Materiali, costi effettivi e riepilogo costi

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Una commessa è redditizia solo se sai, in ogni momento, quanto è costata davvero e quanto costerà. ProjectIQ raccoglie i costi effettivi da due fonti — ore approvate e consumi di materiale — e li combina con il costo impegnato degli ordini aperti e con il budget della WBS. Il Cost Summary (riepilogo costi) nel form del progetto trasforma questi numeri in una previsione: la stima a finire e il margine atteso.

Questo manuale spiega come registrare i materiali, come si formano costi effettivi e impegnati e come leggere il riepilogo costi.

I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo.

Da dove vengono i numeri

flowchart LR
    subgraph Piano
      B[Budget WBS<br/>manodopera + materiali + altro]
    end
    subgraph Effettivo
      T[Registrazioni ore approvate<br/>ore x costo orario alla data]
      M[Consumi materiale<br/>quantita x costo unitario]
      GR[Entrate merci] -->|creano| M
    end
    subgraph Impegnato
      PO[Righe d'ordine aperte<br/>quantita da ricevere x prezzo]
    end
    B --> CS[[Cost Summary]]
    T --> AC[Actual Cost] --> CS
    M --> AC
    PO --> CC[Committed Cost]
    CV[Valore contrattuale] --> CS
    PG[Avanzamento %] --> CS

Valore	Fonte	Aggiornato
Budget Total	Budget dei nodi WBS	Al salvataggio di un nodo
Actual Hours	Registrazioni ore approvate	All'approvazione di una registrazione (o all'invio, con approvazione disattivata)
Actual Cost	Costo delle ore approvate + costo totale di tutti i consumi	Al salvataggio o eliminazione di una registrazione o di un consumo
Committed Cost	Righe d'ordine ancora da ricevere × prezzo, su ordini inviati o confermati	Quando cambiano ordini, righe o entrate merci
Progress %	Avanzamento dei nodi foglia, pesato sul budget	Al salvataggio di un nodo

Ogni valore esiste sia su ogni nodo WBS (ore e costo effettivi di quel nodo) sia sul progetto (totali). I costi registrati sul progetto senza nodo WBS contano nei totali del progetto e compaiono come Not assigned to a WBS node nel riepilogo costi.

Consumi di materiale

Un material usage (consumo di materiale) registra il materiale consumato su un progetto: cosa, quanto, quando, su quale attività, da quale fornitore e a che costo. Può essere creato a mano o automaticamente da un'entrata merci (vedi Acquisti).

Registrare materiale a mano

1. Apri Projects → Work → Material Usage e clicca + New, oppure usa la tab Materials del progetto (il progetto viene precompilato), oppure il form di creazione rapida.
2. Scegli il Project (deve essere In Progress) e facoltativamente il WBS Node (sono proposti solo nodi di quel progetto).
3. Imposta la Usage Date.
4. Scegli l'Item. Description e Unit of Measure vengono copiate dall'articolo se vuote.
5. Facoltativamente scegli il Supplier da cui proviene il materiale.
6. Scrivi la Quantity.
7. Lascia vuoto Unit Cost perché lo compili l'applicazione, oppure scrivilo.
8. Salva: Total Cost = Quantity × Unit Cost.

Campi

Campo	Significato
Project	Il progetto (obbligatorio). Il consumo viene eliminato con il progetto
WBS Node	L'attività su cui si usa il materiale (facoltativo, solo dello stesso progetto)
Usage Date	Quando è stato usato
Item	L'articolo a catalogo (facoltativo: puoi registrare materiale a testo libero)
Description	Cosa è stato usato; dall'articolo se vuota
Supplier	Da dove proviene (facoltativo)
Quantity / Unit of Measure	Quanto; l'unità viene dall'articolo se vuota
Unit Cost	Costo per unità (visibile solo con la visibilità costi)
Total Cost	Quantity × Unit Cost, calcolato (visibile solo con la visibilità costi)

Come viene proposto il costo unitario

Quando scegli un articolo e lasci vuoto Unit Cost:

1. se è indicato un Supplier ed esiste una riga item supplier attiva per quell'articolo e fornitore, si usa il suo Price;
2. altrimenti si usa lo Unit Cost dell'articolo.

La proposta avviene solo quando l'articolo viene scelto o cambiato; le modifiche successive dei prezzi a catalogo non cambiano i record esistenti.

Materiale dalle entrate merci

Quando un buyer registra un'entrata merci su un ordine d'acquisto, ProjectIQ crea un consumo per ogni riga ricevuta, al prezzo d'ordine, sul progetto dell'ordine e sul nodo WBS della riga d'ordine. Questi record sono marcati come provenienti dall'entrata merci e non possono essere modificati né eliminati direttamente: "This material usage comes from a goods receipt: cancel the receipt to change it." Per correggerli, annulla l'entrata merci e registrala di nuovo.

Quindi non devi registrare due volte il materiale acquistato: ricevilo, e diventa costo effettivo automaticamente. Registra a mano solo il materiale preso dal magazzino o acquistato fuori dagli ordini.

Viste

Vista	Mostra
All Material Usage	Tutti i consumi che puoi vedere
Material Usage by Project	Usata nella tab Materials del progetto

La ricerca rapida (casella di ricerca della vista) è disponibile sui consumi.

Il costo effettivo nel dettaglio

flowchart TB
    subgraph Nodo 2.2.1 Elettrico
      T1[Ore approvate: 46 h<br/>costo 1.650,00]
      M1[Consumi: cavi, scatole<br/>2.340,00]
    end
    T1 --> N[Actual Cost del nodo 3.990,00<br/>Actual Hours 46]
    M1 --> N
    N --> P[Actual Cost del progetto<br/>= somma dei nodi + non assegnati]

• Manodopera: contano solo le registrazioni approvate (con approvazione disattivata, quelle inviate vengono approvate subito). Ore in bozza, inviate o respinte non sono ancora costo effettivo.
• Materiali: tutti i consumi contano appena salvati, sia inseriti a mano sia creati da un'entrata merci.
• Il ricalcolo è immediato e copre anche gli spostamenti: se una registrazione passa a un altro nodo o progetto, vengono ricalcolati sia i vecchi sia i nuovi totali.

Costo impegnato

Il costo impegnato sono i soldi già promessi ai fornitori ma non ancora ricevuti come merce: per ogni riga degli ordini Sent (inviati) o Confirmed (confermati), (quantità ordinata − quantità ricevuta) × prezzo. Gli ordini in bozza (non ancora inviati) e quelli annullati non contano. Quando arriva la merce, la parte ricevuta passa da impegnato a effettivo (tramite il consumo di materiale). Vedi Acquisti per i dettagli.

flowchart LR
    PO["Ordine 100 m cavo × 2,00 = 200,00"] -->|nulla ricevuto| C1[Impegnato 200,00<br/>Effettivo 0]
    C1 -->|entrata di 60 m| C2[Impegnato 80,00<br/>Effettivo 120,00]
    C2 -->|entrata di 40 m| C3[Impegnato 0<br/>Effettivo 200,00]

Il costo impegnato si usa anche quando si invia una richiesta d'acquisto: se effettivo + impegnato + la nuova richiesta superano il budget del nodo (o del progetto), la richiesta viene marcata Over Budget per l'approvatore.

Riepilogo costi

La tab Costs del progetto mostra il componente Cost Summary.

Valori di testata

Valore	Significato
Contract value	Il prezzo concordato (Contract Value del progetto)
Budget	Budget totale della WBS
Actual cost	Costo effettivo a oggi, con la ripartizione Labour (manodopera) / Materials (materiali)
Estimate at completion	Stima a finire, cioè previsione del costo finale: costo effettivo ÷ avanzamento quando l'avanzamento è maggiore di zero; altrimenti il maggiore tra budget ed effettivo
Expected margin	Valore contrattuale − stima a finire

Budget vs effettivo per ramo WBS

Sotto la testata, una tabella mostra una riga per ogni nodo WBS di primo livello (ogni ramo include tutti i suoi sotto-nodi):

Colonna	Significato
WBS branch	Codice e nome del nodo di primo livello
Budget	Budget totale del ramo
Actual	Costo effettivo del ramo
Variance	Effettivo − budget: positivo significa fuori budget
Spent	Quota del budget già spesa, come barra
Hours (actual / budget)	Ore approvate rispetto alle ore a budget

I costi senza nodo WBS compaiono in un'ultima riga, Not assigned to a WBS node.

Esempio

	Valore
Valore contrattuale	120.000
Budget	100.000
Costo effettivo	45.000 (manodopera 30.000, materiali 15.000)
Avanzamento	40%
Stima a finire	45.000 ÷ 0,40 = 112.500
Margine atteso	120.000 − 112.500 = 7.500 (il margine a budget era 20.000)

La previsione dice che la commessa spende più in fretta di quanto avanzi: a questo ritmo finirà 12.500 sopra il budget. Guarda la tabella per ramo per capire da dove viene lo scostamento.

La stima a finire vale quanto i valori di avanzamento: aggiorna regolarmente l'avanzamento dei nodi foglia. Con avanzamento a 0 la previsione ricade sul budget (o sul costo effettivo, se è già più alto).

Messaggi: "Save the project to see its costs." su un progetto nuovo; "The cost summary could not be loaded" in caso di problemi di rete o permessi (ricarica il form).

Visibilità dei costi

I costi sono dati sensibili. Le colonne con costi orari e costi dei materiali sono protette dal profilo di sicurezza di colonna OP365 Cost Visibility:

• gli utenti con il profilo vedono Unit Cost, Total Cost, il Cost delle registrazioni ore, i costi orari delle risorse, la spesa per fornitore e articolo;
• gli utenti senza il profilo vedono questi campi vuoti o mascherati, anche sui record che possono aprire.

I totali del progetto (Actual Cost, Committed Cost, Budget Total) sono visibili a chiunque possa leggere il progetto. Assegna il profilo ad amministratori, project manager e controller (vedi Amministrazione).

Messaggi che potresti vedere

Messaggio	Significato e soluzione
"Hours and materials can be recorded only on projects In Progress."	Metti il progetto In Progress, o registra su un altro progetto
"The WBS node belongs to another project."	Scegli un nodo del progetto selezionato
"This material usage comes from a goods receipt: cancel the receipt to change it."	Usa Cancel Receipt sull'entrata merci, poi registrala di nuovo
Unit Cost o Total Cost vuoti	Non hai il profilo Cost Visibility, oppure l'articolo non ha costo né prezzo del fornitore