Skip to content

Primi passi con ProjectIQ

Lingua: English · Italiano · Français · Deutsch Indice dei manuali: README

Questa guida è la prima cosa da leggere se sei nuovo in ProjectIQ. Spiega a cosa serve l'applicazione, come si incastrano le sue parti, come orientarsi tra le schermate e quale manuale aprire per ogni attività. Gli altri manuali approfondiscono ogni area funzionale; questo ti dà la mappa.

Nota sui nomi a video. L'interfaccia è disponibile in inglese, italiano, francese e tedesco (vedi Lingua). In questo manuale i nomi di pulsanti, campi e pagine sono scritti in inglese, come appaiono nell'interfaccia in inglese, con la traduzione quando aiuta.

Cosa fa ProjectIQ

ProjectIQ è un'applicazione per la gestione di progetti e commesse, pensata per le aziende che lavorano su ordine: imprese edili e impiantistiche, studi di ingegneria, officine, società di servizi e qualunque realtà che deve sapere, per ogni commessa, cosa era stato previsto, quanto è stato speso e quanto è ancora impegnato.

Funziona dentro Microsoft Power Apps come app model-driven su Microsoft Dataverse. In pratica:

  • la apri dal browser (o da Teams, se l'azienda la aggiunge lì) con il tuo account aziendale Microsoft 365;
  • tutti i dati stanno nell'ambiente Dataverse della tua azienda: ogni azienda ha il proprio database, nulla è condiviso con altri clienti;
  • sicurezza, audit, note, notifiche e ricerca sono quelli standard della Power Platform e si comportano come nel resto di Dynamics 365.

L'applicazione copre l'intero ciclo di vita di una commessa:

flowchart LR
    A[Cliente e offerta] --> B[Progetto<br/>In Progress]
    B --> C[WBS, budget<br/>e pianificazione]
    C --> D[Team e<br/>carico risorse]
    D --> E[Ore e<br/>materiali]
    E --> F[Acquisti:<br/>richieste, RdO, ordini]
    F --> G[Entrate merci<br/>e fatture]
    G --> H[Costo effettivo,<br/>impegnato, margine]
    H --> I[Progetto chiuso]
    S[Portale fornitori] -. offerte e conferme .-> F

I concetti principali in una pagina

Concetto Che cos'è Dove approfondire
Customer (cliente) / Supplier (fornitore) Le aziende per cui lavori o da cui compri. Sono entrambe account Dataverse: la stessa azienda può essere tutte e due Anagrafiche
Item (articolo) Ciò che compri o usi in commessa (materiale, componente, servizio), con un costo unitario e i fornitori che lo vendono Anagrafiche
Resource (risorsa) Una persona (o una squadra) di cui si pianificano e registrano le ore, con capacità settimanale e costo orario Anagrafiche
Project (progetto/commessa) Il lavoro: cliente, project manager, date, valore contrattuale, budget, costo effettivo e impegnato, avanzamento Progetti e team
Project member (membro del progetto) Un utente che lavora al progetto come Manager, Contributor o Reader. L'appartenenza decide chi vede il progetto Progetti e team
WBS node (nodo WBS) Un elemento della struttura di scomposizione del lavoro: fase, pacchetto di lavoro o attività, con budget, date e avanzamento WBS e pianificazione
Dependency (dipendenza) "L'attività B può iniziare solo dopo la fine di A" (fine-inizio, con giorni di ritardo) WBS e pianificazione
Baseline Copia congelata di budget e date, per confrontare il piano attuale con quello concordato WBS e pianificazione
Allocation (allocazione) Ore di una risorsa pianificate su un nodo WBS; alimentano il carico risorse Carico risorse
Time entry (registrazione ore) Ore lavorate da una risorsa su un progetto (e facoltativamente su un'attività) in un giorno, con flusso di approvazione Rilevazione ore
Material usage (consumo materiale) Materiale consumato su un progetto, valorizzato al prezzo del fornitore o al costo dell'articolo Materiali e costi
Purchase request → RFQ → Purchase order → Goods receipt → Supplier invoice La catena degli acquisti: richiesta d'acquisto, richiesta d'offerta, ordine, entrata merci, fattura passiva Acquisti
Supplier portal (portale fornitori) Sito web dove i fornitori rispondono alle richieste d'offerta e confermano gli ordini Portale fornitori
Settings (impostazioni) Interruttori validi per tutta l'azienda: approvazione ore, soglia e approvatore acquisti Amministrazione

Accesso

  1. Apri il link che ti ha dato l'amministratore (del tipo https://<azienda>.crm4.dynamics.com/main.aspx?appid=...), oppure vai su make.powerapps.com → Apps e scegli ProjectIQ.
  2. Accedi con il tuo account aziendale.
  3. Se compare "You don't have permissions", chiedi all'amministratore i ruoli di sicurezza Basic User e OP365 User (vedi Amministrazione).

Se registrerai ore, l'amministratore deve anche collegare il tuo utente a un record Resource; altrimenti il foglio ore ti avvisa con "Your user is not linked to a resource".

Orientarsi nell'applicazione

L'applicazione usa il layout standard delle app model-driven:

flowchart TB
    subgraph Schermata
      direction LR
      N[Navigazione a sinistra<br/>aree e pagine] --- M[Area principale<br/>viste, form, dashboard]
    end
    T[Barra in alto: ricerca, nuovo record, campanella notifiche, impostazioni, guida] --- Schermata
    AS[Selettore di area<br/>in basso a sinistra] --- N
  • Selettore di area (in fondo alla navigazione a sinistra): cambia il gruppo di pagine mostrato. ProjectIQ ha quattro aree: Projects (progetti), Purchasing (acquisti), Master Data (anagrafiche) e Settings (impostazioni).
  • Navigazione a sinistra: le pagine dell'area corrente.
  • Viste: elenchi di record con colonne, filtri e ordinamento; cambi vista con il menu a tendina accanto al titolo.
  • Form (schede): un singolo record, organizzato in tab. Le modifiche si salvano con Save (o Ctrl+S); il form salva anche automaticamente dopo poco.
  • Barra dei comandi: i pulsanti sopra una vista o un form (New, Save, Delete e i comandi di ProjectIQ come Submit, Approve, Save Baseline).
  • Dashboard: pagine intere con grafici e componenti interattivi (Timesheet, Time Approval, Resource Load, Spend).

La mappa della navigazione

Area Gruppo Pagina Utente tipico
Projects Work Projects (progetti), Material Usage (consumi materiale) Project manager, membri del team
Projects Time Timesheet (foglio ore), Approvals (approvazioni), Time Entries (registrazioni ore) Chi registra ore; i manager che approvano
Projects Planning Resource Load (carico risorse), Absences (assenze) Project manager, pianificatori
Purchasing Procurement Purchase Requests, RFQs, Purchase Orders, Goods Receipts, Supplier Invoices Project manager, buyer, amministrazione
Purchasing Analysis Spend (spesa) Buyer, direzione
Master Data Records Customers, Suppliers, Contacts, Items, Resources Personale amministrativo, buyer
Settings Company Settings, Resource Costs, Project Members Amministratori

In base al tuo ruolo di sicurezza, alcune pagine possono non mostrare record o non permetterne la creazione.

Chi fa cosa

flowchart LR
    ADM([Amministratore]) -->|gestisce| MD[Anagrafiche,<br/>impostazioni, ruoli]
    PM([Project manager]) -->|crea e pianifica| PRJ[Progetti, WBS,<br/>baseline, team]
    PM -->|approva| APP[Ore e<br/>richieste d'acquisto]
    TM([Membro del team]) -->|registra| TE[Ore e<br/>materiali]
    TM -->|richiede| PR[Richieste d'acquisto]
    BUY([Approvatore acquisti]) -->|approva sopra soglia| PR
    BUY -->|approva| INV[Fatture fornitori]
    SUP([Fornitore]) -->|portale| Q[Offerte e<br/>conferme d'ordine]
Ruolo Cosa farai più spesso Manuali da leggere
Membro del team (Contributor) Compilare il foglio ore settimanale, registrare materiali, aprire richieste d'acquisto Rilevazione ore, Materiali e costi, Acquisti
Project manager (Manager) Creare il progetto, costruire WBS e piano, salvare baseline, gestire il team, approvare ore e richieste, seguire i costi Progetti e team, WBS e pianificazione, Carico risorse, Rilevazione ore, Materiali e costi, Acquisti
Buyer / approvatore acquisti Approvare le richieste sopra soglia, gestire RdO, ordini, entrate merci e fatture Acquisti, Portale fornitori
Amministratore Utenti, ruoli, anagrafiche, impostazioni, visibilità costi, portale fornitori Amministrazione, Anagrafiche, Portale fornitori
Fornitore (esterno) Rispondere alle RdO e confermare gli ordini sul portale Portale fornitori

Notifiche

ProjectIQ usa le notifiche in-app delle app model-driven: l'icona a campanella nella barra in alto. Ricevi una notifica quando:

Evento Chi viene avvisato
Delle ore vengono inviate in approvazione I manager del progetto
Le tue ore vengono approvate o respinte (con il motivo) Tu (la risorsa)
Hai registrato meno ore del previsto nella giornata (lunedì–venerdì, ore 17:30) Tu, con un link al foglio ore
Una richiesta d'acquisto attende la tua approvazione Il project manager, poi l'approvatore acquisti se la richiesta supera la soglia
La tua richiesta d'acquisto viene approvata o respinta Il richiedente

Le notifiche compaiono nel pannello della campanella e, per qualche secondo, come avviso in alto a destra. Clicca una notifica per aprire il record. Le preferenze di notifica sono quelle standard della piattaforma.

Note, menzioni e timeline

La maggior parte dei record di ProjectIQ ha una Timeline, di solito nella colonna di destra della prima scheda del form. Puoi:

  • aggiungere note, con allegati;
  • menzionare un collega scrivendo @ seguito dal nome: il collega riceve una notifica e la nota diventa un piccolo thread di commenti;
  • sui progetti, registrare anche attività (telefonate, task, appuntamenti, email).

La timeline è il posto giusto per decisioni, comunicazioni con il cliente e tutto ciò che vuoi conservare insieme al record.

Stati e record bloccati

Molti record seguono un flusso (registrazioni ore, richieste d'acquisto, ordini, fatture...). Alcune regole valgono ovunque:

  • I cambi di stato passano dai pulsanti di comando (Submit, Approve, Send, Confirm...), mai modificando il campo Status Reason. Se ci provi, ricevi un messaggio come "Use Submit, Approve or Reject to change the status".
  • I record oltre un certo stato sono bloccati: una registrazione ore inviata, un ordine spedito, una fattura approvata non si possono modificare. Per correggerli usa il pulsante che li riporta indietro (Reject, Back to Draft, Cancel Receipt).
  • Quasi tutto il lavoro avviene solo su progetti In Progress: ore, materiali e ordini d'acquisto vengono rifiutati su offerte, progetti sospesi o chiusi.

Ricerca e viste personali

  • La casella di ricerca nella barra in alto cerca in tutte le tabelle (progetti per nome o codice, clienti, articoli, ordini d'acquisto...).
  • In ogni vista puoi filtrare le colonne, cambiare l'ordinamento e salvare il risultato come vista personale (Create view). Le viste personali si possono condividere con i colleghi.
  • Usa Export to Excel dalla barra dei comandi di una vista per analizzare i dati fuori dall'app.

Lingua

L'interfaccia è disponibile in inglese, italiano, francese e tedesco. Ogni utente sceglie la lingua in Impostazioni (icona a ingranaggio) > Impostazioni di personalizzazione > Lingue > Lingua interfaccia utente; tabelle, campi, viste, pulsanti, i controlli di commessa (WBS, Gantt, foglio ore...), le finestre di dialogo, i messaggi di errore e le notifiche seguono questa scelta. Questi manuali sono disponibili in tutte e quattro le lingue; alcuni nomi di pulsanti e campi possono comparire ancora in inglese, con la traduzione dove aiuta.

Prossimi passi