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Rilevazione ore: foglio ore, approvazione e promemoria

Lingua: English · Italiano · Français · Deutsch Indice dei manuali: README

Le ore sono di solito il costo più grande di una commessa, e il più difficile da raccogliere in tempo. ProjectIQ trasforma la loro registrazione in una routine settimanale: ogni persona compila un foglio ore settimanale per progetto e attività, invia la settimana, e i project manager approvano o respingono le ore da un'unica schermata. Le ore approvate diventano ore e costo effettivi dei nodi WBS e del progetto, valorizzate al costo orario valido in quel giorno. Un promemoria giornaliero avvisa chi si è dimenticato di registrare.

Questo manuale è per chi registra ore (parte 1), per i project manager che le approvano (parte 2) e per gli amministratori che configurano il processo (parte 3).

I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo.

Il processo completo

sequenceDiagram
    actor R as Risorsa (membro del team)
    participant TS as Foglio ore
    participant OP as ProjectIQ
    actor PM as Project manager
    R->>TS: Inserisce ore per progetto/attivita e giorno
    TS->>OP: Registrazioni salvate come Draft
    R->>TS: Submit week
    OP->>OP: Registrazioni → Submitted (bloccate)
    OP-->>PM: 🔔 "N time entries submitted on <progetto>"
    PM->>OP: Time Approval: Approve o Reject (con motivo)
    alt approvate
        OP->>OP: Registrazioni → Approved, ore e costo effettivi aggiornati
        OP-->>R: 🔔 "N of your time entries were approved"
    else respinte
        OP->>OP: Registrazioni → Rejected (di nuovo modificabili)
        OP-->>R: 🔔 "...rejected. Note: <motivo>"
        R->>TS: Corregge le ore e reinvia
    end

Stati di una registrazione ore

stateDiagram-v2
    [*] --> Draft
    Draft --> Submitted: Submit
    Rejected --> Submitted: nuovo Submit
    Draft --> Approved: Submit (approvazione disattivata)
    Submitted --> Approved: Approve
    Submitted --> Rejected: Reject + motivo
Stato Chi può modificare la registrazione Conta nei consuntivi
Draft (bozza) La risorsa (modifica, elimina) No
Submitted (inviata) Nessuno: bloccata in attesa di approvazione No
Approved (approvata) Nessuno: definitiva Sì
Rejected (respinta) La risorsa (modifica, elimina, reinvia) No

Parte 1 — Registrare le proprie ore

Prima di iniziare

  • Il tuo utente deve essere collegato a una Resource (Master Data → Resources → campo User). Altrimenti il foglio ore mostra "Your user is not linked to a resource. Ask an administrator to set User on your Resource."
  • Puoi registrare ore solo su progetti In Progress che puoi vedere (sei membro o proprietario).

La dashboard Timesheet

Apri Projects → Time → Timesheet. Vedi una settimana, da lunedì a domenica, delle tue ore.

Zona Cosa mostra
Barra degli strumenti Previous week, This week, Next week, Refresh, Submit week
Righe Una riga per combinazione progetto / attività; l'attività (nodo WBS) è facoltativa
Colonne dei giorni Ore per giorno; ogni cella mostra un'etichetta colorata con lo stato della sua registrazione
Colonna Total Ore della riga nella settimana
Piede Totali giornalieri e totale settimanale, confrontato con le tue Weekly hours

Illustrazione:

Progetto / attività Lun Mar Mer Gio Ven Sab Dom Totale
PRJ-000042 Ristrutturazione uffici / 2.2.1 Elettrico 8 ✅ 6 ✅ 8 📝 22
PRJ-000051 Magazzino / 1.2 Progetto esecutivo 2 ✅ 8 📝 4 📝 14
Totale (ore settimanali 40) 8 8 8 8 4 36 / 40

(✅ approvata, 📝 bozza: a schermo le etichette sono Draft, Submitted, Approved, Rejected.)

Aggiungere una riga

  1. In fondo alla griglia scegli il Project (sono elencati solo i progetti In Progress).
  2. Facoltativamente scegli il Task (un nodo WBS di quel progetto). Lascialo vuoto per registrare tempo sul progetto nel suo insieme.
  3. Clicca Add line. Compare una riga vuota.

Inserire le ore

  1. Clicca una cella giorno della riga e scrivi le ore: da 0 a 24, con decimali a virgola o punto. I valori vengono arrotondati al quarto d'ora (1,3 diventa 1,25).
  2. Premi Invio o passa a un'altra cella: la registrazione viene salvata subito come Draft.
  3. Per togliere ore scrivi 0 o svuota la cella: la registrazione in bozza viene eliminata.

Se scrivi qualcosa che non è un numero valido, la cella mostra "Enter hours between 0 and 24."

Una cella è modificabile solo quando contiene al massimo una registrazione e quella registrazione è Draft o Rejected. Le celle con registrazioni inviate o approvate sono in sola lettura. Se hai due registrazioni per lo stesso progetto, attività e giorno (per esempio create dall'elenco Time Entries), la cella mostra la somma e va modificata dall'elenco.

Inviare la settimana

Quando la settimana è completa clicca Submit week. Tutte le registrazioni Draft e Rejected della settimana vengono inviate insieme, un messaggio conferma quante ("N entries submitted") e i project manager vengono avvisati. Le registrazioni inviate sono bloccate.

Invia ogni settimana, anche se incompleta: gli approvatori vedono prima le tue ore e i costi di progetto restano aggiornati. Puoi aggiungere altre ore dopo e inviare di nuovo; le registrazioni già approvate non vengono toccate.

Quando le ore vengono respinte

Ricevi una notifica con il motivo. Apri il foglio ore su quella settimana: le celle respinte sono di nuovo modificabili. Correggile (o eliminale) e clicca di nuovo Submit week.

Note su una registrazione e altri modi di registrare

Il foglio ore è il modo più veloce, ma non l'unico:

  • Projects → Time → Time Entries elenca le tue registrazioni (My Time Entries) e permette di crearne una con + New: scegli progetto, attività, data, ore e aggiungi Notes (per esempio cosa hai fatto).
  • Nel form del progetto, la tab Time elenca le registrazioni del progetto.
  • Il form di creazione rapida (+ nella barra in alto → Time Entry) chiede progetto, attività, data, ore e note.

Nel form della registrazione si possono scegliere solo i nodi WBS del progetto selezionato. La Resource viene compilata con la tua risorsa; Name (risorsa + data), Cost e Revenue sono calcolati.

Il promemoria giornaliero

Dal lunedì al venerdì alle 17:30 (ora di Roma) l'applicazione controlla le ore della giornata di tutti. Se hai registrato meno ore del previsto, ricevi la notifica "Record your hours" — "You have recorded X of Y hours on ." — con il pulsante Open timesheet.

Le ore attese sono le tue Weekly Hours divise per i giorni lavorativi, meno eventuali assenze della giornata:

Situazione Ore attese (40 h/settimana, lun–ven)
Giornata lavorativa normale 8
Mezza giornata di permesso (assenza di un giorno, 4 ore) 4
Ferie o malattia per l'intera giornata 0 (nessun promemoria)
Sabato o domenica 0 (nessun promemoria)
Chiusura aziendale Nessun promemoria per nessuno

Le ore contano qualunque sia il loro stato (bozze comprese): basta registrarle per fermare il promemoria; non serve inviarle ogni giorno.

Parte 2 — Approvare le ore

Gli approvatori sono i Manager di ciascun progetto (membri con ruolo Manager, che include sempre il project manager) e gli amministratori.

La dashboard Time Approval

Apri Projects → Time → Approvals. Elenca tutte le registrazioni inviate che puoi vedere, raggruppate per risorsa e settimana.

Colonna Contenuto
Resource Chi ha lavorato
Week Lunedì della settimana
Hours Totale ore inviate del gruppo, con la ripartizione per progetto
Expand Mostra le singole registrazioni del gruppo (data, progetto, attività, ore, note)

Per decidere:

  1. Seleziona interi gruppi con la loro casella (o Select all), oppure espandi un gruppo e seleziona singole registrazioni.
  2. Clicca Approve: un messaggio conferma "N entries approved."
  3. Oppure clicca Reject: una finestra "Reject N time entries" chiede il Reason (sent to the resource), cioè il motivo inviato alla risorsa, obbligatorio. Conferma con Reject.
flowchart LR
    S[Registrazioni inviate] --> G{Raggruppa per<br/>risorsa + settimana}
    G --> A[Approva selezionate]
    G --> R[Respingi selezionate<br/>motivo obbligatorio]
    A --> ACT[Ore e costo effettivi<br/>di nodi e progetto]
    R --> BACK[Tornano alla risorsa]

Puoi decidere solo le registrazioni dei progetti in cui sei Manager. Se ne selezioni altre, l'operazione si ferma con "Only a manager of the project can approve or reject its time entries."

La vista Time Entries to Approve (Projects → Time → Time Entries) mostra le stesse registrazioni come elenco, e Time Entries by Project è usata nella tab Time del progetto.

Cosa cambia con l'approvazione

Quando una registrazione viene approvata:

  • le sue ore si sommano alle Actual Hours del suo nodo WBS e del progetto;
  • il suo costo si somma all'Actual Cost del nodo e del progetto, e compare nel riepilogo costi;
  • la registrazione diventa definitiva: non può essere modificata né eliminata.

Come vengono valorizzate le ore

Ogni registrazione porta due importi, calcolati a ogni salvataggio:

Importo Formula Visibile a
Cost (costo) Ore × il costo orario della risorsa valido alla data della registrazione (dallo storico Resource Costs) Solo agli utenti con il profilo OP365 Cost Visibility
Revenue (ricavo) Ore × l'Hourly Rate dell'utente della risorsa come membro del progetto (0 se non impostato) Agli utenti che possono leggere la registrazione

Esempio: il costo di Marco è 35,00 €/h fino al 30 giugno e 38,50 €/h dal 1 luglio. 8 ore del 28 giugno costano 280,00; 8 ore del 2 luglio costano 308,00, anche se entrambe le registrazioni vengono inserite lo stesso giorno. Se l'Hourly Rate di Marco sul progetto è 55,00 €/h, entrambe hanno un ricavo di 440,00.

Parte 3 — Configurazione (amministratori)

Impostazione Dove Effetto
Time Approval Enabled Variabile d'ambiente op365_TimeApprovalEnabled (Amministrazione) Yes (predefinito): le ore inviate attendono l'approvazione. No: Submit approva subito le registrazioni (contano subito nei consuntivi)
User sulla Resource Master Data → Resources Collega una persona alla sua risorsa: necessario per usare il foglio ore
Weekly Hours, Working Days Resource Ore attese (promemoria, totale settimanale)
Absences Planning → Absences Riducono le ore attese; le chiusure aziendali sospendono i promemoria
Hourly Rate sul Project Member Progetto → Team Ricavo delle ore del membro
Flusso Daily time reminder Power Automate, soluzione ProjectIQ Invia i promemoria (lun–ven 17:30). Vedi Amministrazione

Gli amministratori possono inviare registrazioni per conto di altri e approvare o respingere registrazioni di qualunque progetto.

Messaggi che potresti vedere

Messaggio Significato e soluzione
"Your user is not linked to a resource. Ask an administrator to set User on your Resource." Nessuna risorsa attiva ha il tuo utente nel campo User
"Hours and materials can be recorded only on projects In Progress." Il progetto è un'offerta, sospeso o chiuso
"The WBS node belongs to another project." L'attività scelta non fa parte del progetto selezionato
"Submitted or approved time entries cannot be changed." / "...cannot be deleted." Chiedi al project manager di respingere la registrazione se va corretta
"Use Submit, Approve or Reject to change the status of time entries." Lo stato non si modifica direttamente
"Only draft or rejected time entries can be submitted." Alcune registrazioni selezionate sono già inviate o approvate
"You can submit only your own time entries." Solo gli amministratori possono inviare per altri
"Select at least one time entry." Non è stato selezionato nulla
"Add a note to reject time entries." Il motivo del rifiuto è obbligatorio
"Only submitted time entries can be approved or rejected." La registrazione era già stata decisa (magari da un altro manager): aggiorna
"Enter hours between 0 and 24." Il valore scritto nel foglio ore non è valido