Données de référence : clients, fournisseurs, contacts, articles et ressources¶

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Les données de référence sont les informations sur lesquelles repose tout le reste de ProjectIQ : les entreprises pour lesquelles vous travaillez et chez qui vous achetez, les personnes avec qui vous échangez, les articles que vous achetez et consommez, et les ressources dont vous planifiez et saisissez les heures. Les tenir propres et complètes, c'est ce qui rend fiables les coûts, les achats et le planning. Ce manuel décrit chaque type d'enregistrement, l'usage de chaque champ et les règles que l'application applique automatiquement.

Toutes les données de référence se trouvent dans la zone Master Data, groupe Records : Customers (clients), Suppliers (fournisseurs), Contacts, Items (articles), Resources (ressources). Les coûts horaires des ressources sont dans la zone Settings ; les paramètres de l'entreprise sont des variables d'environnement (voir Administration).

Les noms des champs et des boutons sont en anglais, comme à l'écran.

Comment les données de référence sont reliées¶

erDiagram
    ACCOUNT ||--o{ CONTACT : "a"
    ACCOUNT ||--o{ SUPPLIER-DOCUMENT : "documents de conformité"
    ACCOUNT ||--o{ ITEM-SUPPLIER : "vend"
    ITEM ||--o{ ITEM-SUPPLIER : "est vendu par"
    ACCOUNT |o--o{ ITEM : "fournisseur habituel de"
    USER |o--o| RESOURCE : "est"
    RESOURCE ||--o{ RESOURCE-COST : "historique du coût horaire"
    RESOURCE |o--o{ ABSENCE : "absences (vide = fermeture d'entreprise)"
    ACCOUNT ||--o{ PROJECT : "client de"

Clients et fournisseurs (comptes)¶

Clients et fournisseurs sont tous deux enregistrés comme comptes (accounts), la table standard de Dataverse pour les entreprises. Une même entreprise peut être cliente, fournisseur ou les deux à la fois : deux cases à cocher, Is Customer (est client) et Is Supplier (est fournisseur), en décident.

Deux formulaires, un seul enregistrement¶

Un compte a deux formulaires :

le formulaire Customer, avec les données nécessaires pour vendre et facturer ;
le formulaire Supplier, avec les données nécessaires pour acheter, plus les documents de conformité et les prix des articles.

L'application choisit le bon formulaire pour vous :

lorsque vous ouvrez une entreprise qui est uniquement fournisseur, elle s'affiche sur le formulaire Supplier ; tous les autres comptes s'ouvrent sur le formulaire Customer ;
lorsque vous créez un compte depuis Suppliers (ou choisissez le formulaire Supplier), Is Supplier est coché automatiquement ; depuis Customers (formulaire Customer), c'est Is Customer.

Vous pouvez toujours changer de formulaire avec le sélecteur à côté du nom de l'enregistrement.

Vues¶

Vue	Affiche
All Customers (par défaut dans Customers)	Tous les comptes marqués comme clients
Prospects	Clients dont le Customer Type est Prospect
Customers with Projects / Customers without Projects	Clients ayant (ou n'ayant pas) au moins un projet
All Suppliers (par défaut dans Suppliers)	Tous les comptes marqués comme fournisseurs
Active Suppliers / Blocked Suppliers	Fournisseurs selon leur Supplier Status
Suppliers with Document Alerts	Fournisseurs avec des documents de conformité expirés ou proches de l'expiration

Choisir un fournisseur dans les autres enregistrements¶

Les champs qui pointent vers un fournisseur n'affichent que les comptes marqués Is Supplier, avec une vue fixe (le sélecteur de vues est masqué) :

Champ	Vue utilisée	Pourquoi
Supplier de la commande d'achat, Supplier de l'invitation RFQ, Preferred Supplier de la demande d'achat, Default Supplier de l'article	Active Suppliers	Les nouvelles commandes et demandes ne vont qu'aux fournisseurs actifs et non bloqués
Supplier de la facture fournisseur, du document fournisseur, du prix fournisseur de l'article et de la consommation de matériel	All Suppliers	Factures, documents et historique peuvent encore se référer à un fournisseur bloqué

Lorsque vous enregistrez une facture fournisseur, une consommation de matériel ou une demande d'achat, l'application vérifie aussi que le compte choisi est marqué Is Supplier ; sinon elle vous arrête avec « is not a supplier. ».

Champs du client (formulaire Customer, onglet Summary)¶

Champ	Signification
Account Name	Raison sociale, telle que vous la voulez sur les documents
Is Customer	L'entreprise apparaît parmi les clients et peut être choisie comme client d'un projet
Customer Type	Prospect (client potentiel, par exemple pendant qu'une offre est ouverte) ou Customer
VAT Number / Tax Code	Numéro de TVA et code fiscal (Partita IVA et codice fiscale en Italie, ou équivalents étrangers)
Primary Contact, Main Phone, Email, Website	Coordonnées standard
Owner	L'utilisateur responsable du compte
Address	Rue, ville, code postal, province, pays
Payment Terms, IBAN, PEC, Language	Données de facturation ; PEC est l'adresse de courrier électronique certifié italienne ; Language est la langue des documents et e-mails envoyés à l'entreprise (italien, anglais, allemand, français). IBAN n'est visible que pour les utilisateurs disposant du profil OP365 Cost Visibility.

Valeurs en lecture seule tenues à jour par l'application : Projects (nombre de projets du client) et Contract Value Total (somme des montants de contrat de ses projets). Elles sont mises à jour à chaque création, modification ou suppression d'un projet.

L'onglet Contacts liste les personnes de l'entreprise.

Champs du fournisseur (formulaire Supplier)¶

L'onglet Summary contient les mêmes données d'entreprise, d'adresse et de paiement que le formulaire client, plus :

Champ	Signification
Is Supplier	L'entreprise peut recevoir des appels d'offres et des commandes
Supplier Status	Active ou Blocked (bloqué). Un fournisseur bloqué ne peut être ni invité à un appel d'offres ni recevoir de commande : l'application vous arrête avec « is blocked. »
Supplier Category	Texte libre pour regrouper les fournisseurs (par exemple « Électricité », « Béton », « Location »)
Email	Adresse d'invitation par défaut dans les appels d'offres, enregistrée comme Sent To lorsqu'une commande est envoyée

Valeurs en lecture seule : Spend (total des commandes du fournisseur, visible uniquement avec la visibilité des coûts) et Contacts (nombre de contacts). Elles sont tenues à jour par les plug-ins achats.

L'onglet Documents liste les documents de conformité du fournisseur et affiche les compteurs Document Alerts (Expired Documents = expirés, Expiring Documents = bientôt expirés). L'onglet Item Prices liste les articles que le fournisseur vend, avec son prix pour chacun.

Les compteurs ne comptent que les documents approuvés et sont mis à jour à chaque modification d'un document et chaque matin par le flux Daily document expiry (voir Expiration et e-mails).

Documents du fournisseur¶

Un document fournisseur enregistre une pièce de conformité que vous devez conserver : DURC (attestation italienne de régularité sociale), extrait du registre du commerce, certifications, polices d'assurance, contrats, etc. Les documents sont saisis par votre personnel ou déposés par le fournisseur dans le portail fournisseurs ; dans les deux cas, c'est l'acheteur qui décide si un document est valable.

Champ	Signification
Supplier	Le fournisseur (le document est supprimé avec le fournisseur)
Document Type	DURC, Company Report (extrait du registre), Certification, Insurance, Contract, Other (obligatoire)
Description	Courte description (obligatoire)
Number	Numéro ou référence du document
Issue Date / Expiry Date	Période de validité (émission et expiration)
External URL	Lien vers le document dans un autre système (par exemple SharePoint)
File	Le document lui-même, chargé dans Dataverse
Notes	Divers

La section Review du formulaire est en lecture seule et renseignée par le système :

Champ	Signification
Status Reason	Pending Review, Approved ou Rejected (voir ci-dessous)
Expiry Status	Valid, Expiring (expire dans les 30 jours), Expired, ou Replaced (un document approuvé plus récent du même type existe)
Reviewed By / Reviewed On	Qui a approuvé ou rejeté le document, et quand
From Supplier Portal	Oui quand le fournisseur a déposé le document dans le portail
Expiry Notice Sent	Dernier e-mail d'expiration envoyé au fournisseur pour le document : Expiring ou Expired ; effacé quand la date d'expiration change
Review Note	Note du vérificateur ; le motif montré au fournisseur quand le document est rejeté

Créez les documents depuis l'onglet Documents du fournisseur (+ New Supplier Document), pour que le fournisseur soit renseigné automatiquement.

Vérification¶

stateDiagram-v2
    [*] --> PendingReview: le fournisseur dépose dans le portail
    [*] --> Approved: créé dans ProjectIQ
    PendingReview --> Approved: Approve
    PendingReview --> Rejected: Reject (note)
    Rejected --> PendingReview: le fournisseur le corrige dans le portail
    Approved --> [*]

Un document créé dans ProjectIQ est Approved immédiatement : c'est vous qui le vérifiez.
Un document déposé par le fournisseur est Pending Review. Le propriétaire du compte du fournisseur reçoit la notification in-app « Supplier document to review ». Ouvrez le document, vérifiez le fichier et cliquez sur Approve ou Reject dans la barre de commandes. Reject demande une note, que le fournisseur voit dans le portail.
Le fournisseur ne peut modifier ou supprimer un document que tant qu'il est Pending Review ou Rejected. Une modification d'un document rejeté le remet en Pending Review. Un document Approved ne peut plus être modifié ni supprimé depuis le portail : pour un renouvellement, le fournisseur dépose un nouveau document.
La raison du statut ne se change pas à la main : utilisez Approve et Reject.

Seuls les documents approuvés comptent : ils déterminent le statut d'expiration et les compteurs d'alertes, et eux seuls reçoivent les e-mails d'expiration. Quand un renouvellement du même type est approuvé, l'ancien document devient Replaced et ne génère plus d'alertes.

Expiration et e-mails¶

Chaque matin à 06:00 (Europe/Rome), le flux Daily document expiry met à jour le statut d'expiration de tous les documents et les compteurs des fournisseurs, et envoie un e-mail au fournisseur :

une fois quand un document approuvé devient Expiring (30 jours avant la date d'expiration) ;
une fois quand il devient Expired.

L'e-mail part vers l'adresse e-mail du compte du fournisseur, est enregistré dans la chronologie du document et n'est pas renvoyé tant que la date d'expiration ne change pas. Un fournisseur sans adresse e-mail ne reçoit rien : l'e-mail part le matin suivant la saisie de l'adresse. Le fournisseur voit aussi les alertes dans le portail (Dashboard et page Documents).

Le texte des e-mails provient des modèles d'e-mail Dataverse (type Compte) dans la langue du fournisseur (champ Language du compte). Votre administrateur choisit les modèles et la boîte aux lettres d'envoi dans les variables d'environnement Supplier Email Templates et Supplier Email Sender (voir Administration). Tant qu'aucun expéditeur n'est défini, statuts et compteurs sont mis à jour mais aucun e-mail n'est envoyé.

Vues¶

Vue	Affiche
Active Supplier Documents	Tous les documents avec type, fournisseur, numéro, date d'expiration, statut d'expiration et raison du statut
Supplier Documents to Review	Les documents envoyés par les fournisseurs en attente d'Approve ou de Reject
Expiring and Expired Supplier Documents	Les documents approuvés qui expirent dans les 30 jours ou sont expirés

Contacts¶

Les contacts sont les contacts standard de Dataverse : les personnes qui travaillent pour vos clients et fournisseurs. ProjectIQ ajoute un champ :

Is Decision Maker : cochez-le pour les décideurs (par exemple la personne qui signe l'offre ou la commande).

Un contact appartient à une entreprise via Company Name (compte parent). Pour les fournisseurs, c'est aussi important pour le portail fournisseurs : un utilisateur fournisseur est un contact dont l'entreprise est le fournisseur.

Articles¶

Un article est tout ce que vous achetez ou consommez sur une affaire : un matériau, un composant, un consommable, un service ou une location.

Champ	Signification
Code	Code article unique (obligatoire ; l'application refuse deux articles avec le même code)
Name	Désignation (obligatoire)
Category	Texte libre pour regrouper les articles
Unit of Measure	pce, m, kg, h, m², ... Elle est recopiée sur les lignes de demande, de commande et les consommations
Unit Cost	Coût standard d'une unité. Utilisé lorsqu'il n'y a pas de prix fournisseur
Default Supplier	Le fournisseur chez qui vous achetez habituellement l'article. Il est invité automatiquement lorsqu'un appel d'offres est créé pour une demande contenant l'article
Notes	Divers

Valeurs en lecture seule, tenues à jour par les achats : Order Lines (nombre de lignes de commande utilisant l'article) et Spend (montant total commandé, visible uniquement avec la visibilité des coûts).

Fournisseurs et prix de l'article¶

La section Suppliers de l'article (et l'onglet Item Prices du fournisseur) liste les item suppliers : une ligne par fournisseur qui vend l'article.

Champ	Signification
Item / Supplier	Le couple ; il ne peut y avoir qu'une ligne pour le même article et le même fournisseur
Supplier Code	La référence du fournisseur pour l'article
Price	Le prix unitaire du fournisseur
Lead Time (Days)	Délai de livraison habituel en jours
Minimum Lot	Quantité minimale par commande
Notes	Conditions, remises, ...

Quel prix est utilisé¶

Chaque fois que l'application doit valoriser un article (consommations, lignes de demande et de commande), elle cherche un prix dans cet ordre :

flowchart LR
    A[Article et fournisseur connus ?] -->|oui| B{Ligne item supplier<br/>avec un prix ?}
    B -->|oui| P1[Prix du fournisseur]
    B -->|non| P2[Unit Cost de l'article]
    A -->|pas de fournisseur| P2

Vous pouvez toujours remplacer le prix proposé sur la ligne ; la règle ne le renseigne que lorsqu'il est vide.

Ressources¶

Une ressource est une personne (ou une équipe, ou toute capacité) dont les heures sont planifiées sur la WBS et saisies dans les saisies d'heures. Une ressource n'a pas besoin d'être un utilisateur : vous pouvez planifier des sous-traitants ou des ouvriers sans licence. Pour saisir leurs heures eux-mêmes, en revanche, les personnes doivent avoir un utilisateur relié à leur ressource.

Champs de la ressource¶

Champ	Signification
Name	Nom de la personne ou de l'équipe (obligatoire)
Role	Fonction ou compétence (par exemple « Électricien », « Chef de chantier »)
User	L'utilisateur Dataverse de la personne. Nécessaire pour la feuille de temps : elle retrouve « ma ressource » via ce champ
Owner	Propriétaire de l'enregistrement
Weekly Hours	Heures contractuelles par semaine, de 0 à 80. Par défaut 40
Working Days	Les jours travaillés. Par défaut du lundi au vendredi
Hourly Cost	Coût horaire actuel. Lisez-le, ne le saisissez pas : il est synchronisé depuis les Resource Costs (voir plus bas). Visible uniquement avec le profil OP365 Cost Visibility

Si vous créez une ressource en laissant Weekly Hours et Working Days vides, l'application renseigne 40 heures et du lundi au vendredi.

Les heures hebdomadaires et les jours travaillés servent à trois endroits :

le rappel quotidien : heures attendues par jour = heures hebdomadaires ÷ nombre de jours travaillés ;
la feuille de temps : le total hebdomadaire est comparé aux heures hebdomadaires ;
la charge des ressources : capacité hebdomadaire = heures hebdomadaires, moins absences et fermetures d'entreprise.

Historique du coût horaire (Resource Costs)¶

Les coûts évoluent, et le coût d'une heure travaillée en mars ne doit pas changer quand le taux augmente en septembre. C'est pourquoi le coût horaire est conservé comme un historique dans l'onglet Costs de la ressource (ou dans Settings → Resource Costs) :

Champ	Signification
Resource	La ressource
Valid From	Premier jour d'application du coût (obligatoire ; une ligne par ressource et par date)
Hourly Cost	Coût horaire à partir de cette date (obligatoire, visible uniquement avec la visibilité des coûts)

gantt
    dateFormat YYYY-MM-DD
    axisFormat %b
    title Exemple : coût horaire d'une ressource
    section Lignes de coût
    35,00 €/h (valable dès le 1er janv.)   :done, a, 2026-01-01, 2026-06-30
    38,50 €/h (valable dès le 1er juil.)   :active, b, 2026-07-01, 2026-12-31

Fonctionnement :

le coût d'une saisie d'heures est heures × le coût valable à la date de la saisie (la dernière ligne dont le Valid From n'est pas postérieur à la date). Une saisie du 15 mars utilise 35,00 ; une saisie du 15 juillet utilise 38,50, même si les deux sont saisies aujourd'hui ;
l'Hourly Cost affiché sur la ressource est la ligne au Valid From le plus récent qui n'est pas dans le futur. Il est recalculé à chaque création, modification ou suppression d'une ligne de coût ;
si vous saisissez un coût qui commence dans le futur, le champ de la ressource l'affichera lorsqu'une ligne de coût sera de nouveau modifiée après cette date ; les saisies d'heures à partir de cette date l'utilisent immédiatement.

Si une ressource n'a aucune ligne de coût, son propre Hourly Cost est utilisé.

Absences et fermetures d'entreprise¶

L'onglet Absences de la ressource (et Projects → Planning → Absences) enregistre les périodes d'indisponibilité.

Champ	Signification
Resource	La personne absente. Laissez vide pour enregistrer une fermeture d'entreprise (par exemple la fermeture d'août ou un pont) : elle s'applique à tout le monde
Absence Type	Vacation (congés), Leave (permission), Sickness (maladie), Closure (fermeture) — obligatoire
From / To	Premier et dernier jour (obligatoires)
Hours	Uniquement pour les absences d'une journée : les heures d'absence (par exemple 4 pour une demi-journée). Vide pour des journées entières
Notes	Divers

Les absences sont utilisées par :

le rappel quotidien, qui attend moins d'heures (ou aucune) les jours d'absence et n'envoie rien les jours de fermeture ;
la charge des ressources, qui réduit la capacité hebdomadaire.

flowchart LR
    W[Heures hebdo 40<br/>lun-ven] --> D[8 h par jour travaillé]
    D --> C{Absence ce jour-là ?}
    C -->|journée entière| Z[0 h attendue]
    C -->|un jour, 4 h| H[4 h attendues]
    C -->|fermeture d'entreprise| N[pas de rappel,<br/>pas de capacité]
    C -->|aucune| E[8 h attendues]

Bonnes pratiques¶

Vérifiez les doublons avant de créer une entreprise : cherchez par nom et numéro de TVA.
Cochez à la fois Is Customer et Is Supplier quand une entreprise joue les deux rôles, au lieu de créer deux comptes.
Bloquez un fournisseur plutôt que de le supprimer : son historique (commandes, factures, documents) reste intact.
Ne saisissez jamais le coût horaire sur la ressource : ajoutez une ligne Resource Cost avec sa date de début.
Reliez le User de chaque ressource qui saisit des heures, et vérifiez que l'utilisateur a les bons rôles de sécurité (voir Administration).
Donnez à chaque article un fournisseur habituel et les prix des fournisseurs que vous utilisez : appels d'offres, commandes et consommations seront préremplis.

Messages possibles¶

Message	Pourquoi	Que faire
« is not an active supplier. »	Le compte est inactif ou non marqué fournisseur	Cochez Is Supplier ou réactivez le compte
« is not a supplier. »	Le compte choisi sur une facture fournisseur, une consommation de matériel ou une demande d'achat n'est pas marqué fournisseur	Choisissez un fournisseur, ou cochez Is Supplier sur le compte
« is blocked. »	Supplier Status vaut Blocked	Repassez-le à Active si le fournisseur peut de nouveau être utilisé
Erreur de clé en double à l'enregistrement d'un article	Un autre article a le même Code	Utilisez un autre code ou ouvrez l'article existant
Erreur de clé en double sur un item supplier	Ce fournisseur a déjà une ligne de prix pour l'article	Ouvrez et modifiez la ligne existante
Erreur de clé en double sur un resource cost	La ressource a déjà un coût avec ce Valid From	Modifiez la ligne existante
Hourly Cost vide ou masqué	Vous n'avez pas le profil Cost Visibility	Demandez à un administrateur si vous devez voir les coûts
« Use Approve or Reject to review a supplier document. »	Vous avez changé à la main la raison du statut d'un document fournisseur	Utilisez le bouton Approve ou Reject
« Add a note to reject the supplier document. »	Reject sans note	Saisissez le motif pour le fournisseur
« Only supplier documents pending review can be approved or rejected. »	Le document est déjà approuvé ou rejeté	Rien à faire ; le fournisseur envoie un document corrigé