Beschaffungsagent: Vorschläge, über die eine Person entscheidet¶

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Der Beschaffungsagent (Sourcing Agent) soll wie ein Sourcing Manager auf den Daten des Einkaufs arbeiten: Er bereitet jede Beschaffungsentscheidung mit Zahlen und Begründung vor, damit Einkäufer nicht mehr Anforderungen, Angebote und Rechnungen „nur zur Kontrolle“ öffnen. Der Agent ändert Einkaufsdatensätze nie selbst. Er schreibt einen Vorschlag („diese Anforderung per Angebotsanfrage beschaffen“, „diese Angebotsanfrage an jenen Lieferanten vergeben“), eine Person liest die Begründung und entscheidet, und erst dann wird die Aktion ausgeführt, mit der Identität und den Rechten der Person, die genehmigt hat.

Demnächst. Der Copilot-Studio-Agent, der die Vorschläge erstellt, wird in späteren Versionen geliefert, Aufgabe für Aufgabe. Diese Version liefert die Grundlagen: die Tabelle Agent Proposal, die Rollen, die Genehmigungskarte in Teams, die Befehle Approve, Reject, Retry und Acknowledge in der App, das Verfallen alter Vorschläge und die Benachrichtigungen. Solange der Agent nicht eingeschaltet ist, sind die Vorschlagsansichten leer; dieses Handbuch beschreibt, was Sie sehen und tun werden, wenn Vorschläge eintreffen.

Was der Agent tut¶

Der Agent hat zehn Aufgaben, geliefert in der Reihenfolge der Einkaufskette. Jede Aufgabe endet in einem Vorschlag (eine Person entscheidet) oder in einer Insight- bzw. Protokollzeile (nur Information).

#	Aufgabe	Ergebnis	Status
1	Eine genehmigte Bedarfsanforderung lenken: Angebotsanfrage oder Direktbestellung	Vorschlag Source via RFQ oder Direct Order	Geplant
2	Die einzuladenden Lieferanten wählen (Bewertung, gültige Dokumente, Lieferzeit, Preisverlauf)	Einladungsliste im Vorschlag der Aufgabe 1	Geplant
3	Die Angebote analysieren (Preis, Lieferung, Risiko) und die Vergabe empfehlen	Vorschlag Award RFQ	Geplant
4	Lieferanten erinnern, die eine Angebotsanfrage nicht beantwortet haben	E-Mail an den Lieferanten und Protokollzeile	Geplant
5	Lieferanten-Compliance: ablaufende oder abgelaufene Dokumente von Lieferanten mit offenen Angebotsanfragen oder Bestellungen	Insight Compliance Alert	Geplant
6	Dreifacher Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang	Vorschlag Approve Invoice oder Reject Invoice	Geplant
7	Verspätete Bestellungen: bestätigt, über die Lieferzeit hinaus nicht eingegangen	E-Mail an den Lieferanten und Insight Late Delivery	Geplant
8	Projektbudget: verbleibendes PSP-Budget	Insight Budget Alert	Geplant
9	Ausgabenanalyse: zersplitterte Einkäufe über Projekte hinweg	Insight Consolidation	Geplant
10	Lieferantensuche und Onboarding	Insight New Supplier Needed und Vorschlag Invite Supplier	Geplant
–	Die in diesem Handbuch beschriebene Vorschlagsmechanik: Teams-Karte, App-Befehle, Verfall, Benachrichtigungen	–	Verfügbar

flowchart LR
    A[Beschaffungsagent<br/>analysiert die Daten] -->|schreibt| P[(Agent Proposal<br/>Pending)]
    P --> T[Adaptive Karte in Teams]
    P --> N[In-App-Benachrichtigung<br/>an den Projektleiter]
    T --> D{Eine Person entscheidet}
    P --> D
    D -->|Approve| X[Die bestehende Aktion läuft<br/>als diese Person]
    D -->|Reject + Notiz| R[Rejected]

Warum Vorschläge und keine direkten Aktionen: Der Einkauf bindet Geld und Verpflichtungen gegenüber Lieferanten. Die bestehenden Regeln (wer eine Angebotsanfrage versenden, vergeben oder eine Rechnung genehmigen darf) bleiben genau wie sie sind, und die Prüfspur zeigt die Person, die genehmigt hat, nicht einen Roboter. Die beim Ablehnen geschriebenen Notizen sind das Feedback, mit dem der Agent verbessert wird. Dies ist in ADR 0003 festgehalten; die schreibgeschützte Integration von Copilot und Cowork (ADR 0001) bleibt unberührt.

Wer macht was¶

Aktion	Wer darf es
Einen Vorschlag sehen	Mitglieder des Projekts (über das Projektteam), Einkäufer und Administratoren. Vorschläge ohne Projekt sehen nur Einkäufer und Administratoren
Die Evidence eines Vorschlags sehen	Benutzer mit dem Profil OP365 Cost Visibility
Source via RFQ, Direct Order, Award RFQ genehmigen oder ablehnen	Ein Administrator, ein Benutzer mit der Rolle OP365 Buyer, ein Projektleiter des Projekts des Vorschlags
Invite Supplier genehmigen oder ablehnen	Ein Administrator, ein Benutzer mit der Rolle OP365 Buyer
Approve Invoice, Reject Invoice genehmigen oder ablehnen	Der Purchasing Approver, ein Administrator (Funktionstrennung: Wer eine Bestellung vorbereitet, entscheidet nicht über deren Rechnung)
Einen fehlgeschlagenen Vorschlag mit Retry wiederholen	Wer über diesen Vorschlag hätte entscheiden dürfen
Ein Insight mit Acknowledge quittieren	Ein Administrator, ein Benutzer mit der Rolle OP365 Buyer, ein Projektleiter des Projekts des Insights
Vorschläge, Insights und Protokollzeilen anlegen	Nur der Beschaffungsagent (sein Anwendungsbenutzer)
Einen Vorschlag ändern	Niemand: Nur die Decision Note ist bearbeitbar, solange der Vorschlag Pending, Open oder Failed ist. Status ändern sich nur über die Befehle

„Administrator“ bedeutet ein Benutzer mit der Rolle OP365 Administrator oder System Administrator. Die Rolle OP365 Buyer erlaubt auch die Einkaufsaktionen, die Projektleitern und Administratoren vorbehalten waren (Angebotsanfragen anlegen, versenden, vergeben und stornieren, Bestellungen anlegen, Bestellstatus ändern, Bedarfsanforderungen und Wareneingänge stornieren), in jedem Projekt; siehe Einkauf. Der Projektleiter des Projekts des Vorschlags erhält eine In-App-Benachrichtigung, wenn ein Vorschlag eintrifft.

Vorschläge des Agenten¶

Ein Agent Proposal ist eine Zeile der gleichnamigen Tabelle. Sein Kind sagt, was es ist:

Kind	Bedeutung	Beginnt als
Proposal	Wartet auf eine Entscheidung. Wird er genehmigt, läuft die Aktion	Pending
Insight	Eine Feststellung, die gelesen und quittiert werden soll	Open
Log	Hält fest, was der Agent bereits getan hat (zum Beispiel eine versandte Erinnerung)	Done

Felder¶

Feld	Bedeutung
Name	Wird als „{Action Type} – {Datensatz}“ erzeugt, zum Beispiel „Award RFQ – RFQ-00012“, wenn der Agent ihn leer lässt
Kind, Action Type	Was die Zeile ist und was sie vorschlägt oder meldet. Bei der Erstellung festgelegt
Status	Pending, Open, Failed (aktiv); Executed, Rejected, Expired, Superseded, Acknowledged, Done (inaktiv)
Project, Purchase Request, RFQ, Invitation, Purchase Order, Supplier Invoice, Supplier	Die Datensätze, um die es im Vorschlag geht, als aufrufbare Links
Rationale	Die vom Agenten geschriebene Erklärung: warum er das vorschlägt
Evidence	Das Ergebnis der Analyse hinter dem Vorschlag (JSON). Nur mit dem Profil OP365 Cost Visibility sichtbar
Amount, Estimated Saving	Wert der Bestellung, Vergabe oder Rechnung und die vom Agenten erwartete Einsparung
Expires On	Bei Vorschlägen: das Erstellungsdatum plus die Tage der Einstellung Sourcing Proposal Expiry Days (standardmäßig 5); Retry setzt es ab dem Tag des neuen Versuchs neu
Decided By, Decided On, Decision Note	Wer entschieden hat, wann, und die Notiz (bis zu 2.000 Zeichen; eine längere Notiz wird gekürzt). Zum Ablehnen ist eine Notiz erforderlich
Result Id	Der von der genehmigten Aktion erzeugte Datensatz (Angebotsanfrage, Bestellung…)
Error	Die Meldung der Aktion, wenn sie fehlgeschlagen ist

Nicht im Formular: Payload (die Eingaben der Aktion, etwa die einzuladenden Lieferanten) und Dedup Key.

Aktionstypen¶

Action Type	Kind	Läuft bei Genehmigung	Entscheidet
Source via RFQ	Proposal	Legt die Angebotsanfrage aus der Bedarfsanforderung an, lädt die Lieferanten des Vorschlags ein und versendet sie	Einkäufer, Projektleiter, Administrator
Direct Order	Proposal	Legt die Bestellung als Entwurf an	Einkäufer, Projektleiter, Administrator
Award RFQ	Proposal	Vergibt die Angebotsanfrage an die Einladung des Vorschlags; legt die Bestellung als Entwurf an	Einkäufer, Projektleiter, Administrator
Approve Invoice, Reject Invoice	Proposal	Genehmigt oder lehnt die Lieferantenrechnung ab	Purchasing Approver, Administrator
Invite Supplier	Proposal	Sendet dem Kontakt des Vorschlags die Einladung zum Lieferantenportal	Einkäufer, Administrator
Supplier Reminder	Log	Nichts: Die E-Mail ist bereits versandt	–
Compliance Alert, Budget Alert, Late Delivery, Consolidation, New Supplier Needed	Insight	Nichts	–

Lebenszyklus¶

stateDiagram-v2
    [*] --> Pending: Proposal
    [*] --> Open: Insight
    [*] --> Done: Log
    Pending --> Executed: Approve, Aktion erfolgreich
    Pending --> Failed: Approve, Aktion fehlgeschlagen
    Pending --> Rejected: Reject (Notiz erforderlich)
    Pending --> Expired: nach Expires On
    Pending --> Superseded: Approve, Ziel nicht mehr gültig
    Failed --> Pending: Retry
    Open --> Acknowledged: Acknowledge

Status	Aktiv	Bedeutung
Pending	Ja	Wartet auf eine Entscheidung
Open	Ja	Ein Insight, das noch niemand quittiert hat
Failed	Ja	Die Person hat genehmigt, aber die Aktion ist fehlgeschlagen; siehe Error. Kann wiederholt werden
Executed	Nein	Genehmigt und ausgeführt; Result Id zeigt auf den neuen Datensatz
Rejected	Nein	Mit einer Notiz abgelehnt
Expired	Nein	Niemand hat vor Expires On entschieden
Superseded	Nein	Zu spät genehmigt: Der Datensatz ist nicht mehr im erwarteten Status (zum Beispiel wurde die Angebotsanfrage schon von Hand vergeben), und es wurde nichts getan
Acknowledged	Nein	Ein Insight, das jemand gelesen hat
Done	Nein	Eine Protokollzeile

Ein Vorschlag Source via RFQ oder Direct Order wird auch dann Superseded, wenn seine Bedarfsanforderung bereits eine nicht stornierte Angebotsanfrage oder Bestellung hat: Jemand hat die Anforderung inzwischen beschafft.

Regeln¶

Ein offener Vorschlag pro Gegenstand. Der Agent kann für denselben Datensatz und dieselbe Aktion keinen zweiten aktiven Vorschlag (Pending, Open oder Failed) anlegen: Das System lehnt mit „An open proposal for the same action already exists.“ ab. Ist der erste entschieden, verfallen oder superseded, ist ein neuer möglich.
Niemand bearbeitet einen Vorschlag. Rationale, Evidence, Payload, Kind, Action Type und Verknüpfungen sind bei der Erstellung festgelegt; nur die Decision Note kann sich ändern, und nur bis zur Entscheidung („The Decision Note cannot be changed after the proposal is decided.“). Eine direkte Statusänderung wird mit „Use Approve, Reject, Retry or Acknowledge to change the status of an agent proposal.“ abgelehnt.
Nur die Befehle entscheiden. Entscheidung, Person und Zeitpunkt schreibt das System, sie werden nie eingetippt.
Vorschläge verfallen. Der Flow Daily agent proposal expiry läuft jeden Tag um 06:30 (mitteleuropäische Zeit) und setzt Pending-Vorschläge, deren Expires On vor heute liegt, auf Expired.

Über einen Vorschlag entscheiden¶

Über einen Vorschlag kann in Teams oder in der App entschieden werden. Beides bewirkt dasselbe; die erste Entscheidung gilt, und ein späterer Klick erhält „This proposal has already been decided.“

sequenceDiagram
    participant AG as Beschaffungsagent
    participant DV as ProjectIQ
    participant TM as Teams-Kanal
    participant B as Einkäufer / Genehmiger
    participant PM as Projektleiter
    AG->>DV: legt das Agent Proposal an (Pending)
    DV->>PM: In-App-Benachrichtigung „New agent proposal“
    DV->>TM: adaptive Karte (Approve / Reject + Notiz)
    B->>TM: Approve
    TM->>DV: Entscheidung im Namen der antwortenden Person
    DV->>DV: prüft die Person, führt dann die Aktion als diese Person aus
    DV-->>TM: Meldung mit dem Ergebnis (oder der Fehler)

Aus Teams¶

Der Flow Agent proposal approval veröffentlicht für jeden neuen Vorschlag eine adaptive Karte im Teams-Kanal, den der Administrator gewählt hat (Einstellung Sourcing Approval Team). Die Karte zeigt Aktionstyp, Projekt, Lieferant, Betrag, die Begründung und einen Link zum Vorschlag in der App.

Lesen Sie die Karte. Öffnen Sie den Vorschlag in ProjectIQ, wenn Sie die Evidence sehen möchten.
Zum Genehmigen wählen Sie Approve. Die Note ist optional.
Zum Ablehnen geben Sie in Note (required to reject) einen Grund ein und wählen Reject.
Der Kanal erhält eine Meldung mit dem tatsächlichen Ergebnis: „Proposal ...: Executed (decided by ...).“ oder Rejected, oder Superseded (nothing was done), wenn der Datensatz nicht mehr im erwarteten Status war (siehe Lebenszyklus).

Die Entscheidung wird auf Ihren Namen erfasst, erkannt an der E-Mail-Adresse Ihres Teams-Kontos, und die Aktion läuft mit Ihren Rechten. Die antwortende Person muss daher ein ProjectIQ-Benutzer sein, der über diesen Vorschlag entscheiden darf; andernfalls zeigt der Kanal „You cannot decide this proposal.“ oder „The user who decided is not a ProjectIQ user.“ und nichts ändert sich: Der Vorschlag bleibt Pending und wird nicht Failed.

Schlägt die Aktion fehl (zum Beispiel kann die Angebotsanfrage nicht versendet werden), wird nichts angelegt, der Vorschlag wird Failed mit dem Grund in Error, und der Kanal zeigt „Proposal ... not decided: ...“. Lehnen Sie ohne Notiz ab, erscheint im Kanal „Add a note to reject the proposal.“ und der Vorschlag bleibt Pending: Lehnen Sie ihn erneut in der App ab, mit einer Notiz.

In der App¶

Öffnen Sie den Vorschlag (im Abschnitt Agent Proposals des Projekts oder über den Link der Karte). Die Befehle stehen in der Befehlsleiste des Formulars Agent Proposal und erscheinen nur dort, wo sie gelten:

Befehl	Sichtbar, wenn	Tut
Approve	Pending	Fragt nach Bestätigung („Approve this proposal? The agent's action runs with your identity.“) und führt die Aktion aus
Reject	Pending	Öffnet einen Dialog, der eine Notiz verlangt
Retry	Failed	Setzt den Vorschlag nach Bestätigung auf Pending zurück, löscht den Fehler und setzt ein neues Expires On
Acknowledge	Open	Markiert das Insight als Acknowledged

Lesen Sie die Rationale und, wenn Sie das Profil haben, die Evidence.
Wählen Sie Approve und bestätigen Sie, oder Reject und schreiben Sie die Notiz.
Das Formular aktualisiert sich: Der Status ist Executed und Result Id zeigt den neuen Datensatz, oder Failed mit dem Grund, oder Superseded.

Schlägt die Aktion fehl, zeigt die App die Fehlermeldung und der Vorschlag wird Failed. Beheben Sie die Ursache (zum Beispiel wurde die Anforderung geändert oder die Frist ist verstrichen), wählen Sie dann Retry und genehmigen Sie erneut.

Was bei der Genehmigung geschieht¶

Die Aktion läuft in einem Schritt im Namen der Person, die genehmigt hat; alle bestehenden Regeln gelten daher für diese Person: Statusprüfungen, „Only a manager of the project or a buyer can ...“ und die Regel der zweiten Stufe für Rechnungen.

Action Type	Was läuft
Source via RFQ	Legt die Angebotsanfrage aus der Bedarfsanforderung an (mit den Lieferanten und der Frist des Vorschlags, falls vorhanden) und versendet sie dann. Schlägt der zweite Schritt fehl, wird auch die Angebotsanfrage nicht angelegt
Direct Order	Legt die Bestellung als Entwurf an (Lieferant des Vorschlags, sonst der bevorzugte Lieferant der Anforderung)
Award RFQ	Vergibt die Angebotsanfrage an die Einladung des Vorschlags
Approve Invoice, Reject Invoice	Entscheidet über die Lieferantenrechnung; die Notiz ist die Entscheidungsnotiz, sonst die gespeicherte, sonst die Notiz des Vorschlags
Invite Supplier	Lädt den Kontakt des Vorschlags zum Lieferantenportal ein

Ein abgelehnter Vorschlag hinterlässt nichts: Der Agent legt nie Entwürfe an.

Insights und Protokoll¶

Insights und Protokollzeilen sind Information. Ein Insight bleibt Open, bis es jemand mit Acknowledge quittiert (ein Administrator, ein Einkäufer oder der Projektleiter des Projekts des Insights); dann wird es Acknowledged. Eine Log-Zeile entsteht als Done und wird nie entschieden. Für Insights und Protokoll gibt es keine Teams-Karte.

Nutzen Sie die Ansicht Agent Log als Verlauf von allem, was der Agent vorgeschlagen, festgestellt oder getan hat.

Ansichten¶

Ansicht	Zeigt
Open Agent Proposals (Standard)	Vorschläge, die auf eine Entscheidung warten, frühester Verfall zuerst
Agent Insights	Offene Insights, neueste zuerst
Agent Log	Alles, aktiv oder nicht, neueste zuerst
My Agent Decisions	Die Vorschläge, die Sie genehmigt oder abgelehnt haben, die letzten zuerst

Im Projektformular listet der Abschnitt Agent Proposals die Vorschläge dieses Projekts auf.

Meldungen, die Sie sehen können¶

Meldung	Wann
This proposal has already been decided.	Jemand hat zuerst entschieden (zum Beispiel in Teams), oder der Vorschlag ist nicht mehr Pending
Add a note to reject the proposal.	Reject ohne Notiz
Only failed proposals can be retried.	Retry bei einem Vorschlag, der nicht Failed ist
You cannot decide this proposal.	Sie dürfen über diesen Aktionstyp nicht entscheiden, siehe Wer macht was
Only the sourcing agent can decide on behalf of another user.	Ein Versuch, im Namen einer anderen Person zu entscheiden
The user who decided is not a ProjectIQ user.	Das Teams-Konto der antwortenden Person ist kein ProjectIQ-Benutzer
The sourcing agent must give the user who decided.	Ein Aufruf des Sourcing-Agenten ohne die Person, die entschieden hat (der Agent entscheidet nie selbst)
Use Approve, Reject, Retry or Acknowledge to change the status of an agent proposal.	Eine direkte Statusänderung
An agent proposal cannot be changed after it is created.	Die Änderung eines anderen Feldes als Decision Note
The Decision Note cannot be changed after the proposal is decided.	Die Änderung der Decision Note einer Zeile Executed, Rejected, Expired, Superseded, Acknowledged oder Done
An open proposal for the same action already exists.	Ein doppelter Vorschlag
Set the Kind and the Action Type of the agent proposal.	Ein Vorschlag, der ohne beide angelegt wurde
The proposal has no invitation to award.	Award RFQ ohne Einladung
The proposal has no contact to invite.	Invite Supplier ohne Kontakt
Only a manager of the project or a buyer can ...	Eine Einkaufsaktion durch jemanden, der weder Projektleiter noch Einkäufer ist

Einrichtung und Einstellungen¶

Administratoren richten den Agenten einmal pro Umgebung ein: Anwendungsbenutzer, Rollen, die folgenden Einstellungen, die Teams-Verbindung und die beiden Flows. Die Schritte stehen in der Checkliste für die Ersteinrichtung des Administrationshandbuchs.

Einstellung	Wirkung auf Vorschläge
Sourcing Agent Enabled	No (Standard): Die Trigger des Agenten stoppen; offene Vorschläge können weiterhin entschieden werden
Sourcing Agent User	Der Anwendungsbenutzer des Agenten. Nur dieser Benutzer darf die entscheidende Person angeben (der Teams-Flow tut das)
Sourcing Approval Team	Teams-Team und -Kanal der Genehmigungskarten
Sourcing Proposal Expiry Days	Tage, bis ein ausstehender Vorschlag verfällt (5)
Sourcing Direct Order Limit, Sourcing Minimum Quotes, Sourcing Reminder Days, Sourcing Budget Warning %	Von den Aufgaben späterer Versionen genutzt