Projets et équipe projet¶

Langue : English · Italiano · Français · Deutsch Index des manuels : README

Le projet (l'affaire) est le cœur de ProjectIQ. Tout le reste — l'organigramme des tâches, le planning, les heures, les matériaux, les achats — appartient à un projet, et chaque chiffre que vous consultez (budget, coût réel, coût engagé, avancement, marge) est finalement un chiffre de projet. Ce manuel explique comment créer et conduire un projet tout au long de son cycle de vie, ce que signifie chaque champ, quelles valeurs sont calculées pour vous et comment l'équipe projet détermine qui peut voir et faire quoi.

Les projets se trouvent dans Projects → Work → Projects.

Les noms des champs et des boutons sont en anglais, comme à l'écran.

Cycle de vie d'un projet¶

Un projet passe par quatre raisons de statut (Status Reason) :

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> Offer: nouveau projet pour une offre
    [*] --> InProgress: nouveau projet déjà gagné
    Offer --> InProgress: offre acceptée
    InProgress --> Suspended: travaux suspendus
    Suspended --> InProgress: reprise des travaux
    InProgress --> Closed: Deactivate
    Suspended --> Closed: Deactivate
    Offer --> Closed: offre perdue (Deactivate)
    Closed --> InProgress: Activate
    state "In Progress" as InProgress

Status reason	État	Signification	Ce que vous pouvez faire
Offer (offre)	Actif	Vous préparez ou négociez une offre	Construire la WBS et le budget, planifier, enregistrer des baselines, former l'équipe, préparer des demandes d'achat
In Progress (en cours)	Actif	L'affaire est en exécution	Tout : heures, matériaux, demandes d'achat, commandes, réceptions
Suspended (suspendu)	Actif	Les travaux sont temporairement arrêtés	Consulter les données et planifier ; pas de nouvelles heures, matériaux ou commandes
Closed (clos)	Inactif	L'affaire est terminée (ou l'offre est perdue)	Lecture seule ; réactivez-le avec Activate si besoin

Pour passer entre Offer, In Progress et Suspended, modifiez le champ Status Reason de l'onglet Summary et enregistrez. Pour clore le projet, utilisez Deactivate dans la barre de commandes ; pour le rouvrir, Activate.

Important : les saisies d'heures, les consommations de matériaux et les commandes ne sont acceptées que sur les projets In Progress. Si vous obtenez « Hours and materials can be recorded only on projects In Progress. » ou « Purchase orders can be created only on projects In Progress. », vérifiez le statut du projet.

Vues¶

Vue	Affiche
All Projects	Tous les projets que vous pouvez voir
In Progress Projects	Affaires en cours
Offers	Projets au statut Offer
Suspended Projects	Affaires suspendues
Closed Projects	Affaires terminées et offres perdues

Vous ne voyez que les projets dont vous êtes propriétaire, ceux dont vous êtes membre de l'équipe et — avec le rôle OP365 Administrator — tous les projets (voir Qui voit un projet).

Créer un projet¶

Allez dans Projects → Work → Projects et cliquez sur + New.
Renseignez au moins le Name (nom). Le Code peut rester vide : il est attribué automatiquement à l'enregistrement (format PRJ-000001, PRJ-000002, ...). Si votre entreprise utilise ses propres codes, vous pouvez en saisir un ; les codes doivent être uniques.
Choisissez le Customer (seuls les comptes marqués clients ont du sens ici) et le Project Manager (chef de projet).
Indiquez Start Date, End Date et Contract Value si vous les connaissez.
Choisissez le Status Reason : Offer si vous êtes encore en phase d'offre, In Progress si l'affaire est confirmée.
Enregistrez. Le chef de projet est ajouté automatiquement à l'équipe comme Manager.

Champs de l'onglet Summary¶

Champ	Signification	Renseigné par
Code	Code unique du projet. Vide = automatique `PRJ-######`	Vous ou le système
Name	Nom du projet (obligatoire)	Vous
Customer	Le compte client	Vous
Project Manager	L'utilisateur responsable du projet. Devient membre Manager de l'équipe	Vous
Status Reason	Offer, In Progress, Suspended (Closed via Deactivate)	Vous
Owner	Propriétaire de l'enregistrement (en général le créateur)	Système / vous
Start Date / End Date	Dates prévues du projet	Vous
Contract Value	Prix convenu avec le client (chiffre d'affaires)	Vous
Budget Total	Somme des budgets des nœuds WBS	Calculé
Actual Cost	Coût de la main-d'œuvre approuvée + coût des matériaux saisis sur le projet	Calculé
Actual Hours	Heures approuvées saisies sur le projet	Calculé
Committed Cost	Valeur des lignes des commandes envoyées ou confirmées non encore reçues	Calculé
Progress %	Avancement global, issu de la WBS, affiché comme une barre verte de 0 à 100 avec le pourcentage arrondi	Calculé
Description	Périmètre, notes, tout ce qui est utile	Vous

La colonne de droite affiche la Timeline : notes, mentions (@nom) et activités (appels, tâches, rendez-vous, e-mails) sur le projet.

Comment sont produites les valeurs calculées¶

Les champs calculés sont mis à jour par l'application dès l'enregistrement des enregistrements dont ils dépendent : inutile de rafraîchir un cumul.

flowchart TB
    subgraph WBS
      N1[Budgets des nœuds WBS<br/>main-d'œuvre + matériaux + autres]
      N2[Avancement % des nœuds feuilles]
    end
    subgraph Exécution
      T[Saisies d'heures approuvées]
      M[Consommations de matériaux<br/>y compris réceptions]
    end
    subgraph Achats
      O[Lignes des commandes envoyées ou confirmées<br/>quantité non reçue x prix]
    end
    N1 -->|somme| BT[Budget Total]
    N2 -->|moyenne pondérée| PG[Progress %]
    T -->|heures| AH[Actual Hours]
    T -->|coût| AC[Actual Cost]
    M -->|coût| AC
    O --> CC[Committed Cost]

Budget Total = somme des budgets totaux des nœuds WBS (chaque nœud : main-d'œuvre + matériaux + autres).
Progress % = avancement des nœuds feuilles (sans enfants), pondéré par leur budget total ; si aucun nœud n'a de budget, pondéré par les heures budgétées ; s'il n'y a pas non plus d'heures, moyenne simple.
Actual Hours / Actual Cost ne comptent que les heures approuvées (ou toutes les heures soumises si l'approbation des heures est désactivée, voir Saisie des temps) plus toutes les consommations de matériaux.
Committed Cost compte ce qui a été commandé et pas encore reçu ; à la réception, le montant passe de l'engagé au réel.

Chaque client affiche aussi Projects (nombre) et Contract Value Total (somme des montants de contrat), mis à jour à chaque modification d'un de ses projets.

Le formulaire projet, onglet par onglet¶

Onglet	Contenu	Manuel
Summary	Données du projet, budget et avancement, description, chronologie	ce manuel
WBS	La grille arborescente de la WBS : phases et tâches avec dates, heures, budget et avancement, modifiables en ligne	WBS et planification
Gantt	Le diagramme de Gantt avec dépendances, chemin critique et comparaison à la baseline ; la liste des baselines	WBS et planification
Costs	La synthèse des coûts : contrat, budget, réel, estimation à terminaison, marge, budget vs réel par branche WBS	Matériaux et coûts
Time	Saisies d'heures du projet	Saisie des temps
Materials	Consommations de matériaux du projet	Matériaux et coûts
Purchasing	Demandes d'achat et commandes du projet ; les Suppliers qui y travaillent, avec les activités WBS qu'ils voient sur le portail fournisseurs	Achats, Portail fournisseurs
Team	Membres du projet et leurs rôles	ce manuel

La barre de commandes du formulaire projet propose aussi Save Baseline (voir WBS et planification).

L'équipe du projet¶

L'onglet Team liste les membres du projet. Chaque membre est un utilisateur avec un rôle projet :

Rôle projet	Ce qu'il permet sur le projet
Manager	Lire et modifier le projet et tout son contenu, le partager, approuver les heures, approuver les demandes d'achat (jusqu'au seuil), créer appels d'offres et commandes, changer le statut des commandes, enregistrer des réceptions
Contributor	Lire le projet, saisir ses propres heures et matériaux, créer des demandes d'achat, enregistrer des réceptions
Reader	Lire le projet et ses données

Ajouter un membre¶

Sur le projet, ouvrez l'onglet Team et cliquez sur + New Project Member.
Choisissez le User et le Project Role.
Indiquez éventuellement l'Hourly Rate : le taux auquel les heures de ce membre sont valorisées en chiffre d'affaires (Revenue de la saisie = heures × taux horaire).
Enregistrez. Le nom du membre est repris de l'utilisateur.

Un utilisateur ne peut être membre d'un même projet qu'une seule fois : pour changer de rôle, ouvrez le membre existant et modifiez Project Role.

Le chef de projet est toujours membre avec le rôle Manager : l'application l'ajoute à la création du projet et, si vous changez de chef de projet, ajoute le nouveau comme Manager (ou élève son rôle). L'ancien reste dans l'équipe ; modifiez-le ou retirez-le si nécessaire.

Tous les membres de tous les projets sont aussi visibles par les administrateurs dans Settings → Company → Project Members.

Qui voit un projet¶

ProjectIQ utilise les équipes d'accès (access teams) de Dataverse : chaque projet a jusqu'à trois équipes cachées, une par rôle projet, et ajouter un membre au projet ajoute l'utilisateur à l'équipe correspondante.

flowchart LR
    U1([Anna<br/>Manager]) --> T1[Équipe OP365 Project Manager<br/>Read, Write, Append, Append To, Share]
    U2([Luca<br/>Contributor]) --> T2[Équipe OP365 Project Contributor<br/>Read, Append, Append To]
    U3([Sara<br/>Reader]) --> T3[Équipe OP365 Project Reader<br/>Read]
    T1 & T2 & T3 --> P[(Projet PRJ-000042)]

En pratique :

un utilisateur avec le rôle OP365 User voit les projets dont il est propriétaire et ceux dont il est membre ;
retirer un membre, ou changer son rôle, modifie immédiatement ce qu'il peut voir et faire ;
un utilisateur avec le rôle OP365 Administrator voit et modifie tous les projets, membre ou non.

Les modèles d'équipe sont créés automatiquement la première fois qu'ils sont nécessaires dans chaque environnement ; il n'y a rien à configurer.

Scénarios types¶

De l'offre à l'affaire¶

Créez le projet au statut Offer, avec le client marqué Prospect.
Construisez la WBS et le budget (WBS et planification), indiquez le montant du contrat.
Enregistrez une baseline nommée « Offre » pour garder trace de ce que vous avez chiffré.
Quand le client accepte : passez le statut à In Progress, le type de client à Customer, et enregistrez une nouvelle baseline de référence (« Contrat »).
Ajoutez l'équipe, planifiez les affectations, commencez à saisir les heures et les achats.

Suspendre une affaire¶

Choisissez Suspended. Personne ne peut saisir de nouvelles heures, matériaux ou commandes tant que vous ne repassez pas en In Progress ; les données existantes et le planning restent intacts.

Clore une affaire¶

Vérifiez que toutes les heures sont approuvées, toutes les commandes reçues ou annulées et toutes les factures traitées.
Consultez l'onglet Costs pour la marge finale.
Cliquez sur Deactivate. Le projet passe en lecture seule et quitte les vues In Progress.

Supprimer un projet¶

Supprimer un projet supprime tout ce qui lui appartient : nœuds WBS, dépendances, affectations, baselines, membres, saisies d'heures, consommations, demandes d'achat, appels d'offres, commandes et réceptions (les factures fournisseurs restent, sans le lien au projet). Préférez Deactivate : un projet clos conserve son historique et ses chiffres. Ne supprimez que les projets créés par erreur.

Messages possibles¶

Message	Pourquoi	Que faire
« Hours and materials can be recorded only on projects In Progress. »	Le projet est une offre, suspendu ou clos	Changez le statut si les travaux ont réellement commencé
« Purchase orders can be created only on projects In Progress. »	Idem, pour les achats	Comme ci-dessus
« The project is closed. »	Vous avez tenté d'acheter sur un projet inactif	Réactivez le projet si c'est approprié
« Only a manager of the project can … »	L'action exige le rôle projet Manager	Demandez au chef de projet de vous ajouter comme Manager, ou d'effectuer l'action
Erreur de clé en double sur Code	Un autre projet a déjà ce code	Laissez Code vide pour un code automatique, ou choisissez-en un autre
Erreur de doublon sur un membre	L'utilisateur est déjà dans l'équipe	Changez le rôle du membre existant