Zeiterfassung: Stundenzettel, Genehmigung und Erinnerungen

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Stunden sind meist der größte Kostenblock eines Auftrags und am schwierigsten rechtzeitig zu erfassen. ProjectIQ macht ihre Erfassung zur wöchentlichen Routine: Jede Person füllt einen Wochenstundenzettel nach Projekt und Vorgang aus, reicht die Woche ein, und die Projektleiter genehmigen oder lehnen die Stunden über einen einzigen Bildschirm ab. Genehmigte Stunden werden zu Ist-Stunden und Ist-Kosten der PSP-Elemente und des Projekts, bewertet mit dem Stundensatz, der an dem Tag galt. Eine tägliche Erinnerung benachrichtigt Personen, die vergessen haben, ihre Stunden zu erfassen.

Dieses Handbuch richtet sich an alle, die Stunden erfassen (Teil 1), an die Projektleiter, die sie genehmigen (Teil 2), und an Administratoren, die den Ablauf konfigurieren (Teil 3).

Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

Der gesamte Ablauf

sequenceDiagram
    actor R as Ressource (Teammitglied)
    participant TS as Stundenzettel
    participant OP as ProjectIQ
    actor PM as Projektleiter
    R->>TS: Gibt Stunden nach Projekt/Vorgang und Tag ein
    TS->>OP: Zeiteinträge als Draft gespeichert
    R->>TS: Submit week
    OP->>OP: Einträge → Submitted (gesperrt)
    OP-->>PM: 🔔 "N time entries submitted on <project>"
    PM->>OP: Time Approval: Approve oder Reject (mit Begründung)
    alt genehmigt
        OP->>OP: Einträge → Approved, Ist-Stunden und Ist-Kosten aktualisiert
        OP-->>R: 🔔 "N of your time entries were approved"
    else abgelehnt
        OP->>OP: Einträge → Rejected (wieder bearbeitbar)
        OP-->>R: 🔔 "...rejected. Note: <Begründung>"
        R->>TS: Korrigiert die Stunden und reicht erneut ein
    end

Status eines Zeiteintrags

stateDiagram-v2
    [*] --> Draft
    Draft --> Submitted: Submit
    Rejected --> Submitted: erneut Submit
    Draft --> Approved: Submit (Zeitgenehmigung aus)
    Submitted --> Approved: Approve
    Submitted --> Rejected: Reject + Begründung

Status	Wer den Eintrag ändern kann	Zählt in den Ist-Werten
Draft (Entwurf)	Die Ressource (bearbeiten, löschen)	Nein
Submitted (eingereicht)	Niemand: gesperrt, solange die Genehmigung aussteht	Nein
Approved (genehmigt)	Niemand: endgültig	Ja
Rejected (abgelehnt)	Die Ressource (bearbeiten, löschen, erneut einreichen)	Nein

Teil 1 — Ihre Stunden erfassen

Bevor Sie beginnen

• Ihr Benutzer muss mit einer Resource verknüpft sein (Master Data → Resources → Feld User). Andernfalls zeigt der Stundenzettel „Your user is not linked to a resource. Ask an administrator to set User on your Resource.“
• Sie können Stunden nur auf Projekten In Progress erfassen, die Sie sehen können (Sie sind Mitglied oder Besitzer).

Das Dashboard Timesheet

Öffnen Sie Projects → Time → Timesheet. Sie sehen eine Woche, Montag bis Sonntag, mit Ihren Stunden.

Bereich	Was er zeigt
Symbolleiste	Previous week, This week, Next week, Refresh, Submit week
Zeilen	Eine Zeile pro Kombination Projekt / Vorgang; der Vorgang (PSP-Element) ist optional
Tagesspalten	Stunden pro Tag; jede Zelle zeigt ein farbiges Etikett mit dem Status ihres Eintrags
Spalte Total	Stunden der Zeile in der Woche
Fußzeile	Tagessummen und Wochensumme, verglichen mit Ihren Weekly hours

Darstellung:

Projekt / Vorgang	Mo	Di	Mi	Do	Fr	Sa	So	Summe
PRJ-000042 Büroumbau / 2.2.1 Elektro	8 ✅	6 ✅	8 📝					22
PRJ-000051 Lagerhalle / 1.2 Ausführungsplanung		2 ✅		8 📝	4 📝			14
Summe (Wochenstunden 40)	8	8	8	8	4			36 / 40

(✅ genehmigt, 📝 Entwurf: Die tatsächlichen Etiketten auf dem Bildschirm sind farbige Beschriftungen Draft, Submitted, Approved, Rejected.)

Eine Zeile hinzufügen

1. Wählen Sie unten im Raster das Project (es werden nur Projekte In Progress aufgeführt).
2. Wählen Sie optional die Task (ein PSP-Element dieses Projekts). Lassen Sie sie leer, um Zeit auf das Projekt als Ganzes zu buchen.
3. Klicken Sie auf Add line. Eine leere Zeile erscheint.

Stunden eingeben

1. Klicken Sie auf eine Tageszelle der Zeile und geben Sie die Stunden ein: 0 bis 24, mit Komma oder Punkt als Dezimaltrennzeichen. Die Werte werden auf die Viertelstunde gerundet (1,3 wird zu 1,25).
2. Drücken Sie Enter oder wechseln Sie in eine andere Zelle: Der Eintrag wird sofort als Draft gespeichert.
3. Um Stunden zu entfernen, geben Sie 0 ein oder leeren die Zelle: Der Entwurfseintrag wird gelöscht.

Geben Sie etwas ein, das keine gültige Zahl ist, zeigt die Zelle „Enter hours between 0 and 24.“

Eine Zelle ist nur bearbeitbar, wenn sie höchstens einen Eintrag enthält und dieser Draft oder Rejected ist. Zellen mit eingereichten oder genehmigten Einträgen sind schreibgeschützt. Haben Sie zwei Einträge für dasselbe Projekt, denselben Vorgang und Tag erfasst (zum Beispiel über die Liste Time Entries), zeigt die Zelle ihre Summe und muss über die Liste bearbeitet werden.

Die Woche einreichen

Wenn die Woche vollständig ist, klicken Sie auf Submit week. Alle Draft- und Rejected-Einträge der Woche werden auf einmal eingereicht, eine Meldung bestätigt die Anzahl („N entries submitted“), und die Projektleiter werden benachrichtigt. Eingereichte Einträge sind gesperrt.

Reichen Sie jede Woche ein, auch wenn sie unvollständig ist: Die Genehmiger sehen Ihre Stunden früher, und die Projektkosten bleiben aktuell. Sie können später weitere Stunden hinzufügen und erneut einreichen; bereits genehmigte Einträge bleiben unberührt.

Wenn Stunden abgelehnt werden

Sie erhalten eine Benachrichtigung mit der Begründung. Öffnen Sie den Stundenzettel in dieser Woche: Abgelehnte Zellen sind wieder bearbeitbar. Korrigieren (oder löschen) Sie sie und klicken Sie erneut auf Submit week.

Notizen zu einem Eintrag und andere Erfassungswege

Der Stundenzettel ist der schnellste Weg, aber nicht der einzige:

• Projects → Time → Time Entries listet Ihre Einträge auf (My Time Entries) und ermöglicht mit + New das Anlegen eines Eintrags: Projekt, Vorgang, Datum und Stunden wählen und Notes hinzufügen (zum Beispiel, was Sie getan haben).
• Im Projektformular listet die Registerkarte Time die Zeiteinträge des Projekts auf.
• Das Schnellerfassungsformular (+ in der oberen Leiste → Time Entry) fragt Projekt, Vorgang, Datum, Stunden und Notizen ab.

Im Formular des Zeiteintrags sind nur die PSP-Elemente des gewählten Projekts wählbar. Die Resource wird mit Ihrer eigenen Ressource ausgefüllt; Name (Ressource + Datum), Cost und Revenue werden berechnet.

Die tägliche Erinnerung

Von Montag bis Freitag um 17:30 (Zeitzone Rom) prüft die Anwendung die Stunden aller für den Tag. Haben Sie weniger Stunden als erwartet erfasst, erhalten Sie die Benachrichtigung „Record your hours“ — „You have recorded X of Y hours on .“ (Sie haben X von Y Stunden am erfasst) — mit der Schaltfläche Open timesheet.

Die erwarteten Stunden sind Ihre Weekly Hours geteilt durch Ihre Arbeitstage, abzüglich etwaiger Abwesenheiten des Tages:

Situation	Erwartete Stunden (40 h/Woche, Mo–Fr)
Normaler Arbeitstag	8
Halber Tag Freistellung (eintägige Abwesenheit, 4 Stunden)	4
Ganztägiger Urlaub oder Krankheit	0 (keine Erinnerung)
Samstag oder Sonntag	0 (keine Erinnerung)
Betriebsschließung	Keine Erinnerungen für niemanden

Die Stunden zählen unabhängig von ihrem Status (auch Entwürfe); es genügt also, sie zu erfassen, damit die Erinnerung ausbleibt; Sie müssen nicht jeden Tag einreichen.

Teil 2 — Stunden genehmigen

Genehmiger sind die Manager jedes Projekts (Mitglieder mit der Rolle Manager, wozu immer der Projektleiter gehört) und die Administratoren.

Das Dashboard Time Approval

Öffnen Sie Projects → Time → Approvals. Es listet jeden eingereichten Zeiteintrag auf, den Sie sehen können, gruppiert nach Ressource und Woche.

Spalte	Inhalt
Resource	Wer gearbeitet hat
Week	Montag der Woche
Hours	Summe der eingereichten Stunden der Gruppe, mit Aufteilung nach Projekt
Expand	Zeigt die einzelnen Einträge der Gruppe (Datum, Projekt, Vorgang, Stunden, Notizen)

Zum Entscheiden:

1. Wählen Sie ganze Gruppen über ihr Kontrollkästchen aus (oder Select all) oder klappen Sie eine Gruppe auf und wählen einzelne Einträge.
2. Klicken Sie auf Approve: Eine Meldung bestätigt „N entries approved.“
3. Oder klicken Sie auf Reject: Ein Dialog „Reject N time entries“ fragt nach dem Reason (sent to the resource) (Begründung, an die Ressource gesendet), der Pflicht ist. Bestätigen Sie mit Reject.

flowchart LR
    S[Eingereichte Einträge] --> G{Gruppieren nach<br/>Ressource + Woche}
    G --> A[Auswahl genehmigen]
    G --> R[Auswahl ablehnen<br/>Begründung Pflicht]
    A --> ACT[Ist-Stunden und Ist-Kosten<br/>von Elementen und Projekt]
    R --> BACK[Zurück an die Ressource]

Sie können nur über Einträge von Projekten entscheiden, in denen Sie Manager sind. Wählen Sie andere aus, bricht der Vorgang mit „Only a manager of the project can approve or reject its time entries.“ ab.

Die Ansicht Time Entries to Approve (Projects → Time → Time Entries) zeigt dieselben Einträge als Liste, und Time Entries by Project wird in der Registerkarte Time des Projekts verwendet.

Was die Genehmigung bewirkt

Wenn ein Eintrag genehmigt wird:

• werden seine Stunden zu den Actual Hours seines PSP-Elements und des Projekts addiert;
• werden seine Kosten zu den Actual Cost des Elements und des Projekts addiert und erscheinen in der Kostenübersicht;
• wird der Eintrag endgültig: Er kann weder geändert noch gelöscht werden.

Wie Stunden bewertet werden

Jeder Zeiteintrag trägt zwei Beträge, die bei jedem Speichern berechnet werden:

Betrag	Formel	Sichtbar für
Cost (Kosten)	Stunden × der am Datum des Eintrags gültige Stundensatz der Ressource (aus der Historie Resource Costs)	Nur Benutzer mit dem Profil OP365 Cost Visibility
Revenue (Erlös)	Stunden × die Hourly Rate des Benutzers der Ressource als Mitglied des Projekts (0, wenn nicht gesetzt)	Benutzer, die den Eintrag lesen können

Beispiel: Marcos Kosten betragen 35,00 €/h bis 30. Juni und 38,50 €/h ab 1. Juli. 8 Stunden am 28. Juni kosten 280,00; 8 Stunden am 2. Juli kosten 308,00, auch wenn beide Einträge am selben Tag erfasst werden. Beträgt Marcos Hourly Rate im Projekt 55,00 €/h, haben beide Einträge einen Erlös von 440,00.

Teil 3 — Konfiguration (Administratoren)

Einstellung	Wo	Wirkung
Time Approval Enabled	Umgebungsvariable op365_TimeApprovalEnabled (Administration)	Yes (Standard): Eingereichte Stunden warten auf Genehmigung. No: Submit genehmigt die Einträge sofort (sie zählen direkt in den Ist-Werten)
User auf der Ressource	Master Data → Resources	Verknüpft eine Person mit ihrer Ressource: erforderlich für den Stundenzettel
Weekly Hours, Working Days	Ressource	Erwartete Stunden (Erinnerung, Wochensumme)
Absences	Planning → Absences	Verringern die erwarteten Stunden; Betriebsschließungen setzen die Erinnerungen aus
Hourly Rate auf dem Projektmitglied	Projekt → Team	Erlös der Stunden des Mitglieds
Flow Daily time reminder	Power Automate, Lösung ProjectIQ	Versendet die Erinnerungen (Mo–Fr 17:30). Siehe Administration

Administratoren können Einträge im Namen anderer einreichen und Einträge jedes Projekts genehmigen oder ablehnen.

Mögliche Meldungen

Meldung	Bedeutung und Lösung
„Your user is not linked to a resource. Ask an administrator to set User on your Resource.“	Keine aktive Ressource hat Ihren Benutzer im Feld User
„Hours and materials can be recorded only on projects In Progress.“	Das Projekt ist ein Angebot, ausgesetzt oder abgeschlossen
„The WBS node belongs to another project.“	Der gewählte Vorgang gehört nicht zum ausgewählten Projekt
„Submitted or approved time entries cannot be changed.“ / „...cannot be deleted.“	Bitten Sie den Projektleiter, den Eintrag abzulehnen, wenn er korrigiert werden muss
„Use Submit, Approve or Reject to change the status of time entries.“	Der Status kann nicht direkt bearbeitet werden
„Only draft or rejected time entries can be submitted.“	Einige ausgewählte Einträge sind bereits eingereicht oder genehmigt
„You can submit only your own time entries.“	Nur Administratoren können für andere einreichen
„Select at least one time entry.“	Es wurde nichts ausgewählt
„Add a note to reject time entries.“	Die Begründung der Ablehnung ist Pflicht
„Only submitted time entries can be approved or rejected.“	Über den Eintrag wurde bereits entschieden (vielleicht von einem anderen Manager): Aktualisieren Sie
„Enter hours between 0 and 24.“	Der im Stundenzettel eingegebene Wert ist ungültig