve dans SharePoint, avec la gestion de documents standard de Dataverse : chaque Project, Purchase Order et Supplier Document a son propre dossier SharePoint, ouvert depuis l'enregistrement. Les fichiers gardent le versionnage SharePoint, la co-édition dans Office, la recherche et le partage ; ProjectIQ mémorise seulement l'emplacement du dossier.
Ce manuel s'adresse à tous ceux qui travaillent avec les documents de projet (partie 1) et aux administrateurs qui relient ProjectIQ à SharePoint (partie 2).
Fonctionnement¶
flowchart LR
subgraph DV[ProjectIQ - Dataverse]
P[Project<br/>Purchase Order<br/>Supplier Document] -->|Regarding| L[Document location<br/>dossier de l'enregistrement]
L --> LL[Document location<br/>bibliothèque]
LL --> S[Site SharePoint]
end
subgraph SP[Site SharePoint]
LIB[Bibliothèque op365_project<br/>op365_purchaseorder<br/>op365_supplierdocument] --> F[Un dossier par enregistrement]
end
S -.-> LIB
L -.-> F
U[Utilisateur dans l'application<br/>Related > Documents] --> F
A[Portfolio Agent<br/>Documents du projet] --> F| Table | Bibliothèque SharePoint | Dossier |
|---|---|---|
| Project | op365_project |
Un par projet, nommé d'après le projet et son id |
| Purchase Order | op365_purchaseorder |
Un par commande |
| Supplier Document | op365_supplierdocument |
Un par document (par exemple le DURC numérisé avec ses pièces jointes) |
Le dossier est créé la première fois que quelqu'un ouvre Documents sur l'enregistrement. Dataverse enregistre un emplacement de document (document location) qui relie l'enregistrement au dossier ; l'agent et l'application trouvent le dossier par cet emplacement. Un projet créé dans Copilot à partir d'un document a déjà son dossier, avec le document dedans (voir Portfolio Agent).
Partie 1 : travailler avec les documents¶
Ouvrir les documents d'un enregistrement¶
- Ouvrez le projet (ou la commande d'achat, ou le document fournisseur).
- Sélectionnez Related → Documents. La première fois, ProjectIQ crée le dossier SharePoint de l'enregistrement.
- La grille liste les fichiers du dossier : Upload, New (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), Open in SharePoint, Delete, Check Out / Check In et Edit Properties agissent directement sur SharePoint.
| Commande | Effet |
|---|---|
| Upload | Charge un ou plusieurs fichiers dans le dossier (ou un sous-dossier) |
| New | Crée un document Office dans le dossier et l'ouvre dans le navigateur |
| Open Location / Open in SharePoint | Ouvre le dossier dans SharePoint, pour les sous-dossiers, le partage, les versions et les déplacements en masse |
| Document Location → Add Location | Relie à l'enregistrement un autre dossier SharePoint existant (par exemple un dossier d'une équipe Teams) |
Qui voit quels fichiers¶
- Pour voir l'onglet Documents, il faut le rôle ProjectIQ (voir Administration) : OP365 User peut créer le dossier des enregistrements qu'il peut ouvrir et lire tous les emplacements de document.
- Ce sont les autorisations SharePoint qui décident des fichiers visibles. ProjectIQ ne copie pas le partage de ses projets dans SharePoint : donnez à l'équipe du projet l'accès au site (ou à une bibliothèque ou un dossier) dans SharePoint.
Colonnes ProjectIQ¶
Chaque fichier ajouté au dossier d'un enregistrement reçoit en quelques minutes, sans saisie de personne, les données de cet enregistrement dans des colonnes SharePoint. Vous pouvez trier, filtrer et regrouper la bibliothèque selon ces colonnes. Microsoft Search et Copilot les utilisent pour trouver « les documents du projet PRJ-000123 » ou « les fichiers du fournisseur Rossi », même quand le texte du fichier ne les cite pas.
| Colonne | Project | Purchase Order | Supplier Document |
|---|---|---|---|
| ProjectIQ Record Type | Project | Purchase Order | Supplier Document |
| Project Code | Code du projet | Code du projet de la commande | – |
| Project Name | Nom du projet | Nom du projet de la commande | – |
| Customer | Client du projet | Client du projet de la commande | – |
| Project Manager | Chef de projet | Chef de projet du projet de la commande | – |
| PO Number | – | Numéro de la commande (PO-#####) | – |
| Supplier | – | Fournisseur de la commande | Fournisseur du document |
- Les valeurs sont celles de l'enregistrement au moment où le fichier est ajouté. Si vous renommez un projet ou changez son client, les fichiers déjà présents ne sont pas mis à jour.
- Les fichiers hors du dossier d'un enregistrement ne sont pas étiquetés : par exemple ceux à la racine de la bibliothèque ou dans un dossier ajouté avec Add Location.
- Les colonnes se modifient comme toute autre colonne SharePoint et ProjectIQ ne les écrase pas. ProjectIQ Record Id est masquée dans les formulaires et conserve l'enregistrement auquel le fichier appartient.
Documents dans Copilot¶
Dans le Portfolio Agent, demandez « affiche les documents du projet PRJ-000123 » : la carte liste les fichiers et sous-dossiers du dossier du projet, les plus récents d'abord, avec un lien vers chaque fichier et vers le dossier. Si une source de connaissances SharePoint est définie, vous pouvez aussi demander ce que dit un document (voir Portfolio Agent).
Documents fournisseur¶
Un Supplier Document (DURC, certification, assurance) a une colonne File, utilisée par le portail fournisseurs. Quand l'acheteur approuve un document, le flux File approved supplier documents déplace ce fichier dans le dossier SharePoint de l'enregistrement et vide la colonne : les documents approuvés sont ainsi tous dans SharePoint (voir ci-dessous). Le dossier SharePoint contient aussi les autres fichiers qui accompagnent le document (renouvellements, correspondance). Les dates d'expiration et la conformité des fournisseurs continuent de s'appuyer sur les champs du Supplier Document comme avant.
Partie 2 : configuration (administrateurs)¶
À faire une fois par environnement, par l'administrateur Power Platform avec un administrateur SharePoint.
flowchart TD
A[1. Site SharePoint pour les documents<br/>ex. /sites/ProjectIQDocuments] --> B[2. Enregistrer le site dans ProjectIQ<br/>Document Management Settings]
B --> C[3. Bibliothèques créées pour<br/>Project, Purchase Order, Supplier Document]
C --> D[4. Donner à l'équipe du projet<br/>l'accès au site]
D --> E[5. Les utilisateurs ouvrent Related > Documents]| Étape | Qui | Quoi |
|---|---|---|
| 1 | Administrateur SharePoint | Créez un site SharePoint d'équipe ou de communication pour les documents, dans le même tenant Microsoft 365 que l'environnement |
| 2 | Administrateur Power Platform | Dans l'application, ouvrez Settings (engrenage) → Advanced Settings → Document Management → Document Management Settings, sélectionnez Project, Purchase Order et Supplier Document, saisissez l'URL du site, sélectionnez Next puis Finish. Les bibliothèques sont créées sur le site. Pour ajouter une table plus tard, relancez l'assistant en la sélectionnant aussi : la bibliothèque manquante est créée |
| 3 | Administrateur Power Platform | Alternative à l'étape 2 pour les environnements scriptés : SHAREPOINT_SITE_URL=<URL du site> python3 tools/dataverse/documents.py enregistre le site comme site par défaut ; les bibliothèques sont créées quand le premier enregistrement de chaque table ouvre Documents ; si une bibliothèque manque encore, utilisez l'étape 2 |
| 4 | Administrateur SharePoint | Donnez aux personnes qui utilisent ProjectIQ au moins Edit (ou Read) sur le site |
| 5 | Chaque utilisateur | Ouvrez Related → Documents sur un enregistrement |
L'intégration SharePoint côté serveur est active par défaut dans Dataverse online ; si Document Management Settings indique qu'elle est désactivée, activez-la depuis Advanced Settings → Document Management → Enable Server-Based SharePoint Integration.
La gestion de documents sur les trois tables et les privilèges sur les emplacements de document et le site SharePoint des rôles OP365 User et OP365 Administrator font partie de la solution ProjectIQ : une mise à jour de la solution les apporte. Le site SharePoint est un paramètre de chaque environnement et n'est pas dans la solution.
Colonnes ProjectIQ sur les fichiers¶
Les colonnes ProjectIQ sont renseignées par trois flux cloud de la solution, un par bibliothèque : - Tag project documents - Tag purchase order documents - Tag supplier documents
Les flux vérifient la bibliothèque toutes les 3 minutes et utilisent deux références de connexion : - op365_sharepoint (SharePoint), qui doit appartenir à un utilisateur dédié avec l'autorisation Edit sur le site ; - op365_dataverse.
| Étape | Qui | Quoi |
|---|---|---|
| 1 | Admin SharePoint | Les trois bibliothèques doivent exister (voir Partie 2). Avec la CLI for Microsoft 365 (npm i -g @pnp/cli-microsoft365, puis m365 login) connectée en tant que propriétaire du site, exécutez SHAREPOINT_SITE_URL=<URL du site> python3 tools/sharepoint/document_metadata.py, avec l'URL enregistrée dans Document Management Settings. Le script ajoute les colonnes manquantes aux trois bibliothèques et à leur vue par défaut (ok), laisse celles qui existent (skip) et affiche les trois id ; il peut être relancé |
| 2 | Admin Power Platform | Renseignez les variables d'environnement SharePoint Site URL (op365_SharePointSiteUrl), Project Library Id, Purchase Order Library Id et Supplier Document Library Id avec l'URL du site et les id affichés. En Test, elles sont renseignées par le déploiement, avec les secrets OP365_SHAREPOINT_SITE_URL, OP365_PROJECT_LIBRARY_ID, OP365_PURCHASE_ORDER_LIBRARY_ID et OP365_SUPPLIER_DOCUMENT_LIBRARY_ID de l'environnement GitHub test, voir dev-environment |
| 3 | Admin Power Platform | Créez la connexion SharePoint avec l'utilisateur dédié dans l'environnement lui-même, Test compris : une connexion ne fait pas partie de la solution et ne vient pas de Dev. Partagez-la avec l'utilisateur d'application du déploiement (Can use). En Dev, liez-la à op365_sharepoint. En Test, ne la liez pas à la main : mettez son id (dans l'URL de la page de la connexion) dans le secret OP365_SHAREPOINT_CONNECTION_ID et lancez deploy-test, qui lie la référence ; modifier à la main la référence ou les flux en Test ajoute une couche non gérée au-dessus de la solution gérée. Activez ensuite les trois flux (Solutions → ProjectIQ → Cloud flows) |
| 4 | Admin SharePoint | Facultatif, pour les fichiers déjà présents : relancez l'étape 1 avec --backfill et les variables PAC_* de l'environnement |
Les flux sont importés désactivés : après chaque mise à jour de la solution, vérifiez qu'ils sont toujours activés.
Documents fournisseur approuvés dans SharePoint¶
Le flux File approved supplier documents démarre quand un document fournisseur devient Approved (Approve dans l'application). Si le document a un fichier dans sa colonne File, le flux :
1. trouve le dossier SharePoint de l'enregistrement, ou en enregistre un nouveau (<description>_<id de l'enregistrement>) dans la bibliothèque op365_supplierdocument ;
2. crée le fichier dans ce dossier avec son nom d'origine (le flux Tag supplier documents renseigne ensuite ses colonnes ProjectIQ) ;
3. écrit le lien vers le fichier dans SharePoint URL (sous File dans le formulaire, en lecture seule et affiché seulement une fois renseigné : cliquez dessus pour ouvrir le fichier) ;
4. retire le fichier de la colonne File. Sur le portail, le fournisseur voit alors Filed by your customer à la place du fichier.
Les documents classés avant l'existence de SharePoint URL reçoivent le lien vers leur dossier SharePoint (le nom du fichier n'est plus connu) à la première exécution de deploy-test après la mise à jour.
Il utilise les mêmes références de connexion op365_dataverse et op365_sharepoint et la variable SharePoint Site URL ; la bibliothèque op365_supplierdocument doit exister dans SharePoint et le site doit être le site par défaut de Document Management Settings (Partie 2, étape 2) ; si Dataverse n'a pas encore d'emplacement de document pour la bibliothèque, le flux l'enregistre sous ce site. Si la copie échoue, le fichier reste dans la colonne File : consultez l'historique des exécutions et relancez le flux depuis l'exécution en échec (Resubmit), sans approuver à nouveau.
Messages possibles¶
| Message | Signification et solution |
|---|---|
| Pas de Documents sous Related, ou un message indiquant que la gestion de documents n'est pas configurée | Le site n'est pas enregistré (voir Partie 2, étape 2), ou l'application ProjectIQ ne contient pas les tables SharePoint Document et Document Location : exécutez tools/dataverse/app.py ou ajoutez les tables dans le concepteur d'application et publiez |
| La grille Documents indique que vous n'avez pas d'autorisation sur l'emplacement | Votre compte SharePoint n'a pas accès au site ou au dossier : demandez à l'administrateur SharePoint (étape 4) |
| Accès refusé lors de la création du dossier | Vous ne pouvez pas écrire dans la bibliothèque : demandez Edit sur le site |
| Carte : "No document folder yet" | Personne n'a ouvert Documents sur le projet : ouvrez le projet dans ProjectIQ et sélectionnez Related → Documents |
| Carte : "You have no access to the SharePoint folder of this project." | Comme ci-dessus : l'accès SharePoint au site manque |
document_metadata.py : Error: File Not Found. |
La bibliothèque n'existe pas sur le site : relancez Document Management Settings en sélectionnant sa table (Partie 2, étape 2), puis relancez le script |
document_metadata.py : A duplicate field name "…" was found. |
La bibliothèque a une colonne avec le même id mais un autre nom interne, créée par une version précédente du script : si la colonne est vide, supprimez-la dans les paramètres de la bibliothèque et relancez le script |
| Les colonnes ProjectIQ d'un nouveau fichier restent vides | Le flux de la bibliothèque est désactivé ou son exécution a échoué. Vérifiez l'historique des exécutions du flux : la connexion de op365_sharepoint doit être valide et son utilisateur doit avoir Edit sur le site |