Lieferantenportal¶

Sprache: English · Italiano · Français · Deutsch Handbuchverzeichnis: README

Das Lieferantenportal ist eine Website, erstellt mit Microsoft Power Pages auf derselben Dataverse-Datenbank wie ProjectIQ, auf der Ihre Lieferanten mit Ihnen zusammenarbeiten können, ohne E-Mails und Tabellen hin und her zu schicken. Im Portal kann ein Lieferant:

auf einem Dashboard sehen, worauf Sie warten: zu beantwortende Angebotsanfragen, zu bestätigende Bestellungen, zu erneuernde Dokumente;
die Angebotsanfragen sehen, die Sie ihm gesendet haben, Stückpreise, Lieferzeit und Notizen eingeben und sein Angebot senden — oder absagen;
die Bestellungen sehen, die Sie ihm gesendet haben, mit Positionen und Beträgen, und sie bestätigen;
sehen, welcher Teil jeder Bestellung bereits geliefert wurde, und den Status seiner Rechnungen;
die Projekte sehen, an denen er arbeitet, mit den ihm zugewiesenen Aktivitäten des Plans (PSP), und — wenn Sie es erlauben — deren Fortschritt aktualisieren;
seine Unternehmensdokumente (DURC, Zertifizierungen, Versicherungen) hochladen, die Ihr Einkäufer genehmigt, und wird vor ihrem Ablauf gewarnt.

Alles, was der Lieferant tut, ist sofort in ProjectIQ sichtbar: Angebote erscheinen im Quote Comparison der Angebotsanfrage, Bestätigungen ändern den Status der Bestellung, hochgeladene Dokumente warten auf Ihre Prüfung.

Dieses Handbuch hat zwei Teile: Teil 1 für Lieferanten (Sie können ihn an diese weitergeben) und Teil 2 für Ihre internen Mitarbeiter, die Lieferanten Zugriff geben und ihre Antworten verfolgen.

Das Portal ist derzeit auf Englisch: Seiten- und Schaltflächennamen werden so wiedergegeben, wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

sequenceDiagram
    participant B as Einkäufer (ProjectIQ)
    participant DV as Dataverse
    participant S as Lieferant (Portal)
    B->>DV: Send RFQ (Einladung + leere Angebotspositionen)
    S->>DV: Requests for quotation → Open → Preise, Lieferzeit → Send quote
    DV-->>B: Einladung Responded, Quote Comparison aktualisiert
    B->>DV: Award → Bestellung → Send to Supplier
    S->>DV: Purchase orders → Open → Confirm order
    DV-->>B: Bestellung Confirmed
    B->>DV: Register Receipt
    S->>DV: Sieht die Mengen Received
    S->>DV: Documents → Upload document (DURC...)
    B->>DV: Approve oder Reject
    DV-->>S: Ablauf-E-Mail und Hinweis im Dashboard

Teil 1 — Leitfaden für Lieferanten¶

Anmelden¶

Ihr Kunde gibt Ihnen Zugriff auf sein Lieferantenportal. Sie erhalten die Adresse des Portals (zum Beispiel https://<kunde>-suppliers.powerappsportals.com) und Anweisungen, wie Sie Ihr Konto anlegen oder aktivieren. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse, die Ihr Kunde für Sie hinterlegt hat.

Öffnen Sie die Portaladresse und klicken Sie auf Sign in.
Melden Sie sich mit Ihrem Konto an: Geben Sie unter Sign in with a local account Ihre Email und Ihr Password ein (Forgot your password? sendet Ihnen einen Link zum Zurücksetzen), oder verwenden Sie Microsoft Entra ID, wenn Ihr Kunde Ihnen ein Firmenkonto gegeben hat. Noch kein Konto? Klicken Sie auf Register, oder auf Redeem invitation, wenn Sie einen Einladungscode erhalten haben.
Nach der Anmeldung öffnet das Portal das Dashboard (die Startseite leitet Sie dorthin; ist Ihr Konto noch keinem Lieferanten zugeordnet, werden Sie gebeten, sich an Ihren Kunden zu wenden). Links zeigt die Seitenleiste die Module: Dashboard, Projects (Projekte), Requests for quotation (Angebotsanfragen), Purchase orders (Bestellungen), Invoices (Rechnungen) und Documents (Dokumente). Ein blauer Zähler zeigt die zu beantwortenden Angebotsanfragen und die zu bestätigenden Bestellungen; ein orangefarbener Zähler die zu erneuernden oder zu korrigierenden Dokumente. Unten finden Sie Ihr Unternehmen, Ihren Namen und Sign out.

Zeigt eine Seite „This area is reserved to suppliers. Sign in with the account your customer invited.“, sind Sie nicht angemeldet oder Ihr Konto ist noch nicht als Lieferant aktiviert: Wenden Sie sich an Ihren Kunden.

Sie sehen nur die Daten Ihres Unternehmens. Ihre Kollegen mit eigenem Konto sehen dieselben Daten.

Das Dashboard¶

Das Dashboard ist die Startseite:

Bereich	Was er zeigt
Zähler	Requests to quote (zu beantwortende Angebotsanfragen), Orders to confirm (zu bestätigende Bestellungen), den Betrag Ordered im laufenden Jahr (bestätigte und gelieferte Bestellungen) und die Invoices under review (Rechnungen in Prüfung)
Document compliance	Ein Ring mit dem Anteil Ihrer genehmigten Dokumente, die gültig (grün), innerhalb von 30 Tagen ablaufend (orange) oder abgelaufen (rot) sind, sowie wie viele auf Prüfung warten oder abgelehnt wurden
To do	Eine Zeile für alles, worauf Ihr Kunde wartet: abgelaufene Dokumente zum Erneuern, abgelehnte Dokumente zum Korrigieren, Angebotsanfragen zum Beantworten (mit Frist), Bestellungen zum Bestätigen, bald ablaufende Dokumente. Klicken Sie auf eine Zeile, um die passende Seite zu öffnen
Your projects	Die ersten Projektkarten (siehe unten), mit All projects für die vollständige Liste

Projekte¶

Projects zeigt eine Karte je Projekt, das Ihr Kunde Ihrem Unternehmen zugewiesen hat: Code und Name (mit Ihrer Rolle, falls angegeben), Project progress (Projektfortschritt), Your deliveries (der bereits gelieferte Anteil Ihres bestellten Betrags, nur wenn Sie Bestellungen haben), Start date, End date und die Anzahl der Orders. Ein Projekt erscheint, wenn Ihr Kunde Sie zu einer Angebotsanfrage einlädt (Badge Invited), Ihnen eine Bestellung sendet oder Sie dem Projekt hinzufügt. Ein Projekt mit einer zu bestätigenden Bestellung hat einen orangefarbenen Rahmen.

Open project zeigt den Projektkopf (Code, Start- und Enddatum, Fortschritt) und unter Your work die Ihrem Unternehmen zugewiesenen Aktivitäten des Plans: Code, Activity, Start, End und Progress. Budgets und Kosten werden nie angezeigt.

Den Fortschritt Ihrer Aktivitäten aktualisieren¶

Wenn Ihr Kunde es erlaubt, ist der Progress jeder Aktivität ohne Unteraktivitäten ein Feld mit Save: Geben Sie den Prozentsatz (0–100) ein und klicken Sie auf Save. Der Fortschritt der Sammelaktivitäten (fett) und des Projekts wird daraus berechnet und kann daher nicht eingegeben werden. Erlaubt Ihr Kunde es nicht, sehen Sie nur die Fortschrittsbalken.

Eine Angebotsanfrage beantworten¶

Klicken Sie auf Requests for quotation. Jede Angebotsanfrage ist eine Karte mit Einladungsdatum, Nummer, Betreff, dem Betrag Quoted, sobald Ihre Antwort gesendet ist, und einem Balken, der die verbleibende Zeit bis zur Deadline (Frist) zeigt (er wird orange und dann rot, je näher die Frist rückt). Die Schaltflächen oben filtern die Karten: All, To quote, Quoted, Closed.

Kennzeichen der Karte	Bedeutung
To quote	Wartet auf Ihr Angebot (orangefarbener Rahmen)
Quoted	Sie haben ein Angebot gesendet (bis zur Frist änderbar)
Declined / Closed	Sie haben abgesagt, oder die Frist ist abgelaufen

Klicken Sie auf der Karte auf Quote now (oder Change quote, Open). Sie sehen Nummer, Frist, die Notizen Ihres Kunden und die Liste der Artikel mit Menge und Einheit.
Geben Sie für jede Position den Unit price (Stückpreis) und bei Bedarf Notes ein (Marke, Alternativprodukt, Konditionen...).
Geben Sie die Delivery days (Lieferzeit in Tagen nach Bestellung) und gegebenenfalls Notes for the buyer (Notizen für den Einkäufer) ein.
Klicken Sie auf Send quote. Eine grüne Meldung bestätigt: „Your quote has been sent. You can change it until the deadline.“

Gut zu wissen:

Sie können eine Position ohne Preis lassen, wenn Sie diesen Artikel nicht liefern: „Lines without a price are not quoted.“ Wenn Sie alle Positionen anbieten, steigen Ihre Chancen, da die beste Summe nur unter Lieferanten ermittelt wird, die alle Positionen angeboten haben.
Sie können zurückkehren und die Preise bis zur Frist ändern. Nach Ablauf der Frist (oder nach einer Absage) sind die Felder schreibgeschützt.
Wenn Sie nicht antworten können, klicken Sie auf Decline und bestätigen Sie. Die Angebotsanfrage wird als Declined gekennzeichnet.
Der Betrag Quoted in der Liste ist die Summe Menge × Stückpreis über alle Ihre Positionen.

Eine Bestellung bestätigen¶

Klicken Sie auf Purchase orders. Jede Bestellung ist eine Karte mit Projekt, Bestelldatum, Nummer und Gesamtbetrag. Bestellungen, die auf Ihre Bestätigung warten, sind mit To confirm gekennzeichnet und zeigen erwartete Lieferung, Zahlungsbedingungen und Lieferort; die anderen zeigen einen Balken Received (geliefert). Die Schaltflächen oben filtern die Karten: All, To confirm, Confirmed, Received.
Klicken Sie auf Review and confirm (oder Open). Sie sehen Bestelldatum, erwartete Lieferung, Delivery place (Lieferort), Payment terms (Zahlungsbedingungen), Status und die Positionen mit Menge, Stückpreis, Betrag und bereits Received (gelieferter) Menge.
Prüfen Sie die Bestellung, klicken Sie auf Confirm order und bestätigen Sie. Der Status wird Confirmed mit dem Bestätigungsdatum.

Angezeigter Status	Bedeutung
To confirm	Die Bestellung wurde Ihnen gesendet und wartet auf Ihre Bestätigung
Confirmed	Sie (oder der Einkäufer in Ihrem Namen) haben sie bestätigt
Received	Die gesamte Ware ist bei Ihrem Kunden eingegangen

Stimmt etwas an der Bestellung nicht (Preis, Menge, Termin), bestätigen Sie sie nicht: Wenden Sie sich an den Einkäufer, der die Bestellung korrigiert und erneut sendet.

Rechnungen¶

Invoices zeigt die Rechnungen, die Ihr Kunde von Ihnen erhalten hat: die Summen Under review (in Prüfung), Approved im laufenden Jahr und Rejected (abgelehnt), dann eine Karte je Rechnung mit Bestellung und Projekt, Nummer, Betrag, Dokumenttyp und Daten. Die Schritte Received → Reviewed → Approved (oder Rejected, in Rot) zeigen, wo die Rechnung steht; eine abgelehnte Rechnung zeigt den Reason (Grund). Die Schaltflächen oben filtern die Karten. Das Portal nimmt keine Rechnungen entgegen: Senden Sie sie wie gewohnt.

Unternehmensdokumente¶

Documents listet die Dokumente, die Ihr Kunde von Ihrem Unternehmen benötigt (DURC, Handelsregisterauszug, Zertifizierungen, Versicherungen, Verträge), mit Number, Issued (Ausstellung), Expires (Ablauf) und zwei Kennzeichen:

Spalte	Kennzeichen
Expiry	Valid (gültig), Expiring (läuft innerhalb von 30 Tagen ab), Expired (abgelaufen), Replaced (ein neueres Dokument desselben Typs wurde genehmigt), No expiry (ohne Ablauf)
Review	Pending review (der Einkäufer hat es noch nicht geprüft), Approved, Rejected (mit Grund)

So laden Sie ein Dokument hoch:

Klicken Sie auf New document (oder scrollen Sie zum Formular unten auf der Seite).
Wählen Sie den Type (Typ), geben Sie eine Description und, falls vorhanden, Number, Issue date, Expiry date und Notes ein.
Wählen Sie die File (PDF oder Bild, bis 32 MB) und klicken Sie auf Upload document.

Das Dokument bleibt Pending review, bis der Einkäufer es genehmigt. Solange es in Prüfung oder abgelehnt ist, können Sie Edit (Daten oder Datei ändern, dann Save changes) oder Delete klicken. Das Korrigieren eines abgelehnten Dokuments schickt es erneut in die Prüfung. Sobald es Approved ist, kann das Dokument nur noch angesehen werden: Zum Erneuern laden Sie ein neues Dokument desselben Typs hoch; sobald der Einkäufer es genehmigt, wird das alte Replaced. Sobald der Einkäufer es genehmigt, wandert die Datei in das Archiv Ihres Kunden: Die Liste zeigt Filed by your customer statt des Dateinamens.

Sie erhalten eine E-Mail, wenn ein genehmigtes Dokument bald abläuft (30 Tage vorher) und wenn es abläuft; das Dashboard zeigt dieselben Hinweise.

Fehler¶

Schlägt eine Aktion fehl, erklärt eine rote Meldung den Grund. Häufige Fälle: „Session expired: sign in again.“ (melden Sie sich erneut an und wiederholen Sie den Vorgang), „The deadline of the request for quotation has passed.“ (bitten Sie den Einkäufer um eine Fristverlängerung), „The request for quotation is closed.“ (sie wurde vergeben oder storniert), „Approved documents cannot be changed.“ oder „Approved documents cannot be deleted.“ (laden Sie stattdessen ein neues Dokument hoch), „Choose the file of the document.“ (ein neues Dokument braucht seine Datei), „Progress must be between 0 and 100.“, „Progress updates from the supplier portal are disabled.“ (Ihr Kunde hat sie deaktiviert).

Teil 2 — Leitfaden für interne Mitarbeiter¶

Was das Portal zeigt¶

Das Portal ist bewusst eingeschränkt. Lieferanten lesen nur ihre eigenen Datensätze und können nur wenige Felder ändern:

Daten	Der Lieferant kann lesen	Der Lieferant kann ändern
Einladungen zu Angebotsanfragen seines Unternehmens	Nummer, Frist, Notizen, Status, angebotener Betrag	Delivery days, supplier notes, status (nur auf Responded oder Declined)
Angebotspositionen dieser Einladungen	Artikel, Menge, Einheit, Preis, Notizen	Unit price, notes
Bestellungen seines Unternehmens (Sent, Confirmed, Received)	Kopf und Beträge	Supplier confirmed (bestätigt die Bestellung)
Positionen dieser Bestellungen	Artikel, Menge, Preis, Betrag, gelieferte Menge	Nichts
Projektlieferanten seines Unternehmens (Active und Invited)	Projekt, Rolle, Status	Nichts
Projekte dieser Projektlieferanten und seiner Bestellungen	Code, Name, Start- und Enddatum, Fortschritt	Nichts
PSP-Elemente seines Umfangs	Code, Name, Start- und Enddatum, Fortschritt	Progress % der Elemente ohne Unterelemente, nur wenn Supplier Progress Updates Yes ist
Lieferantenrechnungen seines Unternehmens	Nummer, Daten, Betrag, Status, Entscheidungsnotiz	Nichts
Lieferantendokumente seines Unternehmens	Alle Felder, einschließlich der Prüfnotiz	Typ, Beschreibung, Nummer, Daten, Notizen, Datei; kann sie anlegen und löschen, nur solange das Dokument nicht genehmigt ist

Bestellungen im Entwurf oder stornierte Bestellungen und nicht versandte Angebotsanfragen werden nie angezeigt. Die Preise anderer Lieferanten, Budgets und Kosten sind nie sichtbar.

Projektlieferanten und PSP-Umfang¶

Ein Project Supplier (Projektlieferant) gibt an, dass ein Lieferant an einem Projekt arbeitet und welche Aktivitäten des PSP er im Portal sieht (sein WBS Scope). Sie finden sie in der Liste Suppliers des Projekts (Registerkarte Purchasing) und in der Liste Projects des Lieferantenkontos.

flowchart LR
    I[RFQ Send: invitation Invited] -->|creates| PS[Project Supplier<br/>status Invited]
    O[Send to Supplier] -->|creates or activates| PS2[Project Supplier<br/>status Active]
    O -->|adds| W[WBS nodes of the order lines<br/>with their branches]
    M[+ New Project Supplier<br/>by hand] --> PS2
    PS2 --> P[Portal: project card<br/>+ Your work]
    PS --> P

Send auf einer Angebotsanfrage macht jeden eingeladenen Lieferanten zu einem Projektlieferanten Invited (falls er es noch nicht ist).
Send to Supplier auf einer Bestellung macht den Lieferanten Active und fügt seinem WBS Scope die PSP-Elemente der Bestellpositionen hinzu. Wird die Bestellung später storniert, bleiben der Projektlieferant und sein Umfang erhalten.
Sie können einen Projektlieferanten von Hand über die Liste Suppliers des Projekts anlegen (Project, Supplier, Role) und in seiner Liste WBS Scope PSP-Elemente hinzufügen (Add Existing WBS Node). Ein Element bringt immer alle seine Unteraktivitäten mit, auch später angelegte.
Um Aktivitäten auszublenden, entfernen Sie sie aus dem WBS Scope (das Entfernen eines Elements entfernt seine Unteraktivitäten nicht: entfernen Sie diese auch), oder deaktivieren Sie den Projektlieferanten, um das ganze Projekt auszublenden.
Ob Lieferanten den Fortschritt aktualisieren dürfen, ist eine Unternehmenseinstellung, Supplier Progress Updates (Administration); Standard ist No. Can Update Progress am Projektlieferanten zeigt den aktuellen Wert.

Einem Lieferanten Zugriff geben¶

Ein Lieferantenbenutzer ist ein Kontakt, dessen Company Name das Lieferantenkonto ist. ProjectIQ gibt einem solchen Kontakt automatisch die Webrolle Supplier und entzieht sie, wenn der Company Name kein Lieferant mehr ist: Webrollen weisen Sie nie von Hand zu.

flowchart LR
    A[Kontakt mit Company Name = Lieferant] -->|automatisch| R[Webrolle Supplier]
    A --> I[Invite to Portal] --> M[E-Mail mit Einladungscode] --> S[Lieferant registriert sich] --> P[Portal]
    X[Selbst registrierte Person] -->|Sie setzen den Company Name| A

Prüfen Sie in ProjectIQ, dass das Lieferantenkonto Is Supplier, Active und nicht Blocked ist.
Legen Sie den Kontakt der Person an (oder öffnen Sie ihn), mit Company Name = der Lieferant und ihrer Email.
Klicken Sie am Kontakt auf Invite to Portal und bestätigen Sie. Die Person erhält eine E-Mail mit einer Einladung (30 Tage gültig, einmal verwendbar): Damit legt sie ihr Konto an (E-Mail und Kennwort oder Microsoft), bereits mit dem Lieferanten verknüpft.
Senden Sie der Person Teil 1 dieses Handbuchs.

Invite to Portal lehnt einen Kontakt ohne E-Mail ab („Add the e-mail address of the contact before inviting it to the supplier portal.“) oder einen, dessen Company Name kein Lieferant ist („Set a supplier as Company Name of the contact before inviting it to the supplier portal.“). Die E-Mail ist in der Language des Lieferanten verfasst und wird mit derselben Einrichtung wie die Ablauf-E-Mails versendet (Administration); ohne sie erhalten Sie „The invitation e-mail could not be sent: check the environment variables op365_SupplierEmailSender and op365_SupplierEmailTemplates (PortalInvitation).“ und es wird keine Einladung angelegt. Die Einladungen finden Sie in Power Pages Management → Invitations.

Um den Zugriff zu entziehen, ändern Sie den Company Name des Kontakts (die Webrolle Supplier wird entfernt) oder deaktivieren Sie den Kontakt.

Anmeldemethoden. Neben Microsoft Entra ID bietet das Portal lokale Konten (E-Mail und Kennwort), damit sich auch Lieferanten außerhalb Ihres Tenants anmelden können. Personen können sich auch selbst registrieren: Eine selbst registrierte Person sieht nichts, bis Sie den Company Name ihres Kontakts auf den Lieferanten setzen, was ihr die Webrolle Supplier gibt; prüfen Sie neue Kontakte regelmäßig. Ihr Administrator kann lokale Konten oder die Selbstregistrierung ausschalten (dann können sich nur eingeladene Personen registrieren), siehe Einrichtung der Entwicklungsumgebung.

Dokumente prüfen¶

Ein im Portal hochgeladenes Dokument ist Pending Review, und der Besitzer des Lieferantenkontos erhält die Benachrichtigung „Supplier document to review“. Öffnen Sie es aus der Benachrichtigung oder aus der Ansicht Supplier Documents to Review, prüfen Sie die Datei und klicken Sie auf Approve oder Reject (mit einer Notiz, die der Lieferant liest). Siehe Stammdaten. Ablauf-E-Mails an Lieferanten erfordern die in Administration beschriebene Einrichtung.

Antworten verfolgen¶

In der Angebotsanfrage zeigt die Liste Invitations für jeden Lieferanten Status, Responded On, Quoted Amount und Delivery Days; der Zähler Responses zeigt, wie viele geantwortet haben.
Die Registerkarte Quote Comparison zeigt die Angebote aus dem Portal neben den von Ihnen eingegebenen. Vergeben Sie wie in Einkauf beschrieben.
Bestätigt ein Lieferant eine Bestellung im Portal, wechselt sie auf Confirmed, und Supplier Confirmed / Confirmed On werden gesetzt, genau als hätten Sie auf Confirm geklickt.

Zu beachten¶

Eine Angebotsanfrage erscheint erst nach Send im Portal; eine Bestellung erst nach Send to Supplier.
Keine dieser Aktionen sendet von sich aus eine E-Mail: Teilen Sie dem Lieferanten mit, dass eine neue Angebotsanfrage oder Bestellung auf ihn wartet (über Ihre übliche E-Mail oder über eine Automatisierung, die Ihr Administrator hinzufügen kann).
Setzen Sie eine Bestellung mit Back to Draft zurück, verschwindet sie aus dem Portal, bis sie erneut gesendet wird (das Projekt bleibt über den Projektlieferanten sichtbar).
Nach Ablauf der Frist kann der Lieferant sein Angebot nicht mehr ändern: Verlängern Sie die Deadline und klicken Sie erneut auf Send, wenn Sie weitere Antworten möchten.

Für Administratoren¶

Das Portal wird in einer eigenen Lösung, OpenProject365SupplierPortal, ausgeliefert, die von der Hauptlösung abhängt. Das Aussehen des Portals (Seitenleiste, Karten, Compliance-Ring) ist reines Liquid und CSS in den Webvorlagen OP365 Supplier Style, OP365 Supplier Nav und OP365 Supplier Project Cards. Einrichtung, Tabellenberechtigungen, Web-API-Einstellungen und Bereitstellungsschritte sind in Development environment setup (auf Englisch) dokumentiert. Leeren Sie nach jeder Bereitstellung des Portals den Cache der Website (/_services/about → Clear cache, Web-Rolle Administrators) und melden Sie sich erneut an. In einer neuen Umgebung muss die importierte Website vor der Nutzung reaktiviert werden (Power Pages → Inactive sites).