Anagrafiche: clienti, fornitori, contatti, articoli e risorse¶
Lingua: English · Italiano · Français · Deutsch Indice dei manuali: README
Le anagrafiche sono le informazioni su cui si basa tutto il resto di ProjectIQ: le aziende per cui lavori e da cui compri, le persone con cui parli, gli articoli che acquisti e consumi, le risorse di cui pianifichi e registri le ore. Tenerle pulite e complete è ciò che rende affidabili costi, acquisti e pianificazione. Questo manuale spiega ogni tipo di record, a cosa serve ciascun campo e le regole che l'applicazione applica in automatico.
Tutte le anagrafiche stanno nell'area Master Data, gruppo Records: Customers (clienti), Suppliers (fornitori), Contacts (contatti), Items (articoli), Resources (risorse). I costi orari delle risorse sono nell'area Settings; le impostazioni aziendali sono variabili d'ambiente (vedi Amministrazione).
I nomi di campi e pulsanti sono in inglese, come appaiono a schermo.
Come si collegano le anagrafiche¶
erDiagram
ACCOUNT ||--o{ CONTACT : "ha"
ACCOUNT ||--o{ SUPPLIER-DOCUMENT : "documenti di conformita"
ACCOUNT ||--o{ ITEM-SUPPLIER : "vende"
ITEM ||--o{ ITEM-SUPPLIER : "venduto da"
ACCOUNT |o--o{ ITEM : "fornitore abituale di"
USER |o--o| RESOURCE : "e"
RESOURCE ||--o{ RESOURCE-COST : "storico costo orario"
RESOURCE |o--o{ ABSENCE : "assenze (vuoto = chiusura aziendale)"
ACCOUNT ||--o{ PROJECT : "cliente di"Clienti e fornitori (account)¶
Clienti e fornitori sono entrambi memorizzati come account, la tabella standard di Dataverse per le aziende. Una stessa azienda può essere cliente, fornitore o entrambe le cose: lo decidono due caselle, Is Customer (è cliente) e Is Supplier (è fornitore).
Due form, un solo record¶
Un account ha due form:
- il form Customer, con i dati che servono per vendere e fatturare;
- il form Supplier, con i dati che servono per acquistare, più documenti di conformità e prezzi degli articoli.
L'applicazione sceglie il form giusto per te:
- quando apri un'azienda che è solo fornitore, viene mostrata sul form Supplier; tutti gli altri account si aprono sul form Customer;
- quando crei un nuovo account da Suppliers (o scegli il form Supplier), Is Supplier viene spuntato automaticamente; da Customers (form Customer) viene spuntato Is Customer.
Puoi sempre cambiare form con il selettore accanto al nome del record.
Viste¶
| Vista | Mostra |
|---|---|
| All Customers (predefinita in Customers) | Tutti gli account marcati come clienti |
| Prospects | Clienti con Customer Type Prospect (potenziali) |
| Customers with Projects / Customers without Projects | Clienti con (o senza) almeno un progetto |
| All Suppliers (predefinita in Suppliers) | Tutti gli account marcati come fornitori |
| Active Suppliers / Blocked Suppliers | Fornitori per Supplier Status |
| Suppliers with Document Alerts | Fornitori con documenti di conformità scaduti o in scadenza |
Scegliere un fornitore negli altri record¶
I campi che puntano a un fornitore mostrano solo gli account marcati Is Supplier, con una vista fissa (il selettore delle viste è nascosto):
| Campo | Vista usata | Perché |
|---|---|---|
| Supplier dell'ordine d'acquisto, Supplier dell'invito RFQ, Preferred Supplier della richiesta d'acquisto, Default Supplier dell'articolo | Active Suppliers | Nuovi ordini e richieste vanno solo a fornitori attivi e non bloccati |
| Supplier della fattura fornitore, del documento fornitore, del prezzo fornitore dell'articolo e del consumo materiale | All Suppliers | Fatture, documenti e storico possono riferirsi anche a un fornitore bloccato |
Quando salvi una fattura fornitore, un consumo materiale o una richiesta d'acquisto, l'applicazione controlla anche che l'account scelto sia marcato Is Supplier; altrimenti ti blocca con "
Campi del cliente (form Customer, tab Summary)¶
| Campo | Significato |
|---|---|
| Account Name | Ragione sociale, come la vuoi sui documenti |
| Is Customer | L'azienda compare tra i clienti e può essere scelta come cliente di un progetto |
| Customer Type | Prospect (potenziale cliente, per esempio mentre un'offerta è aperta) o Customer |
| VAT Number / Tax Code | Partita IVA e codice fiscale (o equivalenti esteri) |
| Primary Contact, Main Phone, Email, Website | Dati di contatto standard |
| Owner | L'utente responsabile dell'account |
| Address | Via, città, CAP, provincia, nazione |
| Payment Terms, IBAN, PEC, Language | Dati di fatturazione; Language è la lingua per documenti ed email inviati all'azienda (italiano, inglese, tedesco, francese). IBAN è visibile solo agli utenti con il profilo OP365 Cost Visibility. |
Valori in sola lettura mantenuti dall'applicazione: Projects (numero di progetti del cliente) e Contract Value Total (somma dei valori contrattuali dei suoi progetti). Si aggiornano ogni volta che un progetto viene creato, modificato o eliminato.
La tab Contacts elenca le persone dell'azienda.
Campi del fornitore (form Supplier)¶
La tab Summary ha gli stessi dati di azienda, indirizzo e pagamento del form cliente, più:
| Campo | Significato |
|---|---|
| Is Supplier | L'azienda può ricevere richieste d'offerta e ordini d'acquisto |
| Supplier Status | Active (attivo) o Blocked (bloccato). Un fornitore bloccato non può essere invitato a una RdO né ricevere ordini: l'applicazione ti ferma con " |
| Supplier Category | Testo libero per raggruppare i fornitori (per esempio "Elettrico", "Calcestruzzo", "Noleggi") |
| Usata come indirizzo predefinito degli inviti nelle RdO e registrata come Sent To quando un ordine viene inviato |
Valori in sola lettura: Spend (totale degli ordini al fornitore, visibile solo a chi ha la visibilità costi) e Contacts (numero di contatti). Li mantengono i plugin degli acquisti.
La tab Documents elenca i documenti di conformità del fornitore e mostra i contatori Document Alerts (Expired Documents = scaduti, Expiring Documents = in scadenza). La tab Item Prices elenca gli articoli che il fornitore vende, con il suo prezzo per ciascuno.
I contatori contano solo i documenti approvati e si aggiornano a ogni modifica di un documento e ogni mattina con il flusso Daily document expiry (vedi Scadenze ed email).
Documenti del fornitore¶
Un documento del fornitore registra un documento di conformità che devi conservare: DURC, visura camerale, certificazioni, polizze assicurative, contratti e così via. I documenti vengono inseriti dal tuo personale oppure caricati dal fornitore nel portale fornitori; in entrambi i casi è il buyer a decidere se un documento è valido.
| Campo | Significato |
|---|---|
| Supplier | Il fornitore (il documento viene eliminato se si elimina il fornitore) |
| Document Type | DURC, Company Report (visura), Certification, Insurance, Contract, Other (obbligatorio) |
| Description | Breve descrizione (obbligatoria) |
| Number | Numero o riferimento del documento |
| Issue Date / Expiry Date | Periodo di validità (emissione e scadenza) |
| External URL | Link al documento in un altro sistema (per esempio SharePoint) |
| File | Il documento stesso, caricato in Dataverse |
| Notes | Altro |
La sezione Review del form è in sola lettura ed è compilata dal sistema:
| Campo | Significato |
|---|---|
| Status Reason | Pending Review, Approved o Rejected (vedi sotto) |
| Expiry Status | Valid, Expiring (scade entro 30 giorni), Expired, oppure Replaced (esiste un documento approvato più recente dello stesso tipo) |
| Reviewed By / Reviewed On | Chi ha approvato o rifiutato il documento, e quando |
| From Supplier Portal | Sì quando il fornitore ha caricato il documento nel portale |
| Expiry Notice Sent | Ultima email di scadenza inviata al fornitore per il documento: Expiring o Expired; si azzera quando cambia la data di scadenza |
| Review Note | Nota del revisore; il motivo mostrato al fornitore quando il documento è rifiutato |
Crea i documenti dalla tab Documents del fornitore (+ New Supplier Document), così il fornitore viene compilato in automatico.
Revisione¶
stateDiagram-v2
[*] --> PendingReview: il fornitore carica dal portale
[*] --> Approved: creato in ProjectIQ
PendingReview --> Approved: Approve
PendingReview --> Rejected: Reject (nota)
Rejected --> PendingReview: il fornitore lo corregge nel portale
Approved --> [*]- Un documento creato in ProjectIQ è subito Approved: sei tu a controllarlo.
- Un documento caricato dal fornitore è Pending Review. Il proprietario dell'account del fornitore riceve la notifica in-app "Supplier document to review". Apri il documento, controlla il file e clicca Approve o Reject nella barra dei comandi. Reject chiede una nota, che il fornitore vede nel portale.
- Il fornitore può modificare o eliminare un documento solo finché è Pending Review o Rejected. Una modifica a un documento rifiutato lo riporta in Pending Review. Un documento Approved non può più essere modificato né eliminato dal portale: per un rinnovo il fornitore carica un nuovo documento.
- Lo Status Reason non si cambia a mano: usa Approve e Reject.
Contano solo i documenti approvati: determinano lo stato di scadenza e i contatori degli avvisi, e solo loro ricevono le email di scadenza. Quando viene approvato un rinnovo dello stesso tipo, il documento precedente diventa Replaced e non genera più avvisi.
Scadenze ed email¶
Ogni mattina alle 06:00 (Europa/Roma) il flusso Daily document expiry aggiorna lo stato di scadenza di tutti i documenti e i contatori dei fornitori, e invia un'email al fornitore:
- una volta quando un documento approvato diventa Expiring (30 giorni prima della scadenza);
- una volta quando diventa Expired.
L'email va all'indirizzo email dell'account del fornitore, viene registrata nella timeline del documento e non viene inviata di nuovo finché la data di scadenza non cambia. Un fornitore senza indirizzo email non riceve nulla: l'email parte la mattina dopo che l'indirizzo è stato compilato. Il fornitore vede gli avvisi anche nel portale (Dashboard e pagina Documents).
Il testo delle email viene dai modelli email di Dataverse (tipo Account) nella lingua del fornitore (campo Language dell'account). L'amministratore sceglie i modelli e la casella che invia le email nelle variabili d'ambiente Supplier Email Templates e Supplier Email Sender (vedi Amministrazione). Finché non è impostato un mittente, stati e contatori vengono comunque aggiornati ma nessuna email viene inviata.
Viste¶
| Vista | Mostra |
|---|---|
| Active Supplier Documents | Tutti i documenti con tipo, fornitore, numero, data di scadenza, stato di scadenza e status reason |
| Supplier Documents to Review | I documenti inviati dai fornitori in attesa di Approve o Reject |
| Expiring and Expired Supplier Documents | I documenti approvati che scadono entro 30 giorni o sono scaduti |
Contatti¶
I contatti sono i contatti standard di Dataverse: le persone che lavorano per i tuoi clienti e fornitori. ProjectIQ aggiunge un campo:
- Is Decision Maker: spuntalo per chi decide (per esempio chi firma l'offerta o l'ordine).
Un contatto appartiene a un'azienda tramite Company Name (account padre). Per i fornitori questo conta anche per il portale fornitori: un utente fornitore è un contatto la cui azienda è il fornitore.
Articoli¶
Un articolo è qualunque cosa compri o consumi in commessa: un materiale, un componente, un consumabile, un servizio o un noleggio.
| Campo | Significato |
|---|---|
| Code | Codice articolo univoco (obbligatorio; l'applicazione rifiuta due articoli con lo stesso codice) |
| Name | Descrizione (obbligatoria) |
| Category | Testo libero per raggruppare gli articoli |
| Unit of Measure | pz, m, kg, h, m², ... Viene copiata su righe di richiesta, righe d'ordine e consumi |
| Unit Cost | Costo standard di un'unità. Usato quando non c'è un prezzo del fornitore |
| Default Supplier | Il fornitore da cui compri di solito l'articolo. Viene invitato automaticamente quando si crea una RdO per una richiesta che contiene l'articolo |
| Notes | Altro |
Valori in sola lettura, mantenuti dagli acquisti: Order Lines (quante righe d'ordine usano l'articolo) e Spend (importo totale ordinato, visibile solo con la visibilità costi).
Fornitori e prezzi dell'articolo¶
La sezione Suppliers dell'articolo (e la tab Item Prices del fornitore) elenca gli item supplier: una riga per ogni fornitore che vende l'articolo.
| Campo | Significato |
|---|---|
| Item / Supplier | La coppia; può esistere una sola riga per lo stesso articolo e fornitore |
| Supplier Code | Il codice del fornitore per l'articolo |
| Price | Il prezzo unitario del fornitore |
| Lead Time (Days) | Tempo di consegna abituale in giorni |
| Minimum Lot | Quantità minima per ordine |
| Notes | Condizioni, sconti, ... |
Quale prezzo viene usato¶
Ogni volta che l'applicazione deve valorizzare un articolo (consumi, righe di richiesta e d'ordine), cerca un prezzo in questo ordine:
flowchart LR
A[Articolo e fornitore noti?] -->|si| B{Riga item supplier<br/>con prezzo?}
B -->|si| P1[Usa il prezzo del fornitore]
B -->|no| P2[Usa lo Unit Cost dell'articolo]
A -->|nessun fornitore| P2Puoi sempre sovrascrivere il prezzo proposto sulla riga; la regola lo compila solo quando è vuoto.
Risorse¶
Una risorsa è una persona (o una squadra, o qualsiasi capacità) le cui ore vengono pianificate sulla WBS e registrate nelle registrazioni ore. Una risorsa non deve essere per forza un utente: puoi pianificare subappaltatori o operai senza licenza. Per registrare ore in autonomia, però, la persona deve avere un utente collegato alla propria risorsa.
Campi della risorsa¶
| Campo | Significato |
|---|---|
| Name | Nome della persona o della squadra (obbligatorio) |
| Role | Mansione o competenza (per esempio "Elettricista", "Capocantiere") |
| User | L'utente Dataverse della persona. Necessario per usare il foglio ore: il foglio ore trova "la mia risorsa" tramite questo campo |
| Owner | Proprietario del record |
| Weekly Hours | Ore contrattuali a settimana, da 0 a 80. Predefinito 40 |
| Working Days | I giorni lavorativi della risorsa. Predefinito da lunedì a venerdì |
| Hourly Cost | Costo orario corrente. Leggilo, non scriverlo: viene sincronizzato dai Resource Costs (vedi sotto). Visibile solo agli utenti con il profilo OP365 Cost Visibility |
Quando crei una risorsa lasciando vuoti Weekly Hours e Working Days, l'applicazione imposta 40 ore e lunedì–venerdì.
Ore settimanali e giorni lavorativi si usano in tre punti:
- il promemoria giornaliero: ore attese al giorno = ore settimanali ÷ numero di giorni lavorativi;
- il foglio ore: il totale settimanale è confrontato con le ore settimanali;
- il carico risorse: capacità settimanale = ore settimanali, meno assenze e chiusure aziendali.
Storico del costo orario (Resource Costs)¶
I costi cambiano nel tempo, e il costo di un'ora lavorata a marzo non deve cambiare quando la tariffa aumenta a settembre. Per questo il costo orario è memorizzato come storico nella tab Costs della risorsa (o in Settings → Resource Costs):
| Campo | Significato |
|---|---|
| Resource | La risorsa |
| Valid From | Primo giorno di validità del costo (obbligatorio; una riga per risorsa e data) |
| Hourly Cost | Costo orario da quella data (obbligatorio, visibile solo con la visibilità costi) |
gantt
dateFormat YYYY-MM-DD
axisFormat %b
title Esempio: costo orario di una risorsa
section Righe di costo
35,00 €/h (valido dal 1 gen) :done, a, 2026-01-01, 2026-06-30
38,50 €/h (valido dal 1 lug) :active, b, 2026-07-01, 2026-12-31Come funziona:
- il costo di una registrazione ore è ore × il costo valido alla data della registrazione (l'ultima riga con Valid From non successiva alla data). Una registrazione del 15 marzo usa 35,00; una del 15 luglio usa 38,50, anche se entrambe vengono inserite oggi;
- l'Hourly Cost mostrato sulla risorsa è la riga con il Valid From più recente non nel futuro. Viene ricalcolato ogni volta che una riga di costo viene creata, modificata o eliminata;
- se inserisci un costo che parte nel futuro, il campo della risorsa lo mostrerà quando una riga di costo verrà modificata di nuovo dopo quella data; le registrazioni ore da quella data in poi lo usano subito.
Se una risorsa non ha alcuna riga di costo, si usa il suo Hourly Cost.
Assenze e chiusure aziendali¶
La tab Absences della risorsa (e Projects → Planning → Absences) registra i periodi in cui una risorsa non è disponibile.
| Campo | Significato |
|---|---|
| Resource | Chi è assente. Lascialo vuoto per registrare una chiusura aziendale (per esempio la chiusura di agosto o un ponte): vale per tutti |
| Absence Type | Vacation (ferie), Leave (permesso), Sickness (malattia), Closure (chiusura) — obbligatorio |
| From / To | Primo e ultimo giorno (obbligatori) |
| Hours | Solo per assenze di un giorno: le ore di assenza (per esempio 4 per mezza giornata). Vuoto per giornate intere |
| Notes | Altro |
Le assenze sono usate da:
- il promemoria giornaliero, che si aspetta meno ore (o nessuna) nei giorni di assenza e non invia nulla nelle chiusure aziendali;
- il carico risorse, che riduce la capacità settimanale.
flowchart LR
W[Ore settimanali 40<br/>lun-ven] --> D[8 h per giorno lavorativo]
D --> C{Assenza nel giorno?}
C -->|giornata intera| Z[0 h attese]
C -->|un giorno, 4 h| H[4 h attese]
C -->|chiusura aziendale| N[nessun promemoria,<br/>nessuna capacita]
C -->|nessuna| E[8 h attese]Buone pratiche¶
- Controlla i duplicati prima di creare un'azienda: cerca per nome e partita IVA.
- Spunta sia Is Customer sia Is Supplier quando un'azienda ha entrambi i ruoli, invece di creare due account.
- Blocca un fornitore invece di eliminarlo: la sua storia (ordini, fatture, documenti) resta intatta.
- Non scrivere mai il costo orario sulla risorsa: aggiungi una riga Resource Cost con la data di decorrenza.
- Collega lo User a ogni risorsa che registra ore, e verifica che l'utente abbia i ruoli di sicurezza giusti (vedi Amministrazione).
- Assegna a ogni articolo un fornitore abituale e i prezzi dei fornitori che usi: RdO, ordini e consumi saranno precompilati.
Messaggi che potresti vedere¶
| Messaggio | Perché | Cosa fare |
|---|---|---|
| " |
L'account è inattivo o non marcato come fornitore | Spunta Is Supplier o riattiva l'account |
| " |
L'account scelto su fattura fornitore, consumo materiale o richiesta d'acquisto non è marcato come fornitore | Scegli un fornitore, oppure spunta Is Supplier sull'account |
| " |
Supplier Status è Blocked | Rimettilo Active se il fornitore può essere di nuovo usato |
| Errore di chiave duplicata salvando un articolo | Un altro articolo ha lo stesso Code | Usa un codice diverso o apri l'articolo esistente |
| Errore di chiave duplicata su un item supplier | Quel fornitore ha già una riga prezzo per l'articolo | Apri e modifica la riga esistente |
| Errore di chiave duplicata su un resource cost | La risorsa ha già un costo con quel Valid From | Modifica la riga esistente |
| Hourly Cost vuoto o mascherato | Non hai il profilo Cost Visibility | Chiedi a un amministratore se devi vedere i costi |
| "Use Approve or Reject to review a supplier document." | Hai cambiato a mano lo status reason di un documento fornitore | Usa il pulsante Approve o Reject |
| "Add a note to reject the supplier document." | Reject senza nota | Scrivi il motivo per il fornitore |
| "Only supplier documents pending review can be approved or rejected." | Il documento è già approvato o rifiutato | Nulla da fare; il fornitore invia un documento corretto |