Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Kontakte, Artikel und Ressourcen¶

Sprache: English · Italiano · Français · Deutsch Handbuchverzeichnis: README

Stammdaten sind die Informationen, auf die sich jeder andere Teil von ProjectIQ stützt: die Unternehmen, für die Sie arbeiten und bei denen Sie einkaufen, die Personen, mit denen Sie sprechen, die Artikel, die Sie einkaufen und verbrauchen, und die Ressourcen, deren Stunden Sie planen und erfassen. Saubere und vollständige Stammdaten machen Kosten, Einkauf und Planung verlässlich. Dieses Handbuch erklärt jeden Datensatztyp, wofür jedes Feld dient und welche Regeln die Anwendung automatisch anwendet.

Feld- und Schaltflächennamen stehen auf Englisch, so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen.

Alle Stammdaten befinden sich im Bereich Master Data, Gruppe Records: Customers, Suppliers, Contacts, Items, Resources. Die Stundensätze der Ressourcen befinden sich im Bereich Settings; die Unternehmenseinstellungen sind Umgebungsvariablen (siehe Administration).

Wie die Stammdaten zusammenhängen¶

erDiagram
    ACCOUNT ||--o{ CONTACT : "hat"
    ACCOUNT ||--o{ SUPPLIER-DOCUMENT : "Compliance-Dokumente"
    ACCOUNT ||--o{ ITEM-SUPPLIER : "verkauft"
    ITEM ||--o{ ITEM-SUPPLIER : "wird verkauft von"
    ACCOUNT |o--o{ ITEM : "Standardlieferant von"
    USER |o--o| RESOURCE : "ist"
    RESOURCE ||--o{ RESOURCE-COST : "Historie der Stundensätze"
    RESOURCE |o--o{ ABSENCE : "Abwesenheiten (keine = Betriebsschließung)"
    ACCOUNT ||--o{ PROJECT : "Kunde von"

Kunden und Lieferanten (Accounts)¶

Kunden und Lieferanten werden beide als Accounts gespeichert, der Dataverse-Standardtabelle für Unternehmen. Ein Unternehmen kann Kunde, Lieferant oder beides gleichzeitig sein: Zwei Kontrollkästchen, Is Customer (ist Kunde) und Is Supplier (ist Lieferant), entscheiden darüber.

Zwei Formulare, ein Datensatz¶

Ein Account hat zwei Formulare:

das Formular Customer, mit den Daten, die Sie zum Verkaufen und Fakturieren brauchen;
das Formular Supplier, mit den Daten, die Sie zum Einkaufen brauchen, sowie Compliance-Dokumenten und Artikelpreisen.

Die Anwendung wählt das richtige Formular für Sie:

wenn Sie ein Unternehmen öffnen, das nur Lieferant ist, wird es im Formular Supplier angezeigt; alle anderen Accounts öffnen sich im Formular Customer;
wenn Sie einen neuen Account aus Suppliers anlegen (oder das Formular Supplier wählen), wird Is Supplier automatisch angehakt; aus Customers (Formular Customer) wird Is Customer angehakt.

Sie können das Formular jederzeit mit der Formularauswahl neben dem Datensatznamen wechseln.

Ansichten¶

Ansicht	Zeigt
All Customers (Standard in Customers)	Alle als Kunde gekennzeichneten Accounts
Prospects	Kunden mit Customer Type Prospect (Interessent)
Customers with Projects / Customers without Projects	Kunden mit (oder ohne) mindestens einem Projekt
All Suppliers (Standard in Suppliers)	Alle als Lieferant gekennzeichneten Accounts
Active Suppliers / Blocked Suppliers	Lieferanten nach Supplier Status (aktiv / gesperrt)
Suppliers with Document Alerts	Lieferanten mit abgelaufenen oder bald ablaufenden Compliance-Dokumenten

Einen Lieferanten in anderen Datensätzen wählen¶

Felder, die auf einen Lieferanten verweisen, zeigen nur Accounts mit Is Supplier, mit einer festen Ansicht (die Ansichtsauswahl ist ausgeblendet):

Feld	Verwendete Ansicht	Warum
Supplier der Bestellung, Supplier der RFQ-Einladung, Preferred Supplier der Bestellanforderung, Default Supplier des Artikels	Active Suppliers	Neue Bestellungen und Anforderungen gehen nur an aktive, nicht gesperrte Lieferanten
Supplier der Lieferantenrechnung, des Lieferantendokuments, des Lieferantenpreises des Artikels und des Materialverbrauchs	All Suppliers	Rechnungen, Dokumente und Historie können sich weiterhin auf einen gesperrten Lieferanten beziehen

Beim Speichern einer Lieferantenrechnung, eines Materialverbrauchs oder einer Bestellanforderung prüft die Anwendung außerdem, dass der gewählte Account Is Supplier ist, und stoppt sonst mit „ is not a supplier.“.

Kundenfelder (Formular Customer, Registerkarte Summary)¶

Feld	Bedeutung
Account Name	Firmenname, so wie er auf Dokumenten erscheinen soll
Is Customer	Das Unternehmen erscheint unter den Kunden und kann als Projektkunde gewählt werden
Customer Type	Prospect (Interessent, zum Beispiel solange ein Angebot offen ist) oder Customer (Kunde)
VAT Number / Tax Code	USt-IdNr. und Steuernummer (in Italien Partita IVA und Codice fiscale)
Primary Contact, Main Phone, Email, Website	Übliche Kontaktdaten
Owner	Der für den Account zuständige Benutzer
Address	Straße, Ort, Postleitzahl, Provinz, Land
Payment Terms, IBAN, PEC, Language	Abrechnungsdaten; PEC ist die italienische zertifizierte E-Mail-Adresse; Language ist die Sprache für Dokumente und E-Mails an das Unternehmen (Italienisch, Englisch, Deutsch, Französisch). IBAN ist nur für Benutzer mit dem Profil OP365 Cost Visibility sichtbar.

Schreibgeschützte, von der Anwendung gepflegte Kennzahlen: Projects (Anzahl der Projekte des Kunden) und Contract Value Total (Summe der Auftragswerte seiner Projekte). Sie werden bei jedem Anlegen, Ändern oder Löschen eines Projekts aktualisiert.

Die Registerkarte Contacts listet die Personen des Unternehmens auf.

Lieferantenfelder (Formular Supplier)¶

Die Registerkarte Summary enthält dieselben Firmen-, Adress- und Zahlungsdaten wie das Kundenformular, zusätzlich:

Feld	Bedeutung
Is Supplier	Das Unternehmen kann Angebotsanfragen und Bestellungen erhalten
Supplier Status	Active (aktiv) oder Blocked (gesperrt). Ein gesperrter Lieferant kann weder zu einer Angebotsanfrage eingeladen werden noch eine Bestellung erhalten: Die Anwendung stoppt Sie mit „ is blocked.“
Supplier Category	Freitext zur Gruppierung von Lieferanten (zum Beispiel „Elektro“, „Beton“, „Vermietung“)
Email	Wird als Standard-Einladungsadresse in Angebotsanfragen verwendet und beim Versand einer Bestellung als Sent To festgehalten

Schreibgeschützte Kennzahlen: Spend (Summe der Bestellungen beim Lieferanten, nur für Benutzer mit Kostensichtbarkeit sichtbar) und Contacts (Anzahl der Kontakte). Sie werden von den Einkaufs-Plugins gepflegt.

Die Registerkarte Documents listet die Compliance-Dokumente des Lieferanten auf und zeigt die Zähler Document Alerts (Expired Documents, Expiring Documents – abgelaufene und bald ablaufende Dokumente). Die Registerkarte Item Prices listet die Artikel, die der Lieferant verkauft, mit seinem jeweiligen Preis.

Die Zähler zählen nur genehmigte Dokumente und werden bei jeder Änderung eines Dokuments sowie jeden Morgen durch den Flow Daily document expiry aktualisiert (siehe Ablauf und E-Mails).

Lieferantendokumente¶

Ein Lieferantendokument erfasst ein Compliance-Dokument, das Sie für einen Lieferanten aufbewahren müssen: DURC (italienische Bescheinigung über Sozialabgaben), Handelsregisterauszug (Visura camerale), Zertifizierungen, Versicherungspolicen, Verträge und so weiter. Dokumente werden von Ihren Mitarbeitern erfasst oder vom Lieferanten im Lieferantenportal hochgeladen; in beiden Fällen entscheidet der Einkäufer, ob ein Dokument gültig ist.

Feld	Bedeutung
Supplier	Der Lieferant (das Dokument wird gelöscht, wenn der Lieferant gelöscht wird)
Document Type	DURC, Company Report, Certification, Insurance, Contract, Other (Pflichtfeld)
Description	Kurzbeschreibung (Pflichtfeld)
Number	Dokumentnummer oder Referenz
Issue Date / Expiry Date	Gültigkeitszeitraum (Ausstellungs- und Ablaufdatum)
External URL	Link zum Dokument in einem anderen System (zum Beispiel SharePoint)
File	Das Dokument selbst, in Dataverse hochgeladen
Notes	Sonstiges

Der Abschnitt Review des Formulars ist schreibgeschützt und wird vom System ausgefüllt:

Feld	Bedeutung
Status Reason	Pending Review, Approved oder Rejected (siehe unten)
Expiry Status	Valid, Expiring (läuft innerhalb von 30 Tagen ab), Expired oder Replaced (es gibt ein neueres genehmigtes Dokument desselben Typs)
Reviewed By / Reviewed On	Wer das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, und wann
From Supplier Portal	Ja, wenn der Lieferant das Dokument im Portal hochgeladen hat
Expiry Notice Sent	Letzte an den Lieferanten gesendete Ablauf-E-Mail für das Dokument: Expiring oder Expired; wird gelöscht, wenn sich das Ablaufdatum ändert
Review Note	Notiz des Prüfers; der Grund, den der Lieferant sieht, wenn das Dokument abgelehnt wird

Legen Sie Dokumente auf der Registerkarte Documents des Lieferanten an (+ New Supplier Document), damit der Lieferant automatisch ausgefüllt wird.

Prüfung¶

stateDiagram-v2
    [*] --> PendingReview: Lieferant lädt im Portal hoch
    [*] --> Approved: in ProjectIQ angelegt
    PendingReview --> Approved: Approve
    PendingReview --> Rejected: Reject (Notiz)
    Rejected --> PendingReview: Lieferant korrigiert es im Portal
    Approved --> [*]

Ein in ProjectIQ angelegtes Dokument ist sofort Approved: Sie prüfen es selbst.
Ein vom Lieferanten hochgeladenes Dokument ist Pending Review. Der Besitzer des Lieferantenkontos erhält die In-App-Benachrichtigung „Supplier document to review“. Öffnen Sie das Dokument, prüfen Sie die Datei und klicken Sie in der Befehlsleiste auf Approve oder Reject. Reject fragt nach einer Notiz, die der Lieferant im Portal sieht.
Der Lieferant kann ein Dokument nur ändern oder löschen, solange es Pending Review oder Rejected ist. Eine Änderung an einem abgelehnten Dokument setzt es wieder auf Pending Review. Ein Approved Dokument kann im Portal weder geändert noch gelöscht werden: Für eine Erneuerung lädt der Lieferant ein neues Dokument hoch.
Der Statusgrund lässt sich nicht von Hand ändern: Verwenden Sie Approve und Reject.

Nur genehmigte Dokumente zählen: Sie bestimmen den Ablaufstatus und die Hinweiszähler, und nur für sie werden Ablauf-E-Mails gesendet. Wird eine Erneuerung desselben Typs genehmigt, wird das ältere Dokument Replaced und löst keine Hinweise mehr aus.

Ablauf und E-Mails¶

Jeden Morgen um 06:00 Uhr (Europa/Rom) aktualisiert der Flow Daily document expiry den Ablaufstatus aller Dokumente und die Zähler der Lieferanten und sendet dem Lieferanten eine E-Mail:

einmal, wenn ein genehmigtes Dokument Expiring wird (30 Tage vor dem Ablaufdatum);
einmal, wenn es Expired wird.

Die E-Mail geht an die E-Mail-Adresse des Lieferantenkontos, wird in der Zeitachse des Dokuments erfasst und erst wieder gesendet, wenn sich das Ablaufdatum ändert. Ein Lieferant ohne E-Mail-Adresse erhält nichts: Die E-Mail geht am Morgen nach dem Eintragen der Adresse hinaus. Der Lieferant sieht die Hinweise auch im Portal (Dashboard und Seite Documents).

Der Text der E-Mails stammt aus Dataverse-E-Mail-Vorlagen (Typ Firma) in der Sprache des Lieferanten (Feld Language des Kontos). Ihr Administrator wählt die Vorlagen und das sendende Postfach in den Umgebungsvariablen Supplier Email Templates und Supplier Email Sender (siehe Administration). Solange kein Absender festgelegt ist, werden Status und Zähler trotzdem aktualisiert, aber keine E-Mail gesendet.

Ansichten¶

Ansicht	Zeigt
Active Supplier Documents	Alle Dokumente mit Typ, Lieferant, Nummer, Ablaufdatum, Ablaufstatus und Statusgrund
Supplier Documents to Review	Von Lieferanten gesendete Dokumente, die auf Approve oder Reject warten
Expiring and Expired Supplier Documents	Genehmigte Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen oder abgelaufen sind

Kontakte¶

Kontakte sind die Standardkontakte von Dataverse: die Personen, die für Ihre Kunden und Lieferanten arbeiten. ProjectIQ fügt ein Feld hinzu:

Is Decision Maker (ist Entscheider): Haken Sie es bei den Personen an, die entscheiden (zum Beispiel wer das Angebot oder die Bestellung unterschreibt).

Ein Kontakt gehört über Company Name (übergeordneter Account) zu einem Unternehmen. Bei Lieferanten ist das auch für das Lieferantenportal wichtig: Ein Lieferantenbenutzer ist ein Kontakt, dessen Unternehmen der Lieferant ist.

Artikel¶

Ein Artikel (Item) ist alles, was Sie in einem Auftrag einkaufen oder verbrauchen: ein Material, ein Bauteil, ein Verbrauchsmaterial, eine Dienstleistung oder eine Miete.

Feld	Bedeutung
Code	Eindeutiger Artikelcode (Pflichtfeld; die Anwendung lehnt zwei Artikel mit demselben Code ab)
Name	Bezeichnung (Pflichtfeld)
Category	Freitext zur Gruppierung von Artikeln
Unit of Measure	Stk, m, kg, h, m², ... Wird in Anforderungspositionen, Bestellpositionen und Materialverbräuche übernommen
Unit Cost	Standardkosten einer Einheit. Wird verwendet, wenn es keinen Lieferantenpreis gibt
Default Supplier	Der Lieferant, bei dem Sie den Artikel üblicherweise kaufen. Er wird automatisch eingeladen, wenn eine Angebotsanfrage für eine Anforderung angelegt wird, die den Artikel enthält
Notes	Sonstiges

Schreibgeschützte, vom Einkauf gepflegte Kennzahlen: Order Lines (wie viele Bestellpositionen den Artikel verwenden) und Spend (bestellter Gesamtbetrag, nur mit Kostensichtbarkeit sichtbar).

Artikellieferanten und Preise¶

Der Abschnitt Suppliers des Artikels (und die Registerkarte Item Prices des Lieferanten) listet die Artikellieferanten auf: eine Zeile für jeden Lieferanten, der den Artikel verkauft.

Feld	Bedeutung
Item / Supplier	Das Paar; es darf nur eine Zeile für denselben Artikel und Lieferanten geben
Supplier Code	Der eigene Code des Lieferanten für den Artikel
Price	Der Stückpreis des Lieferanten
Lead Time (Days)	Übliche Lieferzeit in Tagen
Minimum Lot	Mindestmenge pro Bestellung
Notes	Konditionen, Rabatte, ...

Welcher Preis verwendet wird¶

Immer wenn die Anwendung einen Artikel bewerten muss (Materialverbrauch, Positionen von Bedarfsanforderungen und Bestellungen), sucht sie einen Preis in dieser Reihenfolge:

flowchart LR
    A[Artikel und Lieferant bekannt?] -->|ja| B{Artikellieferant-Zeile<br/>mit Preis?}
    B -->|ja| P1[Lieferantenpreis verwenden]
    B -->|nein| P2[Unit Cost des Artikels verwenden]
    A -->|kein Lieferant| P2

Sie können den vorgeschlagenen Preis in der Position jederzeit überschreiben; die Regel füllt ihn nur aus, wenn er leer ist.

Ressourcen¶

Eine Ressource ist eine Person (oder ein Trupp oder jede andere Kapazität), deren Stunden im PSP geplant und in Zeiteinträgen erfasst werden. Eine Ressource muss kein Benutzer sein: Sie können Subunternehmer oder Arbeiter ohne Lizenz planen. Um ihre Stunden selbst zu erfassen, brauchen Personen jedoch einen mit ihrer Ressource verknüpften Benutzer.

Ressourcenfelder¶

Feld	Bedeutung
Name	Name der Person oder des Trupps (Pflichtfeld)
Role	Berufsbezeichnung oder Qualifikation (zum Beispiel „Elektriker“, „Bauleiter“)
User	Der Dataverse-Benutzer der Person. Erforderlich für den Stundenzettel: Der Stundenzettel findet „meine Ressource“ über dieses Feld
Owner	Besitzer des Datensatzes
Weekly Hours	Vertragliche Wochenstunden, von 0 bis 80. Standard 40
Working Days	Die Tage, an denen die Ressource arbeitet. Standard Montag bis Freitag
Hourly Cost	Aktueller Stundensatz. Lesen Sie ihn, tippen Sie ihn nicht ein: Er wird aus den Resource Costs synchronisiert (siehe unten). Nur für Benutzer mit dem Profil OP365 Cost Visibility sichtbar

Wenn Sie eine Ressource anlegen und Weekly Hours und Working Days leer lassen, trägt die Anwendung 40 Stunden und Montag–Freitag ein.

Wochenstunden und Arbeitstage werden an drei Stellen verwendet:

in der täglichen Erinnerung: erwartete Stunden pro Tag = Wochenstunden ÷ Anzahl der Arbeitstage;
im Stundenzettel: Die Wochensumme wird mit den Wochenstunden verglichen;
in der Ressourcenauslastung: Wochenkapazität = Wochenstunden, abzüglich Abwesenheiten und Betriebsschließungen.

Historie der Stundensätze (Resource Costs)¶

Kosten ändern sich im Lauf der Zeit, und die Kosten einer im März geleisteten Stunde dürfen sich nicht ändern, wenn der Satz im September erhöht wird. Deshalb wird der Stundensatz als Historie in der Registerkarte Costs der Ressource (oder unter Settings → Resource Costs) gespeichert:

Feld	Bedeutung
Resource	Die Ressource
Valid From	Erster Tag, ab dem der Satz gilt (Pflichtfeld; eine Zeile pro Ressource und Datum)
Hourly Cost	Kosten pro Stunde ab diesem Datum (Pflichtfeld, nur mit Kostensichtbarkeit sichtbar)

gantt
    dateFormat YYYY-MM-DD
    axisFormat %b
    title Beispiel: Stundensatz einer Ressource
    section Kostenzeilen
    35,00 €/h (gültig ab 1. Jan)   :done, a, 2026-01-01, 2026-06-30
    38,50 €/h (gültig ab 1. Jul)   :active, b, 2026-07-01, 2026-12-31

So funktioniert es:

die Kosten eines Zeiteintrags sind Stunden × der Satz, der am Datum des Eintrags gilt (die letzte Zeile, deren Valid From nicht nach dem Datum liegt). Ein Eintrag vom 15. März verwendet 35,00; ein Eintrag vom 15. Juli verwendet 38,50, auch wenn beide heute erfasst werden;
der auf der Ressource angezeigte Hourly Cost ist die Zeile mit dem spätesten Valid From, das nicht in der Zukunft liegt. Er wird bei jedem Anlegen, Ändern oder Löschen einer Kostenzeile neu berechnet;
wenn Sie einen Satz erfassen, der in der Zukunft beginnt, zeigt das Feld der Ressource ihn an, sobald nach diesem Datum erneut eine Kostenzeile geändert wird; Zeiteinträge ab diesem Datum verwenden ihn sofort.

Hat eine Ressource überhaupt keine Kostenzeilen, wird ihr eigener Hourly Cost verwendet.

Abwesenheiten und Betriebsschließungen¶

Die Registerkarte Absences der Ressource (und Projects → Planning → Absences) erfasst die Zeit, in der eine Ressource nicht verfügbar ist.

Feld	Bedeutung
Resource	Wer abwesend ist. Leer lassen, um eine Betriebsschließung zu erfassen (zum Beispiel die Betriebsferien im August oder einen Feiertag): Sie gilt für alle
Absence Type	Vacation (Urlaub), Leave (Freistellung), Sickness (Krankheit), Closure (Schließung) (Pflichtfeld)
From / To	Erster und letzter Tag (Pflichtfelder)
Hours	Nur bei eintägigen Abwesenheiten: die Abwesenheitsstunden (zum Beispiel 4 für einen halben Tag). Für ganze Tage leer lassen
Notes	Sonstiges

Abwesenheiten werden verwendet von:

der täglichen Erinnerung, die an Abwesenheitstagen weniger (oder keine) Stunden erwartet und bei Betriebsschließungen nichts sendet;
der Ressourcenauslastung, die die Wochenkapazität verringert.

flowchart LR
    W[Wochenstunden 40<br/>Mo-Fr] --> D[8 h pro Arbeitstag]
    D --> C{Abwesenheit an dem Tag?}
    C -->|ganzer Tag| Z[0 h erwartet]
    C -->|ein Tag, 4 h| H[4 h erwartet]
    C -->|Betriebsschließung| N[keine Erinnerung,<br/>keine Kapazität]
    C -->|keine| E[8 h erwartet]

Bewährte Vorgehensweisen¶

Prüfen Sie auf Dubletten, bevor Sie ein Unternehmen anlegen: Suchen Sie nach Name und USt-IdNr.
Haken Sie Is Customer und Is Supplier beide an, wenn ein Unternehmen beide Rollen hat, statt zwei Accounts anzulegen.
Sperren Sie einen Lieferanten, statt ihn zu löschen: Seine Historie (Bestellungen, Rechnungen, Dokumente) bleibt erhalten.
Tippen Sie den Stundensatz nie direkt in die Ressource: Fügen Sie eine Resource-Cost-Zeile mit dem Startdatum hinzu.
Verknüpfen Sie den User bei jeder Ressource, die Stunden erfasst, und prüfen Sie, ob der Benutzer die richtigen Sicherheitsrollen hat (siehe Administration).
Geben Sie jedem Artikel einen Standardlieferanten und die Preise der Lieferanten, die Sie nutzen: Angebotsanfragen, Bestellungen und Materialverbräuche werden dann vorausgefüllt.

Mögliche Meldungen¶

Meldung	Warum	Was tun
„ is not an active supplier.“	Der Account ist inaktiv oder nicht als Lieferant gekennzeichnet	Is Supplier anhaken oder den Account reaktivieren
„ is not a supplier.“	Der auf einer Lieferantenrechnung, einem Materialverbrauch oder einer Bestellanforderung gewählte Account ist nicht als Lieferant gekennzeichnet	Einen Lieferanten wählen oder Is Supplier am Account anhaken
„ is blocked.“	Supplier Status ist Blocked	Wieder auf Active setzen, wenn der Lieferant wieder genutzt werden darf
Fehler wegen doppeltem Schlüssel beim Speichern eines Artikels	Ein anderer Artikel hat denselben Code	Einen anderen Code verwenden oder den vorhandenen Artikel öffnen
Fehler wegen doppeltem Schlüssel bei einem Artikellieferanten	Dieser Lieferant hat bereits eine Preiszeile für den Artikel	Die vorhandene Zeile öffnen und ändern
Fehler wegen doppeltem Schlüssel bei einem Ressourcensatz	Die Ressource hat bereits einen Satz mit diesem Valid From	Die vorhandene Zeile ändern
Hourly Cost ist leer oder zeigt ***	Sie haben das Profil Cost Visibility nicht	Wenden Sie sich an einen Administrator, wenn Sie Kosten sehen müssen
„Use Approve or Reject to review a supplier document.“	Sie haben den Statusgrund eines Lieferantendokuments von Hand geändert	Verwenden Sie die Schaltfläche Approve oder Reject
„Add a note to reject the supplier document.“	Reject ohne Notiz	Schreiben Sie den Grund für den Lieferanten
„Only supplier documents pending review can be approved or rejected.“	Das Dokument ist bereits genehmigt oder abgelehnt	Nichts zu tun; der Lieferant sendet ein korrigiertes Dokument