Portale fornitori¶

Lingua: English · Italiano · Français · Deutsch Indice dei manuali: README

Il portale fornitori è un sito web, realizzato con Microsoft Power Pages sullo stesso database Dataverse di ProjectIQ, dove i tuoi fornitori possono lavorare con te senza email e fogli di calcolo che vanno avanti e indietro. Sul portale un fornitore:

trova in una dashboard ciò che stai aspettando: RdO da quotare, ordini da confermare, documenti da rinnovare;
vede le richieste d'offerta (RdO) che gli hai inviato, inserisce prezzi unitari, giorni di consegna e note, e invia l'offerta — oppure rinuncia;
vede gli ordini d'acquisto che gli hai inviato, con righe e importi, e li conferma;
vede quanto di ogni ordine è già stato ricevuto e lo stato delle sue fatture;
vede le commesse su cui lavora, con le attività del piano (WBS) assegnate a lui e, se lo consenti, ne aggiorna l'avanzamento;
carica i suoi documenti aziendali (DURC, certificazioni, assicurazioni), che il tuo buyer approva, e viene avvisato quando scadono.

Tutto ciò che il fornitore fa è subito visibile in ProjectIQ: le offerte compaiono nel Quote Comparison della RdO, le conferme cambiano lo stato dell'ordine, i documenti caricati attendono la tua revisione.

Questo manuale ha due parti: la Parte 1 per i fornitori (puoi inviarla a loro) e la Parte 2 per il personale interno, che dà accesso ai fornitori e segue le loro risposte.

Il portale è oggi in inglese: i nomi di pagine e pulsanti sono riportati come appaiono a schermo.

sequenceDiagram
    participant B as Buyer (ProjectIQ)
    participant DV as Dataverse
    participant S as Fornitore (portale)
    B->>DV: Send RFQ (invito + righe d'offerta vuote)
    S->>DV: Requests for quotation → Open → prezzi, giorni consegna → Send quote
    DV-->>B: Invito Responded, Quote Comparison aggiornato
    B->>DV: Award → ordine → Send to Supplier
    S->>DV: Purchase orders → Open → Confirm order
    DV-->>B: Ordine Confirmed
    B->>DV: Register Receipt
    S->>DV: Vede le quantita Received
    S->>DV: Documents → Upload document (DURC...)
    B->>DV: Approve o Reject
    DV-->>S: Email di scadenza e avviso nella Dashboard

Parte 1 — Guida per i fornitori¶

Accesso¶

Il tuo cliente ti dà accesso al suo portale fornitori. Ricevi l'indirizzo del portale (per esempio https://<cliente>-suppliers.powerappsportals.com) e le istruzioni per creare o attivare il tuo account. Usa l'indirizzo email che il cliente ha registrato per te.

Apri l'indirizzo del portale e clicca Sign in.
Accedi con il tuo account: in Sign in with a local account inserisci Email e Password (Forgot your password? ti invia un link per reimpostarla), oppure usa Microsoft Entra ID se il cliente ti ha dato un account aziendale. Non hai ancora un account? Clicca Register, oppure Redeem invitation se hai ricevuto un codice d'invito.
Dopo l'accesso il portale apre la Dashboard (la home page ti porta lì; se il tuo account non è ancora collegato a un fornitore, ti chiede di rivolgerti al cliente). A sinistra, la barra laterale mostra i moduli: Dashboard, Projects (commesse), Requests for quotation (richieste d'offerta), Purchase orders (ordini d'acquisto), Invoices (fatture) e Documents (documenti). Un contatore blu indica le RdO da quotare e gli ordini da confermare; un contatore arancione i documenti da rinnovare o correggere. In fondo trovi la tua azienda, il tuo nome e Sign out.

Se una pagina dice "This area is reserved to suppliers. Sign in with the account your customer invited.", non hai effettuato l'accesso, oppure il tuo account non è ancora abilitato come fornitore: contatta il tuo cliente.

Vedi solo i dati della tua azienda. I colleghi della tua azienda con un proprio account vedono gli stessi dati.

La dashboard¶

La Dashboard è la pagina iniziale:

Parte	Cosa mostra
Contatori	Requests to quote (RdO da quotare), Orders to confirm (ordini da confermare), l'importo Ordered nell'anno in corso (ordini confermati e ricevuti) e le Invoices under review (fatture in verifica)
Document compliance	Un anello con la quota dei tuoi documenti approvati validi (verde), in scadenza entro 30 giorni (arancione) e scaduti (rosso), più quanti attendono la revisione o sono stati rifiutati
To do	Una riga per ogni cosa che il cliente aspetta: documenti scaduti da rinnovare, documenti rifiutati da correggere, RdO da quotare (con la scadenza), ordini da confermare, documenti in scadenza. Clicca una riga per aprire la pagina in cui farlo
Your projects	Le prime schede commessa (vedi sotto), con All projects per l'elenco completo

Commesse¶

Projects mostra una scheda per ogni commessa che il cliente ha assegnato alla tua azienda: codice e nome (con il tuo ruolo, se indicato), Project progress (avanzamento della commessa), Your deliveries (la quota del tuo importo ordinato già ricevuta, solo se hai ordini), Start date, End date e il numero di Orders. Una commessa compare quando il cliente ti invita a una richiesta d'offerta (badge Invited), ti invia un ordine d'acquisto o ti aggiunge alla commessa. Una commessa con un ordine da confermare ha il bordo arancione.

Open project mostra l'intestazione della commessa (codice, data inizio e fine, avanzamento) e, sotto Your work, le attività del piano assegnate alla tua azienda: Code, Activity, Start, End e Progress. Budget e costi non sono mai mostrati.

Aggiornare l'avanzamento delle tue attività¶

Se il cliente lo consente, il Progress di ogni attività senza sotto-attività è una casella con Save: scrivi la percentuale (0–100) e clicca Save. L'avanzamento delle attività di riepilogo (in grassetto) e della commessa è calcolato da queste, quindi non si può scrivere. Se il cliente non lo consente, vedi solo le barre di avanzamento.

Rispondere a una richiesta d'offerta¶

Clicca Requests for quotation. Ogni RdO è una scheda con data d'invito, numero, oggetto, l'importo Quoted dopo che hai risposto e una barra che mostra quanto tempo resta prima della Deadline (scadenza; diventa arancione e poi rossa man mano che la scadenza si avvicina). I pulsanti in alto filtrano le schede: All, To quote, Quoted, Closed.

Etichetta della scheda	Significato
To quote	In attesa della tua offerta (bordo arancione)
Quoted	Hai inviato un'offerta (puoi ancora modificarla fino alla scadenza)
Declined / Closed	Hai rinunciato, oppure la scadenza è passata

Clicca Quote now (oppure Change quote, Open) sulla scheda. Vedi numero, scadenza, le note del cliente e l'elenco degli articoli con quantità e unità.
Per ogni riga scrivi lo Unit price (prezzo unitario) e, se serve, le Notes (marca, prodotto alternativo, condizioni...).
Scrivi i Delivery days (in quanti giorni dall'ordine puoi consegnare) ed eventuali Notes for the buyer.
Clicca Send quote. Un messaggio verde conferma: "Your quote has been sent. You can change it until the deadline."

Da sapere:

Puoi lasciare una riga senza prezzo se non fornisci quell'articolo: "Lines without a price are not quoted." Quotare tutte le righe aumenta le tue possibilità, perché il miglior totale si calcola solo tra i fornitori che hanno quotato tutte le righe.
Puoi tornare e modificare i prezzi fino alla scadenza. Dopo la scadenza (o dopo la rinuncia) i campi sono in sola lettura.
Se non puoi quotare, clicca Decline e conferma. La RdO viene marcata Declined.
L'importo Quoted nell'elenco è quantità × prezzo unitario su tutte le tue righe.

Confermare un ordine d'acquisto¶

Clicca Purchase orders. Ogni ordine è una scheda con commessa, data ordine, numero e totale. Gli ordini in attesa della tua conferma sono marcati To confirm e mostrano consegna prevista, condizioni di pagamento e luogo di consegna; gli altri mostrano una barra Received (ricevuto). I pulsanti in alto filtrano le schede: All, To confirm, Confirmed, Received.
Clicca Review and confirm (oppure Open). Vedi data ordine, consegna prevista, Delivery place (luogo di consegna), Payment terms (condizioni di pagamento), stato, e le righe con quantità, prezzo unitario, importo e quantità già Received (ricevuta).
Controlla l'ordine e clicca Confirm order, poi conferma. Lo stato diventa Confirmed con la data di conferma.

Stato mostrato	Significato
To confirm	L'ordine ti è stato inviato e attende la tua conferma
Confirmed	Tu (o il buyer per tuo conto) lo avete confermato
Received	Tutta la merce è stata ricevuta dal tuo cliente

Se qualcosa nell'ordine non va (prezzo, quantità, data), non confermarlo: contatta il buyer, che correggerà l'ordine e lo invierà di nuovo.

Fatture¶

Invoices mostra le fatture che il cliente ha ricevuto da te: i totali Under review (in verifica), Approved nell'anno in corso e Rejected (rifiutate), poi una scheda per fattura con ordine e commessa, numero, importo, tipo documento e date. I passi Received → Reviewed → Approved (oppure Rejected, in rosso) mostrano a che punto è la fattura; una fattura rifiutata mostra la Reason (motivo). I pulsanti in alto filtrano le schede. Il portale non riceve fatture: inviale come di consueto.

Documenti aziendali¶

Documents elenca i documenti che il cliente richiede alla tua azienda (DURC, visura camerale, certificazioni, assicurazioni, contratti) con Number, Issued (emissione), Expires (scadenza) e due etichette:

Colonna	Etichette
Expiry	Valid (valido), Expiring (in scadenza entro 30 giorni), Expired (scaduto), Replaced (è stato approvato un documento più recente dello stesso tipo), No expiry (senza scadenza)
Review	Pending review (il buyer non l'ha ancora controllato), Approved, Rejected (con il motivo)

Per caricare un documento:

Clicca New document (oppure scorri fino al modulo in fondo alla pagina).
Scegli il Type (tipo), scrivi una Description e, se presenti, Number, Issue date, Expiry date e Notes.
Scegli il File (PDF o immagine, fino a 32 MB) e clicca Upload document.

Il documento resta Pending review finché il buyer non lo approva. Finché è in revisione o rifiutato puoi cliccare Edit (modifica dati o file, poi Save changes) o Delete. Correggere un documento rifiutato lo rimanda in revisione. Una volta Approved il documento si può solo consultare: per rinnovarlo carica un nuovo documento dello stesso tipo; quando il buyer lo approva, il vecchio diventa Replaced. Quando il buyer lo approva, il file passa nell'archivio del cliente: l'elenco mostra Filed by your customer al posto del nome del file.

Ricevi un'email quando un documento approvato sta per scadere (30 giorni prima) e quando scade; la Dashboard mostra gli stessi avvisi.

Errori¶

Se un'azione non riesce, un messaggio rosso spiega il motivo. Casi comuni: "Session expired: sign in again." (accedi di nuovo e ripeti), "The deadline of the request for quotation has passed." (contatta il buyer per una proroga), "The request for quotation is closed." (è stata aggiudicata o annullata), "Approved documents cannot be changed." o "Approved documents cannot be deleted." (carica invece un nuovo documento), "Choose the file of the document." (un nuovo documento richiede il suo file), "Progress must be between 0 and 100.", "Progress updates from the supplier portal are disabled." (il cliente li ha disattivati).

Parte 2 — Guida per il personale interno¶

Cosa espone il portale¶

Il portale è volutamente ristretto. I fornitori possono leggere solo i propri record e scrivere solo pochi campi:

Dati	Il fornitore può leggere	Il fornitore può modificare
Inviti RdO della sua azienda	Numero, scadenza, note, stato, importo quotato	Delivery days, supplier notes, status (solo verso Responded o Declined)
Righe d'offerta di quegli inviti	Articolo, quantità, unità, prezzo, note	Unit price, notes
Ordini d'acquisto della sua azienda (Sent, Confirmed, Received)	Testata e importi	Supplier confirmed (che conferma l'ordine)
Righe di quegli ordini	Articolo, quantità, prezzo, importo, quantità ricevuta	Nulla
Fornitori di commessa della sua azienda (Active e Invited)	Commessa, ruolo, stato	Nulla
Commesse di quei fornitori di commessa e dei suoi ordini	Codice, nome, data inizio e fine, avanzamento	Nulla
Nodi WBS del suo perimetro	Codice, nome, data inizio e fine, avanzamento	Progress % dei nodi senza nodi figli, solo se Supplier Progress Updates è Yes
Fatture fornitore della sua azienda	Numero, date, importo, stato, nota della decisione	Nulla
Documenti fornitore della sua azienda	Tutti i campi, compresa la nota di revisione	Tipo, descrizione, numero, date, note, file; può crearli ed eliminarli, solo finché il documento non è approvato

Ordini in bozza o annullati e RdO non ancora inviate non vengono mai mostrati. I prezzi degli altri fornitori, i budget e i costi non sono mai visibili.

Fornitori di commessa e perimetro WBS¶

Un Project Supplier (fornitore di commessa) indica che un fornitore lavora su una commessa e quali attività della WBS vede sul portale (il suo WBS Scope). Li trovi nell'elenco Suppliers della commessa (scheda Purchasing) e nell'elenco Projects dell'account fornitore.

flowchart LR
    I[RFQ Send: invitation Invited] -->|creates| PS[Project Supplier<br/>status Invited]
    O[Send to Supplier] -->|creates or activates| PS2[Project Supplier<br/>status Active]
    O -->|adds| W[WBS nodes of the order lines<br/>with their branches]
    M[+ New Project Supplier<br/>by hand] --> PS2
    PS2 --> P[Portal: project card<br/>+ Your work]
    PS --> P

Send su una RdO rende ogni fornitore invitato un fornitore di commessa Invited (se non c'è già).
Send to Supplier su un ordine rende il fornitore Active e aggiunge al suo WBS Scope i nodi WBS delle righe dell'ordine. Se poi l'ordine viene annullato, il fornitore di commessa e il suo perimetro restano.
Puoi aggiungere un fornitore di commessa a mano dall'elenco Suppliers della commessa (Project, Supplier, Role) e aggiungere nodi WBS nel suo elenco WBS Scope (Add Existing WBS Node). Un nodo porta sempre con sé tutte le sue sotto-attività, anche quelle create dopo.
Per nascondere attività, rimuovile dal WBS Scope (rimuovere un nodo non rimuove le sue sotto-attività: rimuovi anche quelle), oppure disattiva il fornitore di commessa per nascondere l'intera commessa.
Se i fornitori possono aggiornare l'avanzamento è un'impostazione aziendale, Supplier Progress Updates (Amministrazione); il valore predefinito è No. Can Update Progress sul fornitore di commessa mostra il valore attuale.

Dare accesso a un fornitore¶

Un utente fornitore è un contatto la cui Company Name è l'account del fornitore. ProjectIQ assegna automaticamente a questo contatto il web role Supplier e lo toglie quando la Company Name non è più un fornitore: non assegni mai i web role a mano.

flowchart LR
    A[Contatto con Company Name = fornitore] -->|automatico| R[Web role Supplier]
    A --> I[Invite to Portal] --> M[E-mail con codice d'invito] --> S[Il fornitore si registra] --> P[Portale]
    X[Persona autoregistrata] -->|imposti la Company Name| A

In ProjectIQ verifica che l'account del fornitore sia Is Supplier, Active e non Blocked.
Crea (o apri) il contatto della persona, con Company Name = il fornitore e la sua Email.
Sul contatto clicca Invite to Portal e conferma. La persona riceve un'e-mail con un invito (valido 30 giorni, utilizzabile una volta): seguendolo crea il suo account (e-mail e password, oppure Microsoft) già collegato al fornitore.
Invia alla persona la Parte 1 di questo manuale.

Invite to Portal rifiuta un contatto senza e-mail ("Add the e-mail address of the contact before inviting it to the supplier portal.") o la cui Company Name non è un fornitore ("Set a supplier as Company Name of the contact before inviting it to the supplier portal."). L'e-mail è scritta nella Language del fornitore e parte con la stessa configurazione delle e-mail di scadenza (Amministrazione); senza di essa ricevi "The invitation e-mail could not be sent: check the environment variables op365_SupplierEmailSender and op365_SupplierEmailTemplates (PortalInvitation)." e nessun invito viene creato. Gli inviti si trovano in Power Pages Management → Invitations.

Per togliere l'accesso cambia la Company Name del contatto (il web role Supplier viene rimosso) o disattiva il contatto.

Metodi di accesso. Oltre a Microsoft Entra ID, il portale offre account locali (e-mail e password), così possono accedere anche i fornitori esterni al tuo tenant. Le persone possono anche registrarsi da sole: una persona autoregistrata non vede nulla finché non imposti la Company Name del suo contatto sul fornitore, cosa che le assegna il web role Supplier; controlla regolarmente i nuovi contatti. L'amministratore può disattivare gli account locali o l'autoregistrazione (allora possono registrarsi solo le persone invitate), vedi Configurazione dell'ambiente di sviluppo.

Revisione dei documenti¶

Un documento caricato sul portale è Pending Review e il proprietario dell'account del fornitore riceve la notifica "Supplier document to review". Aprilo dalla notifica, o dalla vista Supplier Documents to Review, controlla il file e clicca Approve o Reject (con una nota che il fornitore leggerà). Vedi Anagrafiche. Le email di scadenza ai fornitori richiedono la configurazione descritta in Amministrazione.

Seguire le risposte¶

Nella RdO, l'elenco Invitations mostra per ogni fornitore stato, Responded On, Quoted Amount e Delivery Days; il contatore Responses mostra quanti hanno risposto.
La tab Quote Comparison mostra le offerte del portale accanto a quelle inserite da te. Aggiudica come descritto in Acquisti.
Quando un fornitore conferma un ordine dal portale, l'ordine diventa Confirmed e vengono compilati Supplier Confirmed / Confirmed On, esattamente come se avessi cliccato Confirm.

Da ricordare¶

Una RdO compare sul portale solo dopo Send; un ordine solo dopo Send to Supplier.
Nessuna delle due azioni invia da sola un'email: avvisa il fornitore che c'è una nuova RdO o un nuovo ordine (con la tua email abituale, o con un'automazione che l'amministratore può aggiungere).
Se riporti un ordine Back to Draft, sparisce dal portale finché non lo invii di nuovo (la commessa resta, tramite il fornitore di commessa).
Dopo la scadenza il fornitore non può più modificare l'offerta: proroga la Deadline e clicca di nuovo Send se vuoi altre risposte.

Per gli amministratori¶

Il portale è distribuito come soluzione separata, OpenProject365SupplierPortal, che dipende dalla soluzione principale. L'aspetto del portale (barra laterale, schede, anello di conformità) è solo Liquid e CSS nei web template OP365 Supplier Style, OP365 Supplier Nav e OP365 Supplier Project Cards. Configurazione, permessi sulle tabelle, impostazioni della Web API e passi di distribuzione sono documentati in Development environment setup (in inglese). Dopo ogni distribuzione del portale, svuota la cache del sito (/_services/about → Clear cache, web role Administrators) e accedi di nuovo. In un nuovo ambiente, il sito importato va riattivato (Power Pages → Inactive sites) prima dell'uso.